Ревизия хранения материалов на складе (центральном складе).

Работы по ревизии на данном направлении зависят от того, какого вида

проверка проводится.

Выборочная документальная проверка оформления учета материа­ла складе. Ревизор выборочно проверяет порядок оформления учета материалов на складе. Источниками информации являются журнал учета поступающих грузов, специальная книга кладовщика, в которой отражаются материалы, находящиеся на ответственном хранении, карточки складского учета. Приступая к проверке сохранности материалов, ревизор должен оценить порядок ведения журнала учета поступающих грузов. Если ведется специальная книга кладовщика на материалы, находящиеся на временном ответственном хранении, сле­дует изучить порядок работы с этой книгой.

Отдельно анализируется порядок работы с карточками склад­ского учета. Необходимо выяснить, имеются ли у кладовщика образ­цы подписей лиц, которые уполномочены распоряжаться материальными ценностями на складе, выводит ли кладовщик остаток в кар­точке после каждой записи о поступлении или расходовании материалов. Ревизор должен установить, есть ли в карточках ежене­дельные подписи работника материального отдела бухгалтерии о проверке карточки.

Проверка соблюдения порядка и сроков проведения инвентаризаций материалов инвентаризационной комиссией организации. Ревизор определяет наличие (отсутствие) ситуаций, при которых проведение инвентаризаций обязательно. При выявлении таких ситуаций, ревизор обязан проверить результаты инвентаризаций по каждому случаю заизучаемый период. При этом ревизор должен обращать внимание на то, проводятся инвентаризации постоянно действующей комиссией или комиссия назначается отдельно на каждый случай.

Проверяется правильность организации проведения инвентаризации, полнота, достоверность и точность данных в описи фактических остатков материалов, правильность указания в описи отличительных признаков материалов, а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учетные формы и регистры.

Инвентаризация материалов. До начала проверки фактического наличия имущества ревизору надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей. Он визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии организации основанием для определения остатков на складе началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к на­чалу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной ко­миссии и все ценности, поступившие под их ответственность, опри­ходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие доверенности па получение имущества.

Проверенные на складе партии сырья или материалов члены комиссии записывают в той последовательности, в какой идет инвентаризация. Записи делаются в черновиках. Ведутся как минимум два черновика. Один черновик заполняет материально ответственное лицо, Другой - кто-нибудь из членов инвентаризационной комиссии. По мере необходимости записи в двух черновиках сверяются. И толь­ко по окончании инвентаризации оформляется инвентаризационная опись. В инвентаризационной описи ценности расположены по на­именованиям и артикулам, значащимся в учете, что часто не соответ­ствует порядку их расположения на складе. Достоинство описанного метода ведения записи (сначала в черновиках, потом в инвентариза­ционных описях) состоит в том, что записи о материальных ценно­стях вносятся в черновики в такой последовательности, в которой они расположены на складе, и если кто-нибудь из участников инвен­таризации не внес в свой экземпляр черновика какую-то партию сырья, то при повторной проверке ее можно быстро обнаружить по месту нахождения. В некоторых случаях запись проверенных в натуре мате­риальных ценностей целесообразно вести трем лицам: материально ответственному лицу, председателю ревизионной комиссии и контолеру-ревизору.

Инвентаризационные описи заполняются не менее чем в двух экземплярах четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях но номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в нату­ральных измерителях, записанных на данной странице. В описях не­обходимо указывать полное наименование товаров, тары, их номенк­латурные и прейскурантные номера, артикулы, сорта и другие отли­чительные признаки, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единицы измерения, массу-брутто, массу-нетто или количество, Цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные. Запре­щается записывать в опись массу товаров по трафарету, обозначенному на таре, без ее вскрытия и осмотра содержимого. Исключение до­пускается в тех случаях, когда распаковка может повлечь за собой снижение качества товара или когда товар хранится в неповрежден­ной таре поставщика. Однако в обоих случаях необходима выбороч­ная проверка.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки - они прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, произ­водивших эту проверку.

Нельзя записывать в опись остатки ТМЦ по данным бухгалтер­ского учета, а также со слов кладовщика и других лиц. Каждую страни­цу и опись в целом при условии обязательного подсчета натуральных единиц подписывают все участники ревизии, в том числе материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что им предъявлены для проверки все ценно­сти, ревизия проведена правильно и претензий к ревизионной ко­миссии (ревизору) нет.

На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгал­терия под наблюдением председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительные ведомости. Если ТМЦ учитываются в нату­ральном и стоимостном выражении, то суммы их излишков и недо­стач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с оцен­кой в бухгалтерском учете. Если в учете не указана цена, но есть сведе­ния о количестве и общей стоимости ТМЦ, ее определяют делением общей стоимости ТМЦ на их количество и сверяются с прейскурант­ной ценой. Там, где ведут учет только по стоимости, например в мага­зинах, итоги инвентаризации оформляют актом инвентаризации.

Бывают случаи, когда по книжным данным остатки материаль­ных ценностей значатся либо в количественном, либо в денежном выражении или полученная цена не соответствует прейскуранту или цене, указанной в документах поставщика. Эти данные переносят в сли­чительные ведомости и выводят расхождения: излишки или недоста­чи. Такое положение часто приводит к сокрытию недостач, растрат и хищений. Для устранения этого недостатка перед составлением сли­чительной ведомости необходимо проверить, соответствует ли учет­ная цена материалов их цене по прейскуранту или документам постав­щика. Если имеются отклонения, нужно выявить причину и устано­вить соответствие этих цен. Обычно остатки ТМЦ по книжным данным либо в количественном, либо в денежном выражении получа­ются в результате неправильной таксировки приходных и расходных документов.

