Документування в управлінській діяльності

Організаційні документи

Посадова інструкція — правовий акт, що видається устано­вою, закладом з метою регламентації організаційно-правового ста­ну працівника, його обов'язків, прав, відповідальності та забез­печення оптимальних умов для його ефективної праці.

Посадові інструкції розробляються на кожну посаду, яка пе­редбачена штатним розкладом.

Текст посадової інструкції містить такі розділи:

1. Загальне положення.

2. Посадові обов'язки.

3. Права.

4. Відповідальність.

5. Взаємини.

Розділ «Загальне положення» містить: найменування поса­ди з позначенням структурного підрозділу; кому безпосеред­ньо підлеглий працівник; порядок призначення на посаду та звільнення з посади; перелік нормативних, медичних та інших документів, якими керується працівник на конкретній посаді; кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж роботи); вимоги, що висувають робітникові стосовно спеціальних знань.

Розділ «Посадові обов'язки» встановлює конкретний зміст діяльності працівника, перелічує види робіт, які виконує праців­ник даної посади та характер його дій (<?керує<?готує«за­тверджує», «розглядає«виконує», «забезпечує», «відповідає» тощо).

З*

Розділ «Права» закріплює повноваження працівника, які за­безпечують виконання покладених на нього обов'язків: право приймати певні рішення, давати вказівки з конкретних питань, самостійно підписувати (візувати) документи в межах нада­ної йому компетенції, право звертатися із пропозиціями до керів­ника; репрезентувати від імені підрозділу чи закладу в інших організаціях, та межі цього представництва; право брати участь у нарадах, де розглядаються питання, що стосуються його ком­петенції; право робити запити щодо необхідної для роботи

67

інформації (статистичної, економічної та ін.), а також право вимагати виконання певних дій від інших працівників.

Розділ «Відповідальність» визначає критерії оцінювання роботи та міру персональної відповідальності працівника. Крите­ріями оцінки є об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконаної роботи. Відповідальність робітника визначається згідно з чинним законодавством і може бути дис­циплінарною або адміністративною.

Розділ «Взаємини» окреслює: від кого, у який термін і яку інформацію, отримує працівник; кому, яку й у який термін її надає; із ким узгоджує проекти документів, які готує; із ким спільно здійснює їх підготовку та інші питання його інформа­ційних взаємозв'язків з іншими підрозділами, особами, органі­заціями, установами.

Обов'язковими реквізитами посадової інструкції є:

1. Підпорядкування міністерству (для державних).

2. Повна назва організації.

3. Найменування структурного підрозділу.

4. Назва документа, число, дата та місце укладання.

5. Заголовок до тексту.

6. Підпис керівника структурного підрозділу, розшифрування підпису.

7. Затвердження (підписується керівником або його заміс­ником — куратором даного підрозділу, якщо йому нада­но це право).

8. Віза (накладається керівниками залежних підрозділів та юридичною службою, а також іншими посадовими осо­бами, від дій яких може залежати її виконання).

9. Дата затвердження.

Час дії посадової інструкції починається від дати її затверд­ження.

Інструкція — правовий акт, що містить правила, які регулю­ють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони структурних підрозділів, служб, філій, посадових осіб.

Текст інструкції складається з розділів, які мають заголов­ки, що поділяються на пункти та підпункти, пронумеровані арабськими цифрами. Текст інструкції повинен починатися з роз­ділу «Загальні положення», де викладено мету та причини ви­дання документа, сфери (межі) розповсюдження (дії), підстави й розробки та інші відомості загального характеру. У тексті ■струкції використовують слова «повиненр, 4належить«не­обхідно», 4не припускається<?забороняється» та под.

Інструкція оформляється на загальному бланку організації. Заголовок до інструкції містить визначення об'єкта чи коло питань, на які розповсюджуються її вимоги, наприклад: «Інструк­ція про ведення бухгалтерського обліку в установі».

Інструкція підписується, затверджується та візується анало­гічно до посадової інструкції.

Документи інструктивного характеру «Правила» та «Поло­ження» близькі до попередніх за змістом, призначенням та оформ­ленням.

