Классификаторы и справочники, применяемые для обработки информации по учету материальных ценностей на пэвм.

 

В современных условиях развития и повсеместного применения компьютерных технологий во всех сферах производства, использование компьютерных и программных средств в бухгалтерском учете во многом облегчает работу бухгалтеров. Современные комплексы программ, предназначенных для автоматизации различных сфер ведения учета позволяют значительно сократить время на обработку первичной документации.

В большинстве современных компьютерных программ автоматизации ведения бухгалтерского учета предусмотрен определенный перечень классификаторов, определяющих общепризнанные правила определения и отнесения объектов к определенной группе, и справочников, заполнение которых, дает бухгалтеру возможность максимально оптимизировать программный продукт под условия деятельности предприятия и сократит время на внесение различной учетной информации. Приведем пример использования подобных классификаторов и справочников в программном комплексе «1С: Бухгалтерия предприятия».

Для предприятия, занимающегося торговлей необходимы следующие классификаторы:

1. ОКВЭД «Общероссийский классификатор видов экономической деятельности». ОКВЭД предназначен для классификации и кодирования видов экономической деятельности и информации о них.

ОКВЭД состоит из 17 разделов. Торговая деятельность отражена в разделе G «Оптовая и розничная торговля; ремонт автотранспортных средств, мотоциклов, бытовых изделий и предметов личного пользования». Далее каждый раздел классификатора содержит перечень кодов, относящихся к тому или иному виду деятельности. При этом классификация группировок построена по иерархическому принипу.

2.ОКЕИ «Общероссийский классификатор единиц измерения». Данный классификатор предназначен для единого обозначения различных мер площади, объема, расстояния и т.п. Классификатор разбит на 3 раздела: «Международные единицы измерения включенные в ЕСКК», «Национальные единицы измерения включенные в ЕСКК» и ««Международные единицы измерения не включенные в ЕСКК». Каждая группа разбита на подгруппы:

Ø Единицы длины

Ø Единицы площади

Ø Единицы объема

Ø Единицы массы

Ø Технические единицы

Ø Единицы времени

Ø Экономические единицы

Классификация единиц внутри каждой группы построена по иерархическому принципу.

3. ИНКОТЕРМС- международные правила по толкованию наиболее широко используемых торговых терминов в области внешней торговли. Международные торговые термины представляют собой стандартные условия договора международной купли-продажи, которые определены заранее в международно-признанном документе. Эти условия регламентируют момент передачи права собственности на товар (и, соответственно, ответственность за испортившийся в пути товар, неправильное оформление документов на груз и т. д.). Целью инкотермс является обеспечение комплекта международных правил по толкованию наиболее широко используемых торговых терминов в области внешней торговли.

Кроме того, существует перечень общеиспользуемых классификаторов, применяемых во всех видах деятельности:

- ОКСМ «Классификатор стран мира»;

- ОКВ «Общероссийский классификатор валют»;

- ОКФС «Общероссийский классификатор форм собственности»;

- ОКОПФ «Общероссийский классификатор организационно-правовых форм»;

- ОКОФ «Общероссийский классификатор основных фондов».

При ведении бухгалтерского учета, бухгалтеру предприятия необходимо пользоваться указанными выше общепринятыми и установленными законодательством РФ классификаторами, для правильного отражения информации о деятельности предприятия и совершаемых ее операциях.

В качестве элементов справочника условно-постоянной информации о товаре могут быть использованы следующие данные:

Ø полное и (или) сокращенное наименование и характеристика (вид, сорт, группа, артикул и т. п.) товара (другие сведения о товаре в соответствии с принятым в организации порядком обработки данных бухгалтерского учета);

Ø код (номенклатурный номер) товара, как объекта аналитического учета;

Ø код единицы измерения товара по Общероссийской классификации единиц измерения (ОКЕИ);

Ø полное или сокращенное наименование единицы измерения товара в соответствии с принятым в организации порядком обработки данных бухгалтерского учета;

