Справочники кадрового учета организации.

 

В пункте 2.3. была разработана организационная структура, но для того чтобы она могла функционировать необходим персонал. Поэтому следует заполнить основные справочники кадрового учета.

Справочник «Должности организации» предназначен для хранения списка должностей, используемых в организациях. Должность работника указывается при оформлении приказа о приеме на работу, а также может изменяться при кадровом перемещении.

Для заполнения справочника «Должности организации» в разделе «Справочники» выбрать пункт «Должности». После щелчка по данной ссылке перед нами откроется окно «Должности организации». В данном окне уже содержится три записи, сформированные в процессе заполнения общих сведений об организации – это должности «директор», «главный бухгалтер» и «старший кассир».

К имеющимся должностям добавим еще одну должность – «экономист». Для этого нажмем кнопку «Добавить» после чего в появившейся пустой строке в поле «Наименование» напишем «менеджер по снабжению». После щелчка мыши программа автоматически присвоит новой должности код (000000004). Аналогичным образом добавим еще несколько должностей: экономист, менеджер по работе с клиентами, юрист. Таким образом, окно «Должности организации» примет вид:

«Рисунок 2.12 Список должностей организации».

Справочник должностей предприятия можно просмотреть через пункт панели инструментов «Операции»- «Справочники»-«Должности организации».

Создав перечень должностей, существующих в организации следует на каждую из должностей принять сотрудника. Но перед заполнением справочника «Сотрудники» целесообразным будет заполнить справочник «Физические лица», поскольку это позволит в дальнейшем не заносить вручную сведения о сотрудниках организации, а выбирать сотрудника из списка физических лиц. Поэтому для начала заполним справочник «Физические лица».

Этот справочник также находится на вкладке «Кадры» в основном окне программы в разделе «Справочники». Щелкаем по ссылке с надписью «Физические лица». Открывается окно со списком физических лиц. В этом списке уже есть две записи о трех людях – тех, кого мы указывали при заполнении раздела «Ответственные лица организации» (п.2.1.).

Теперь занесем в справочник еще одну запись – Шустрых Михаил Викторович. Для этого в окне «Физические лица» щелкнем кнопку «Добавить», в результате чего открывается окно «Добавить личные данные». В этом окне в графе «Имя» указываем Фамилию, Имя и Отчество добавляемого лица. После этого программа автоматически внесет эти данные в три расположенные ниже графы. На вкладке «Общие» внесем сведения о физическом лице:

Ø В графе «Дата рождения» укажем: 19.04.1960

Ø В графе «Пол» выберем вариант «мужской»

Ø В графе «Место рождения» щелкнем на многоточие рядом с графой и в открывшемся окне «Место рождения» внесем сведения: Населенный пункт: Москва, страна: Россия. И щелкнем кнопку «ОК»

Ø В графе «Удостоверение» также щелкаем по многоточию рядом с графой. Открывается окно «Паспортные данные физического лица». в данном окне указываем: Паспорт гражданина Российской Федерации, серия: 45 01, № 356952, выдан: 12 января 2005 года, УФМС России по МО, № подр. 4

Ø В графе «Гражданство» выбираем «Россия»;

Ø Графу «Инвалидность» оставляем пустой;

Ø В графу «ИФНС» указываем код -7725

Ø В графу «Страховой номер в ПФР» вносим 452-535-13.

После внесения всех необходимых сведений вкладка «Общие» примет вид, представленный на рисунке 13.

Далее переходим на вкладку «Адреса и телефоны», на которой необходимо указать контактные данные физического лица.

Ø В графе «Адрес по прописке» при щелчке на значок справа от графы открывается окно «Адрес по прописке», куда заносим следующие данные: Протвино, Ленина ул, дом № 8, кв.5. В графу «Адрес проживания» вносим те же данные, что и в графу «Адрес по прописке»

Ø В графе «Телефон» указываем - [phone].

После этого нажимаем кнопку «ОК» и в окне «Физические лица» появляется еще одна запись.

«Рисунок 2.13 Личные данные физического лица – общие»

Аналогичным образом добавляем данные на всех физических лиц. После заполнения справочник «Физические лица» имеет вид:

«Рисунок 2.14 Справочник Физические лица»

В дальнейшем этот справочник помимо вкладки «Кадры» в панели инструментов программы можно посмотреть, выбрав пункт «Физические лица».

Затем заполним данными справочник сотрудников организации. Чтобы приступить к заполнению, на вкладке «Кадры» в разделе «Справочники» выберем пункт «Сотрудники организации». Добавим в подразделение «Администрация» директора – Большакову Александру Анатольевну. Для этого выберем левой кнопкой мыши данное подразделение и нажмем кнопку «Добавить». В открывшемся окне внесем данные о сотруднике.

Нам предложено два варианта заполнения данных о сотруднике организации: «Создать нового сотрудника и внести его личные данные в справочник физических лиц» и «Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц». Так как мы предварительно заполнили справочник «Физические лица», то выбираем второй пункт. В справочнике «Физические лица» выбираем Большакову Александру Анатольевну. При двойном щелчке левой кнопкой мыши по записи в справочнике физических лиц, справочник «Физические лица» закрывается, а окне «Сотрудники организации. Создание» происходит автоматическое заполнение полей данными о физическом лице:

«Рисунок 2.15 Сотрудники организации. Создание»

После нажатия кнопки «ОК», создание отобразилось в списке сотрудников организации в разделе «Все подразделения». При этом, пока не указана ни должность, ни то подразделение, к которому он относится. Все эти сведения появятся после того, как мы сформируем документ о приеме на работу этого сотрудника. Таким же образом проведем заполнения справочника другими сотрудниками организации. После внесения всех сотрудников мы увидим их полный перечень в алфавитном порядке:

«Рисунок 2.16 Сотрудники организации»

 

Чтобы принять сотрудника на работу снова перейдем на вкладку «Кадры» и в верхней части окна выберем «Прием на работу». При открытии данного пункта появляется пустое пока окно «Приемы на работу». В данном окне будут отражаться документы о приеме на работу.