Розпорядчі документи

Накази

Наказ — розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

Наказ видається на підставі й для виконання чинних за­конів, постанов і розпоряджень уряду, Президента, Верховної Ради, наказів і директивних вказівок вищих органів. Отже, він має як розпорядче, так і виконавче значення.

Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і на­вчальної діяльності: організація праці (навчання); добір і роз­становка кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо.

За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) та накази із загальних питань (орга­нізаційні, із питань основної діяльності).

У наказах щодо особового складу оформляють призначен­ня, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників. Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Серед організаційних наказів розрізняють:

— ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (підпри­ємства);

— на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів; такі накази видаються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні результатів діяль­ності установ (організацій), затвердженні планів тощо.

Потрібно розрізняти специфіку укладання й оформлення наказу, пам'ятаючи, що він складається з констатуючої та розпо­рядчої частин. Однак у наказах, що видаються на виконання ухвал керівних (вищих) органів, часто не пишуть констатуючу частину. Замість цього подають посилання на номер і дату вищо­го розпорядчого документа. Констатуючої частини може також не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують роз'яснень, та з різнопланових питань. У таких випадках текст наказу складається з параграфів.

Реквізити

1. Назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство, установа (для державних).

2. Повна назва організації, установи.

3. Назва докумейтА,

4. Індекс (до номера через дефіс додають літери ВК (відділ кадрів), номер наказу (посередині).

5. Дата укладання (ліворуч).

6. Назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа (праворуч).

7. Заголовок 4про...>.

8. Текст:

— констатуюча частина містить такі складові: вступ (за­значається причина видання наказу); доведення (ви­кладаються основні факти); висновок (указується мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищого органу (установи), то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документа, а та­кож передається зміст певного розділу статті доку­мента вищого органу (установи), який є підставою для видання конкретного наказу;

- розпорядча частина починається словом <?Наказую*■ і складається з пунктів, що поділяються на такі скла­дові: дія, термін виконання та відповідальність за ви­конання. Кожний пункт наказу нумерується арабсь­кими цифрами.

Текст викладу розпорядчої частини повинен мати нака­зову форму. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі («Зарахувати», «Призначити», *Здійснити», *Наголосити», «Звільнити» та ін.). Якщо ж фактові надається значення більше, ніж особі, тоді вживається пасивна форма {«Грубі порушення виявле­но...»)-, активна форма вживається для вказування на ініціатора певної дії {«...завідувач навчальної частини зобов'язаний...»).

Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із зазначенням у Д. відмінку посади, прізви­ща та ініціалів. Якщо в одному пункті перелічуються де­кілька осіб, то їхні прізвища вказуються за абеткою. Якщо в розпорядчій частині значна кількість пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконан­ням наказу (відповідно до службової ієрархії).

9. Наприкінці кожного пункту зазйачиється підстава для його укладання (службова записка, рапорт, заява тощо).

10. Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).

11. Візи (якщо є) «Проект наказу внесено...», «Проект на­казу погоджено...»

Проект наказу погоджується:

— із заступником керівника установи (підприємства);

— з куратором питань, які зазначені в документі;

— з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;

— з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу із чинними правовими актами та розпорядженнями ке­рівних установ.

Окрім обов'язкових реквізитів, накази щодо особового складу залежно від їх змісту укладаються за певними вимогами. 1. У наказах про призначення, зарахування на роботу вказу­ють:

— на яку посаду;

— до якого структурного підрозділу (відділу);

— вид прийняття (переведенням, відповідно до контрак­ту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за суміс­ництвом);

— особливі умови (із прийняттям матеріальної відпові­дальності, зі скороченим робочим днем та ін.);

— умови платні (відповідно до штатного розкладу).

2. У наказах про переведення на іншу роботу зазначають:

— з якої посади на яку;

- — вид, термін (постійно, тимчасово);

— мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.).

