Инвентаризация и ее значение

 

Для обеспечения действительности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентари­зацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и доку­ментально оформляются наличие, состояние и оценка имущества и обя­зательств.

Инвентаризация - способ определения фактического наличия иму­щества (активов) и обязательств (пассивов) путем сверки с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

Различают следующие виды инвентаризации: полную, частичную, пе­риодическую, выборочную и необходимую.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового от­чета, а также по требованию следственных, финансовых и налоговых ор­ганов, при ее проведении проверяется наличие всего имущества органи­зaции. Частичная проверка - в течение года и охватывает какой-либо один вид средств организации (денежные средства в кассе, материалы на скла­де и т. д.).

Периодическая инвентаризация проходит в конкретные сроки и в зави­симости от вида и характера имущества. Выборочная - на отдельных участ­ках производства или у каждого материально ответственного лица, при этом проверяются только некоторые (по выбору) материальные ценности.

Необходимая инвентаризация осуществляется при смене руководите­ля организации, материально ответственного лица, а также при выявле­нии фактов хищения, стихийных бедствий.

В соответствии с законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества государственной унитарной организации в аренду, его купле-продаже;

- при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;

- перед составлением бухгалтерской отчетности;

- при смене руководителя организации или материально ответствен­ного лица;

- при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

- в случае возникновения непреодолимых сил, т. е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

- по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на это органов.

Для проведения инвентаризации в органи­зациях создается специальный рабочий орган. Формируется он еже­годно и утверждается руководителем организации. В его состав вхо­дят:

- руководитель организации или его заместитель (председатель ра­бочего органа по проведению инвентаризации);

- главные специалисты по отраслям и производствам;

- руководители структурных подразделений;

- главный бухгалтер и специалисты, занимающиеся учетным процессом;

- представители внутреннего аудита, независимые аудиторские орга­низации.

Все члены рабочего органа по проведению инвентаризации распре­деляются по группам, за которыми распределяются объекты инвента­ризации. Перед инвентаризацией руководитель совместно с главным бухгалтером обязаны:

- за месяц до начала оповестить под расписку всех членов рабочих комиссий о том, что они в соответствии с приказом входят в состав комиссии и им поручается в указанный срок провести инвентариза­цию соответствующих объектов;

- проинструктировать о порядке ее проведения, оформления резуль­татов и обеспечить соответствующей документацией.

Материально ответственные лица к началу инвентаризации сдают в бухгалтерию отчеты о движении продуктов и материалов, денежных средств с приложением всех первич­ных документов. Председатель инвентаризационного органа визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим отчетам с указанием «до инвентаризации на (дату)». После этого работники бухгалтерской службы определяют остатки ценностей к началу инвента­ризации по учетным данным, а материально ответственные лица дают подписку о том, что все документы на поступившие и выбывшие матери­альные ценности сданы в бухгалтерию и неоприходованных или списан­ных в расход ценностей нет.

Описи заполняют вручную, с помощью пишущих машинок или их получают с ЭВМ. Используются шариковые ручки или чернила, писать следует четко и ясно, не допускаются незаполненные строки. Каждая страница описи нумеруется. В конце страницы цифрами и прописью вы­водится общий итог всех ценностей в натуральных показателях, запи­санных на страницах, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах и т. д.) эти ценности отражены. Под­чистки, помарки и ошибки при заполнении описей не допускаются. Ис­правления в инвентаризационные описи можно вносить только коррек­турным способом. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответ­ственным лицом, к ним прилагаются акты обмеров и соответствующие расчеты. При инвентаризации в случае смены материально ответствен­ных лиц в описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получе­нии, а сдавшее - в их сдаче.

По данным инвентаризационных описей по выявленным расхождени­ям (излишкам или недостачам) составляются сличительные ведомости. К ним прилагаются объяснения материально ответственных лиц. На ос­новании этих объяснений комиссией принимается решение о порядке регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерско­го учета.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического нали­чия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следую­щем порядке:

- излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату про ведения инвентаризации, а соответствующая денежная сумма отно­сится на увеличение доходов (источников финансирования);

- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Рес­публики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организа­ции списывается на увеличение расходов;

- недостача имущества, произошедшая сверх норм естественной убы­ли, покрывается за счет виновных лиц. Если таковые не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи имущества и его порчи в соответствии с решением руководителя организации относятся на увеличение расходов.

Нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматрива­ется как недостача сверх норм.

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженнос­ти, по которым срок исковой давности истек, списываются на увеличе­ние расходов, а суммы кредиторской задолженности относятся на уве­личение доходов.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее проведения.

 

 

ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

 

В бухгалтерском учете для регистрации хозяйственных операций ис­пользуется большое количество разнообразных учетных регистров (книги, карточки, сводные листы и т. д.), записи в них могут производиться в раз­личной последовательности и сочетании, а для учета и обработки могут применяются различные технические средства вычислительной техники.

Формой бухгалтерского учета называется совокупность учетных ре­гистров, методика и техника обработки учетных данных, последователь­ности и способа отражения учетных записей.

Основными отличительными чертами, определяющими форму бухгал­терского учета, являются строение и количество регистров, их назначение и содержание, взаимосвязь хронологических и систематических регист­ров синтетического и аналитического учета, последовательность и спосо­бы записи в них, а также использование средств автоматизации в учете.

Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации, закрепляя это в учетной политике.

В настоящее время в Республике Беларусь организации могут приме­нять одну из следующих форм учета: мемориально-ордерную, журналь­но-ордерную, упрощенную.

При использовании мемориально-ордерной формы учета на каждый первичный документ или на группу однородных документов, т. е. на каж­дую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, в ко­тором указывается корреспонденция счетов, его номер, краткое содер­жание операций, дебет и кредит счетов, сумма операции.

После составления они регистрируются в хронологическом порядке в журнале, где им присваивается постоянный порядковый номер. Докумен­ты, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепля­ются к нему и гасятся наложением штампа. Мемориальные ордера после их регистрации в регистрационном журнале используются для записи опера­ций на синтетических счетах в Главной книге. Она имеет развернутую двух­стороннюю форму. Для каждого синтетического счета в ней отводится от­дельный разворот двух страниц. Данные Главной книги используются для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Анали­тический учет ведется на карточках, записи в которые осуществляются на основании документов, прилагаемых к мемориальным ордерам.

Журнально-ордерная форма учета в организа­циях предполагает использование 17 журналов-ордеров, а также вспо­могательных ведомостей, разработочных таблиц. Информация о совер­шенной хозяйственной операции из первичных учетных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итоговых данных переносится в соответствующие журналы-ордера. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак. Поэтому в них делают только кредитовые записи того синтетического сче­та, операции по которому учитываются в данном журнале. Месячные ито­ги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового обо­рота счета и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета. Кредитовый оборот из журналов-ордеров переносят в Глав­ную книгу, а обороты по дебету записываются в Главную книгу из различных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также их сальдо (дебетовое и кредитовое) должны быть равны.

Упрощенная форма бухгалтерского учета применяется в организациях малого бизнеса. Все хозяйственные операции регистрируют в Книге учета хозяйственных операций