Ø коэффициенты пересчета количества товара из одних единиц измерения в другие и наименования этих единиц измерения;

Ø ставка налога на добавленную стоимость;

Ø норма запаса (лимит) товара исходя из принятых единиц измерения;

Ø продажные (розничная, мелкооптовая, оптовая) (отпускные) цены товара за единицу измерения. Цены могут быть указаны в рублях или в условных единицах;

Ø торговые скидки, наценки (накидки) на товар в процентах;

Ø минимальное количество (объем) мелкооптового (оптового) отпуска (отгрузки) покупателю товара исходя из принятых единиц измерения в организациях оптовой торговли;

Ø норма убыли для товаров, для которых предусмотрены нормы убыли;

Ø номер грузовой таможенной декларации (ГТД) и страна происхождения импортного товара;

Ø другие данные.

Программные продукты автоматизации ведения бухгалтерского учета предполагают наличие определенного перечня справочников, заполнение которых в соответствии с особенностями работы предприятия позволяет в дальнейшем значительно сократить время на обработку первичных документов. Так, например, в программном комплексе автоматизации ведения бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия предприятия», содержится такой компонент меню, как «Справочники». Среди предложенных в этом перечне справочников для торговой организации наиболее значимыми будут следующие справочники:

Ø «Номенклатура». Справочник предназначен для хранения информации о товарах, комплектах, наборах, продукции, возвратной таре, материалах, услугах, оборудовании. Справочник имеет многоуровневую, иерархическую структуру. В справочнике по умолчанию уже созданы группы номенклатуры. Бухгалтер может вносить объекты, как в уже существующие группы, так и создавать группы самостоятельно.

Ø «Типы цен номенклатуры». Данный справочник предполагает определение цен, по которым осуществляется приемка(покупка) товаров и их отгрузка (реализация). Цены используются для подстановки по умолчанию в документах поступления и отгрузки. Данный справочник содержит три типа цен: «Основная цена покупки», «Основная цена продажи», «Основная плановая цена»

Ø «Склады/места хранения». В справочнике содержится список мест хранения товаров. Каждый элемент справочника описывает физическое место хранения (ангар, площадка, комната и т.д.). Аналитический учет в программе можно вести по складам или по предприятию в целом. Справочник имеет многоуровневую, иерархическую структуру. Группы справочника можно создавать самостоятельно.

Ø «Номенклатурные группы». Справочник предназначен для хранения перечня номенклатурных групп (видов товаров, продукции, работ, услуг), в разрезе которых ведется укрупненный учет затрат основного и вспомогательного производства, а также выручки, полученной от реализации товаров, продукции, услуг. При вводе номенклатурной группы нужно указать список номенклатурных позиций (товаров, продукции, работ, услуг), входящих в состав номенклатурной группы.

Помимо указанных специфических справочников, торговому предприятию, как и любому другому необходим определенный перечень справочников, позволяющих упростить многократное внесение учетных, адресных данных, реквизитов и т.п. Так, например, бухгалтеру предприятия необходимо использовать и другие справочники, включенные в состав программного продукта. К таким справочникам можно отнести:

Справочник «Контрагенты»- предназначен для хранения информации о поставщикам, покупателях, организациях и частных лицах.

Справочник «Банки»- предназначен для хранения информации о банках, в которых имеются расчетные счета как самой организации, так и ее контрагентов.

Справочник «Валюты»- предназначен для хранения списка валют, используемых в организации.

А также справочники «налоговые органы», «Договоры контрагентов», «Физические лица», «Статьи движения денежных средств», «Статьи затрат», «Сотрудники организации», «Подразделения организации», «Основные средства». Все эти справочники предназначены для хранения информации о соответствующих объектах и многократного ее использования

Использование перечня классификаторов обеспечивает ведение бухгалтерского учета в соответствии с общепринятыми стандартами, позволяя тем самым оптимизировать ведение бухгалтерского учета к МСФО. А применение справочников программных продуктов значительно упрощает использование различных учетных данных, поскольку внося необходимые данные один раз, бухгалтер получает возможность использовать их многократно.