3. У наказах про надання відпустки вказують:

а) вид відпустки:

— основна, тарифна;

— додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві; у зв'язку із зупиненням виробницт­ва чи реорганізацією підприємства; як винагорода чи заохочення;

— навчальна, академічна;

— у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю; хворо­бою; лікуванням; післяопераційною реабілітацією; пологами (декретна) тощо;

— без збереження заробітної плати, за сімейними об­ставинами; за власний рахунок;

б) загальна кількість робочих днів;

в) дата (з якого числа, місяця, року до якого числа, місяця, року включно);

г) період, за який надається відпустка (для основної, та­рифної та додаткової).

4. У наказах про звільнення зазначають:

— дату звільнення;

— мотивування (вихід на пенсію; власне бажання; по­рушення закону, статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.) із зазначенням відпо­відної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, стату­тів.

Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов'язані ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища яких фігурували в документі, а ті повинні розписатися в оригіналі, зазначивши дату ознайомлення.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівни­ком установи, закладу, підприємства.

Зразки:

Міністерство освіти і науки України

Харківський національний університет ім. В. Каразіна

Наказ № 94-ВК

17.10.2002 м. Харків

про зміни у штатному розкладі

1. ЗАРАХУВАТИ:

1.1 Біленко Ларису Глібівну на посаду викладача історії України з 17.10.2002 з окладом відповідно до штатно­го розкладу.

Підстава — заява Біленко Л. Г.

1.2 Кардаша Григорія Юрійовича на посаду старш. лаборан­та каф. соціології за сумісництвом з 18.10.2002 з окла­дом відповідно до штатного розкладу.

Підстава — заява Кардаша Г. Ю.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

Ветрову Ганну Іллівну, вахтера гурт. № З, на посаду гардеробниці навч. корпусу з 19.10.2002 до 30.03.2002 у зв'язку з капітальним ремонтом гуртожитку.

Підстави: 1) доповідна записка коменданта гурт. № 3 Фе- сенко С. О.;

2) заява Вєтрової Г. І.

3. НАДАТИ:

3.1 Беремесенкові Антону Олександровичу, водієві ванта­жівки ГАЗ-53, тарифну відпустку з 20.10 до 21.11.2002 (на 24 робочі дні) за період роботи.

Підстави: 1) графік відпусток;

2) заява Беремесенка А. О.

3-2 Завалій Валерії Корніївні, доц. каф. української мови, декретну відпустку з 19.10.2002.

Підстава — заява Завалій В. К.

4. ЗВІЛЬНИТИ:

Комар Олександру Михайлівну, проф. каф. історії Ук­раїни, у зв'язку із закінченням терміну дії контракту з 11.10.2002.

Підстави: 1) контракт від 26.08.99;

2) заява Комар О. М.

Ректор (підпис) Г. Б. Лобан

Харківське акціонерне виробниче об'єднання цегельний завод № З

Наказ № 134-ВК

04.10.2003 м. Люботин

про зміни у складі осіб, відповідальних за газове господарство

Для виконання вимог «Правил безпеки в газовому госпо­дарстві заводу»

НАКАЗУЮ:

1. Відповідальним за безпечну експлуатацію котельної та сушильного цеху й дотримання «Правил безпеки в газовому господарстві заводу» призначити старш. майстра котельної Панасюка В. А.

2. Відповідальним за випробування рятувальних засобів з-ду призначити інженера цеху № 1 Грошина Т. П.

3. Наказ за № 76-ВК від 17.09.98 відмінити.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на голов, інже­нера з-ду Середу С. О.

Директор (підпис) І. М. Литвак

Витяги з наказів

Витяг із наказу — це документальна копія будь-якої части­ни оригіналу наказу (без зазначення слова «Копія»). Це доку­мент, який крім бланка може укладатися й на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 залежно від обсягу тексту із зазна­ченням таких відомостей:

1. Назва міністерства, відомства, якому підпорядкована орга­нізація, установа (для державних).

2. Повна назва організації, установи.

3. Назва документа.

4. Дата укладання оригіналу.

5. Номер наказу.

6. Місце укладання наказу.

