Рассмотрим последовательность заполнения справочников и документов по заработной плате.

1. Справочник «базовые величины» (Справочники → Справочники по зарплате и ОК → Справочник мин. зарплаты) предназначен для внесения базовой величины, тарифной ставки 1-го разряда, устанавливаемой государством (действующая на предприятии ставка 1-го разряда устанавливается в штатном расписании).

2. Справочник «Категории пособий на детей» (Справочники → Справочники по зарплате и кадрам) предназначен для внесения сумм пособий на детей по категориям.

3. Справочник «Категории надбавок за стаж»(Справочники → Справочники по зарплате и ОК) предназначен для автоматического расчета надбавки за выслугу лет.

4. Справочник «Параметры по зарплате» (Зарплата → Параметры) необходимо заполнить закладки: зарплата, округление, табель отработанного времени, табельный номер, сотрудники.

5. Документ «Пособия на детей» (Зарплата → Прочие доходы, расходы, льготы) предназначен для отражения установленного пособия сотруднику на ребенка.

6. Документ «Алименты» (Зарплата → Прочие доходы, расходы, льготы) предназначен для хранения информации о сотрудниках, которые должны выплачивать алименты.

7. Справочники «Виды начислений» и «Группы начислений» (Справочники → Справочники по зарплате и ОК → Расчет). Справочник «Виды начислений» представляет собой перечень видов оплат и удержаний, используемых для расчета заработной платы. Все виды начислений объединены в группы начислений, которые собраны в справочнике «Группы начислений».

8. Документ «Суммы для списания» (Зарплата → Прочие доходы, расходы, льготы) позволяет задавать по сотруднику суммы, которые должны быть списаны полностью за любой, изначально не заданный, период времени. Суммы списываются, исходя из дохода сотрудника в каждом месяце.

9. Документ «Выслуга лет» (Зарплата → Прочие доходы, расходы, льготы) предназначен для отражения стажа работы сотрудников организации. Его заполнение необходимо для расчета надбавки за стаж. Предварительно необходимо указать стаж работы сотрудника в личной карточке.

10. Документ «Штрафы» (Зарплата → Прочие доходы, расходы, льготы) предназначен для произведения удержаний по исполнительным листам (например, штрафов) в процентах от суммы начисленной зарплаты в течение определенного времени.

Рассмотрим порядок расчета заработной платы и основные формы бухгалтерских документов, необходимые для ее начисления.

1. Вначале необходимо открыть документ «Итоговое начисление» (Зарплата → Начисление зарплаты), добавить новый документ, указать в нем месяц и год и сохранить его. В дальнейшей работе в документах по зарплате необходимо будет ссылаться на сформированный итоговый расчет.

2. На основе графиков рабочего времени автоматически формируется Табель отработанного времени (Зарплата → Начисление зарплаты → Табель отработанного времени). Кроме того, на формирование табеля оказывают влияние введенные кадровые документы: больничные листы, приказы о предоставлении отпуска, приказы на отзыв из отпуска, социальные отпуска, приказы об изменениях условий работы, переводах и увольнении сотрудников, увольнительные записки, приказы на командировку и приказы на работу в праздничные дни.

Чтобы сформировать табель на всех сотрудников одного подразделения, необходимо нажать кнопку «Сформировать табель по сотрудникам». В поле «Итоговое начисление» из выпадающего списка нужно выбрать месяц формирования табеля. В поле «Подразделение» выбрать нужное. Нажать кнопку «Применить». Когда табеля на всех сотрудников подразделения будут сформированы, появится соответствующее сообщение «Формирование табеля завершено», нужно нажать «ОК».

На одного сотрудника может быть сформирован только один табель по основной работе. Если же имеется приказ на совмещение, по данному сотруднику будет сформирован отдельный табель совмещения.

Чтобы сформировать табель на сотрудника, необходимо добавить новый документ, заполнить поля «Начисление» (за соответствующий месяц) и «Сотрудник». Далее следует нажать кнопку – «сформировать табель», после чего нужно проверить правильность заполненного табеля, откорректировать при необходимости и сохранить его. Таким образом формируется табель по отдельно выбранному сотруднику.

