Вимоги, що пред'являються до нотаріальних документів

До документів, що представляються для вчинення нотаріальних дій, пред'являються певні вимоги, які забезпечують законність і обґрунтованість нотаріальних дій.

Згідно зі ст. 47 Закону, не приймаються для здійснення нотаріальних дій документи, що мають підчищення або дописки, закреслені слова чи інші не обговорені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок ушкодження, а також написані олівцем.

Дописки, закреслені слова чи виправлення, що є в документах, наданих для здійснення нотаріальної дії, повинні бути завірені підписом посадової (уповноваженої на це) особи і печаткою підприємства, установи, організації чи особи, що видали документ. При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.

Не приймаються для вчинення нотаріальної дії документи, в яких не можна прочитати все первісно в них написане, наприклад документи, залиті чорнилом, потерті та ін.

Не приймаються порвані документи і документи, складені на двох і більше окремих аркушах, якщо арку­ші не пронумеровані, не прошнуровані й кількість прошнурованих аркушів не завірено підписом посадової (уповноваженої на це) особи і печаткою підприємства, установи, організації чи особи, що видали документ.

Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, копії документів і виписок з них, перекладів і заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко, числа і терміни, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, мають бути написані принаймні один раз словами, а назви юридичних осіб — без скорочень і з указівкою їх адрес. У необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб у банках (кредитних установах), а також дата, місце народження та місце роботи фізичних осіб.

Прізвища, імена і по батькові фізичних осіб, у тому числі представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю із зазначенням місця їх проживання. При посвідченні правочинів за участю іноземних громадян вказується також і їх громадянство.

Нотаріус (чи інша посадова особа), який вчиняє нотаріальну дію, не повинний приймати документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян (ч. 6 ст. 49 Закону).

На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки й інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, в яких прокреслення не допускаються. Доциски й виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписами відповідних осіб (сторін правочинів та інших осіб, що підписали правочин, заяву тощо) і повторені в кінці посвідчувального напису. При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.

Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису до підпису нотаріуса і проставлення печатки.

Якщо документ, що підлягає посвідченню чи засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно (або складений з порушенням вимог чинного законодавства), нотаріус пропонує особі, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, виправити його або скласти новий. На прохання заінтересованої особи документ може бути складений нотаріусом.

Оскільки від нотаріусів повинні виходити документи, написані ясно і чітко, слід дійти висновку, що закреслювання і виправлення варто допускати лише в крайніх випадках, коли неможливо чи занадто важко скласти або одержати новий документ або виправлення тексту незначні й не стосуються головних моментів. За інших обставин нотаріусу краще наполягати на пред'явленні документа без виправлень і підчищень.

Якщо справжність наданого документа породжує сумнів, нотаріус вправі затримати цей документ і направити його до експертної установи для проведення відповідного дослідження, про що виносить постано­ву, в якій вказуються:

дата винесення постанови;

прізвище, ініціали нотаріуса, що виносить постанову, найменування й адреса державної нотаріальної контори або найменування нотаріального округу і адреса розташування робочого місця приватного нотаріуса;

найменування документа, дата його видачі, ким і на чиє ім'я він виданий;

ким (прізвище, ім'я, по батькові, місце проживая1 ня) поданий документ для здійснення нотаріальної дії;

обставини, що спричинили необхідність направлення документа на експертизу;

куди (якій експертній установі) направляється документ для проведення експертизи;

питання, поставлені на вирішення експертизи.

Документи, на підставі яких вчинено нотаріальну

дію, додаються до примірника правочину, свідоцтва про право на спадщину тощо, які залишаються у справах державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса.

Оригінали документів (наприклад, свідоцтво про народження, шлюб, смерть) повертаються особам, що надали їх, а у нотаріуса залишаються їх копії.

Копії (фотокопії) надаються заінтересованими особами або на їх прохання виготовляються нотаріусом, ін­шим працівником державної контори чи особою, що перебуває в трудових відносинах з приватним нотаріусом. На таких копіях нотаріус робить напис: «З ори­гіналом згідно», проставляє дату і свій підпис, що скріплює печаткою.

