Облік зобов’язань за розрахунками з постачальниками

Взаємовідносини з постачальниками та підрядниками доцільно оформляти договорами на поставку, виконання робіт тощо. В договорах зазначають всі необхідні умови постачання чи виконання робіт, суми і терміни оплати, відповідальність та обовязки сторін тощо. Відповідно до умов договору сторони вправі застосовувати майнові санкції за порушення зобов'язань, передбачених договором і законодавством. Майнова відповідальність (санкція) застосовується як засіб впливу на винну сторону з метою спонукати її до належного, тобто повного і своєчасного, виконання зобов'язання. Санкції встановлюються у формі штрафу, неустойки, пені, відшкодування збитків.

Підставою для ведення аналітичного і синтетичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками є:

документи постачальника, які надходять з придбаними цінностями - накладні, рахунки-фактури, податкові накладні, товаро-транспортні накладні тощо;

акти виконаних робіт (наданих послуг);

платіжні доручення, видаткові касові ордера та інші документи на погашення заборгованості перед постачальниками.

Аналітичний облік ведеться окремо за кожним постачальником в розрізі кожного документа на оплату в відомості 3.3 аналітичного обліку розрахунків з постачальниками. Підставою для записів в відомість є залишки на початок місяця в розрізі кожного неоплаченого рахунку, акцептовані розрахункові документи постачальників, виписки банку тощо. В кінці місяця підраховують підсумки по всім графам відомості та виводять залишок.

Для обліку розрахунків з постачальниками за одержані товарно-матеріальні цінності призначено рахунок 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками”. Це пасивний, балансовий, розрахунковий рахунок. По К-ту 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” відображають заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, по Д-ту – її погашення, списання тощо.

Загальна сума за документами, не оплаченими в поточному і в попередніх місяцях постачальникам і підрядникам, має відповідати кредитовому сальдо рахунка 63.

Рахунок 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” має субрахунки: 631 “Розрахунки з вітчизняними постачальниками”

632 “Розрахунки з іноземними постачальниками”

Синтетичні дані по рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” відображають в журналі №3.

Приклад кореспонденції рахунків

Оприбутковано виробничі запаси та МШП, що надійшли від постачальника:

- на вартість без ПДВ:

Д-т 20 “Виробничі запаси”, 22 “МШП”

К-т 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками”

- на суму ПДВ:

Д-т 64 “Розрахунки за податками й платежами”

К-т 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками”

Погашення заборгованості перед постачальниками і підрядниками:

Д 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками»

30 «Каса» (оплата постачальнику готівкою);

К 31 «Рахунки в банках» (погашення заборгованості через банк);

У випадках, коли робиться передоплата продукції, робіт чи послуг, отриманих від постачальника, перерахування авансу відображається не на рахунку 63, а 371 «Розрахунки за авансами виданими». Перерахування авансом грошей оформляється записом:

Д 371 «Розрахунки за авансами виданими»

К 31 «Рахунки в банках»;

К 30 «Каса».

При отриманні продукції, робіт і послуг зараховується раніше виданий аванс:

Д 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками»

К 371 «Розрахунки за авансами виданими».

Відображення на рахунках обліку розрахунків з постачальниками (оплата після поставки)

Первинний документ	Зміст господарської операції	Бухгалтерський облік	Сума, грн.
дебет	кредит
Прибутковий ордер, накладна, рахунок	Отримано запаси від постачальника	20, 22		10 000
Податкова накладна	Відображено суму податкового кредиту з ПДВ у складі вартості оприбуткованих запасів	641/ ПДВ		2 000**
Акт виконаних робіт, ТТН	Відображено витрати на транспортування запасів	20/ ТЗВ, 22/ ТЗВ
Податкова накладна постачальника	Відображено суму податкового кредиту з ПДВ у складі вартості транспортних послуг	641/ ПДВ		90 **
Платіжне доручення	Оплачено придбані запаси			12 000
Платіжне доручення	Оплачено транспортні послуги

Відображення на рахунках обліку розрахунків з постачальниками (передоплата)

Первинний документ	Зміст господарської операції	Бухгалтерський облік	Сума, грн.
дебет	кредит
Платіжне доручення	Перераховано постачальнику передоплату			12 000
Податкова накладна постачальника	Відображено суму податкового кредиту з ПДВ у складі суми передоплати за запаси	641/ ПДВ		2 000
Платіжне доручення	Перераховано передоплату за транспортні послуги
Податкова накладна постачальника	Відображено суму подат-кового кредиту з ПДВ у складі суми передоплати за транспортні послуги	641/ ПДВ
Прибутковий ордер, накладна, рахунок	Оприбутковано придбані запаси	20,22		10 000
Податкова накладна постачальника	Списано раніше відобра-жену суму податкового кредиту з ПДВ при оприбуткуванні запасів			2 000
Акт виконаних робіт, ТТН	Включено до первісної вартості запасів вартість транспортних послуг	20/ ТЗВ, 22/ ТЗВ
Податкова накладна постачальника	Списано раніше відобра-жену суму податкового кредиту з ПДВ у вартості транспортних послуг
Бухгалтерська довідка	Проведено залік заборго-ваностей у частині придба-них запасів			12 000
Бухгалтерська довідка	Проведено залік заборго-ваностей у частині отрима-них транспортних послуг

Облік векселів виданих

Вексель – це цінний папір, який засвідчує грошове зобов'язання боржника сплатити певну суму грошей у призначений строк пред'явнику векселя.