7. Заголовок до тексту оригіналу або номер пункту розпо­рядчої чи постановчої частини та її назва (<?про...»; НА­КАЗУЮ:; ЗАРАХУВАТИ:).

8. Текст констатуючої чи розпорядчої частини.

Э. Посада керівника, його прізвище та ініціали (без підпису). 1С. Позначка про завірення копії.

11. Посада особи, яка укладала й завірила витяг, її підпис, ініціали та прізвище.

12. Дата укладання витягу.

Зразки:

Міністерство легкої промисловості України Полтавська фабрика панчішних виробів Витяг із наказу

№ 89-ВК від 17.05.2003 м. Полтава

І ПЕРЕВЕСТИ:

2.3. Калюжного Йосипа Варфоломійовича, старш. бухгал­тера, на посаду голов, бухгалтера ф-ки з 19.05.2003 з по­садовим окладом згідно зі штатним розкладом. Підстава: заява Калюжного Й. В.

І еректор Єгоренко Б. О.

: оригіналом згідно:

селектор В К (підпис) 3. Л. Коліушко

і.05.2003

Міністерство освіти і науки України Харківський державний педагогічний університет ім. Г. Сковороди Витяг із наказу

№ 274-ВК від 05.12.2003 м. Харків

ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:

Вировець Ользі Євгенівні, завідувачеві кафедри політології міологічного ф-ту, доценту, за багаторічну сумлінну працю, \идну наукову й педагогічну діяльність, активну участь л громадському житті ун-ту та у зв'язку з 55-річчям із дня вродження.

Підстава: подання декана соціологічного ф-ту від). 11.2003.

Ректор Артеменко І. С.

З оригіналом згідно:

Секретар (підпис) О. М. Аксьонова

24.12.2003

Розпорядження

Розпорядження — правовий акт управління державного колегіального органу, що видається в межах компетенції, нада­ної посадовій особі. Видається одноособово керівником або ко­легіальним органом для вирішення оперативних поточних пи­тань і є обов'язковим для всіх кому він адресований. Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола осіб.

Розпорядження та наказ за правовим статусом рівнозначні документи й можуть видаватися нарівні одне з одним. У цьому випадку в тексті слово «НАКАЗУЮ» заміняють його відповід­никами: «ВИМАГАЮ«ДОЗВОЛИТИ«ДОРУЧАЮ*ЗА­БЕЗПЕЧИТИ*ЗОБОВ'ЯЗУЮ«ПРОПОНУЮНа відміну від наказу, який може стосуватися загальних, усеохоплюючих питань, розпорядження частіше висвітлює конкретні питання, що стосуються як усього колективу, так і окремих підрозділів та ланок його роботи.

Реквізити

1. Герб України (для державних організацій).

2. Назва міністерства, якому підпорядкована організація (для державних).

3. Повна назва органу управління, що видає розпорядження.

4. Назва документа та його номер. - - - ■

5. Дата видання.

6. Місце видання (назва міста, села, селища тощо).

7.Заголовок (про...).

8.Текст, що складається з двох частин:

а) констатуючої —де сформульовано мету чи причину видання;

б) розпорядчої — де сформульовано порядок дій, які по­трібно виконати, та зазначено особи, відповідальні за виконання.

9= Додатки (якщо потрібно).

10.Посада відповідальної особи, її підпис та розшифрування підпису.

Зразок:

Чернігівське акціонерне об'єднання безалкогольних напоїв «Джерело» Розпорядження №31

' 11.2003 м. Михайло-Коцюбинське

про подання графіків проведення демонтажних робіт

У зв'язку з реконструкцією виробничих потужностей ЗОБОВ'ЯЗУЮ: всіх начальників цехів та керівників відділів до 01.12.2003 подати голов. інженерові АО Сельодкіну А. Я. графік проведення демонтажних робіт та інвентаризації вер­статів, механізмів, інструментів і сировинних матеріалів.

Директор (підпис) 3. І. Луб'яницький

Довідково-інформаційні документи

Акти

Акт — це офіційний документ правової чинності, що конста­тує (підтверджує) певні факти, події, пов'язані з учинками кон­кретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів.

