Составление номенклатуры и формирование дел

5.1. Составление номенклатуры дел.

5.1.1. В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

5.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения (приложение 17).

5.1.3. Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения.

5.1.4. В приложениях 17, 18 даны форма Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения и указания по ее применению.

5.2. Формирование дел.

5.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.2. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.

5.2.3. При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т.д.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.

5.2.4. В деле группируются документы одного календарного (01.01 - 31.12) года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).

5.2.5. Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.

5.3. Систематизация отдельных категорий документов.

5.3.1. Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

5.3.2. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

5.3.3. Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного (01.09 - 31.08) года.

5.3.4. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.

5.3.5. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

заявление о приеме на работу;

направление или представление;

анкета;

листок по учету кадров;

автобиография;

документы об образовании;

аттестационный лист;

выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

5.3.6. Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

5.3.7. Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

 

Подготовка документов к передаче в архив

6.1. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.

6.2. Экспертиза ценности документов.

6.2.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.

Экспертизу ценности документов в общеобразовательном учреждении осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.

6.2.2. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя общеобразовательного учреждения. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают секретаря общеобразовательного учреждения.

Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел общеобразовательного учреждения, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.

6.3. Оформление дел.

6.3.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись (приложение 19).

6.3.2. Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название вышестоящей организации, название общеобразовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка "хранить постоянно", номер фонда, описи, дела (приложение 20).

6.3.3. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения:

в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др., и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем;

из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.

6.3.4. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

6.3.5. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.

В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.

6.3.6. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).

6.3.7. Дела временного хранения оформляются упрощенно:

они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

6.4. Описание документов постоянного срока хранения.

6.4.1. По окончании делопроизводственного года в тех общеобразовательных учреждениях, которые являются источниками комплектования государственных архивов, производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (так построена и примерная номенклатура общеобразовательного учреждения). Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК (экспортно-проверочной комиссией) этого архива не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

6.4.2. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.

6.4.3. Описи составляются секретарем.

6.4.4. Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с государственным архивом, куда поступают документы учебного заведения (приложение 21).

6.4.5. На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении (приложение 22).

 

Обеспечение сохранности дел

7.1. Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

7.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

7.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

 

Согласовано

Заместитель руководителя
Федеральной архивной
службы России	В.А.Еремченко

 

Приложение 1

к письму Минобразования РФ

От 20 декабря 2000 г. N 03-51/64

Утверждаю

Директор

Подпись расшифровка

00.00.2001 подписи

 

Должностная инструкция
.00.2001 N 00
ответственного за ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении (секретаря)

1. Общие положения

2. Обязанности

3. Права

4. Взаимоотношения

 

Общие положения

1.1. Ответственный за ведение делопроизводства подчиняется директору общеобразовательного учреждения.

1.2. Ответственный за ведение делопроизводства руководствуется Уставом, приказами и указаниями общеобразовательного учреждения, основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству; правилами внутреннего трудового распорядка общеобразовательного учреждения; настоящей должностной инструкцией.

 

Обязанности

С целью улучшения документационного обеспечения общеобразовательного учреждения, ответственный за ведение делопроизводства выполняет следующие должностные обязанности:

обеспечивает учет, регистрацию, контроль исполнения поручений руководства общеобразовательного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам, их хранение;

осуществляет документационное обеспечение кадровой деятельности общеобразовательного учреждения;

организует подготовку необходимых документов для руководства;

отвечает за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения;

осуществляет контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства общеобразовательного учреждения, систематически докладывает руководителю о состоянии их исполнения;

организует личный прием граждан, руководителей общеобразовательного учреждения, осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.

 

Права

Ответственный за ведение делопроизводства имеет право:

3.1. Запрашивать для руководителя общеобразовательного учреждения от преподавательского состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.

3.2. Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства общеобразовательного учреждения.

3.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.

3.4. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью общеобразовательного учреждения.

3.5. Вносить на рассмотрение руководителя общеобразовательного учреждения предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения средств электронно-вычислительной техники.

3.6. Ответственный за ведение делопроизводства имеет право: требовать у исполнителей качественного исполнения документов в определенные сроки.

 

Взаимоотношения

Ответственный за ведение делопроизводства в процессе своей деятельности взаимодействует с педагогическим, административным, учебно-воспитательным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов на заседания советов общеобразовательного учреждения, педагогических советов, проверки выполнения поручений вышестоящих организаций, приказов и указаний руководства общеобразовательного учреждения; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности общеобразовательного учреждения.

 

Заместитель директора Подпись Расшифровка

подписи

 

С инструкцией Подпись Дата

ознакомлен сотрудника

 

Приложение 2

к письму Минобразования РФ

От 20 декабря 2000 г. N 03-51/64

Наименование Утверждаю

общеобразовательного Директор

учреждения Подпись Расшифровка

00.00.2001 подписи

 

Правила
внутреннего трудового распорядка
.00.2001 N 00

 

Структура текста

Общие положения.

Порядок приема, перевода и увольнения.

Основные обязанности работников.

Рабочее время и его использование.

Поощрения за успехи в работе.

Взыскания за нарушения трудовой дисциплины.

Внутриобъектный режим.

Организация работы.

 

Согласовано

Протокол Совета

общеобразовательного учебного

заведения 00.00.2001 N 00

 

Заместитель директора Подпись Расшифровка

подписи

 

Приложение 3

к письму Минобразования РФ

От 20 декабря 2000 г. N 03-51/64

Наименование Утверждаю

общеобразовательного Директор

учреждения Подпись Расшифровка

подписи

Структура и штатная 00.00.2001

численность Печать

00.00.2001 N 00

Место составления

 

┌───────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┐

│Наименование должностей │Штатная численность │

├───────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤

│ │ │

├───────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤

│ │ │

└───────────────────────────────────┴───────────────────────────────────┘

 

Заместитель директора Подпись Расшифровка

подписи

 

Приложение 4

к письму Минобразования РФ

От 20 декабря 2000 г. N 03-51/64

Наименование Утверждаю

общеобразовательного Штат в количестве ___ единиц

учреждения с месячным фондом заработной

платы _________ рублей

 

Директор

Штатное расписание Подпись Расшифровка

00.00.2001 N 00 подписи

Место составления 00.00.2001

На ________ год печать

 

┌───────────┬──────────┬──────────┬───────────────┬─────────────┬───────┐

│Наименова- │ Кол-во │Должност- │ Надбавки │Месячный фонд│Приме- │

│ ние │ штатных │ные оклады├───────┬───────┤ заработной │ чание │

│ должности │ единиц │ │персон.│прочие │ платы │ │

├───────────┼──────────┼──────────┼───────┼───────┼─────────────┼───────┤

│ │ │ │ │ │ │ │

├───────────┼──────────┼──────────┼───────┼───────┼─────────────┼───────┤

│ │ │ │ │ │ │ │

└───────────┴──────────┴──────────┴───────┴───────┴─────────────┴───────┘

 

Заместитель директора Подпись Расшифровка

подписи

 

Приложение 5

к письму Минобразования РФ

От 20 декабря 2000 г. N 03-51/64

Наименование

общеобразовательного

учреждения

 

Приказ
.00.2001 N 00
Место составления