Векселем можна оформити тільки вже існуючий грошовий борг за фактично поставлені активи (роботи, послуги). При цьому договір на поставку таких товарів повинен містити умову про можливість здійснення розрахунків із застосуванням векселя.

Векселі бувають прості та переказні. В оформленні простого векселя беруть участь двоє: боржник і кредитор, в оформленні переказного векселя з'являється третя особа – новий кредитор.

Векселедавець (боржник, емітент) – юридична або фізична особа, яка видала простий або переказний вексель.

Векселеотримувач (кредитор) – юридична або фізична особа, яка отримала вексель.

Основні реквізити векселів наведено в таблицях.

Обов'язкові до заповнення реквізити простого та переказного векселів

Найменування реквізиту	Зміст напису
Дата складання	У написанні дати краще не використовувати скорочення типу «14.02.07 р.» і проставляти місяць прописом, а рік – повністю: «14 лютого 2007 року»
Найменування того, кому або за наказом кого платіж має бути здійснено	Зазначають найменування першого векселедержателя. Причому для уникнення можливих у подальшому проблем з ідентифікацією векселедержателя (у тому числі й умисних проблем) найменування юридичної особи має чітко відповідати найменуванню, зазначеному в його установчому документі (статуті, засновницькому договорі, меморандумі), а найменування фізичної особи – її паспортним даним тією мовою, якою складено вексель
Валюта (сума цифрами та сума словами)	Якщо сума, зазначена цифрами, не збігається із сумою словами, то вважається, що вексель видано на суму, позначену словами. При такій розбіжності саме прописна сума підлягає сплаті за векселем. У зв'язку з цим слід потурбуватися про її чіткість і розбірливість. Якщо ж вексельна сума зазначена кілька разів словами або кілька разів цифрами і не збігається, сплаті підлягає менша сума
Платник (трасат) за переказним векселем	Зазначаються найменування і точна адреса платника за переказним векселем. У простому векселі цього реквізиту немає внаслідок збігу в одній особі векселедавця і платника за векселем. Найменування трасата – юридичної особи має чітко відповідати найменуванню, зазначеному в її установчому документі (статуті, засновницькому договорі, меморандумі), а найменування фізичної особи – її паспортним даним тією мовою, якою складено вексель. Як точна адреса платника (трасата) виступатиме повна адреса місцезнаходження юридичної особи або місця проживання фізичної особи
Підпис і точна адреса векселедавця (трасанта в переказному векселі), його ідентифікаційний номер (код)	Від імені юридичної особи вексель підписують директор і головний бухгалтер (якщо таку посаду передбачено) чи уповноважена ними особа. Ці підписи скріпляються печаткою юридичної особи. Якщо векселедавцем (трасантом) є фізична особа, вексель підписується нею власноручно, або підписується іншою уповноваженою нею особою*. За наявності у фізичної особи – векселедавця власної печатки підпис скріпляється її відбитком. Що стосується адреси векселедавця (трасанта), то її «точність» буде забезпечено зазначенням повної адреси місцезнаходження юридичної особи або місця проживання фізичної особи. І нарешті, векселедавець – юридична особа в межах заповнення цього реквізиту повинна проставити свій ідентифікаційний код з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, а векселедавець – фізична особа – свій ідентифікаційний номер із Державного реєстру фізичних осіб – платників податків та інших обов'язкових платежів

Не обов'язкові до заповнення реквізити простого та переказного векселів

Найменування реквізиту	Зміст напису
Місце складання	Можна обмежитися зазначенням населеного пункту, де складено і видано вексель. Причому він може і не збігатися з місцезнаходженням (місцем проживання) векселедавця і векселедержателя
Строк платежу	Може бути зазначено один із таких строків: при пред'явленні, у певний строк від пред'явлення, у певний строк від дати складання, на певну дату. Якщо вексель містить інший строк платежу чи передбачає оплату частинами, він є недійсним
Підлягає оплаті в...	Може бути зазначено адресу векселедавця, платника або якусь іншу адресу для пред'явлення векселя до платежу. Може бути зазначено найменування банківської установи, в якій буде здійснено платіж

 

У разі видачі (передачі) векселя відповідно до договору припиняються грошові зобов’язання щодо платежу за цим договором та виникають грошові зобов’язання щодо платежу за векселем.

Векселеотримувач має повне право вексель:

а) передати своєму кредитору за отримані від нього цінності, роботи, послуги;

б) продати.

Коли отриманий вексель передається іншій особі, на обороті векселя робиться передавальний напис (індосамент), що засвідчує перехід права вимоги за цим документом до іншої особи.

