Методика обобщения результатов внутреннего аудита финансово-хозяйственной деятельности предприятия

Законом Украины «О предприятиях в Украине» пре­дусмотрено, что контроль финансово-хозяйственной деятель­ности предприятий осуществляется собственником на ос­новании нормативно-правовых актов общегосударственно­го и ведомственного характера. В структурах управления акционерных обществ, корпораций, компаний и других со­зданы подразделения аудиторов, на которые возложены обя­занности выполнения функций внутреннего аудита. К функ­циям внутреннего аудита относят проведение оперативно­го, текущего и ретроспективного (комплексные ревизии) контроля финансово-хозяйственной деятельности предпри­ятий по приказам собственников. Кроме контрольных функ­ций подразделения внутреннего аудита предоставляют кон­сультативные услуги по прогнозу производства конкурен­тоспособной продукции на внутреннем и зарубежном рын­ках, ценообразования, предупреждения потерь и т. п.

Нормативными актами о финансово-хозяйственном кон­троле и нормами гражданского и уголовного права предусмо­трено, что результаты внутреннего аудита (ревизии) оформ­ляют актом, подписанным руководителем бригады контро­леров, руководителем и главным бухгалтером предприя­тия, деятельность которого контролируется.

Акт внутреннего аудита финансово-хозяйственной де­ятельности предприятия — это служебный документ, под­тверждающий факт проведения аудита должностными ли­цами, а также отражающий результаты контроля относи­тельно последствий отдельных хозяйственных операций или деятельности предприятия в целом, выявленные недостат­ки в хозяйствовании или соблюдении нормативно-право­вых актов.

Акт комплексного аудита производственной и финансо­во-хозяйственной деятельности предприятия, как правило, составляет бригада контролеров (комиссия, группа), назна­ченная органом собственника. В нем систематизировано излагают результаты проверки объектов предприниматель­ства, составляющих в совокупности производственную и фи­нансово-хозяйственную деятельность предприятия. Акт ком­плексного аудита является юридическим доказательством недостатков, нарушений законодательных актов, вследствие чего собственнику причинен ущерб, выявленный в процес­се аудита. Поэтому его следует составлять с учетом требований гражданского законодательства, а также ведомствен­ных инструкций, положений и других нормативных доку­ментов, утвержденных министерствами и ведомствами. На­циональные нормативы аудита не распространяются на внутренний аудит, а только на внешний — независимые аудиторские фирмы (аудиторов), которые редко проводят комплексный аудит финансово-хозяйственной деятельно­сти предприятия.

Гражданским законодательством предусматривается обязательное участие в аудите лиц, ответственных за фи­нансово-хозяйственную деятельность предприятия, поэто­му нельзя допускать неточностей, случающихся в отдель­ных актах, — «аудит проводился в присутствии», «аудит проводился с ведома» и пр. Обязательно указывают доку­менты, проверенные сплошным и выборочным способом, с оформлением хозяйственных операций, чтобы в случае не­обходимости можно было установить, была ли конкретная хозяйственная операция объектом контроля аудитора и ка­кие выводы сделал аудитор.

Акт комплексного аудита производственной и финансо­во-хозяйственной деятельности состоит из вступительной и основной частей и приложений.

Вступительная часть акта комплексного аудита вклю­чает дату и местонахождение контролируемого предприя­тия, состав бригады аудиторов, контролируемый период, осно­вания для проведения аудита, время его проведения и дру­гие данные о полноте проверки отдельных операций, средств, периодов проверки и др.

Примерная схема вступительной части акта комплекс­ного аудита производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятия представлена в прил. 1.

Основную часть акта комплексного аудита составля­ют по разделам в соответствии с программой, утвержден­ной руководителем организации, назначившей аудит. Раз­делы акта комплексного аудита содержат систематизированное изложение недостатков по экономической однородности объектов (хозяйственным операциям, процессам). Ведомственными инструкциями по аудиту финансово-хо­зяйственной деятельности предприятий предусмотрены разделы акта и их содержание. Обобщение практики конт­рольно-аудиторской работы в разных отраслях народного хозяйства позволяет унифицировать разделы акта комп­лексного аудита. Их объединяют в три группы:

1) разделы, в которых излагаются результаты аудита использования материальных, финансовых и трудовых ре­сурсов (аудит операций с денежными средствами в кассе и на счетах в банке, с товарно-материальными ценностями, использования трудовых ресурсов и оплаты труда и др.);

2) разделы аудита производства и реализации продук­ции, работ и услуг, их себестоимости и рентабельности (ревизия операций по производству и реализации продук­ции, затрат себестоимости продукции, контроль рентабель­ности продукции и пр.);

3) разделы аудита инвестиций, фондов, резервов, расче­тов, результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия (аудит инвестиционной деятельности, опера­ций специальных фондов и резервов, кредитно-расчетных взаимоотношений, контроль результатов хозяйствования и т. д.).

В представленной структуре разделов акта комплексно­го аудита освещают использование ресурсов предприятия, производство продукции, работ и услуг, их реализацию и результаты производственной и финансово-хозяйственной деятельности. В каждом разделе акта выявленные недо­статки группируют по однородности и весомости их для деятельности контролируемого предприятия.

Разделы акта составляют на основе группировочного журнала аудитора, промежуточных актов аудита, а также аналитических таблиц, ведомостей, графиков.

