Группировка работ и Создание структуры графика работ

Для сложных проектов, состоящих из большого количества видов работ MicrosoftProject позволяет создать иерархическую структуру, объединив связанные междусобой работы в группы. Это сделает проект более наглядным и позволит разделить его на отдельные этапы, благодаря чему управлять им будет гораздо легче.

В этой лабораторной работе мы разделим наш проект на этапы, объединив отдельные виды работ в группы.

В создаваемом нами проекте можно выделить три этапа: планирование, подготовка материалов и подготовка к печати. Введем названия этих этапов в поле Название задачи таблицы.

Первый этап - Планирование - объединяет два вида работ: Разработка технического задания и Проектирование системы. Поэтому поместить название этапа нужно перед первой из них:

• Щелкнем мышью на ячейке с названием работы Разработка технического задания, чтобы выделить ее.

• Выбираем команду меню Вставка/Новая задача. Перед строкой с названием работы Разработка содержания будет вставлена пустая вторая строка.

• В ячейке поля Название задачи вставленной строки введем с клавиатуры название этапа - Планирование - и нажмем клавишу [Enter]. MicrosoftProject отобразит введенное название как критическую работу, красным цветом, с длительностью 1 день.

Второй этап - Распределение - включает три вида работ: Разбиение на подзадачи и Распределение задач.

Последний этап - Реализация - объединяет пять видов работ: Написание, Внедрение.

Теперь нужно указать MicrosoftProject, какие работы к какому этапу следует отнести. Для этого сначала выделим работы первого этапа:

• Щелчком мыши выделим ячейку с названием работы Разбиение на подзадачи;

• Нажмем и удерживаем нажатой клавишу [Shift];

• Не отпуская клавишу [Shift], щелкнем мышью на ячейке с названием работы Распределение задач;

• Отпустим клавишу [Shift]. Два вида работ будут выделены;

• Не отменяя выделения ячеек, установим указатель мыши на первом символе названия работы Разбиение на подзадачи так, чтобы указатель принял форму тонкой горизонтальной линии со стрелками на концах. Нажмем и удерживаем левую кнопку мыши;

• Не отпуская левую кнопку мыши, переместим мышь вправо. При этом появившаяся вертикальная линия укажет положение отступа;

Отпустим левую кнопку мыши. Названия выделенных видов работ сместятся вправо - будет образована группа работ первого этапа. Общая длительность этапа -5 дней - отобразится в поле Длительность, которую MicrosoftProject определяет на основании длительности отдельных видов работ, включенных в этот этап.

Выделенные в таблице названия работ будут сгруппированы. При этом их названия сместятся вправо, а название этапа - Планирование отобразится полужирным начертанием и черным цветом. Слева от названия этапа появится значков, который означает, что в данный момент все виды работ этого этапа отображаются на экране. В поле Duration (Длительность) появится информация о продолжительности данного этапа - 5 days (5 дней), которую MicrosoftProject определяет на основании длительности отдельных видов работ, включенных в этот этап.

На диаграмме появится новый элемент в виде черной полосы с треугольными зубьями на концах, который обозначает этап проекта.

Аналогично включим следующие работы во второй и третий этапы.

Созданная структура будет иметь примерно такой вид, как на рис. 6:

 

 

Рис. 6. Созданная структура работ

 

В структуре можно скрыть или показать виды работ, входящих в тот или иной этап. Для этого нужно щелкнуть мышью на значке слева от названия этапа. Названия работ, включенных в этот этап, будут скрыты. Исчезнут также их полоски на диаграмме. Слева от названия этапа появится значок -, который означает, что работы этого этапа скрыты.

Работы этапа можно скрыть и другим способом. Нужно щелчком мыши выделить ячейку с названием этапа и нажать кнопку -на панели инструментов

 

 

Рис. 7. Диаграмма со скрытыми работами 2 этапа

 

Форматирование. Работы этого этапа будут скрыты. Чтобы показать все скрытые работы, нужно нажать кнопку + на панели инструментов Форматирование.

Таким образом, сгруппировав работы, мы разделили проект на несколько этапов, благодаря чему он стал более наглядным и легким в управлении.

 

 

Варианты индивидуальных заданий.