Таким чином, при настанні строку платежу векселедавець може отримати свій вексель від абсолютно іншої особи. І розрахунки буде здійснювати з нею.

При оформленні господарської операції видачі (передачі) векселя за договором, як показує практика, нерідко використовуються акт приймання-передачі векселя, довіреність тощо.

На схемі наочно показаний можливий рух векселя та документальне оформлення. Докладний опис ситуації та дій підприємств на кожній стадії наводено після схеми.

 

Стадія І. Видача векселя

1. Підприємство А отримує товар від підприємства Б, але не може розрахуватися за нього (немає грошей на рахунку). Щоб відстрочити платіж, підприємство пропонує контрагенту прийняти вексель. Підприємство Б погоджується.

2. Сторони підписують додаткову угоду до договору поставки про те, що підприємство А видасть вексель у рахунок забезпечення його заборгованості перед підприємством Б за поставлений товар.

3. Підприємство А заповнює бланк векселя на вартість отриманого товару зі строком платежу «за пред'явленням».

4. Підприємство Б виписує і передає підприємству А довіреність на отримання векселя.

5. Підприємства А та Б підписують акт приймання-передачі векселя (у довільній формі). Вексель передається кредитору.

6. Видачу векселя підприємство А фіксує в реєстрі виданих векселів.

Результат: грошові зобов'язання підприємства А за товаром припинилися і виникли грошові зобов'язання за векселем.

Стадія II. Передача векселя за індосаментом

1. Підприємство Б, маючи кредиторську заборгованість за отриманими від підприємства В послугами, пропонує йому як розрахунок прийняти вексель підприємства А. Кредитор погоджується.

2. Підприємства Б та В складають додаткову угоду до договору поставки послуг про те, що на забезпечення заборгованості за послуги можна передавати векселі третіх осіб.

3. Для підтвердження того, що вексель у цій ситуації є засобом платежу за послуги (а не товаром), оформляється акт про вексельний платіж.

4. Підприємство Б на звороті векселя робить передавальний напис – індосамент на підприємство В.

5. Підприємство В виписує і передає підприємству Б довіреність на отримання векселя.

6. Сторони підписують акт приймання-передачі векселя, вексель передається підприємству В.

Результат: заборгованість підприємства Б за отримані послуги припинена. Заборгованість за векселем не виникла, оскільки за цим векселем відповідає підприємство А.

Стадія III. Пред'явлення векселя до платежу, взаємозалік

1. Підприємство В пред'являє вексель до платежу підприємству А. Оформляється акт пред'явлення векселя до платежу із зазначенням характеристики векселя і банківських реквізитів отримувача платежу (підприємства В).

2 Перерахування грошей з поточного рахунка підприємства А на поточний рахунок підприємства В.

3. Підприємство А видає довіреність на отримання векселя від підприємства В.

5. Підприємство В передає оригінал векселя підприємству А.

Аналітичний облік ведуть за кожним виданим векселем та за строками їх погашення.

Облік розрахунків з постачальниками, підрядниками та іншими кредиторами за матеріальні цінності, виконані роботи, отримані послуги та за іншими операціями, заборгованість за якими забезпечена виданими векселями, ведуть на рахунках 51 “Довгострокові векселі видані” (якщо ця заборгованість не є поточною) та 62 “Короткострокові векселі видані” (якщо ця заборгованість поточна). Ці рахунки балансові, пасивні. По кредиту рахунків 51 “Довгострокові векселі видані” та 62 “Короткострокові векселі видані” відображається видача векселів в забезпечення поставок (робіт, послуг) постачальників та інших кредиторів та в забезпечення інших операцій, по дебету – погашення заборгованості за виданими векселями, її списання тощо.

Реєстром синтетичного обліку є журнал №3.

Наприклад:

1) видано вексель в забезпечення заборгованості перед постачальниками: Д-т63 К-т 51,62;

2) погашено виданий вексель: Д-т51,62 К-т31

 

Задача

25 грудня 2007 року підприємство одержало від постачальника матеріали на загальну суму згідно з рахунком 12 000 грн.

01.02.2008 р. зобов'язання перед постачальником були погашені видачею векселя вартістю 12 000 грн., у тому числі.

15.04.2008 р. вексель пред'явлено до оплати і з поточного рахунка в банку перераховано на погашення векселя 12 000 грн.

 

№	Документ та зміст операції	Сума, грн.	Бухгалтерське проведення
Дебет	Кредит
1.	Рахунок. 25.12.07 р. одержано матеріали	10 000	201 «Сировина і матеріали»	631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками"
2.	Податкова накладна. 25.12.07р. відображено податковий кредит з ПДВ	2 000	641 «Розрахунки за податками»	631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками"
3.	Вексель. 01.02.2008 р. Виписано вексель	12 000	631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками"	621 "Короткострокові векселі, видані в національній валюті"
4.	Виписки банку з поточного рахунка. 15.04.2001 р. сплачено з поточного рахунка на погашення векселя	12 000	621 "Короткострокові векселі, видані в національній валюті"	311 "Поточні рахунки в національній валюті"