Документи, що посвідчують особу фізичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, їх представників або представників юридичних осіб, повертаються особам, що їх подали, без залишення копій, але в реєстрі записується найменування документа, його номер, дата видачі і найменування установи, що видали документ.

Якщо фізична особа звернулася за посвідченням правильності копії документа або виписок з документа, нотаріус встановлює її особу і робить у реєстрі позначку «Особу встановлено».

Документи, що підтверджують сплату в передбачених законом випадках податку з доходів громадян, повертаються особам, які здійснили таку оплату. У цьому разі нотаріус у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записує найменування документа, його номер, дату та найменування установи банку, в якому здійснено платіж. Фотокопія платіжного документа долучається до примірника правочину, що залишається у справах нотаріуса.

Не слід залишати в державній нотаріальній конторі або у приватного нотаріуса такі документи чи їхні копії:

документи, що стверджують право власності громадян або юридичних осіб на жилий будинок (частину будинку), квартиру, дачу, садовий будинок, гараж, земельну ділянку, інше нерухоме майно (свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя, державні акти про право колективної чи приватної власності на землю, договори купівлі-продажу, дарування, міни жилого будинку (частини будинку), квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, в тому числі зареєстровані на біржі та ін.), — якщо посвідчується правочин про заставу, оренду тощо майна чи найом житла, відчуження власником частини належного йому майна, а також коли учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлюючий документ на згадане майно і один з них відчужує на­лежну йому частку (чи частку від частки); при відчуженні не закінчених будівництвом будинків (частин будинків), інших будівель; договори про порядок уста­новлення чи зміну розміру ідеальних часток у спільній частковій власності, а також договори про порядок володіння та користування спільним майном.

При посвідченні угод про відчуження частки майна (або частки від частки) на правовстановлюючих документах, що повертаються відчужувачам, робиться напис про зміст посвідченого договору, наприклад: «Продано 1/4 частину цього будинку за договором, посвідченим 15 лютого 1993 р. за № 1231», дата, підпис нотаріуса, що скріплюється печаткою нотаріуса;

сертифікат про право на земельну частку (пай), трудова книжка члена колективного або іншого сіль­ськогосподарського підприємства, яке містилося на території, що зазнала радіоактивного забруднення, — при посвідченні договорів відчуження земельної частки (паю);

охоронні свідоцтва — при посвідченні договорів піднайму;

свідоцтва про реєстрацію, технічні паспорти, реєстраційні талони, чеки, довідки-рахунки магазину на автотранспортні засоби, інші самохідні машини і механізми, — при посвідченні договорів про їх відчужен­ня, заставу, оренду, видачі свідоцтва про право на спадщину чи про право власності на неї;

документи, що стверджують факт передачі майна з правом його застави.

Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі нотаріальних дій одночасно з реєстрацією нотаріальної дії, для вчинення якої вимагався один з таких документів, або відмітка на примірниках правочинів, на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право власності або на інших документах, що приєднуються до нотаріально оформлених документів, після чого вони повертаються особі, яка їх подала. Відмітка, в якій зазначається назва документа, ким, коли, за яким номером і на чиє ім'я він виданий, підписується нотаріусом.

Можливе залишення у справах нотаріуса копій (фотокопій) документів, що повертаються сторонам пра­вочинів. У таких випадках окрім необхідних відміток на залишених копіях нотаріус робить напис «З оригіналом згідно».

Певні вимоги пред'являються і до правозастосовчих актів — документів, що постановляються нотаріусами.

Нотаріальні акти-документи слугують юридичною формою, якої їшділяютьсяо фо оформлені

рішення, прийняті нотаріусом при здійсненні своїх повноважень за участю певних осіб, на яких поширюється юридична чинність цих~ актів.

Нотаріальні акти-документи мають обов'язкову юридичну чинність, оскільки нотаріуси здійснюють свою діяльність від імені держави. Скасування нотаріальних актів допускається тільки судом. Офіційний характер цих документів виражається не тільки в тому, що вони оформляються спеціально уповноваженими на те суб'єктами, а й у тому, що їхні природа, структура і реквізити закріплені в законодавстві.

