Особливості використання займенників у ділових паперах

1. Слід уникати використання займенників (якщо можна) або в їх значенні вживати інші частини мови (особливо в авто­біографії, заяві, службових записках).

 

Неправильно

Я пропоную усунути п. Куліша В. Д. з посади лаборанта, яку він обіймав, у зв'язку з його неодноразо­вими порушеннями своїх службових обов'язків і перевести його на...

Правильно

Пропоную усунути п. Куліша В. Д. з посади лаборанта у зв'язку з неодноразовим пору­шенням службових обов'язків і перевести на...

Ним, Пінчуком О. В., було Пінчуком О. В. було залу-

залучено до своїх розробок... чено до розробок... Я особисто сам перевірив... Я перевірив...

2. Слід уникати вживання займенників:

— із суфіксами зменшеності: такесенький, самісінький, нікогісінько;

— складних неозначених форм: абиякий, абихто, казна-хто, сякйй-такйй, хтозна-який, хто-небудь і под.;

— усічених форм прикметникових займенників: на моїм, у тім, на цім, тої, тою, у всім, на чим і под.

3. Треба використовувати тільки нормативні форми за­йменників, уникаючи розмовних, діалектних варіантів:

 

Неправильно

на моїм сей захід у кожнім

которий день поспіль був відсутній якийсь час у чиїм

свойого зобов'язання воно сталося випадково невідь-скільки часу сі продукти цеї ночі

казна-який звіт абичим завершили котрогось із присутніх тая нарада тії розробки

Правильно

на моєму

цей захід

у кожному

котрий день поспіль

був відсутній деякий час

у чийому

свого зобов'язання це сталося випадково невідомо скільки часу ці продукти цієї ночі

невідомо який звіт невідомо чим завершили декого із присутніх та нарада тієї розробки

 

4. Дійова особа в реченні, виражена займенником, повинна стояти в Н., а не в Ор. відмінку.

 

Неправильно

мною запроваджено нами запропоновано ними привезено вами доведено

Правильно

я запровадив ми запропонували вони привезли ви довели

 

5. Уникати двозначності, що може виникнути: а) якщо займенник віддалений від слова, із яким синонімічно пов'язаний:

Неправильно

Значна кількість учених взяла активну участь секційних засіданнях, х виявилося багато. Пенсіонерка мешкає в аварійній квартирі. Її треба відремонтувати.

Правильно

У багатьох секційних засіданнях взяла участь значна кількість учених.

Аварійна квартира, у якій мешкає пенсіонерка, потребує ремонту.

 

б) якщо можливе співвіднесення займенника з будь-яким зі слів, однаково граматично вираженим:

Неправильно правильно

Лаборант Горобець В. О. Голова зборів

внесла пропозицію. Головуючий відхилив пропозицію

з нею не погодився. лаборанта Горобець В. О.

в) якщо замість особового займенника вжито присвійний:

 

Неправильно

Моїм отриманим, завданням було...

Правильно

Я отримав завдання... Завдання, що я отримав...

 

г) якщо вжито зворотно-присвійний займенник свій:

 

Неправильно

Він своїми руками відре­монтував свою машину. Директор попросив присутніх прокоментувати свої пропозиції.

Правильно

Він власноруч відремонтував особисту машину. Директор запропонував присутнім прокоментувати їх пропозиції.

 

д) якщо вжито зворотний займенник із неконкретним спів­віднесенням:

Неправильно

Комісія запропонувала адміністрації взяти на себе функції щодо розслідування НП.

е) якщо неправильно узгоджено займенник зі збірним імен­ником:

Неправильно правильно

Цими гіллями закрили канаву. Цим гіллям закрили канаву.

правильно Комісія запропонувала надати послуги адміністрації в розслідуванні НП.

ж) якщо є невиправдане використання займенника у формі Ор. відмінка:

Неправильно правильно

Усією групою пішли Група в повному складі пішла

на заняття. на заняття.

Виконано за однією моєю Виконано за умови або умовою. Виконано лише за умови.

6. Не слід використовувати займенники 3-ї особи в присут­ності тих, про кого йдеться.

Без займенника, як правило, укладаються ділові листи, які починаються дієсловом у 1-й особі множини (від імені органі­зації, установи, закладу— Нагадуємо..., Надсилаємо..., Повідом­ляємо...). Паралельно вживається форма 3-ї особи однини (Ад­міністрація повідомляє..., Ректорат просить..., Об'єднання інформує...).

Без займенника я укладаються розпорядження і накази, які розпочинаються дієсловом у 1-й особі ощшни (Доручаю..., Про­поную..., Наказую...).

Науковий стиль вимагає заміни авторського я на ми, залу­чаючи читача (слухача) до участі в міркуваннях.

Нормативним є шанобливе використання щодо осіб категорії: Ви, колеґо, зачекайте, будь ласка. Мати надіслали листа. Вам, пане професоре, зателефонують з Одеси.

[Г7[ Пам'ятайте: використання чи невикористання за- ■' йменників змінює тональність ділових текстів, може підси­лювати або пом'якшувати категоричність наказу, вимо­ги, прохання, поради тощо.

ґ | Л Увага! Запам'ятайте правильну форму займенників \*/ У таких словосполученнях:

 

Неправильно

Дякую Вас. Пробачте мене. На котру годину призначили... Скільки годин? Властивий для нього. Характерний йому. Телефонував до нього. Вибачити його. Кепкувати над ним Окремі учасники.

Правильно

Дякую Вам. Пробачте мені. О котрій годині призначили... Котра година? Властивий йому. Характерний для нього. Телефонував йому. Вибачити йому. Кепкувати з нього. Деякі учасники.

 

Правильний наголос у займенниках — це не тільки культу­ра мовлення, а й засіб уникнення двозначності.

У Р. й Д. відмінках однини займенників то, те, цей, це наго­лос падає на кінцевий склад: того, тому, цього, цьому. А в М. та Р. відмінках із прийменниками наголос переходить на перший склад: на тому, у цьому, біля того, для цього, до того, із цього, не без того, не від того.

7. Для уникання зайвого паралелізму, краще в діловому мов­ленні додержуватися Р. чи 3. відмінків їх ніж присвійного займенника їхній.

Неправильно правильно

їхнє обладнання їх обладнання

Надійшли їхні пропозиції Надійшли їх пропозиції Реалізовано їхню продукцію Реалізовано їх продукцію Оглянуто їхній об'єкт Оглянуто їх об'єкт

ДІЄСЛОВО

Дієслово — самостійна частина мови, що означає дію або стан чи процес і відповідає на питання що робити?, що зробити?

У систему дієслова входять такі форми:

а) неозначена форма (інфінітив): прочитати, малювати, сміятися;

б) форми в дійсному, умовному та наказовому способах: прочитаю, малюватимуть, сміялися, прочитав би, малюва­ла б, сміявся б, прочитай, малюйте, смійся;

в) дієприкметник: прочитаний, малюючий, битий;

г) безособові форми на -но, -то: прочитано, мальовано, бито;

д) дієприслівник: прочитавши, малюючи, сміючись.

Усі дієслівні форми мають доконаний або недоконаний вид, є перехідними чи неперехідними. У них розрізняють дві осно­ви: основу інфінітива й основу теперішнього часу. Кожна з форм дієслова відповідає на певні питання, буває змінна або незмінна й виступає тим чи іншим членом речення.