Если нужно сформировать табель на совмещающего сотрудника, следует поставить галочку «Совмещение», после чего появляется закладка «Табель совмещения», где для каждого дня совмещения нужно указать разряд совмещаемой должности.

Если нужно сформировать табель в целом по подразделению, необходимо на панели инструментов нажать кнопку – «сформировать табель по сотрудникам».

3. Документ «Начисления по окладу» (Зарплата → Начисление зарплаты) предназначен для начисления заработной платы работникам с формой оплаты «оклад». В шапочной части документа необходимо указать номер, дату и период начисления. При необходимости активировать опцию «Ограничение по окладу». В табличной части документа необходимо указать сотрудников. Добавить их можно, нажав на кнопку – «Выбрать сотрудников». Появится окно для выбора сотрудников по подразделениям. Можно воспользоваться кнопкой – «Добавить сотрудников» и указать в появившемся окне нужное подразделение. Тогда в табличную часть документа автоматически перенесутся все сотрудники выбранного подразделения организации, у которых в табеле есть дни с формой оплаты «оклад». После нажатия на кнопку – «Рассчитать», программа автоматически произведет начисление зарплаты по окладам работникам исходя из данных табеля отработанного времени.

4. Документ «Начисления за повременную работу» (Зарплата → Начисление зарплаты) используется для начисления оплаты за повременную работу, за совмещение по табелю сотрудников-повременщиков и сдельщиков, а также для начисления доплаты за ночные, праздничные и часы ремонта для сотрудников с формой оплаты «сдельно».

5. Документ «Начисления за сдельно выполненную работу» (Зарплата → Начисление зарплаты») используется для начисления оплаты за сдельно выполненную работу, оплаты по среднесоставляющей, оплаты от привеса.

Для начисления за сдельно выполненную работу используется справочник «Список работ» (Справочники → Справочники по зарплате и ОК).

Документ«Индивидуальный наряд» (Зарплата → Начисление зарплаты) предназначен для расчета зарплаты сотруднику, выполнявшему в течение определенного времени работы по индивидуальному наряду.

Документ«Бригадный наряд» (Зарплата → Начисление зарплаты) предназначен для начисления и распределения заработка внутри бригады между работниками при групповом выполнении работ с использованием КТУ – коэффициента трудового участия. В документ заносится список сотрудников, между которыми следует распределить сумму. Распределяемая сумма (или суммы) указывается в закладке «Выплаты».

6. Для начисления за выслугу лет используется документ «За выслугу лет». В шапке документа указываются месяц расчета, категория надбавок и группа начислений.

7.Документом «Назначение доплаты (удержания)»(Зарплата → Прочие доходы, расходы, льготы) можноустановить различные доплаты и удержания по сотрудникам, при этом возможно установить постоянные (ежемесячные) доплаты (удержания) или одноразовые. Сумма доплаты может быть указана непосредственно числом или задана формулой.

8. Документ «Начисление доплаты за период» (Зарплата → Начисление зарплаты) предназначен для распределения суммы доплаты между несколькими сотрудниками. Прежде чем создавать документ, необходимо внести нужный вид доплат в справочник «Виды начислений». При этом в поле «Тип начисления» необходимо выбрать «Доплата за период».

9. Документ «Ручной ввод» (Зарплата → Ручной ввод) предназначен для внесения в программу готовых рассчитанных сумм.