Порушення закріпленої законом форми нотаріаль­них актів-документів тягне визнання їх недійсними. Уявляється, що це положення повинно бути прямо закріплене в ст. 52 Закону.

У ході розгляду нотаріальної справи і здійснення нотаріальної діяльності можливе постановляння цілого ряду нотаріальних актів-документів. За юридичним значенням і функціями їх можна розділити на три групи:

акти, що виступають підсумком діяльності нота­ріуса і фіксують результат застосування норм матеріального права та вирішення нотаріальної справи;

акти, що фіксують відсутність умов для застосування норм матеріального права і невиникнення чи припинення нотаріального процесу з цієї причини;

акти, що оформляють процесуальні дії, необхідність здійснення яких виникає в ході розгляду нотаріальної справи.

До першої групи відносять такі види нотаріальних актів-документів:

нотаріальні свідоцтва;

посвідчувальні написи;

виконавчі написи;

акти про протест векселів у несплаті, чи неакцепті чи не датуванні акцепту;

написи про заборону відчуження нерухомого майна;

акти про морський протест.

Згідно зі ст. 48 Закону, на підтвердження права на спадщину, права власності на частку в спільному майні подружжя, повноважень виконавця заповіту, посвідчення та прийняття на зберігання секретного заповіту, оголошення секретного заповіту, про придбання майна з публічних торгів (аукціону), а також посвідчення фактів, що громадянин живий, про перебування його у певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, про час пред'явлення документів, про прийняття на зберігання документів видаються відповідні свідоцтва, форми яких затверджуються Міністерством юстиції України.

При посвідченні угод, засвідченні правильності копій документів і виписок з них, справжності підпису на документах, правильності перекладу документів з однієї мови на іншу, а також при посвідченні пред'явлення документа на відповідних документах вчиняютьсяпоовід^ Але ст. 48 Закону дає не­повний перелік нотаріальних дій, результат яких оформляється посвідчувальним написом. Посвідчувальний напис вчиняється і при посвідченні несплати чека, здійсненні протестів векселів у несплаті або неакцепта на представлених документах (чеках, векселях).

У цих випадках нотаріус також складає акти про протест векселів у несплаті, неакцепті і недатуванні акцепту.

Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьовому боці оформлюваного документа, так і на його звороті.

Посвідчувальний напис має бути написаний зрозуміло, чітко, без підчищень, вільні місця прокреслені, а дописки й інші виправлення застережені.

Для здійснення посвідчувальних написів можуть застосовуватися штампи з текстом відповідного напису.

Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку нотаріального документа. У цьому разі аркуші, на яких викладений текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом прошнуровуються або скріплюються у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, пронумеровуються, кількість аркушів завіряється під­писом нотаріуса з додатком його печатки.

Для викладу посвідчувального напису або його про­довження допускається також підклеювання листа папера. При цьому нотаріус повинний проставити печатку, щоб частина її відбитка була на підклеєному аркуші.

Прикріплення і підклеювання аркушів папера для напису про засвідчення правильності копії документа, а також для напису на дублікаті документа не допускається.

Виконавчі написи вчиняються нотаріусом для стягнення грошових сум або витребування від боржника майна на документах, що встановлюють безспірну за­боргованість. На прохання чекоутримувача нотаріус у разі несплати чека також робить виконавчий напис. Зміст виконавчого напису регулюється ст. 89 Закону. Виконавчі написи не тільки засвідчують факт заборго­ваності, але й надають документу виконавчої сили.

Відповідно до п. З Указу Президента України від 23 серпня 1998 р. «Про врегулювання діяльності нотаріату в Україні», векселі, опротестовані нотаріусами у встановленому законом порядку, є виконавчими доку­ментами. Таким чином, посвідчувальний напис на векселі прирівнюється до виконавчого напису і наділяє вексель виконавчою силою. Таке формулювання представляється не зовсім вдалим, оскільки варто роз­різняти наслідки протесту векселя в неплатежі та неакцепті.