Для об'єктивного відображення (фіксування) певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спе­ціально уповноваженими для цього керівництвом або перевіряю­чим органом. Як правило, це документація постійно діючих експерт­них комісій, діяльність яких затверджується відповідним наказом.

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

Акти поділяються на законодавчі та адміністративні.

Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів.

Адміністративні укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1. Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об'єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.

3. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

4. Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, не­придатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

5. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвента­ризація та експертна оцінка матеріальних цінностей — ревізія.

6. Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

7. Зміна керівництва.

Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстан­цією або відповідальним керівником закладу, установи, акт є до­кументом суворої звітності, на підставі якого порушують адмі­ністративну судову чи кримінальну судову справу.

Текст акта поділяється на вступну та констатуючу частини й містить такі відомості: Вступна частина

1. Автор документа — підпорядкування міністерству (якщо є), повна назва установи, закладу, відомства (ліворуч, якщо є п. 2, в іншому разі — посередині).

2. Затвердження — посада, підпис, розшифрування підпи­су, дата (праворуч).

3. Дата заактування факту чи події (якщо комісія працю­вала кілька днів, то вказують останній день роботи).

4. Місце укладання (праворуч).

5. Назва документа (посередині з великої літери) та номер.

6. Заголовок («про...»). Констатуюча частина

7. Текст:

— підстава (наказ, розпорядження, його номер, посада ке­рівника, назва установи, відомства, дата);

— якщо акт укладено комісією, то замість слова «При­сутні» пишуть: «Голова комісії», потім — «Члени комісії» з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови, а далі за абеткою, нумерують арабськими цифрами (якщо були присутні свідки, то перелічують і їх);

— виклад мети й завдання акта, характер проведеної ро­боти, перелік установлених фактів та висновків.

8. Кількість примірників акта й місце їх зберігання.

9. Додатки до акта (кількість примірників і сторінок). 10. Підписи голови, членів комісії, присутніх (у разі потре­би) та розшифрування підписів.

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпо­рядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних лій, то документ подають керівникові, який має підписатися, ■ідтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.

Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його Ь зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії треба оформляти на окремому аркуші й додавати до акта.

Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридич­ну силу, визначається нормативними документами або прак­тичними потребами.

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

Зразки:

 

Міністерство легкої промисловості України Харківська панчішна фабрика № 2

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ф-ки (підпис) В. 3. Козак 10.09.2002

 

Акт №> 4

 

м. Харків

про результати ревізії каси

Підстава: наказ директора ф-ки від 06.09.2002 за № 34-6. Укладено комісією:

Голова — заст. голов, бухгалтера ф-ки Кочегур Б. Т.

Члени комісії: 1. Бухгалтер Гуменна О. О.

2. Старш. економіст Поровська 3. Ф.

Присутні: 1. Касир ф-ки Боженко О. А.

2. Голова профспілки Луньков В. С.

У результаті проведеної ревізії встановлено:

1. Залишок грошей у касі станом на 07.09.2002 згідно з касовою книгою та даними бухгалтерського обліку 847 грн 65 к. (вісімсот сорок сім гривень шістдесят п'ять копійок).

2. Фактичний залишок готівки 547 грн 65 к. (п'ятсот со­ рок сім гривень шістдесят п'ять копійок).

3. Нестача готівки становить 300 грн (триста гривень).

07.09.2002

Комісія пропонує касирові ф-ки Боженку О. А. відшкоду­ вати нестачу в сумі триста гривень до 20.09.2002.

Акт укладено у трьох примірниках:

1- й — директорові;

2- й — до бухгалтерії;

3- й — касирові.

Голова (підпис) Б. Т. Кочегур

Члени комісії: (підпис) О. О. Гуменна

(підпис) 3. Ф. Поровська Присутні: (підпис) О. А. Боженко

(підпис) В. С. Луньков ______________ ±

Акт Л& 14

07. 09.2002 м. Харків

про виявлення нестачі продукції при розпечатанні вагона Укладено комісією: Голова — заст. начальника ст. Харків-Товарний Пупков В. Ю. Члени комісії: 1. Начальник відділу постачання Вершиніна А. 3.