Вариант 00 (Пример из лабораторной работы)

Оформите график работ следующим образом:

 

Стиль текста

Название задачи	Шрифт	Начертание	Размер	Цвет
Контрольные точки	Arial	жирный		Бирюзовый
Критический путь	Arial	обычный		Красный

 

Стиль отрезка

Изменяемый элемент	Форма	Узор	Тип	Цвет
Критический путь	Середина отрезка №2(в списке)	Середина отрезка №4(в списке)	нет	Красный
Некритические задачи	Середина отрезка №2(в списке)	Середина отрезка №4(в списке)	нет	Синий
Веха	Начало отрезка №4(в списке)	нет	Начало отрезка Заливка	Темно-серый

 

Таблица ресурсов:

 

 

Группировка работ и структура графика работ:

Варианты индивидуальных заданий.

Вариант 01

Оформите график работ следующим образом:

 

Стиль текста

Название задачи	Шрифт	Начертание	Размер	Цвет
Контрольные точки	Arial	полужирный		Малиновый
Критический путь	Arial	обычный		Розовый

 

Стиль отрезка

Изменяемый элемент	Форма	Узор	Тип	Цвет
Критический путь	Середина отрезка №3(в списке)	Середина отрезка №3(в списке)	нет	Сиреневый
Некритические задачи	Середина отрезка №3(в списке)	Середина отрезка №3(в списке)	нет	Синий
Веха	Начало отрезка №4(в списке)	нет	Начало отрезка Контур	Темно-бордовый

 

Таблица ресурсов:

(Базовый календарь подставляйте в соответствии с вашим вариантом в лабораторной работе №1)

 

 

Группировка работ:

 

Вариант 02

Оформите график работ следующим образом:

 

Стиль текста

Название задачи	Шрифт	Начертание	Размер	Цвет
Контрольные точки	Arial	жирный		Зеленый
Критический путь	Arial	обычный		Травяной

Стиль отрезка

Изменяемый элемент	Форма	Узор	Тип	Цвет
Критический путь	Середина отрезка №4(в списке)	Середина отрезка №5(в списке)	нет	Коричнево-зеленый
Некритические задачи	Середина отрезка №4(в списке)	Середина отрезка №5(в списке)	нет	Черный
Веха	Начало отрезка №2(в списке)	нет	Начало отрезка Заливка	Зеленый

 

 

Таблица ресурсов:

(Базовый календарь подставляйте в соответствии с вашим вариантом в лабораторной работе №1)

 

 

 

Группировка работ:

 

Вариант 03

Оформите график работ следующим образом:

 

Стиль текста

Название задачи	Шрифт	Начертание	Размер	Цвет
Контрольные точки	Arial	полужирный		Оливковый
Критический путь	Arial	полууплотненныйполуж		желтый

Стиль отрезка

Изменяемый элемент	Форма	Узор	Тип	Цвет
Критический путь	Середина отрезка №5(в списке)	Середина отрезка №6(в списке)	нет	Сине-зеленый
Некритические задачи	Середина отрезка №5(в списке)	Середина отрезка №6(в списке)	нет	Темно-серый
Веха	Начало отрезка №3(в списке)	нет	Начало отрезка Контур	Светло-серый

 

 

Таблица ресурсов:

(Базовый календарь подставляйте в соответствии с вашим вариантом в лабораторной работе №1)

 

 

 

Группировка работ:

 

Вариант 04

Оформите график работ следующим образом:

 

Стиль текста

Название задачи	Шрифт	Начертание	Размер	Цвет
Контрольные точки	Arial	жирный		Темно-синий
Критический путь	Arial	курсив		Синий

Стиль отрезка

Изменяемый элемент	Форма	Узор	Тип	Цвет
Критический путь	Середина отрезка №6(в списке)	Середина отрезка №7(в списке)	нет	Темно-синий
Некритические задачи	Середина отрезка №6(в списке)	Середина отрезка №7(в списке)	нет	Синий
Веха	Начало отрезка №4(в списке)	нет	Начало отрезка Пунктир	Сине-зеленый

 

Таблица ресурсов:

(Базовый календарь подставляйте в соответствии с вашим вариантом в лабораторной работе №1)

 

 