Протест у неакцепті можливий тільки за переказним векселем. Під акцептом векселя розуміється згода платника прийняти на себе зобов'язання оплатити його в певний термін. Отже, до акцептування зобов'язаним вважати платника не можна. Здійснення протесту в неакцепті тому свідчить про виникнення спору, що має в подальшому вирішуватися судом, а не нотаріатом, предметом діяльності якого є безспірні справи.

При цьому опротестований у неакцепті вексель має бути не виконавчим документом, а лише підставою для пред'явлення позову про стягнення платежу за таким векселем, оскільки платник повинний мати право відстоювати свою позицію в ході судового розгляду. Нотаріальна ж форма охорони суб'єктивних прав і законних інтересів не пристосована для розгляду і вирішення спірних справ.

До першої групи нотаріальних документів також відноситься напис про заборону відчуження нерухомого майна, що проставляється на представлених для вчинення нотаріальних дій документах: на повідомленні установи банку, підприємства, організації про видачу кредиту, на договорах застави або довічного утримання.

Вчинення морського протесту — нотаріальна дія, що забезпечує доказову силу заяви капітана судна про подію, що мала місце в період плавання або стоянки судна і може послужити підставою для пред'явлення до судновласника майнових вимог. На підставі такої заяви, даних суднового журналу, а також опитування самого капітана і, по можливості, не менш як чотирьох свідків з числа членів суднової команди нотаріус складає акт про морський протест.

Форми всіх перерахованих документів були затверджені наказом Міністерства юстиції України від 7 лю­того 1994 р. № 7/5 «Про затвердження форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних сві­доцтв, посвідчувальних написів на правочинах і засвідчуваних документах».

Відмітною рисою цих нотаріальних актів-документів є те, що вони наділяють якістю безспірності. й вірогідності права, факти і документи, впливають на правовий статус заінтересованих у вчиненні нотаріальної дії осіб, і дозволяють їм згодом (поза рамками нотаріального процесу) реалізовувати свої права й інтереси, вчинювати певні дії.

Такі правозастосовчі акти, виступаючи підсумком діяльності нотаріуса, фіксують результати вирішення нотаріальної справи, оформляють основні висновки, отримані в ході нотаріального процесу. Наприклад, характеризуючи такий нотаріальний акт, як свідоцтво про право на спадщину, П. С. Никитюк обґрунтовано пише: «Владне, авторитетне судження про законність спадкування містить нотаріальне свідоцтво про право на спадщину — акт, безумовно, юрисдикційний. За своїм правовим значенням свідоцтво близьке до судо­вого рішення у справах безспірного провадження і як правопідтверджуючий документ є юридичним фактом. У всякому разі воно змінює правове положення і спадщини, і осіб, яким його видали або яких воно стосується»

До другої групи актів-документів належить постанова про відмову вчиненні нотаріальної дії. Згідно зі ст. 49 Закону, нотаріуси або інші посадові особи, що вчиняють нотаріальні дії, відмовляють у здійсненні нотаріальної дії, якщо:

здійснення такої дії суперечить закону;

дії підлягають здійсненню іншим нотаріусом або іншою посадовою особою;

з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулася недієздатна особа або її представник, що не має необхідних повноважень;

правочин, що укладається від імені юридичної особи, не відповідає обсягу її цивільної правоздатності.

У таких випадках на прохання заінтересованої особи нотаріус повинний не пізніше як у триденний термін винести постанову про відмову. Посадові особи органів місцевого самоврядування викладають причини відмови у довільній формі. Винесена нотаріусом постанова про відмову у вчиненні нотаріальної дії має відповідати вимогам, закріпленим у п. 32 Інструкції про порядок здійснення нотаріальних дій нотаріусами України.

Юридичне значення цього документа полягає у створенні процесуальних гарантій законності, обґрунтованості відмови у вчиненні нотаріальної дії і забезпечення реалізації прав і законних інтересів громадян та юридичних осіб, заінтересованих у виникненні нотаріального процесу.