Чтобы сформировать документ о приеме на работу, нажимаем кнопку «Добавить». Появиться окно «Прием на работу. Новый». В поле «организация» указываем нашу организацию – ООО «Веселый дракоша», затем в поле «Сотрудник» щелканув на знак многоточия, выбираем в раскрывшемся списке сотрудников Большакову Александру Анатольевну. В графе «Дата приема» укажем дату 01.01.2012. Мы принимаем данного сотрудника на должность директора, поэтому в графе «подразделение» выбираем из раскрывающегося списка подразделений «Администрация», а в графе «Должность» так же из списка выбираем «Директор».

В разделе «Сведения для расчета заработной платы» в графе «Вид расчета» указываем «оклад по дням». Устанавливаем оклад в размере 50 000 руб. Перед тем, как сохранить внесенные данные мы можем просмотреть печатную форму приказа о приеме на работу Большаковой Александры, нажав на кнопку «Форма Т-1» в нижней части окна. Результат заполнения данного окна представлен на Рисунке 2.17. После нажатия кнопки «ОК» в окне «Приемы на работу появится» запись о наличии операции по приему на работу.

«Рисунок 2.17 Прием на работу - Большакова»

В программе предусмотрена возможность создать приказ на прием на работу группы сотрудников. Для этого, добавляя новый приказ о приеме на работу, поставим галочку рядом с соответствующим пунктом (приказ на группу сотрудников). С помощью кнопки «Добавить», вносим в список принимаемых на работу людей из справочника «Сотрудники». Для каждого на вкладке «Работники» устанавливаем дату приема, подразделение и должность, а на вкладке «Начисления» – устанавливаем вид расчета и размер оклада для каждого. Затем записываем данные нажатием кнопки «Записать». Окна ввода данного приказа о приеме на работу группы сотрудников представлены на рисунке 2.19:

«Рисунок 2.19 Приказ о приеме на работу группы сотрудников»

После формирования приказа о приеме на работу для одного и для группы сотрудников, оба приказа отобразятся в форме «Приемы на работу». В справочнике «Сотрудники организации» теперь будут указаны должности и подразделения для каждого из принятых на работу сотрудников.

 

Справочник «Номенклатура»

 

Этот справочник предназначен для хранения информации о товарах, комплектах, наборах, продукции, возвратной таре, материалах, услугах, оборудовании. Справочник имеет многоуровневую, иерархическую структуру. В нем по умолчанию уже созданы группы номенклатуры, но группы также можно создавать самостоятельно.

Для того чтобы приступить к заполнению данного справочника перейдем к пункту меню «Предприятие», выберем пункт «Товары (материалы, продукция, услуги)» и перейдем к пункту «Номенклатура». В окне «Номенклатура» уже задано несколько стандартизированных групп, в том числе и группа «Товары». Мы не будем создавать новую группу, а заполним уже имеющуюся. ООО «Веселый дракоша» приобретает две группы товаров - продовольственные товары и упаковочные материалы. Внутри группы «Товары» создадим две подгруппы – «продовольственные товары» и «упаковочные материалы». Для этого открыв группу товары, выбираем пункт меню «Действия», а в нем вариант «Создать группу». Открывается окно, в котором в графе «Родитель» автоматически выставилось «Товары», так как мы создаем подгруппу внутри этой группы. А в поле наименование мы указываем наименование подгруппы товаров «продовольственные товары».

После нажатия кнопки «ОК» в группе «Товары» появится подгруппа «продовольственные товары». Аналогичным образом добавим подгруппу- «упаковочные материалы». В свою очередь «продовольственные товары» имеют три подгруппы («кондитерские изделия», «фрукты» и «напитки»), которые мы создадим, используя описанным выше способом. После произведения данных манипуляций окно «Номенклатура» примет следующий вид:

«Рисунок 2.20 Справочник номенклатура»

В каждой из созданных подгрупп будет свой перечень товаров. Начнем с заполнения подгруппы «продовольственные товары».

ООО «Веселый дракоша» закупает и продает три группы продовольственных товаров:

Ø Кондитерские изделия

Ø Напитки

Ø Фрукты

Далее, заполняем сведениями о товарах каждую подгруппу. Конфеты, печенье и фрукты измеряются в килограммах; торты и пирожные – в штуках, а соки, чаи и печенье в упаковках.

Занесем в справочник «Номенклатура» в качестве примера сведения о товаре «Пирожное MARUKAWA» в подгруппу «кондитерские товары». Для этого откроем нужную подгруппу и нажмем кнопку «Добавить». Откроется окно «Элемент номенклатуры: Новый». В данном окне занесем сведения о товаре:

Ø В графе «группа номенклатуры» автоматически появилось «Кондитерские изделия»;

Ø В графу «краткое наименование» запишем: «Пирожное MARUKAWA»;

Ø В графе «полное наименование» при щелчке отобразится то же наименование, что и в графе «краткое наименование»;

Ø В графе «единица измерения» из раскрывающегося списка выберем «шт.»;

Ø В графе «ставка НДС» из списка выберем ставку «18%»

Ø В графе «номенклатурная группа» выберем «основная номенклатурная группа»

Ø В графе «статья затрат» указываем –материальные расходы.

После заполнения окно добавления нового товара имеет вид, представленный на Рисунке 2.21.

«Рисунок 2.21Добавление элемента в справочник Номенклатура»

Аналогичным образом вносим информацию об остальных товарах по подгруппам.