Заполнение сведений об организации и констант

Работа с программой начинается с ввода сведений об организации: дата регистрации, название, юридический адрес, почтовый адрес, УНН, вид деятельности, ОКПО, расчетный счет, наименование банка, код МФО банка, адрес банка, ответственные лица.

При первой загрузке программы появляется окно «Сведения об организации». Если его нет, необходимо выполнить команду Сервис → Сведения об организации. Каждая вкладка этого окна должна быть заполнена. После заполнения окна щелкнуть «ОК». Информация, которая заносится в это окно, впоследствии попадает в печатные формы документов и отчеты для налоговой инспекции.

В справочнике констант хранится постоянная информация. Для каждой константы задаются три параметра:

• код константы, по которому программа обращается к константе;

• наименование константы – для пользователя;

• значение константы.

Пользователю для ввода и редактирования доступно только поле «Значение».

В справочнике констант хранится такая информация, как дата регистрации, наименование организации, юридический адрес, УНН, вид деятельности, ОКПО, основная ставка НДС, размер базовой величины и т.д. Часть этой информации заполняется автоматически после внесения информации в «сведения об организации», часть заполняется непосредственно здесь.

Константы открываются через команду Операции → Константы. Для изменения значения констант необходимо дважды щелкнуть на ней левой кнопкой мыши либо установить на него курсор и нажать кнопку «Enter». Значения констант, которые вводятся через это окно, записываются на рабочую дату, указанную в заголовке окна.

Если константа является периодической, то в списке констант хранится не только последнее ее значение, но и все ранее существовавшие значения с датами их ввода. Программа «1С: Бухгалтерия» использует то значение периодической константы, которое соответствует дате совершения хозяйственной операции.

Для просмотра и редактирования «Истории значения Константы» необходимо выполнить приведенные ниже действия.

1. Выделить строку с нужной константой.

2. выполнить команду Действия → История значения.

3. на экране появится окно истории. Для изменения даты ввода или значения константы необходимо дважды щелкнуть мышью по изменяемому параметру и ввести нужное значение. Для ввода нового значения в окно истории – «Insert». Для удаления записи из истории значения – «Delete».

Ввод рабочего периода следует выполнить следующим образом: Сервис → Параметры → Журналы, а также включить флажки начало года, конец года → Применить → ОК.

Ввод рабочей даты осуществляетсяследующими действиями: Сервис → Параметры → Общие. В поле «рабочая дата» необходимо установить текущее число. Это необходимо для автоподстановки даты при создании новых документов, а также для записи в историю изменений периодических реквизитов. В качестве рабочей по умолчанию используется текущая системная дата компьютера. Если пользователю необходимо ввести в систему ряд документов задним числом, удобно сразу же изменить рабочую дату на нужный день.

Для настройки параметров журнала операций следует выполнить команду: Сервис → Параметры → Операция. В поле «Расчет суммы операции» включить флажок «Стандартный способ» или «По всем проводкам». В поле «Копирование операции» включить флажки «Заголовок», «Проводки», после чего щелкнуть кнопки Применить → ОК.

Для ускорения процесса обработки введенных учетных записей период выборки данных, принимаемых к расчету, следует ограничить одним кварталом. Пользователь самостоятельно должен задать тот период, до которого включительно рассчитаны бухгалтерские итоги.

Расчет бухгалтерских итогов выполняется один раз в квартал и только в монопольном режиме загрузки программы. Для этого необходимо выполнить команду: Операции → Управление бухгалтерскими итогами. Вполе «по:» с помощью кнопок установить текущий квартал, затем щелкнуть кнопку «Установить расчет». При этом в поле «Расчет итогов установлен по:» должен отобразиться текущий квартал.

Кнопка «Полный пересчет итогов» используется, если вносились изменения в установку валютного, количественного или аналитического учета программы, а также в тех случаях, если произошел сбой программы и была нарушена база данных. Используя эту кнопку, можно попытаться восстановить целостность базы данных.