2. Менеджер МП «Енергія» Підмогильний В. Б.

3. Вагар Рожин Г. П.

Комісія розпечатала вагон № 0547-д, що надійшов за на­кладною № 129 від 05.09.2002.

Одержувач вантажу МП <?Енергія

Відправник вантажу Херсонський з-д металоконструкцій. Ст. відправлення м. Херсон.

Ст. призначення Харків-Товарний Південної залізниці. Дата подання вагона під розвантаження 07.09.2002. При розпечатанні виявлено:

1. Вагон у неушкодженому стані.

2. Відбитки 3 (трьох) пломб не відповідали контрольним взірцям.

3. Зі 100 (ста) зазначених у накладній комплектів ван­тажу у вагоні наявні 80 (вісімдесят). Нестача складає 20 (двадцять) комплектів.

Даний акт є документом для претензії МП «Енергія» до вантажного управління Південної залізниці. Акт укладено у двох примірниках.

Голова (підпис) В. Ю. Пупков

Члени комісії: (підпис) А. 3. Вершиніна

(підпис) В. Б. Підмогильний (підпис) Г. П. Рожин

Міністерство освіти і науки України Тернопільський сільськогосподарський університет ім. Л. Симиренка

ЗАТВЕРДЖУЮ ректор

(підпис) В. К. Плахтій 10 грудня 2002 р.

Акт № 24

02.12.2002 м. Тернопіль

про результати інвентаризації

Підстава: наказ ректора від 27.11.2002 за № 85 «Про інвен­таризацію». Укладено комісією:

Голова — проректор із навчально-виховнсї роботи Семьоркін В. О. Члени комісії: 1. Старій, економіст Бєлова О. О.;

2. Бухгалтер Поліщук М.Ф.;

3. Викладач Римаренко З.П.

У період із 29.11 до 02.12.2002 комісія провела інвентариза­цію госп. складу ТСУ й уважає, що

(зазначити результати перевірки, висновки)

Укладено у трьох примірниках:

1- й — ректорові;

2- й — до бухгалтерії;

3- й — завскладу.

Голова (підпис) В. О. Семьоркін

Члени комісії: (підпис) О. О. Бєлова

(підпис) М. Ф. Поліщук (підпис) 3. П. Римаренко

Відгуки

Відгук — документ, який містить думку, критичний аналіз і висновки організації чи фахівця щодо певної розглянутої праці, обсяіу робіт, творів, дій тощо.

Порядок укладання й оформлення відгуку відповідає вимо­гам укладання висновку. Реквізити:

1. Назва документа.

2. Заголовок, який містить:

— назву роботи, твору тощо, тему, посаду, статус, місце роботи або навчання автора, його прізвище, ім'я та ім'я по батькові;

— повну назву установи й структурного підрозділу (для відгуку на колективну роботу).

3. Текст, який містить:

— загальну характеристику теми, проблеми, роботи, яка є предметом аналізу, та її актуальність;

— коло проблем та місце розглядуваної роботи, теми в певній науковій системі;

— стислий виклад основних положень або окремих пи­тань роботи;

— висновки, критичні зауваження, оцінку з аналітичним обгрунтуванням кожного спірного чи сумнівного мо­менту.

4. Посада, підпис та розшифрування підпису особи, яка укладала документ.

5. Дата укладання.

6. Посада, підпис та розшифрування підпису офіційної осо­би, яка завірила підпис укладача.

7. Дата завіряння.

8. Печатка (якщо треба).

Зразок:

Відгук

на дипломну роботу «Етноетика та універсалістська макроетика» студ. V курсу соціологічного ф-ту КНУ ім. Т. Шевченка Гнатишина Іллі Федоровича

Робота присвячена одній із найактуальніших і водночас складних проблем сучасності — взаємовідношенню між уні­версальною етичною позицією людини у світі як представника людства, з одного боку, і так званою етноетичною точкою зору на питання морального вибору, оцінки, відповідальності за можливі наслідки суспільно значущих дій — з другого.

