Поняття документу та його призначення

У попередніх темах зазначалося, що об'єктами судово-бухгалтерської експертизи є документи кримінальної або цивільної справи, яка надана експерту-бухгалтеру для дослідження та відповіді на поставлені судом чи слідчим питання.

Особливий зв'язок судово-бухгалтерської експертизи з документальними даними обумовлений самою сутністю судово-бухгалтерської експертизи (див. тему І-2) та межами компетенції експерта-бухгалтера. Лише ті документи, які містяться в наданій експерту-бухгалтеру справі, є засобами встановлення фактичних обставин справи, за якою призначено судово-бухгалтерську експертизу. У зв'язку з цим, основою ефективності експертного дослідження є чітке розуміння експертом сутності, ролі та змісту документів.

У загальному значенні, документ (від лат. dokumentum - доказ) - це письмовий доказ, який засвідчує наявність обставини або здійснення певного факту, з яким пов'язані відповідні юридичні наслідки.

Розділ 3. Методика проведення судово-бухгалтерської експертизи

Розглядаючи сутність поняття "документ", необхідно зосередити увагу на його суттєвих ознаках: формі, змісті та вольовому характері. За формою документ є письмовим актом, в якому відображаються певні юридичні факти, а за змістом - є відображенням результату певної вольової дії особи, яка склала даний документ.

У різних галузях науки в поняття "документ" вкладають різне значення. Так, наприклад, у діловодстві документ - це засіб фіксації у типовій формі даних про факти, події, явища об'єктивної істини та розумової діяльності людини; в інформатиці - вид інформації; у правознавстві - форма засвідчення юридичних фактів; у процесуальному праві - вид джерела доказу тощо.

Поняття документу в бухгалтерському обліку дещо відрізняється від наведеного вище загального визначення документу і є більш конкретизованим з урахуванням особливостей бухгалтерського обліку. Це пов'язано з тим, що в господарській діяльності до фактів, які мають певні юридичні наслідки, належать факти господарського життя- дійсні, реальні події життя юридичної особи. Фактами господарського життя можуть бути, наприклад, укладання договору про закупівлю сировини, використання придбаної сировини у процесі виробництва, реалізації готової продукції, отримання оплати від покупця за відвантажену йому продукцію, товари, виконані роботи, надані послуги, подання документів до установи банку з метою отримання кредиту, виплата заробітної плати працівникам, укладання трудового договору тощо. Для відображення кожного із наведених фактів в обліку необхідним є його документальне підтвердження. Таким чином, документ в бухгалтерському обліку - це закодоване певним чином і зафіксоване на спеціальному носії інформаційне повідомлення (свідоцтво), яке засвідчує здійснення факту господарського життя та містить його характеристику.

Основним призначенням документу в бухгалтерському обліку є обгрунтування господарського факту, що відбувся і пов'язаний з діяльністю підприємства, для привернення до нього уваги керівника підприємства або ж відповідального виконавця. Адже лише задокументовний і належним чином оцінений факт господарського життя знаходить відображення в бухгалтерському обліку. В підсумку формується інформація в цілому про господарську діяльність. Надаючи для обліку первинні дані, що в подальшому перетворюються в обліковий матеріал, документи відіграють важливу роль в управлінні підприємством, оскільки є носіями інформації, необхідної для

216

Тема 7. Дослідження первинних документів ек спертом-бухгалтером

прийняття управлінських рішень. Чітке та своєчасне документування господарських операцій ускладнює розкрадання майна, нецільове витрачання господарських засобів у всіх сферах господарської діяльності.

Документи також забезпечують можливість здійснення внутрішньогосподарського контролю - попереднього, поточного та наступного, - завданням якого є:

> визначення доцільності витрачання того чи іншого виду ресурсів;

> оцінка роботи матеріально відповідальних осіб, управлінського персоналу та інших працівників підприємства;

> оперативний та ретроспективний аналіз результатів господарювання;

> попередня перевірка будь-яких дій з метою запобігання небажаних наслідків, а також перевірка інформації про результати діяльності.

Попередній контроль реалізується вже на етапі планування і підготовки розпоряджень керівництва, які формуються на підставі отриманої з документів інформації. Цей вид контролю полягає у тому, що під час оформлення документів для здійснення господарських операцій визначається доцільність останніх. Параметри такого контролю визначаються на підставі реквізитів документів і включають:

> час і місце здійснення господарської операції;

> об'єкт і зміст господарської операції;

> відповідальних осіб (а за допомогою договорів - навіть коло їх обов'язків) і ступінь виконання покладених на них функцій.

Відповідність здійснених господарських операцій зазначеним параметрам контролюється особами, уповноваженими оформлювати, підписувати та надавати дозвіл на проведення операцій.

Поточний контроль реалізується безпосередньо в процесі виконання розпоряджень керівництва, планів або безпосередньо після закінчення окремих операцій цього процесу. За допомогою складання оперативних звітів, поточного аналізу первинних документів створюється можливість одразу виправити помилки, внести зміни до затверджених планів з метою наближення їх до реальних можливостей.

Наступний контроль господарської діяльності підприємства забезпечується тим, що документи є підтвердженням здійснених господарських операцій. Після їх завершення за допомогою документів перевіряється відповідність цих господарських операцій заданим у документі параметрам.