Промежуточные акты составляют в процессе контроля деятельности материально ответственных лиц, т.е. тогда, когда необходимо зафиксировать результаты контроля в момент его выполнения. Например, внезапная ревизия де­нег в кассе, инвентаризация дефицитных материалов на складе, контрольный раскрой тканей и запуск сырья в про­изводство продукции и др. Эти акты подписывают члены бригады аудиторов и материально ответственные лица или другие должностные лица (мастера, прорабы, маркшейде­ры). Содержание промежуточных актов не повторяют в основном акте комплексного аудита. Так, из промежуточ­ного акта ревизии денег в кассе в основной акт комплекс­ного аудита включают только дату проверки, недостачу или излишки средств и состояние их сохранности со ссылкой на промежуточный акт, приведенный в приложении. Про­межуточные акты и пояснительные записки материально ответственных лиц прилагают к основному акту комплекс­ного аудита вместе с другими систематизированными и сгруппированными материалами (группировочными ведо­мостями переплат заработной платы, машинограмм пере­расходов сырья и др.).

Нельзя подменять аудит анализом деятельности пред­приятия, ограничиваться исследованием общих отклонений от плана без документальной проверки причин их возник­новения, не устанавливая лиц, ответственных за конкрет­ные недостатки в финансово-хозяйственной деятельности и нарушения законодательства.

Приложения к акту комплексного аудита — это про­межуточные акты ревизий, аналитические ведомости, таб­лицы, машинограммы, графики, пояснительные записки материально ответственных работников и служебных лиц, копии первичных документов и учетных регистров и др. Содержание их аналогично содержанию промежуточных ак­тов излагают в разделе основного акта комплексного аудита.

На основании собранных фактов аудитор обобщает вы­явленные недостатки в акте, ссылаясь на составленные им документы. Приложения к акту нумеруют в хронологиче­ском порядке и подписывают аудиторы и лица, ответствен­ные за финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Стилистика акта аудиторского контроля должна со­ответствовать требованиям делового языка документа, со­ставленного в официально-деловом стиле. Этот стиль отно­сится к книжно-письменным и по своим признакам бли­зок научному.

Составляя акт комплексного аудита, не нужно применять термины, содержащие юридическую квалификацию деятель­ности отдельных лиц, как, например, «злоупотребление», «халатность», «хищение», «присвоение средств» и т. п. Оце­нивая хозяйственные операции или деятельность должност­ных лиц, следует ограничиваться экономической терминоло­гией «недостача», «излишек», «материальный ущерб». Необ­ходимо конкретно указывать, какие нормативно-правовые акты, инструкции, положения нарушаются на предприятии, в чем это проявляется, кто и в какой степени ответствен за причиненный ущерб, необходимо указывать конкретное лицо, вид ответственности (индивидуальная, коллективная) и сумму ущерба. Кроме того, необходимо определить, кто из должностных лиц предприятия ответствен за бесхозяйствен­ность или действия, приведшие к материальному ущербу.

Излагать факты, давать им оценку в акте аудита необ­ходимо понятным и общедоступным языком, не злоупот­ребляя профессиональной лексикой («сторно», «дебет», «кре­дит» и др.), рассчитывая на то, что акт аудиторского конт­роля могут изучать работники разных специальностей и уровней подготовки. Факты в акте нужно освещать кратко и четко, ссылаясь на документы бухгалтерского учета, зако­нодательные акты, инструкции, положения и т. д.

Недопустимо ограничиваться только фиксацией недо­статков, следует излагать причины отклонений и нарушений. Нельзя, например, только констатировать невыполнение плана производства продукции в заданном ассортименте, необходимо установить, составлялись ли договоры на постав­ку сырья, кто из поставщиков их не выполнил, какие меры приняты и насколько они действенны для предупреждения этих недостатков в будущем.

Акт комплексного аудита не должен иметь описатель­ный характер. В таком случае глубокая комплексная про­верка будет подменена обзором финансово-хозяйственной деятельности, т.е. ознакомлением с деятельностью предпри­ятия, без исследования выявленных недостатков, их обосно­вания соответствующими фактами и документами, т.е. си­стемой доказательств.

Нумерацию разделов акта аудита, таблиц, схем, ведомос­тей обозначают арабскими цифрами. Это одинаково каса­ется обозначения месяцев года, которые в разделах акта записывают в полном наименовании (приходный ордер № 40 от 16 января 19 _ г., товарно-транспортная наклад­ная № 175 от 20 февраля 19 _ г.). В таблицах, ведомостях, машинограммах дату операции можно записывать так: 06.07.99 (шестого числа, июля месяца, 1999 г.).

Аббревиатуры в акте аудита, если они не общеупотреби­тельные, расшифровывают.

В актах аудита, справках о проведенных контрольных тематических проверках и других документах, где отобража­ют результаты контроля, подписи членов комиссии размеща­ют не по должностям, а по обязанностям, которые они выпол­няют в составе бригады контролеров. Так, для проведения комплексного аудита финансово-хозяйственной деятельно­сти предприятия в состав бригады включены 5 работни­ков — контролер-аудитор (председатель), старший бухгалтер, экономист по ценам, товаровед, инспектор по кадрам (чле­ны бригады). В акте комплексного аудита они именуются соответственно председатель и члены бригады контролеров.

Членов бригады в акте комплексного аудита указывают по алфавиту, размещая инициалы перед фамилией. Расшиф­ровку подписей в скобки не берут.

В тех случаях, когда руководитель или главный бухгал­тер предприятия имеют возражения или замечания к акту аудиторского контроля, они излагают их в письменной форме (не позднее чем через три дня со дня подписания акта) и прилагают к акту.