Уважаємо таку тематичну спрямованість надзвичайно важливою для розуміння широкого спектру питань саме пост­комуністичної доби.

У вступі, значному за обсягом (29 с.), студент прагнув викласти весь спектр актуальних філософсько-методологіч­mix підходів до аналізу різноманітних проблем, що породжу­ються сучасним життям.

Перший розділ — не зовсім переконливе намагання пояс­нити термін «етноетика», звертаючись до гегелівського по­няття 4субстанційної моральності», 4народного духу» як про­тилежного кантівському поняттю «моралі», а також до нового тостметафізичного прояву цієї розбіжності в суперечці між ^лібералізмом» та 4Комунітаризмом».

У другому розділі впевнено дискутуються аргументи pro та contra етноетики як версії арістотелівської етики добро­го життя з одного боку, а з другого — універсалістської макроетики як актуальної умови рівноправності та співпраці різних культур і традиційних етносів.

Третій розділ детально змальовує проблему співвідношен­ня формальної доповнювальності між обома орієнтаціями етики. Дипломник аргументовано доводить переваги універ­сальної макроетики як моральної норми.

Висновкова частина підсумовує викладений вище матері­ал та орієнтує на природну міру між традиційними та мо­дерними цінностями й формами; як зрештою зробити особи­стий моральний вибір, що завжди супроводжує людську поведінку як у політиці, так і в буденному житті.

Незважаючи на окремі стилістичні невправності та пунк­туаційні огріхи, студент у цілому впорався з поставленим завданням і його робота відповідає вимогам, що висуваються перед дослідженнями такого типу. За умови успішного захис­ту дипломник заслуговує на відмінну оцінку.

18.05.2002

Доц. кафедри соціології Харківського державного педагогічного

ун-ту ім. Г. Сковороди (підпис) Б. В. Назаренко

Висновки

Висновок — документ, який містить думку, висновки орга­нізації, комісії чи фахівця з будь-якого документа або питання.

Висновок укладається на проекти положень, постанов, інструкції, на проекти стандартів, наукові роботи (звіти, статті, дисертації, дипломні проекти) та ін. із зазначенням таких відомостей:

1. Назва документа.

2. Заголовок (із зазначенням питання, на яке він готувався «про...»).

3. Текст, що складається з двох частин:

— у першій подаються стислий виклад суті питання, аналіз основних положень або пропозицій і загальна оцінка документа (питання);

— у другій викладають конкретні зауваження по суті питання чи документа, які розглядаються, обґрунтову­ють-висновки і вносять пропозиції. Ця частина тек­сту може складатися із окремих пунктів.

Якщо зауваження та пропозиції відсутні, у виснов­ку зазначають: «Із проектом... згодні$> або «До про­екту... зауважень немає».

4. Додатки (якщо є).

5. Дата.

6. Посада уповноважених осіб, фахівців (якщо укладачів де­кілька та є керівник, голова, то спочатку зазначається по­сада керівника, а далі за абеткою), їхні підписи та роз­шифрування.

7. Печатка (якщо потрібно).

Висновок подається до вищих органів для розгляду та за­твердження.

Зразок:

Висновок

про готовність середнього навчального закладу ЗОНІ № 17 м. Харків до 2002 -2003 навч. р.

Комісія у складі трьох осіб оглянула міську ЗОНІ №17 і виявша:

1. Будівля школи, навчальні примігцення, спортивний ком­плекс відповідають санітарно-нормативним вимогам.

2. Санітарно-епідеміологічний стан шкільної їдальні за­довільний.

3. Відсутня аптечка першої медичної допомоги.

4. Частина шкільного двору захаращена металобрухтом та уламками дерев, відсутня огорожа з боку вул. Ко­цюбинського.

Комісія рекомендує:

1. До 26.08.2002 впорядкувати шкільний двір, полагодити огорожу та забезпечити медичний пункт необхідними лікарськими препаратами.

2. Надалі підтримувати належний санітарно-навчальний порядок.