 

1.2.2. Первичные документы, используемые при учете материальных ценностей (товаров) и требования, предъявляемые к ним.

Каждый факт хозяйственной деятельности, связанный с поступлением и выбытием товаров, оформляется первичными документами. На их основании материально-ответственные лица периодически составляют отчетность о наличии и движении товаров, тары и сдают ее в бухгалтерию организации. Администрация организации использует эту отчетность в целях контроля за материально-ответственными лицами, а также для проверки сохранности ценностей и управления товарными запасами.

Сроки составления отчетности устанавливает администрация организации. На практике материально-ответственные лица составляют отчетность о наличии и движении товаров ежедневно, за три, пять, а иногда даже за десять дней. Ежедневное представление отчетности нерационально увеличивает объем работы бухгалтерского аппарата. В то же время применение 10-дневной отчетности нецелесообразно по нескольким причинам: движение товаров в течение длительного периода не контролируется бухгалтерией, неравномерно распределяется работа бухгалтеров в течение месяца, значительный объем работ по проверке и обработке отчетности за последнюю декаду квартала приходится на период составления бухгалтерской отчетности. В связи с этим для обеспечения контроля за работой материально-ответственных лиц и более эффективной обработки документации целесообразно установить сроки отчетности исходя из конкретных условий функционирования организации.

Приобретение товаров у поставщиков осуществляется на основании договоров купли-продажи. Товары от поставщиков, как правило, поступают в организацию с сопроводительными документами (накладными, счетами- фактурами и т.п.). Оформление и учет торговых операций осуществляется с использованием унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132. К каждому из видов первичных документов предъявляется ряд требований относительно условий составления каждого вида первичных документов.

Все первичные документы по учету товаров в зависимости от типа движения можно условно подразделить на 3 группы.

Первичные документы по учету поступления товаров.

К первой группе относятся первичные документы по учету поступления товаров:

Ø доверенность (формы № М-2 и № М-2а). Составляется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Форма № М-2а применяется в организациях, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдача доверенностей по форме № М-2а регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Типовые межотраслевые формы № М-2 и № М-2а утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а;

Ø акт по форме № ТОРГ-1. Составляется при оформлении приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора (контракта);

Ø акт по форме № ТОРГ-2. Составляется при оформлении приемки отечественных товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю;

Ø акт по форме № ТОРГ-3. Составляется при оформлении приемки импортных товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю;

Ø акт по форме № ТОРГ-4. Составляется при оформлении приема и оприходования фактически полученного товара, поступившего без счета поставщика, а также в случаях, когда документы поставщика имеют различное конструктивное исполнение;

Ø акт по форме № ТОРГ-5. Составляется при оформлении приема и оприходования тары, не указанной в счете поставщика, а также для оформления приема и оприходования упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров в том случае, когда они не показываются отдельно в счетах поставщиков и их стоимость включена в цену товаров;

Ø акт по форме № ТОРГ-6. Составляется при оформлении приемки и списания завеса тары. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику;

Ø журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары (форма № ТОРГ-7). В журнале ведутся записи данных о завесе тары;

Ø приходный групповой отвес (форма № ТОРГ-17). Составляется при приемке товара плодоовощными базами, складами, холодильниками.

 

Первичные учетные документы по расходу товаров

Для учета расхода (реализации) товаров применяются, в частности, следующие документы:

Ø товарная накладная (форма № ТОРГ-12). Составляется при оформлении продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации;

Ø расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли) (форма № ТОРГ-14). Составляется при оформлении отпуска товаров лоточникам, продавцам с тележек, разносок и т. п., которые не составляют товарные отчеты;

Ø товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т). Составляется при оформлении учета движения товарноматериальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля;

Ø заказ (форма № ТОРГ-26). Составляется при оформлении продажи товаров по предварительным заказам с доставкой по указанному адресу или без доставки по адресу на конкретные дату и время;

Ø журнал по форме № ТОРГ-27. В журнале ведется учет выполнения заказов покупателей, принятых к исполнению;

Ø товарный чек. Выписывается при оформлении продажи (отпуска) штучных товаров покупателям за наличный расчет. В чеке указываются: наименование, количество в штуках, продажная цена и продажная стоимость всего количества реализованного за наличный расчет товара, включая НДС и др.

