Ошибки при проведении инвентаризации и их последствия

 

Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризации достаточно подробно регламентирован действующим законодательством, на практике организации очень часто его нарушают.

Хотя бы одно из нижеследующих нарушений приводит к ситуации, когда проведенная инвентаризация считается недействительной:

- Состав инвентаризационной комиссии не утвержден ру­ководителем. Нет основания для проведения инвентари­зации.

- Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного из членов комиссии во время проведения инвентариза­ции. Результаты инвентаризации недействительны.

- В приказе не указаны сроки инвентаризации. Нет основа­ния для начала проведения инвентаризации.

-Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризаци­онные описи. Внесение исправлений, искажающих ре­зультаты инвентаризации.

- При невозможности остановки хозяйственной деятельно­сти, приходно-расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии. Имеется возможность оформить ранее не выписанные приходно-расходные документы.

- У материально ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию.

- Проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот. Имеется возмож­ность искажения фактических данных в соответствии с данными бухгалтерского учета.

- Инвентаризационная опись составлена в одном экземп­ляре. Результаты инвентаризации недействительны.

- Итоги должны быть выверены на каждой странице: число прописью, количество номеров и сумма материальных цен­ностей, а также общий итог в натуральных показателях, даже если подсчет велся в денежном измерении. Имеется возможность несанкционированных исправлений.

- На каждой странице нет записи «Цены, итоги проверил» и подписи материально ответственного лица. Инвентари­зационная опись не является документом, на основании которого можно предъявлять претензии к материально ответственным лицам.

- Ошибки и исправления не подписаны и не заверены чле­нами комиссии. Исправления считаются недействитель­ными.

- Инвентаризационная опись после утверждения результа­тов содержит незаполненные строки. Имеется возмож­ность внесения дополнительных данных.

- На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к, членам комиссии и подтверждения, а также о том, что он принимает указанное в описи имуще­ство на ответственное хранение. Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответствен­ному лицу при выявлении недостач.

Отражение результатов инвентаризации в учете

 

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она закончена, а если инвента­ризация проводилась за год, то в годовом бухгалтерском отчете.

Отражение в учете излишков имущества, выявленных в про­цессе инвентаризации. Выявленные излишки имущества нужно оприходовать по рыночной цене на дату проведения инвента­ризации.

Стоимость такого имущества увеличивает налогооблагаемые доходы организации. Поэтому с полученного внереализационно­го дохода надо заплатить налог на прибыль. (Внереализацион­ными доходами налогоплательщика в соответствии с п. 20 ст. 250 НК РФ признаются доходы в виде стоимости излишков товарно материальных ценностей и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.)

Таким образом, излишки, выявленные при инвентаризации принимаются к учету по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса») и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», суб­счет 1 «Прочие доходы».

Пример 1.

В конце года организация проводила ежегодную инвентаризацию, в результате которой были выявлены излишки материа­лов. Рыночная стоимость этих материалов равна

2 000 руб.

На основании решения инвентаризационной комиссии, отра­женного в протоколе по результатам инвентаризации, делают следующую проводку:

Дт 10 Кт 91-1 2000 руб. – оприходован излишек материалов, выявленный в результате инвентаризации.

Отражение в учете недостач, выявленных в процессе инвен­таризации.

Излишки на предприятии - довольно редкое явление, а вот с недостачами дело обстоит иначе.

Недостача представляет собой установленное при инвента­ризации, ревизии или проверке несоответствие по товарно-мате­риальным ценностям или денежным средствам данным бухгал­терского учета.

Данные расхождения могут возникать по следу­ющим причинам:

- естественным;

- из-за неточностей при приемке и отпуске товарно-мате­риальных ценностей;

- из-за арифметических ошибок, допущенных в учете;

- ввиду хищений;

-ввиду стихийных бедствий;

-при смене материально ответственных лиц.

Порядок отражения недостач в бухгалтерском учете опреде­лен п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н.

В соответствии с этими пунктами недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыс­кании убытков с них, то убытки от недостачи и его порчи списы­ваются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Решение о списании недостачи на финансовые результаты принимает руководитель организации.

Если в процессе заготовления, хранения и продажи матери­альных и иных ценностей будет выявлена недостача, то первона­чально она отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если в организации возникла недостача по причине стихийного бедствия (наводнения, урагана), то в этом случае недо­стача относится на счет 99.«Прибыли и убытки» как убытки отчетного года.