Группировка работ:

 

Вариант 05

Оформите график работ следующим образом:

 

Стиль текста

Название задачи	Шрифт	Начертание	Размер	Цвет
Контрольные точки	Arial	жирный		Сиреневый
Критический путь	Arial	полужирный курсив		Розовый

 

Стиль отрезка

Изменяемый элемент	Форма	Узор	Тип	Цвет
Критический путь	Середина отрезка №3(в списке)	Середина отрезка №8(в списке)	нет	Лиловый
Некритические задачи	Середина отрезка №4(в списке)	Середина отрезка №8(в списке)	нет	Черный
Веха	Начало отрезка №5(в списке)	нет	Начало отрезка Контур	Красный

 

 

Таблица ресурсов:

(Базовый календарь подставляйте в соответствии с вашим вариантом в лабораторной работе №1)

 

 

Группировка работ:

Вариант 06

Оформите график работ следующим образом:

 

Стиль текста

Название задачи	Шрифт	Начертание	Размер	Цвет
Контрольные точки	Arial	полужирный		Серый
Критический путь	Arial	полужирный		Красный

 

Стиль отрезка

Изменяемый элемент	Форма	Узор	Тип	Цвет
Критический путь	Середина отрезка №5(в списке)	Середина отрезка №9(в списке)	нет	Красный
Некритические задачи	Середина отрезка №3(в списке)	Середина отрезка №9(в списке)	нет	Темно-бирюзовый
Веха	Начало отрезка №5(в списке)	нет	Начало отрезка Заливка	Синий

 

Таблица ресурсов:

(Базовый календарь подставляйте в соответствии с вашим вариантом в лабораторной работе №1)

 

 

 

Группировка работ и структура графика работ:

Вариант 07

Оформите график работ следующим образом:

 

Стиль текста

Название задачи	Шрифт	Начертание	Размер	Цвет
Контрольные точки	Arial	полужирный		Серебристый
Критический путь	Arial	обычный		Малиновый

 

Стиль отрезка

Изменяемый элемент	Форма	Узор	Тип	Цвет
Критический путь	Середина отрезка №4(в списке)	Середина отрезка №3(в списке)	нет	Темно-синий
Некритические задачи	Середина отрезка №3(в списке)	Середина отрезка №4(в списке)	нет	Черный
Веха	Начало отрезка №2(в списке)	нет	Начало отрезка Заливка	Темно-серый

 

Таблица ресурсов:

(Базовый календарь подставляйте в соответствии с вашим вариантом в лабораторной работе №1)

 

 

 

Группировка работ:

 

Вариант 08

Оформите график работ следующим образом:

 

Стиль текста

Название задачи	Шрифт	Начертание	Размер	Цвет
Контрольные точки	Arial	жирный		Малиновый
Критический путь	Arial	полууплотненный полужирный курсив		Голубой

 

Стиль отрезка

Изменяемый элемент	Форма	Узор	Тип	Цвет
Критический путь	Середина отрезка №3(в списке)	Середина отрезка №5(в списке)	нет	Темно-бордовый
Некритические задачи	Середина отрезка №5(в списке)	Середина отрезка №5(в списке)	нет	Темно-синий
Веха	Начало отрезка №3(в списке)	нет	Начало отрезка Заливка	Темно-серый

 

 

Таблица ресурсов:

(Базовый календарь подставляйте в соответствии с вашим вариантом а лабораторной работе №1)

 

 

Группировка работ:

 

Вариант 09

Оформите график работ следующим образом:

 

Стиль текста

Название задачи	Шрифт	Начертание	Размер	Цвет
Контрольные точки	Arial	полужирный		Сиреневый
Критический путь	Arial	обычный		Розовый

 

Стиль отрезка

Изменяемый элемент	Форма	Узор	Тип	Цвет
Критический путь	Середина отрезка №2(в списке)	Середина отрезка №4(в списке)	нет	Сиреневый
Некритические задачи	Середина отрезка №4(в списке)	Середина отрезка №6(в списке)	нет	Синий
Веха	Начало отрезка №4(в списке)	нет	Начало отрезка Заливка	Темно-бордовый

 

Таблица ресурсов:

(Базовый календарь подставляйте в соответствии с вашим вариантом в лабораторной работе №1)

 

 

Группировка работ:

Лабораторная работа №4

ТЕМА: НАЗНАЧЕНИЕ РЕСУРСОВ

В предыдущей лабораторной работе мы составили таблицу ресурсов, и теперь назначение ресурсов отдельным видам работ не представляет особой сложности. Выбираем Вид/Диаграмма Гантта и на экране появятся две панели диаграммы Гантта. В поле Название задачи таблицы щелчком мыши выбираем первый вид работы - Разработка технического задания. Нажимаем кнопку на панели инструментов Стандартная. На экране появится диалог Назначение ресурсов (рис. 1):

Большую часть окна диалога занимает таблица, в поле Название ресурсакоторой перечислены ресурсы из таблицы ресурсов. Выделенная нами работа Разработка технического заданиябудет выполняться менеджером и писателем. Назначим ей соответствующие ресурсы. Первый из них - Аналитик- в таблице диалога Назначение ресурсовуже выделен. Нажимаем и удерживаем клавишу [Ctrl],не отпуская клавишу [Ctrl],щелкнем мышью на названии ресурса Менеджер,отпустим клавишу [Ctrl],оба ресурса будут выделены. Нажмем кнопку Назначить.В поле Единицытаблицы диалога появится количество единиц ресурса -100%,назначенных данной работе, а слева от названия ресурса появится отметка в виде галочки, которая указывает на то, что данный ресурс назначен указанному виду работ.

Рис. 1. Диалог Назначение ресурсов

На диаграмме Гантта справа от горизонтальной полоски-работы Проектирование системы появятся названия ресурсов, назначенных этому виду работ.

Если назначаемый ресурс будет использоваться частично - неполный рабочий день, то в поле Единицы следует указать число, меньшее 100%. Если же какой-либо вид работ будет выполняться несколькими работниками, например, тремя писателями, то количество единиц одноименных ресурсов для него будет больше 100%. Для нашего примера - 300%.

Назначим соответствующие ресурсы аналогично, с учетом того, что:

• Разработка технического задания - Аналитик, Менеджер;
• Проектирование системы - Аналитик, Разработчик, Руководитель проекта;
• Разбиение на подзадачи - Руководитель проекта;
• Распределение задач - Руководитель проекта;
• Написание - Разработчик;
• Внедрение - Внедренец;

Когда всем видам работ ресурсы будут назначены, нажатием кнопки Закрыть закрываем диалог Назначение ресурсов.

MicrosoftProject определяет дату окончания проекта, используя даты окончания каждого вида работ, которые зависят от их длительности. Длительность каждой работы определяется по формуле:

Длительность = Объем работы / Количество единиц ресурсов.

Когда мы для некоторой работы добавляем или удаляем людские ресурсы, MicrosoftProject увеличивает или сокращает длительность этого вида работ в соответствии с увеличением или уменьшением количества единиц ресурсов. Общий же объем работ при этом не изменяется. Такое планирование называется принудительным и используется MicrosoftProject по умолчанию при назначении ресурсов.

Щелчком мыши выделим в таблице работу Распределение задач.Нажмем кнопку на панели инструментов Стандартная.На экране появится диалог Сведения о задаче.Щелкнем мышью на ярлычке Дополнительно.На экране появятся элементы управления этой вкладки (рис.2) В поле открывающегося списка Тип задачиуказан тип задачи Фиксированный объем ресурсов,установленный по умолчанию. В этом случае при назначении работе дополнительных единиц ресурсов длительность данного вида работ пропорционально сократится.

Рис. 2. Вкладка Дополнительно диалога Сведения о задаче

 

Проверим это: Щелкнем мышью на ярлычке Ресурсы, чтобы перейти на эту вкладку (рис.3).

Рис.3 Вкладка Ресурсы диалога Сведения о задаче

В поле Название ресурсатаблицы в нижней части диалога указано название ресурса – Руководитель проекта,назначенного выделенной работе Распределение задач,а в поле Единицы- количество единиц этого ресурса -100%; · Щелкнем мышью на ячейке первой строки поля Единицы,чтобы выделить ее; · С помощью счетчика увеличим количество единиц ресурса до 200%и нажмем клавишу [Enter]; · Нажмем кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Сведения о задаче.Длительность работы Распределение задачв поле Длительностьи на диаграмме сократится до 7,5 дней.