10. Документ «Начисление отпускных» (Зарплата → Начисление зарплаты) предназначен для автоматического расчета среднего заработка и суммы для оплаты очередного отпуска и компенсации за неиспользованный отпуск. Существуют два способа формирования расчета: можно создать новый расчет, при этом нужно будет заполнять в документе все поля в шапке, а можно сформировать документ на основании существующего приказа о предоставлении отпуска, для чего нужно нажать кнопку – «Выбрать приказы». Появляется список приказов о предоставлении отпуска в режиме выбора, в котором необходимо галочками отметить сотрудников, которым будут начислены отпускные. После нажатия на кнопку «ОК» на каждого сотрудника будет сформирован отдельный документ. При нажатии на кнопку – «Изменить» появится окно для расчета отпускных. Шапка документа будет уже заполнена данными из соответствующего приказа о предоставлении отпуска. При необходимости устанавливается признак – «Компенсация». Также указывается (корректируется при необходимости) период формирования среднего заработка и параметры осовременивания зарплаты (по умолчанию – от ставки 1-го разряда). После заполнения всех показателей в шапке расчета следует перейти в правую часть таблицы («Расчет структуры среднего заработка») и нажать кнопку – «Рассчитать». Программа выберет заработок сотрудника за 12 предыдущих месяцев. Просмотрев выбранную информацию, можно внести нужные коррективы, например, в графе «Вкл.» можно выбрать признак (да/нет), т.е. включать или не включать сумму заработка за соответствующий месяц в расчет среднего заработка для отпускных. При отсутствии в базе данных по зарплате за предыдущие месяцы (на этапе внедрения) возможно занесение их вручную. Для этого нужно нажать на кнопку – «рассчитать», чтобы программа создала список месяцев, участвующих в расчете отпускных. Затем для каждого месяца, участвующего в расчете, в графе «Зарплата» нужно проставить суммы фактической заработной платы, в графе «Вкл.» выбрать признак «Да», при необходимости изменить коэффициент (по умолчанию он равен 1). Современная зарплата рассчитается автоматически. Можно также внести вручную сумму среднедневного заработка в соответствующее поле в шапке таблицы. После этого необходимо перейти в левую таблицу и нажать на кнопку – «Рассчитать», после чего программа выполнит расчет среднедневного заработка и суммы отпускных. При нажатии на кнопку «ОК» произойдет сохранение документа и суммы начисленных отпускных попадут в расчет заработной платы по сотруднику за месяц.

11. Документ «Начисление больничных» (Зарплата → Начисление зарплаты) предназначен для начисления пособий по временной нетрудоспособности. Работа документа аналогична расчету отпускных.

12. В документе «Итоговый расчет» (Зарплата → Начисление зарплаты) происходит окончательный расчет зарплаты сотрудников. По окончании расчета можно распечатать расчетные листки. Чтобы произвести окончательный расчет зарплаты, следует открыть документ за соответствующий месяц, добавить необходимых сотрудников (при помощи кнопок – «выбрать сотрудников» или – «добавить сотрудников») и нажать – «Рассчитать». Если нужно рассчитать или пересчитать зарплату одного сотрудника, нужно выделить его фамилию, нажать правую кнопку мыши и выбрать «Рассчитать сотрудника». Программа произведет все необходимые расчеты по сотрудникам предприятия: соберет все введенные суммы начислений и удержаний по каждому сотруднику, рассчитает налоги: подоходный налог, пенсионный фонд и удержит профсоюзные взносы. Таким образом получатся все необходимые выходные формы по расчету заработной платы: расчетные и платежные ведомости разной формы, расчетные листки по каждому сотруднику, лицевые счета, справки о доходах и т.д. А также в сводном бухгалтерском учете сформируются проводки по счету 70.

13. Документ «Выдача зарплаты и аванс» (Зарплата → Начисление зарплаты → Ведомость выдачи зарплаты) предназначен для формирования платежных и расчетных ведомостей. Для этого аналогичным образом следует добавить новый документ, заполнить в его шапке месяц, дату, дату выдачи, номер ведомости и тип выдачи: «Аванс» или «Выдача зарплаты». При выдаче зарплаты следует нажать кнопку , указать в появившемся окне «выдать все» или «выдать за месяц» и сохранить документ.

Для формирования бухгалтерских проводок по зарплате необходимо произвести итоговый расчет. Все формируемые проводки находятся в электронном документе «Журнал хозяйственных операций» в «Исследователе» ветки «Бухгалтерия». По нему можно автоматически построить журналы-ордера по любому выбранному счету, а также карту счета 70.