В результате естественных физико-химических процессов (выветривания, усушки, распыления, крошения, вымораживания, утечки и т. д.) масса товара или продукции во время хранения может измениться. Кроме того, товар может испортиться в процес­се транспортировки или разгрузки по причине его естественной ломкости, нежности или других свойств. Принято считать, что пе­речисленные процессы приводят к естественной убыли товаров.

Под нормами естественной убыли следует понимать пре­дельно допустимую величину безвозвратных потерь материалов, которые возникают при транспортировке и хранении товарно-материальных ценностей, вследствие естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.

К естественной убыли не следует относить технологичес­кие потери и потери от брака, при ремонте, а также потери товарно-материальных ценностей при их хранении и транспор­тировке, вызванные нарушением требований стандартов, тех­нических и технологических условий, правил технической экс­плуатации, повреждением тары, несовершенством средств за щиты товаров от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования.

Суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94, в пределах естественной убыли списываются по фактической себестоимости в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу), например в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и 44 «Расходы на продажу». Представители налоговых органов придерживаются такой позиции, что суммы НДС по недостающему товару подлежат восстановлению, если они ранее были предъявлены к вычету (на сновании п. 2 ст. 171 НК РФ). Подпункт 2 п. 7 ст. 254 НК РФ позволяет уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму недостачи материалов. Но только ели эта сумма соответствует нормам естественной убыли, утвержденным Правительством РФ.

Пример 2. Организация провела в ноябре инвентаризацию и выявила недостачу аммиачной селитры в размере 70 кг. Всего на складе, но учетным данным, должно находиться 1 000 кг этого вида ми­неральных удобрений по 85 руб. за кг (без учета НДС). Норма естественной убыли при хранении аммиачной селитры составляет 0,1% от ее массы, то есть недостача в пределах норм естественной убыли составит 1 кг (1 000 х 0,1%). Остальная недостача в 69 кг (70 - 1) является сверхнормативной.

В бухгалтерском учете организации необходимо сделать сле­дующие записи:

Корреспонденция счетов	Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит
		(85 руб. х 70 кг)	Выявлена недостача аммиачной селитры
		(5950 руб. х 18%)	Восстановлен НДС, ранее принятый к вычету из бюджета
		(85 руб. х 1 кг)	Списана на затраты недостача аммиачной селитры в пределах норм естественной убыли
		15,3 (85 руб. х 18%)	Списан на расходы НДС, ранее принятый к вычету из бюджета и относящийся к недостающим товарам в пределах норм естественной убыли

 

Принимая на работу физическое лицо, работодатель заклю­чает с ним трудовой договор, и отношения, которые возникают между работником и работодателем, регламентируются Трудо­вым кодексом (ТК) РФ.

Одна из сторон трудового договора обязана возместить другой стороне причиненный ущерб в порядке, определенном ТК РФ (ст. 232 ТК РФ) и иными федеральными законами. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действия или бездействия). Работник обязан возместить только прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение налично­го имущества работодателя или ухудшение состояния указанно­го имущества, а также необходимость для работодателя произве­сти затраты либо излишние выплаты на приобретение или вос­становление имущества.

Распоряжение руководителя о взыскании должно быть сде­лано не позднее одного месяца со дня окончательного установле­ния организацией размера причиненного ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласился доб­ровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, пре­вышает его средний месячный заработок, то организация должна обратиться в судебные органы.

За причиненный ущерб работник может нести материальную ответственность в размере, не превышающем его среднемесяч­ный заработок (ст. 241 ТК РФ). Этот вид материальной ответ­ственности (ограниченная материальная ответственность) применяется во всех случаях, если иное не предусмотрено ТК РФ или другими законами.

Пример 3.

В результате неосторожных действий работника было испор­чено оборудование, остаточная стоимость которого составляет 3 400 руб.

Среднемесячный заработок работника - 3150 руб.

В этом случае организация может взыскать с работника только 3 150 руб.

Материальная ответственность в полном размере причи­ненного ущерба возлагается на работника в следующих случа­ях (ст. 243 ТК РФ):

• когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными за­конами на работника возложена материальная ответствен­ность в полном размере за ущерб, причиненный работодате­лю при исполнении работником трудовых обязанностей;

• недостачи ценностей, вверенных ему на основании спе­циального письменного договора или полученных им по разовому документу;

• умышленного причинения ущерба;

• причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркоти­ческого или токсического опьянения;

• причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

• причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим го­сударственным органом;

• разглашения сведений, составляющих охраняемую зако­ном тайну, в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Введение коллективной материальной ответственности предусмотрено ст. 245 ТК РФ в тех случаях, когда работники выполняют совместно работы, связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинения ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.