Если же работе назначить другой возможный тип - Фиксированная длительность, то при добавлении ресурсов общая продолжительность работы не изменится, а уменьшится объем работ, выполняемый каждой единицей (каждым работником).

Убедимся в этом.

· Нажмем кнопку Сведения о задаче. На экране появится диалог Сведения о задаче с открытой вкладкой Ресурсы.

· Увеличим количество единиц ресурса Руководитель проекта до 300%.

· Щелкнем мышью на ярлычке вкладки Дополнительно. В диалоге отобразятся элементы управления этой вкладки.

· В открывающемся списке Тип работы выбираем Фиксированная длительность.

· Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог.

Как видим, продолжительность работы Распределение задач при назначении ей типа Фиксированная длительность не изменилась и осталась равной 15 дням.

При назначении работе третьего возможного типа - Фиксированные трудозатраты и увеличении количества единиц ресурсов, продолжительность работы будет сокращена. Проверим это:

· Нажмем кнопку Сведения о задаче. На экране появится диалог Сведения о задаче с открытой вкладкой Дополнительно;

· В открывающемся списке Тип работы выбираем Фиксированные трудозатраты;

· Щелкнем мышью на ярлычке вкладки Ресурсы, чтобы перейти на нужную
вкладку.

· Увеличим количество единиц ресурса Руководитель проекта до 400%.

· Закроем диалог, нажав кнопку ОК.

Теперь продолжительность работы Распределение задач уменьшилась до 11,25дней.

Восстановим сделанные в графике работ изменения, назначив работе Распределение задач в диалоге Сведения о задачи тип Фиксированная длительность и количество единиц ресурсов 100%. После этого в поле таблицы Длительность диаграммы Гантта введем 15 дней.

Мы завершили еще один важный этап создания проекта, назначив ресурсы каждому виду работ и проверив на практике, как изменяется длительность работ при назначении дополнительных ресурсов в зависимости от типа работ.

 

Варианты индивидуальных заданий

Вариант 01

1) Назначьте соответствующие ресурсы

· Разработка технического задания – Аналитик(200%), Менеджер(200%), Писатель(200%);

· Проектирование системы – Аналитик(200%), Разработчик(200%), Руководитель проекта(100%);

· Разбиение на подзадачи - Руководитель проекта(100%);

· Распределение задач - Руководитель проекта(100%);

· Написание – Разработчик(400%);

· Внедрение –Внедренец(200%);

2) Назначьте для задач соответствующие типы работы, так чтобы продолжительность работы была сокращена примерно на 3 дня.

3) Сделайте скриншот диаграммы Ганта.

4) Восстановите начальные данные и продолжительность работ.

Вариант 02

1) Назначьте соответствующие ресурсы

· Разработка технического задания – Аналитик(200%), Менеджер(200%), Писатель(250%);

· Проектирование системы – Аналитик(150%), Разработчик(200%), Руководитель проекта(100%);

· Разбиение на подзадачи - Руководитель проекта(100%);

· Распределение задач - Руководитель проекта(100%);

· Написание – Разработчик(400%);

· Внедрение – Внедренец(200%);

2) Назначьте для задач соответствующие типы работы, так чтобы продолжительность работы была сокращена примерно на 2.5 дня.

3) Сделайте скриншот диаграммы Ганта.

4) Восстановите начальные данные и продолжительность работ.

Вариант 03

1) Назначьте соответствующие ресурсы

· Разработка технического задания – Аналитик(200%), Менеджер(100%), Писатель(200%);

· Проектирование системы – Аналитик(100%), Разработчик(250%), Руководитель проекта(100%);

· Разбиение на подзадачи - Руководитель проекта(100%);

· Распределение задач - Руководитель проекта(100%);

· Написание – Разработчик(400%);

· Внедрение – Внедренец(300%);

2) Назначьте для задач соответствующие типы работы, так чтобы продолжительность работы была сокращена примерно на 3.5 дня.

3) Сделайте скриншот диаграммы Ганта.