3. До 27.08.2002 поінформували Київське райвно про ви­конання рекомендації, зазначеної в п. 1.

24.08.2002

Голова комісії (підпис) А. Я. Цибух

Члени комісії: (підпис) О. Д. Гужвій

(підпис) С. Ю. Зеленська

Довідки

Довідка — це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних і юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, уста­нов, підприємств.

Довідки поділяються на особисті та службові.

Особисті підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи.

Службові повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства. Укладання службової довідки потребує ретель­ного відбору та перевірки відомостей, зіставлення і Ґрун­товного аналізу отриманих даних про факти й події служ­бового характеру. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадови­ми особами або уповноваженими органами на вимогу конк­ретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої орга­нізації, установи. Частіше для цього використовують бланки організації чи підприємства, до яких вносять індивідуальний конкретний зміст і реквізити.

Довідки, що відображають основну (виробничу) діяльність організації, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печаткою.

Внутрішні— укладаються для подання керівництву органі­зації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Реквізити

1. Назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних).

2. Повна назва організації, установи, що видає довідку.

3. Адресат — посада, назва установи, прізвище та ініціали (для службових).

4. Дата видачі

5. Місце укладання.

6. Назва документа та його номер (посередині). 7.Заголовок до тексту (для службових).

8. Текст:

— прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, якій видаєть­ся довідка (у Н. відмінку);

— статус; спеціальність; класність; розряд; посада; звання та ін.;

— місце проживання, площа помешкання, вигоди та ін. (якщо потрібно);

— розмір заробітної плати (цифрами й літерами) на місяць (якщо потрібно);

— назва установи, закладу, до яких подається довідка. У тексті слід уникати архаїчних зворотів типу: «Цим пові­домляємо...», «Пред'явник црого...», «...дійснопроживає...», «...справді працює...», «...зараз навчається...» та ін.

9. Посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізви­ще (для зовнішніх).

10. Посада керівника фінансового відділу, його підпис, ініціали та прізвище (якщо в довідці йшлося про матеріальні кошти).

11. Печатка (якщо довідку укладено не на бланку). Зразки:

Житлово-експлуатаційне управління № 27 Нагірного р-ну пров. Семенівський, 51, м. Харків, 61032, тел. [phone] м. Харків

Довідка № 203 Пан Леонтович Валерій Йосипович мешкає з 09.04.69 за адресою: м. Харків-22, вул. Тарасівська, 8, к. 3. Займає загаль­ну житлову площу 38 м^г.

Видано для подання до відділу обліку та розподілу житлової площі виконкому Харківської міської ради народних депутатів. Начальник ЖЕУ (підпис) Б. В. Дерегус

(печатка)

Міністерство культури і мистецтв України Харківська державна наукова бібліотека ім. В. Короленка

вул. Сумська, 2, м. Харків, 61003 Тел.: 446-620, 446-043 10.07.2002

Довідка №97

Пані Кравець Галина Гордіївна працює завідувачем відділу комплектації фондів. її посадовий оклад складає 250 (двісті п 'ятдесят) грн на місяць.

Видано для подання до дит'ясел №301.

Директор (підпис) В. Л. Чикова

Голов, бухгалтер (підпис) 3. О. Вовк

(печатка)

Міністерство освіти і науки України Харківський національний університет ім. В. Каразіна

майд. Свободи, 4, м. Харків, 61022 Тел.: 457-662, 453-620 17.05.2002

Довідка № 79

Студ. Гельфер Ірина Семенівна навчається на IV курсі еко­номічного ф-ту.

Видано для подання до ЖКК-17.

Декан ф-ту (підпис) Г. В. Каменев

Секретар (підпис) А. О. Єріиова

(печатка)

Службові записки

Доповідна записка — це документ на ім'я керівної посадо­вої особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, служ­бового доручення, узятих на себе зобов'язань; може містити вис­новки та пропозиції укладача.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженням на внутрішні, що адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що ад­ресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає.

Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.

Пропозиція — документ, що є різновидом доповідної записки

й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.