Сличительная ведомость и акт инвентаризации должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии.За книж­ные остатки по бухгалтерии расписывается бухгалтер.

В результате инвентаризации может быть выявлена пересорти­ца. В этом случае взаимный зачет излишков и недостач от пересорти­цы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица и в отношении ТМЦ одного и того же наименования. Матери­ально ответственные лица по результатам инвентаризации, в том числе по пересортице, дают подробные объяснения.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образо­вавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения относительно причин, по которым такая разница не от­несена на виновных лиц.

По всем другим выявленным расхождениям материально ответ­ственные лица представляют письменные объяснения. Излагаемые в этих объяснениях факты должны быть тщательно проверены; их нуж­но принимать во внимание при определении окончательных итогов, если эти итоги подтверждаются проверками, либо отклонять.

Материальные ценности, переданные для переработки сторон­ним организациям, инвентаризуют путем взаимной сверки остатков этих материальных ценностей, значащихся в бухгалтерском учете проверяемой организации и организаций-подрядчиков. Для этого ревизор служебной запиской сообщает организации-подрядчику об имеющихся у него показателях с просьбой подтвердить их. Иногда целесообразно затребовать от организации-подрядчика сведения о ко­личестве ТМЦ, находящихся в переработке, для сопоставления с дан­ными учета ревизуемой организации.

Инвентаризационные ведомости составляются отдельно на ма­териалы в пути, материальные ценности, принятые на хранение или в переработку, и на материалы, переданные для переработки сторон­ним организациям.

Иногда при инвентаризации обнаруживаются ТМЦ, не пригод­ные к использованию. Они фиксируются в отдельных инвентариза­ционных описях. Инвентаризационная комиссия устанавливает при­чины порчи ТМЦ и виновных в этом лиц. Если принято решение списать ТМЦ, их приходуют по цене возможного использования, а раз­ность между учетной стоимостью и стоимостью по цене возможной реализации относят на виновных в порче должностных лиц либо на финансовые результаты.

При зачете недостач и излишков в результате пересортицы могут возникнуть суммовые разницы. Недостачи относятся в начет ма­териально ответственным лицам, излишки приходуются с выявлением причин и виновников возникновения. На практике встречаются суммовые разницы, которые образуются в результате неправильного при­менения цен по вине бухгалтерии или вследствие округления.

Особенно внимательно следует проверить законность и размер применяемых норм естественной убыли на отдельные материалы, правильность исчисления суммы естественной убыли и ее списания (не списывались ли материалы под видом естественной убыли до уста­новления недостачи данного вида ТМЦ).

Все документы инвентаризации: приказ о проведении инвента­ризации, расписки, черновые описи, инвентаризационные описи, письменные объяснения и заявления материально ответственных лиц, а также сличительные ведомости - должны быть скреплены вместе и представлены в инвентаризационную комиссию для рассмотрения и принятия решения по результатам инвентаризации, которые долж­ны быть отражены в бухгалтерском учете того месяца, когда проводи­лась инвентаризация, в срок до 10 дней после окончания инвентари­зации.

Оформление результатов инвентаризации материалов.

Инвентаризационная опись (форма № ИНВ-3) по завершении инвентаризации должна содержать все необходимые реквизиты, не иметь несанкционированных (не оформленных соответствующим образом) исправле­ний. Санкционированные исправления вносит инвентаризационная комиссия во все экземпляры описи.

При выявлении ревизором материалов, не поставленных на учет, а также материалов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, в опись должны быть включены правильные сведения и технические показатели по этим материалам.

Работа ревизора оформляется протоколом. В протоколе отража­ются: результаты инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материалов. В протоколе на основании составленных сличительных ведомостей (форма № ИНВ-18) ревизор дает свои выводы но результатам инвентаризации и предло­жения по устранению выявленных недостач, списанию недостач в пре­делах норм естественной убыли, оприходованию излишков и т.д.

Очень важно правильное оформление (составление) сличитель­ных ведомостей. Такая работа ведется в двух направлениях: выверя­ются учетные данные и подсчеты, проведенные в инвентаризацион­ных описях. Учетные данные выводятся на день инвентаризации на основе данных на 1-е число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации (удобнее всего это делать прямо на самой сличи­тельной ведомости). Данные, отраженные в описи, подтверждают лица, проверявшие фактические данные.

Инвентаризационные описи составляются по подразделениям организации. Отдельно дается таблица соответствия: подразделение, материально ответственное лицо, общая стоимость вверенных материалов, в которой указывается наличие (отсутствие) договора о материальной ответственности.

Выявленные инвентаризацией неучтенные материалы должны быть оценены с учетом рыночных цен.

Обнаруженные недостачи материалов подлежат списанию в уста­новленном порядке. Каждый случай списания недостающих материа­лов ревизор тщательно проверяет. При этом нередко вскрываются нарушения действующего порядка отнесения на виновных лиц стои­мости недостающих материалов, порядка погашения этой задолжен­ности и отражения в учете всех операций по списанию.