Составляющие системы внутреннего контроля организации

В соответствии со стандартами аудиторской деятельности под системой внутреннего контроля понимается совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для упо­рядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организованные внутри дан­ного экономического субъекта его силами надзор и проверку соблюдения требований законодательства, точности и полноты до­кументации бухгалтерского учета, своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности, предотвращения ошибок и искажений, исполнения приказов и распоряжений, обеспече­ния сохранности имущества организации.

Цель системы внутреннего контроля - своевременно пре­дотвратить нерациональные или неправильные действия, а так­же ошибки при обработке информации.

Система внутреннего контроля состоит из пяти связанных компонентов:

- контрольная среда;

- оценка рисков;

- информация и сети;

- мониторинг;

- существующие контрольные процедуры.

Система внутреннего контроля обеспечивает только разумную (не абсолютную) уверенность в достижении целей, учитывая следующие ограничения, свойственные системе внутреннего контроля:

- человеческий фактор, который может включать в себя си­стемные ошибки или ошибки при использовании автома­тизированных средств контроля;

- преднамеренный сговор лиц, осуществляющих контроль;

- неприятие средств контроля руководством;

- влияния фактора затраты-выгоды.

Под контрольной средой понимаются осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внут­реннего контроля.

Состояние контрольной среды зависит от позиции руководства и собственников организации по созданию и функционированию системы внутреннего контроля.

Контрольная среде включает в себя такие факторы, как:

- честность и этические качества людей, которые создают, руководят и контролируют систему внутреннего контроля:

- компетентность руководства, которая выражается в знаниях и умениях, необходимых для выполнения опреде­ленный работы;

- участие совета директоров или комитета по внутреннему аудиту, включая оценку их знаний, опыта, ранг и независимость от руководства, а также степень вовлеченности в процесс;

- философия и стиль управления руководства в отношении подхода к рисковым ситуациям, его действия в отноше­нии представления финансовой отчетности и обработки информации, а также желание достигать финансовых и операционных целей;

- организационная структура, в рамках которой экономи­ческий субъект планирует, осуществляет, контролирует и проверяет свою деятельность, включая установление ключевых сфер полномочий и ответственности, а также подотчетности;

- назначение полномочий, ответственности и учета;

- политика по подбору и работе с персоналом, ориентиро­вание, учеба, оценка, продвижение по службе, компенса­ции и социальные мероприятия.

Для достижения своих целей организации должны идентифицировать и анализировать риски, связанные с их деятельностью:

- оценка риска организацией для целей подготовки финансовой отчетности включает определение, анализ и управление рисками, уместными для подготовки достоверной к финансовой отчетности в соответствии с общепринятыми стандартами;

-соответствующие бухгалтерские риски включают в себя, например, возникновение внутренних и внешних собы­тий и обстоятельств, которые могут неблагоприятно повлиять на возможность организации инициировать, учи­тывать, обрабатывать и представлять в отчетности фи­нансовую информацию.

Компьютерные сети обеспечивают идентификацию, хране­ние и обмен информацией в современной и подходящей форме.

Информационная система охватывает систему бухгалтерско­го учета, а также другие методы и записи, которые:

- идентифицируют и отражают все действительные опера­ции;

- описывают операции в современной манере и с доста­точной детализацией для целей правильной классифи­кации;

- оценивают и учитывают реальную денежную стоимость операций;

- определяют и гарантируют надлежащий учет операций и событий за соответствующий период времени;

- представляют операции и соответствующие раскрытия в финансовой отчетности.

Компьютерные сети обеспечивают понимание каждой роли и обязанностей, имеющих отношение к системе внутреннего конт­роля при подготовке финансовой отчетности.

Мониторинг - это процесс, который оценивает организа­цию системы внутреннего контроля, структуру и.своевременную работу средств контроля, а также принятие решений по осуще­ствлению необходимых исправлений.

Руководство проводит мониторинг средств контроля, чтобы определить, что они работают, как и предполагалось, и достаточ­но ли они модифицированы соответствующим образом для отра­жения изменений в условиях.

Процесс мониторинга включает:

- средства текущего мониторинга, встроенные в нормаль­ные повторяющиеся операции, включая регулярное вовлечение руководства и контролеров;

- работу комитета по внутреннему аудиту, которая предпо­лагает как оценку системы внутреннего контроля, так и рекомендации по ее улучшению;

- оценку средств коммуникации внешними сторонами (по­купателями, регулирующими органами и независимыми внешними аудиторами).

Контрольные мероприятия - это политика и процедуры, которые помогают гарантировать, что распоряжения руководства выполняются, и необходимые шаги для предотвращения риско­вых ситуаций сделаны.