Третю групу документів, що характеризують процесуальне оформлення нотаріальної діяльності, складають такі документи:

постанова про призначення експертизи (ч. 2 ст. 51 Закону, п. ЗО Інструкції);

акт опису спадкового майна (п. 190 Інструкції);

акт про неможливість вживання заходів щодо охорони спадкового майна (ч. 1 ст. 61 Закону, п. 190 Інструкції);

постанова про призначення хранителя спадкового майна (ч. 2 ст. 61 Закону, п. 190 Інструкції);

розпорядження про видачу зі спадкового майна грошових сум на покриття витрат, пов'язаних з доглядом за спадкодавцем, його похороном і т. ін. (ст. 64 За­кону, п. 199 Інструкції).

Усе це документи, що фіксують дії нотаріуса, здійснювані на підставі застосування нотаріальних процесуальних норм, і забезпечують хід нотаріального процесу.

Нотаріальні дії, вчинені нотаріусами України, виконуються з використанням спеціальних бланків нотаріальних документів (далі — спеціальні бланки).

Зразок бланка, а також порядок обліку, збереження і витрати спеціальних бланків установлюються Міністерством юстиції України.

На спеціальних бланках викладаються примірники:

правочинів, для яких чинним законодавством установлено обов'язкову нотаріальну форму (крім засновницьких договорів і установчих актів);

правочинів, для яких чинним законодавством не передбачено обов'язкової нотаріальної форми, але які посвідчуються на бажання сторін;

договорів про розірвання всіх вищезгаданих правочинів, а також про внесення змін і доповнень до нотаріально посвідчених правочинів;

свідоцтв про встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, а також фізичної особи, місце перебування якої невідоме;

свідоцтв про право на спадщину;

свідоцтв про право власності на частку у спільному майні подружжя;

свідоцтв про придбання майна з публічних торгів (аукціонів);

свідоцтв виконавця заповіту;

свідоцтв про посвідчення фактів про те, що громадянин живий, про перебування громадянина у певному місці, а також про тотожність громадянина з особою, зображеною на фотокартці;

свідоцтв про посвідчення та прийняття на зберігання секретних заповітів;

свідоцтв про прийняття на зберігання документів;

свідоцтв про передачу заяв фізичних і юридичних осіб іншим фізичним і юридичним особам;

актів про морські протести та протести векселів;

дублікатів документів.

Якщо нотаріус засвідчує правильність перекладу документа з однієї мови на іншу, текст перекладу викладається на спеціальному бланку.

Якщо текст нотаріального документа викладено на трьох і більше сторінках, на бланках викладаються перша і остання сторінки тексту документа.

Використання інших бланків або стандартних білих аркушів паперу для здійснення зазначених нотаріальних дій забороняється.

Зазначені нотаріальні дії, виконані не на спеціальному бланку, є нечинними.

Нотаріус може засвідчити справжність підпису перекладача на перекладі документа, викладеного на папері встановленого формату. Також може здійснюватися без використання спеціальних бланків засвідчення правильності копій з документів і виписок з них.

Спеціальні бланки не використовуються: при вжитті заходів щодо охорони спадкового майна; установленні опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою; установленні опіки над майном фізичної особи, місце перебування якої невідоме; укладанні договору про управління спадщиною; при прийнятті в депозит грошових сум і цінних паперів.

Виконавчі написи вчиняються нотаріусами на документах, що встановлюють заборгованість.

При вчиненні протестів векселів і посвідченні не­сплати чеків відповідні позначки і написи виконуються на цих документах. Якщо виконавчий напис не вміщується на документі, що встановлює заборгова­ність, то він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку.

При вчиненні протестів векселів і посвідченні неоплати чеків на цих документах виконуються відповідні відмітки та написи.

На спеціальних бланках виконуються всі примірни­ки документів, за винятком примірника, що залишається в справах державної нотаріальної контори (Державного нотаріального архіву) чи в приватного нота­ріуса. На цьому примірнику нотаріус указує серію і номери використаних для нотаріальної дії спеціальних бланків. Серія і номер використаного бланка вказуються в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у графі «Зміст нотаріальної дії».

На прохання заінтересованих осіб використання спеціальних бланків нотаріусами допускається також і при вчиненні нотаріальних дій, щодо яких їх використання не є обов'язковим.