4) Восстановите начальные данные и продолжительность работ.

Вариант 04

1) Назначьте соответствующие ресурсы

· Разработка технического задания – Аналитик(300%), Менеджер(150%), Писатель(250%);

· Проектирование системы – Аналитик(150%), Разработчик(250%), Руководитель проекта(100%);

· Разбиение на подзадачи - Руководитель проекта(100%);

· Распределение задач - Руководитель проекта(100%);

· Написание – Разработчик(300%);

· Внедрение – Внедренец(300%);

2) Назначьте для задач соответствующие типы работы, так чтобы продолжительность работы была сокращена примерно на 2 дня.

3) Сделайте скриншот диаграммы Ганта.

4) Восстановите начальные данные и продолжительность работ.

Вариант 05

1) Назначьте соответствующие ресурсы

· Разработка технического задания – Аналитик(200%), Менеджер(200%), Писатель(200%);

· Проектирование системы – Аналитик(150%), Разработчик(300%), Руководитель проекта(100%);

· Разбиение на подзадачи - Руководитель проекта(100%);

· Распределение задач - Руководитель проекта(100%);

· Написание – Разработчик(400%);

· Внедрение – Внедренец(250%);

2) Назначьте для задач соответствующие типы работы, так чтобы продолжительность работы была сокращена примерно на 1.5 дня.

3) Сделайте скриншот диаграммы Ганта.

4) Восстановите начальные данные и продолжительность работ.

 

Вариант 06

1) Назначьте соответствующие ресурсы

· Разработка технического задания – Аналитик(200%), Менеджер(200%), Писатель(200%);

· Проектирование системы – Аналитик(200%), Разработчик(300%), Руководитель проекта(100%);

· Разбиение на подзадачи - Руководитель проекта(100%);

· Распределение задач - Руководитель проекта(100%);

· Написание – Разработчик(500%);

· Внедрение – Внедренец(250%);

2) Назначьте для задач соответствующие типы работы, так чтобы продолжительность работы была сокращена примерно на 2 дня.

3) Сделайте скриншот диаграммы Ганта.

4) Восстановите начальные данные и продолжительность работ.

 

Вариант 07

1) Назначьте соответствующие ресурсы

· Разработка технического задания – Аналитик(200%), Менеджер(200%), Писатель(150%);

· Проектирование системы – Аналитик(200%), Разработчик(300%), Руководитель проекта(100%);

· Разбиение на подзадачи - Руководитель проекта(100%);

· Распределение задач - Руководитель проекта(100%);

· Написание – Разработчик(400%);

· Внедрение – Внедренец(300%);

2) Назначьте для задач соответствующие типы работы, так чтобы продолжительность работы была сокращена примерно на 3 дня.

3) Сделайте скриншот диаграммы Ганта.

4) Восстановите начальные данные и продолжительность работ.

 

Вариант 08

1) Назначьте соответствующие ресурсы

· Разработка технического задания – Аналитик(200%), Менеджер(150%), Писатель(200%);

· Проектирование системы – Аналитик(200%), Разработчик(300%), Руководитель проекта(100%);

· Разбиение на подзадачи - Руководитель проекта(100%);

· Распределение задач - Руководитель проекта(100%);

· Написание – Разработчик(500%);

· Внедрение – Внедренец(300%);

2) Назначьте для задач соответствующие типы работы, так чтобы продолжительность работы была сокращена примерно на 2.5 дня.

3) Сделайте скриншот диаграммы Ганта.

4) Восстановите начальные данные и продолжительность работ.

 

Вариант 09

1) Назначьте соответствующие ресурсы

· Разработка технического задания – Аналитик(300%), Менеджер(200%), Писатель(200%);

· Проектирование системы – Аналитик(200%), Разработчик(300%), Руководитель проекта(100%);

· Разбиение на подзадачи - Руководитель проекта(100%);

· Распределение задач - Руководитель проекта(100%);

· Написание – Разработчик(450%);

· Внедрение – Внедренец(250%);

2) Назначьте для задач соответствующие типы работы, так чтобы продолжительность работы была сокращена примерно на 3 дня.

3) Сделайте скриншот диаграммы Ганта.

4) Восстановите начальные данные и продолжительность работ.