Контрольные мероприятия включают:

- своевременные и соответствующие проверки по выпол­нению:

- сравнения фактических данных с бюджетами, прогноза­ми и предыдущими периодами;

- сопоставления финансовой и нефинансовой информации;

- проверки и оценки функций и видов деятельности;

- обработку информации по общим и определенным сред­ствам контроля для гарантии того, что операции право­мерны, соответствующим образом санкционированы, в полной мере и аккуратно отражены.

Физические средства контроля по сохранности активов включают:

- физическое разделение и охрану активов, средств защи­ты, связанные и независимые хранители (то есть банки, депозитные ячейки, сейфы, независимые склады);

- авторизованный доступ к активам и записям (использова­ние электронных кодов доступа, нумерация документов);

- периодическую инвентаризацию и сравнение фактичес­ких активов с суммами, отраженными в бухгалтерском учете (т.е. физический подсчет и проверка активов, свер­ка и проверка пользователем отчетов, подготовленных компьютером);

- распределение обязанностей по санкционированию опе­раций, их учету и поддержание сохранности соответству­ющих активов для целей сокращения возможностей у оп­ределенного служащего, на определенной должности, со­вершать или скрывать ошибки или мошенничать при нор­мальном ходе дел.

Применение и необходимость компонентов системы внутреннего контроля зависят от размера экономического субъекта, от сложности методологии информационной обработки данных, ха­рактеристик руководства.

Порядок проверки смет

(бюджетов), центров затрат, ответственности и бюджетирования

 

Бюджет - это количественное выражение плана, инстру­мент координации и контроля над его выполнением.

Бюджет является инструментом управления на основе ана­лиза причин отклонения значений фактических показателей от плановых.

Бюджет (смета) может охватывать один год, пять лет, квар­тал, т.е. может быть как долговременным, так и разовым.

Бюджет организации (главный бюджет) представляет со­бой систему взаимосвязанных бюджетов и выражает в структу­рированной форме ожидания менеджеров относительно продаж, расходов и других хозяйственных операций в планируемом пе­риоде. Он включает два основных блока:

- систему операционных бюджетов (плановые сметы ос­новных бизнес-процессов);

- систему финансовых бюджетов,

Система операционных бюджетов включает: бюджет продаж, бюджет запасов готовой продукции, бюджет производства, бюджет прямых материальных затрат (бюджет закупок материалов и бюд­жет производственных запасов), бюджет прямых производствен­ных (операционных) затрат, бюджет общепроизводственных рас­ходов, бюджет себестоимости реализованной продукции, бюджет коммерческих расходов, бюджет управленческих расходов.

Операционные бюджеты консолидируются и образуют сис­тему финансовых бюджетов, включающую прогноз отчета о прибылях и убытках (бюджет доходов и расходов), бюджет дви­жения денежных средств (кассовую смету), прогнозный бухгал­терский баланс.

Помимо операционных и финансовых бюджетов могут исполь­зоваться вспомогательные бюджеты и специальные бюджеты.

Среди вспомогательных бюджетов наибольшее значение име­ют план капитальных затрат и кредитный план.

Специальные бюджеты показывают калькуляцию или распре­деление отдельных статей основных бюджетов, например нало­говый бюджет, бюджет распределения прибыли, бюджеты отдель­ных проектов и программ. Набор этих бюджетов определяется руководителем организации в зависимости от специфики хозяй­ственной деятельности.

Беспристрастные бюджеты помогают менеджерам вначале конкретизировать поставленные задачи, потом проанализиро­вать состояние дел в организации.

Бюджетирование применяется для повышения эффективнос­ти координации хозяйственной деятельности, управляемости экономических процессов в организации, лучшей адаптации ее к изменяющимся внешним и внутренним условиям, снижает риск нарушений.

Бюджетирование - это система краткосрочного планиро­вания, учета и контроля ресурсов и результатов деятельности коммерческой организации по центрам ответственности и /или сегментам бизнеса, позволяющая анализировать прогнозируемые и полученные экономические показатели в целях управления бизнес процессами.

Основные функции системы бюджетирования - это планирование деятельности организации, информирование, составление различных вариантов бюджетов, мониторинг и анализ исполнения бюджетов.

В то же время бюджетирование обеспечивает лучшую координацию хозяйственной деятельности, повышает управляемость и адаптивность предприятия к изменениям во внутренней и внешней среде, снижает возможность злоупотреблений и оши­бок в управлении, обеспечивает взаимосвязь различных аспектов финансово-хозяйственной деятельности, формирует единое видение планов и возникающих в процессе их осуществления проблем всеми ответственными работниками.