При удержании из заработной платы работника сумм, причитающихся в возмещение материального ущерба, следует учитывать ограничения, налагаемые ТК РФ и другими федеральными ценами. Согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.

При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником, во всяком случае, должно быть сохранено 50% заработной платы.

Ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоро­вью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.

Размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.

С точки зрения налоговых органов, когда имущество списы­вается в результате порчи или недостачи, НДС, уплаченный по­ставщикам и предъявленный к возмещению, должен быть восста­новлен и уплачен в бюджет. Причем если речь идет о материаль­но-производственных запасах, то в полной сумме, если речь идет об основном средстве - то в доле, приходящейся на остаточную стоимость основного средства.

Пример 4.

В организации по результатам инвентаризации выявлена не­достача покупных материалов учетной стоимостью 14 700 руб.

По распоряжению руководителя организации рыночная сто­имость материалов взыскивается с материально ответственного лица, с которым заключён письменный договор о полной матери­альной ответственности.

Рыночная стоимость данных материалов - 19 500 руб. Сум­ма НДС по недостающим материалам в размере 2 646 руб. ранее принята к вычету.

В учете должны быть сделаны следующие проводки:

Корреспонденция счетов	Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит
			Отражена сумма недостачи по результатам инвентаризации
			Восстановлена ранее принятая к вычету сумма НДС по недостающим материалам
73-2		(14700+2646)	Отражено списание недостачи за счет виновного лица
73-2		(19500+17346)	Отражена разница между суммой, подлежащей взысканию, учетной на счете 94
	73-2	20% от суммы начисленной заработной платы	Отражается удержание из зарплаты виновного лица части суммы недостачи

 

25. Учет пересортицы товаров

 

Довольно часто в организациях, имеющих широкий ассорти­мент товаров, встречаются ситуации, когда в результате инвента­ризации выявляется так называемая пересортица товаров. Пере­сортица - это появление излишков одного сорта и недостача другого сорта товаров одного и того же наименования. Причинами возникновения пересортицы могут быть:

• отсутствие порядка приемки и хранения товаров на скла­де, а также порядка документооборота;

• недостаточный внутренний контроль движения товаров;

• халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям.

Согласно п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств может быть допущен вза­имный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы. Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении следующих условий:

• выявленные излишки и недостача образовались за один и тот же проверяемый период;

• излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;

• излишки и недостача выявлены у товаров одного и того же наименования и равного количества.

Проводить взаимный зачет недостач и излишков по товарам разных наименований, даже однородных недопустимо.

При выявлении пересортицы материально ответственные лица должны представить подробные объяснения инвентаризационной комиссии по этому факту.

Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результа­те пересортицы принимает руководитель предприятия.

Если при зачете пересортицы стоимость недостающих цен­ностей будет выше стоимости ценностей, оказавшихся в излиш­ке, то разница в стоимости относится за счет виновных лиц.

 

В бухгалтерском учете данная ситуация отражается следую­щими проводками:

Корреспонденция счетов	Содержание операции
Дебет	Кредит
		Отражена сумма превышения недостачи товаров над излишками
		Восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками
73-2		Отражена сумма подлежащая взысканию с виновного лица

Если виновники пересортицы не установлены, то разница по пересортице рассматривается как потери сверх норм естествен­ной убыли и списывается во внереализационные расходы: дебет 91, субсчет «Прочие расходы» кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недоста­чи, которая произошла не по вине материально ответственных лиц, в протоколе инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым раз­ница по пересортице не отнесена на виновных лиц.

Пример 5.

Торговое предприятие провело инвентаризацию остатков то­варов по состоянию на 1 марта, в ходе, которой было установлено:

• излишки пшеничной муки 1-го сорта - 50 кг по покуп­ной цене 8 руб. за кг;

• недостача пшеничной муки высшего сорта 50 кг по покупной цене 12 руб. за кг.

Вся мука оплачена поставщику, поэтому НДС по ней ранее был отнесен на возмещение бюджета. Виновных в пересортице нет, об этом имеется решение суда.

В учете должны быть сделаны следующие проводки:

Корреспонденция счетов	Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит
		(600 руб. – 400 руб.)	Отражено превышение недостачи над излишками
		(200 руб. х 10%)	Восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками
91-2		(200 руб. + 20 руб.)	Списана сумма превышения недостачи над излишками