1.2.2. Настройка рабочего плана счетов

План счетов открывается через команду Операции → План счетов или с помощью кнопки «План счетов» панели инструментов.

Счет, имеющий субсчета, отмечен в первой графе желтым значком. Счет, не имеющий субсчетов, выделен голубым значком. Созданные в режиме конфигуратора и не подлежащие изменению счета отмечены красной галочкой.

Работать с планом счетов можно в режимах свернутого либо развернутого иерархического списка. Установка режима вывода списка по группам выполняется командой Действия → Иерархический список либо выбором значка – «Иерархический список». При этом в окне «План счетов» отразятся только синтетические счета.

Программа «1С: Предприятие» позволяет вводить не только забалансовые счета, но и вспомогательные (например, счет 100 «Вспомогательный») или рабочие. Такие счета используются для вспомогательных целей: хранения суммы необлагаемого дохода работника, учета пробега автомобилей и т.п.

В план счетов пользователь может добавить новые строки, редактировать и удалять счета, непомеченные красной галочкой. Вносить новые счета можно только те, код которых отсутствует в плане счетов. Счета и субсчета, которые можно редактировать и удалять, не имеют пометки.

 

Ввод справочной информации

Справочники служат для хранения сведений об однотипных объектах разного рода. Они применяются для организации аналитического учета, а также хранения постоянной и часто используемой при вводе документов информации.

Справочник, необходимый для ведения аналитического учета, соответствует определенному субконто. Под субконто в системе «1С: Предприятие» подразумевается объект аналитического учета. Соответственно вид субконто – это группа однотипных объектов.

Вызвать необходимый справочник можно командой Операции → Справочники иливыбрав его из пункта «Справочники» главного меню.

Установка некоторых справочников производится в ходе настройки конфигурации командой Сервис → Настройка конфигурации → Установка справочников. При этом заполнятся многие справочники: «Виды деятельности», «виды операционных доходов (расходов)», «виды внереализационных доходов (расходов)», «прибыли и убытки», «виды расчетов», «ставки налогов», «элементы затрат», «статьи издержек», «виды затрат» и др.

Для ведения многоуровневого аналитического учета система предусматривает иерархическую структуру некоторых справочников.

Сведения в справочниках хранятся в виде таблиц, в которых строка означает запись об одном объекте, а столбец – одну характеристику объекта. В крайней левой графе таблицы выводятся условные значки, обозначающие тип строки, которые выглядят следующим образом:

– элемент справочника,

– объект помечен на удаление,

, – наименование группы справочника.

Двойной щелчок левой кнопкой мыши на значке открывает доступ к элементам справочника, входящим в группу:

• Ctrl+↓ – быстрый вход в группу;

• Ctrl+↑ – быстрый выход из группы.

Для ввода нового элемента сначала следует открыть справочник, а затем выполнить любое из следующих действий:

1) нажать на клавиатуре клавишу «Insert»;

2) в меню «Действия» выбрать пункт «Новый»;

3) щелкнуть правой кнопкой мыши в табличной части окна справочника, в появившемся меню выбрать пункт «Новый»;

4) щелкнуть левой кнопкой мыши на пиктограмме окна справочника.

Пользователям рекомендуется на дату внедрения заполнить следующие справочники: «валюты», «банки», «банковские счета», «виды деятельности», «подразделения», «сотрудники».

Все остальные справочники можно заполнять непосредственно в процессе работы с настройкой.

Ввод начальных остатков

До начала регистрации бухгалтерских операций необходимо ввести начальные остатки. Для удобства работы остатки рекомендуется вводить на начало отчетного периода – года, квартала или месяца (первое предпочтительнее). Дата операции ввода остатков должна предшествовать дате начала отчетного периода. Например, остатки на начало года вводятся датой 31 декабря предыдущего года.

Для ввода вступительного сальдо предусмотрено два варианта:

• для счетов 01, 02, 04, 05, 08, 10, 18, 41, 43, 60, 62, 76 предусмотрен автоматизированный ввод остатков на основании заполнения соответствующих документов;

• для остальных счетов ввод производится в «Журнал операций вручную».

Отражение в системе наличия объектов учета и обязательств контрагентов с привлечением документов является более понятным и позволяет проконтролировать ввод всех необходимых реквизитов. Вместе с тем ввод данных непосредственно в Журнал операций является более легким для изучения и понимания.

Остатки вводятся операциями, содержащими проводки в корреспонденции со вспомогательным балансовым счетом 00. Дебетовые остатки счета вводятся по дебету данного счета и кредиту счета 00. Кредитовые остатки счета вводятся по кредиту данного счета и дебету счета 00.

Если на счете ведется аналитический учет, остатки вводятся по каждому объекту аналитики отдельно. На счетах количественного учета обязательно вводятся количественные остатки.

После ввода всех входящих остатков необходимо проверить их правильность. Для этого необходимо получить отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» за период, включающий дату ввода остатков. Если остатки введены правильно, дебетовый оборот счета 00 будет равен кредитовому обороту.

Стандартные отчеты

Отчеты используются для получения бухгалтерских итогов, а также другой сводной или детальной информации. Отчеты можно разделить на несколько видов.

• Стандартные отчеты входят в состав типовой конфигурации. Они предназначены для использования в любых организациях и для любых разделов учета, для анализа итогов на уровне счетов, субсчетов, объектов аналитики, валют и т.д. К стандартным относятся такие отчеты, как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и др.

• Специализированные отчеты создаются для получения специфической выборки информации или для получения особого вида печатной формы. Данные отчеты ориентируются на конкретный раздел учета и создаются обычно в конкретной конфигурации непосредственно для данной организации. В программных продуктах «1С: Бухгалтерия», адаптированных к законодательству Республики Беларусь, в состав специализированных отчетов входят, например, «Отчет по основным средствам», «Отчет по нематериальным активам», «Списание с 51 счета», «Реестр накладных» и др.

• Регламентированные отчеты предназначены для передачи различным контролирующим инстанциям. Состав и содержание этих отчетов определяются различными государственными органами и зависят от страны, в которой используется программа. Они ежеквартально обновляются фирмой «1С» и распространяются среди зарегистрированных пользователей. В программных продуктах «1С: Бухгалтерия», адаптированных к законодательству Республики Беларусь, в состав регламентированных отчетов входят, например, «Бухгалтерский баланс», «Отчет о прибылях и убытках», «Отчет о движении источников собственных средств», «Отчет о движении денежных средств», «Книга покупок», «Отчет по налогам» и др.

Во всех настройках системы «1С: Бух галтерия 7.7» можно сформировать такие регистры синтетического учета, как:

• Журнал-ордер и ведомость по счету;

• Главная книга (обороты по счету);

• Оборотная ведомость по счетам;

• Шахматная ведомость.

В системе «1С: Бухгалтерия 7.7» имеется большое разнообразие форм регистров аналитического учета. Среди них выделяют:

• Журнал-ордер по субконто;

• Карточка и анализ субконто;

• Расширенный анализ субконто;

• Обороты между субконто.

С перечнем отчетов можно ознакомиться, вызвав команду «Отчеты» главного меню (или Операции → Отчеты). Для формирования конкретного отчета из списка предложенных форм необходимо выбрать необходимый документ. На экране появится окно для уточнения параметров формирования отчета. В зависимости от типа отчета вносятся такие данные, как: период формирования, код счета, значение субконто, степень детализации итогов и т.п.

Внизу окон настройки параметров отчетов есть специальные кнопки:

• «ОК» – после формирования отчета закрыть окно;

• «Сформировать» – после формирования отчета вернуться в окно;

• «Закрыть» – закрыть окно без формирования отчета.

Рассмотрим возможные параметры настройки отчетов.

В полях ввода даты «Период с... по...» задаются даты начала и окончания периода формирования итогового документа. Для задания стандартного отчетного периода удобно использовать кнопку выбора периода.

Флажок «Данные по субсчетам и субконто» задает режим вывода итогов по счетам: при установленном признаке все данные детализируются по субсчетам и объектам аналитического учета.

Флажок «Данные по валютам» задает режим вывода итогов по валютным счетам. При установленном признаке остатки и обороты по счетам будут отражаться не только в рублях, но и по каждой валюте в отдельности.

Флажок «Валюта» задает валюту вывода данных в отчете.

Поле «Счет» со значком выбора из списка позволяет обратиться к плану счетов и задать счет для формирования документа. Если счет не указан, отчет формируется по всем счетам в целом без разделения остатков и оборотов по субсчетам.

В полях «Вид субконто 1», «Вид субконто 2», «Вид субконто 3» из раскрывающихся списков выбираются виды объектов аналитического учета полным списком либо отобранные по указанному выше счету. В полях «Субконто 1», «Субконто 2», «Субконто 3» можно задать конкретное значение субконто из выбранного «Вида субконто». Если значение не выбрано – отчет сформируется по всем объектам аналитического учета. Порядок задания субконто можно менять. Кнопкой «Х» можно стереть неверно заданное значение. Пользователь может указать несколько вариантов использования субконто при построении отчетов:

• «Разворачивать» – отчет будет формироваться в разрезе значений субконто данного вида;

• «Отбирать» – отчет будет формироваться по выбранному значению субконто;

• «Не учитывать» – в отчете не будут разворачиваться или отбирать­ся итоги в разрезе субконто.

Флажок «Группы» задает формирование суммарных остатков и оборотов по группам субконто.

Флажок «Развернутое сальдо» задает режим вывода итогов по счетам с развернутым сальдо.

В таких отчетах, как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ счета», «Анализ счета по субконто», можно индивидуально настроить способ раскрытия итогов по счетам. Внизу окна настройки есть специальная кнопка «Настройка». По щелчку на кнопке вызывается окно «Настройка вывода итогов по субсчетам и субконто». Для добавления нового счета достаточно щелкнуть кнопку «+» справа от таблицы и из плана счетов выбрать тот счет, по которому требуется дополнительная детализация. Если необходимо раскрыть счет по субсчетам, то во второй графе следует дважды щелкнуть мышью либо щелкнуть «=» справа от таблицы. В ячейке появится знак «X». Для раскрытия счета по одному либо нескольким субконто после установки признака в графе «Субсчета» необходимо дважды щелкнуть вграфе «Субконто» и определить, по каким объектам аналитического учета необходима детализация информации.

При просмотре выходного документа есть возможность получить более подробные сведения о показателях по интересующему счету, открыть необходимый документ, отредактировать его, перепровести и обновить отчет. Для этого в отчете необходимо выделить счет и, когда указатель примет вид увеличительного стекла, можно двойным щелчком мыши либо нажатием на кнопку «Enter» в данной ячейке отчета запросить детализацию сведений по счету.

Так, интерактивная технология работы в системе «1С» позволяет непосредственно из оборотной ведомости вызывать другие отчеты, т.е. детализировать отчеты, а из детального отчета переходить на конкретную корреспонденцию, т.е. позиционировать данные отчета.

Карточка счета содержит перечень документов, сформировавших бухгалтерские операции. В случае обнаружения ошибки в конкретном документе на соответствующей строке документа «Карточка счета» необходимо дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу «Enter». Враскрывшемся списке корреспонденции следует выбрать кнопку «Редактировать». Отредактировав записи, можно сохранить изменения и закрыть операцию. Для внесения изменений в документ следует дважды щелкнуть на кнопке верхней строки окна «Обновить».

Наиболее часто используемыми отчетными документами в практической работе бухгалтерий являются:

• оборотно-сальдовая ведомость;

• оборотно-сальдовая ведомость по счету;

• анализ субконто;

• журнал-ордер по субконто.