Важным этапом процесса бюджетирования является бюджет­ный контроль. В целях осуществления контроля над исполнени­ем бюджетов предлагается использовать двухуровневую систему этого контроля:

- нижний уровень - контроль над исполнением бюджетов структурных подразделений организации;

- верхний уровень - контроль над исполнением бюджетов всех структурных подразделений (включая контроль со­ставляющих их бюджетов по статьям затрат). Основными элементами системы контроля являются:

- объекты контроля - бюджеты структурных подразде­лений;

- предметы контроля - отдельные характеристики со­стояния бюджетов (соблюдение лимитов фонда оплаты труда, расходов сырья и материалов и т.д.);

- субъекты контроля - структурные подразделения орга­низации, осуществляющие контроль над соблюдением бюджетов;

- технология контроля бюджетов - осуществление про­цедур, необходимых для выявления отклонений факти­ческих состояний бюджетов от плановых. В рамках контроля информация аккумулируется и анализи­руется по центрам возникновения затрат и центрам ответствен­ности.

Центр возникновения затрат - это структурное обособ­ленное подразделение, например, участок, по которому органи­зуется планирование, учет затрат на производство в целях уп­равления и контролирования издержек.

Центр ответственности - это структурное обособленное подразделение предприятия, возглавляемое руководителем, ко­торый отвечает за результаты работы.

Центр ответственности - сегмент внутри предприятия, во главе которого стоит лицо, принимающее решения. По функ­циональному признаку центры ответственности классифициру­ются на: обслуживающие, материальные, производственные, уп­равленческие, сбытовые.

Проверка смет, центров затрат и ответственности позволит оценить синхронность поступления и расходования, выявить от­клонения, проанализировать причины этих отклонений, тенден­ции показателей во временном отрезке, а также оценить эффек­тивность оперативного и стратегического управления сметами и центрами.

В ходе ревизии, проверяющие должны документально и фак­тически убедиться в обоснованности операций с денежными средствами и ценными бумагами, кредитных и расчетных опера­ций, расчетов сметных назначений, проверить исполнение смет расходов, полноту и своевременность расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами. В бюджетных организациях особое значение имеет использование бюджетных средств по целевому назначению. Непременно проверяется правильность образова­ния и расходования государственных внебюджетных средств.

Проверка смет (бюджетов), центров затрат, ответственности и в целом процесса бюджетирования включает:

- анализ и оценку обоснованности принятых стратегий бюджетирования, используемых методов составления бюджетов или смет (форм плановых расчетов), методов расчета основных финансовых показателей бизнес-пла­на, методов оптимизации прибыли;

- анализ и оценку состава и видов бюджетов (бизнес-пла­нов) организации и ее структурных подразделений, их форм, структуры, отражаемых в них данные;

- анализ и оценку временных (год, квартал, месяц и т.д.) и пространственных (взаимосвязи подразделений) пара­метров бюджетов;

- анализ и оценку широты применения (по сферам деятель­ности, подразделениям, центрам ответственности и т.п.), структуры, уровня детализации и взаимосвязи различных бюджетов (смет);

- анализ и оценку процедур формирования (включая со­гласование показателей, утверждение и контроль) бюд­жетов и бизнес-планов, ответственности за их формиро­вание и исполнение;

-анализ и оценку процедур контроля за правильностью заполнения бюджетных форм, соответствия значений бюджетных показателей утвержденным плановым лими­там (нормам), выполнения бюджетного регламента (в ча­стности, на предмет оперативности контроля, анализа от­клонений и установления их причин);

- анализ потребности в ТМЦ, запасах готовой продукции, изменений уровня потребности и запасов в рамках бюд­жетного периода в бюджете производства и запасов;

- анализ влияния на процессы реализации рекламной деятель­ности, условий политики, конъюнктуры рынка и т. д.;

- анализ динамики цен и роста или снижения затрат, при­чины изменений (в бюджете продаж);

- анализ норм расходов по видам прямых затрат в течение периода бюджета, оценка доли материальных затрат в стоимости производимой продукции;

- анализ уровня рентабельности, объемов производства, изменений в уровне получаемой прибыли в зависимости от изменений факторов, анализа сбалансированности производства и реализации в бюджетном периоде;

- анализ планируемых издержек в связи с изменениями объемов производства;

- анализ планируемого уровня затрат на вспомогательные цехи и участки в бюджете вспомогательных цехов;

-оценку изменения ставок переменных расходов;

- анализ необходимого уровня затрат на продвижение това­ра на рынок, расходов по его транспортировке, упаковке, рекламе, маркетинг, расходы посредникам процесса реали­зации, заложенных в бюджете коммерческих издержек;

- анализ постоянных затрат, заложенных в бюджете управ­ленческих затрат, анализ их распределения по видам про­изводственной деятельности;

- анализ ожидаемой выручки, прибыли, рентабельности, изменений в соответствии с прошлыми периодами, резер­вов, фондов, оптимизации учетных процессов;

- анализ источников поступлений и целей расходования денежных средств в разрезах деятельности организации;

- анализ активов и пассивов организации;

- анализ и оценку принимаемых мер по отклонениям в бюджетах (в частности, на предмет рациональности, дей­ственности мер, оперативности представления информа­ции по отклонениям руководству организации, корректи­ровки бюджетов).