 

Первичные документы по учету товаров в местах хранения

Для учета товаров на складе(ах) применяются, в частности, следующие документы:

Ø заказ-отборочный лист (форма № ТОРГ-8). Составляется для отбора товаров, тары оптового склада, на основании которого может быть выписана товарно-транспортная накладная (ТТН). Форма № ТОРГ-8 позволяет вести расчеты по отдельным группам товаров (например, вычислять торговую скидку по группам товаров);

Ø упаковочный ярлык (форма № ТОРГ-9). Выписывается при упаковке товара на каждое отдельное место (ящик, тюк и т. п.);

Ø спецификация к фактуре (форма № ТОРГ-10). Выписывается на упакованный товар. Применяется в том случае, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т. п.;

Ø товарный ярлык (форма № ТОРГ-11). Составляется для учета товарно-материальных ценностей. Оставляется на хранение вместе с товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Заполняется на каждое наименование товара. Данные товарного ярлыка применяются для заполнения инвентаризационной описи товарноматериальных ценностей (форма № ИНВ-3);

Ø накладная по форме № ТОРГ-13. Составляется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации между структурными подразделениями и между материально ответственными лицами;

Ø акт по форме № ТОРГ-15. Составляется при оформлении возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию;

Ø акт по форме № ТОРГ-16. Составляется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации;

Ø журнал учета движения товаров на складе (форма № ТОРГ-18). В журнале ведется количественный учет движения и остатков товаров и тары у материально ответственных лиц складов (кладовых);

Ø расходный отвес (спецификация) (форма № ТОРГ-19). Составляется при отпуске всех видов товаров, как приложение к товарно-транспортной накладной (ТТН);

Ø акт по форме № ТОРГ-20. Составляется при обнаружении понижения качества и порчи товаров на основании приказа руководителя организации о перетаривании, сортировке, подработке, перетрафаречивании испорченных товаров;

Ø товарный журнал работника мелкорозничной торговли (форма № ТОРГ-23). В журнале ведутся записи данных об отпуске товаров в мелкорозничную сеть и получении выручки. Журнал выдается торговой или иной компетентной организацией работникам мелкорозничной торговли (киосков, ларьков и т. п.);

Ø акт по форме № ТОРГ-24. Составляется для учета излишков (недостач) в магазинах при перемеривании тканей по всем или отдельным группам в необходимых случаях до выпуска в продажу. Перемеривание производится членами комиссии в составе товароведа, представителя общественности и материально ответственного лица;

Ø карточка количественно-стоимостного учета (форма № ТОРГ-28). Заполняется при ведении в организациях торговли аналитического учета на складах, базах товаров, которые учитываются в количественно-суммовом выражении;

Ø товарный отчет (форма № ТОРГ-29). Составляется для учета товарных документов в организации торговли за отчетный период, утвержденный руководителем организации;

Ø отчет по таре (форма № ТОРГ-30). Составляется для сверки данных, предоставленных материально ответственным лицом организации торговли за отчетный период, утвержденный руководителем организации;

Ø сопроводительный реестр сдачи документов (форма № ТОРГ-31). Составляется на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период.

Все перечисленные выше первичные документы являются типовыми (унифицированными) формами ведения учета товаров. Данные документы являются основой для ведения учета товаров в бухгалтерии предприятия.

Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

Ø подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствия даты документов периоду, за который представляется отчет;

Ø соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

Ø соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;

Ø даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации;

Ø законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т.д.);

Ø наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;

Ø полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;

Ø правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах.