Порядок ведения учета товаров на складе и в бухгалтерии предприятия

Задачами складского учета являются:

Ø правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по поступлению, перемещению, хранению и выдаче грузов;

Ø контроль за сохранностью грузов в местах их хранения и на всех этапах их перемещения.

Учет грузов на складе, оборудования и комплектующих, имеющихся на складе ведется под руководством главного бухгалтера предприятия в бухгалтерии. При этом используются следующие основные принципы метода учета:

Ø оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе;

Ø систематический контроль за правильностью и своевременностью документирования складских операций по движению товарно-материальных ценностей;

Ø систематическое подтверждение показателей количественного и суммового учета наличия товарно-материальных ценностей.

Оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе должна вестись материально ответственными лицами и отмечаться в складских карточках учета. Работники бухгалтерии должны систематически следить за правильностью и своевременностью оформления складских операций, проверять правильность ведения складского учета. Для оперативного учета фактического наличия грузов, оборудования, комплектующих в натуре данным текущего складского учета необходимо периодически проводить проверки по месту. Для удобства и оперативности желательно учет вести в электронном виде, используя прикладные компьютерные программы, что даст возможность проследить историю движения основных средств самого склада и грузов, проходящих через склад за любой период времени. Так как складской и бухгалтерский учет ведутся параллельно, то необходимо систематически проводить сверку оперативного складского учета с данными бухгалтерского учета.

Для организации аналитического учета с целью обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей необходимо:

Ø наличие складских помещений, оборудованных должным образом или специально приспособленных открытых площадок, предназначенных для хранения грузов открытого хранения;

Ø использование специализации складов;

Ø размещение грузов по секциям склада, а внутри каждой секции по отдельным группам и типо-размерам (сорто-размерам) грузов, которые могут храниться в штабелях, на стеллажах, на полках и т.д.

Груз должен быть расположен так, чтобы можно было быстро отпустить товар, проверить его наличие, провести приемку груза и расположить на определенном месте. На рабочем оборудовании предназначенном для хранения грузов необходимо прикрепить ярлыки с кодом, названием, шифром товара, облегчающие нахождение груза;

Ø оснастить места хранения груза необходимым весовым оборудованием, измерительными приборами, инструментами, мерной тарой и др. необходимым для периодического переосвидетельствования и клеймения хранящихся грузов;

Ø установить круг лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей со склада, которые будут отвечать за правильное и своевременное оформление этих операций, за сохранность вверенных им материальных ценностей. С этими лицами должны быть заключены договора материальной ответственности;

Ø определить перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов на получение и отпуск материальных ценностей со склада, на выдачу пропуска (разрешения) на вывоз со склада материальных ценностей.

Чтобы обеспечить рациональную организацию учета материальных ценностей необходимо разработать систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей. В установленные сроки проводить инвентаризацию, контрольные выборочные проверки наличия материальных ценностей на складе своевременно отражать в бухгалтерской документации результаты инвентаризации. Необходимо соблюдать нормы хранения товарно-материальных ценностей (температурный режим, влажность, сроки хранения и т.д.).

Организация синтетического учета необходима для отражения материальных ценностей по их фактической себестоимости.

Все операции, связанные с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами, которые утверждены Госкомстатом России. Эти документы имеют унифицированную форму, которая подходит для предприятий различных размеров и форм собственности.

Для учета материально-производственных запасов применяют следующие синтетические счета: 10 «Материалы»; 11 «Животные на выращивании и откорме»; 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»; 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»; 41 «Товары»; 43 «Готовая продукция»; забалансовые счета: 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»; 003 «Материалы, принятые в переработку»; 004 «Товары, принятые на комиссию».

На синтетических счетах учет материальных ценностей ведут по фактической себестоимости или по учетным ценам. При учете материалов по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относят все расходы по их приобретению. При поступлении материалов дебетуют материальный счет 10.

«Материалы» и кредитуют следующие счета: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным (железнодорожным и водным) организациям; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм; 23 «Вспомогательные производства» - на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства; 20 «Основное производство» - на стоимость возвратных отходов и другие счета. Материальные ценности, полученные от разборки списанных основных средств, и излишки материалов, выявленные при инвентаризации, оценивают по рыночной стоимости и приходуют по дебету счета 10 с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы». Материалы, полученные по договору дарения и безвозмездно, принимаются на учет по рыночной стоимости по дебету счета 10 с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов».

Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам. При этом составляют следующие записи: Д-т сч. 20 «Основное производство» (материалы отпущены основному производству); Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства» (материалы отпущены вспомогательным производствам); Д-т других счетов в зависимости от направления расходов материалов (25, 26 и др.) - К-т сч. 10 «Материалы» или других счетов по учету материалов. Проданные материалы списывают с кредита счета 10 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету счета 91 отражают также расходы, связанные с продажей материалов, и сумму НДС по проданным материалам.

По истечении месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и стоимостью их по учетным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на которые были списаны материалы по учетным ценам (счета 20, 23, 25, 26 и др.). Если фактическая себестоимость выше твердой учетной цены, то разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской проводкой, обратную же разницу (что возможно при использовании в качестве твердой учетной цены плановой себестоимости материалов) - способом «красное сторно», т.е. отрицательными числами. Отклонения фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам распределяют между израсходованными и оставшимися на складе материалами пропорционально стоимости материалов по учетным ценам.

Материально-производственные запасы, фактически поступившие в организацию, списывают по учетным ценам с кредита счета 15 в дебет счетов 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме» и 41 «Товары».

Израсходованные или проданные материально-производственные запасы списывают на счета издержек производства (обращения) и продажи с кредита материальных счетов по учетным ценам.