Этап. Составление матриц бизнес-процессов.

Матрица бизнес-процессов представляет собой таблицу, которая составляется отдельно на каждый бизнес-процесс. По горизонтали в ней указываются действия в бизнес-цепочке, по вертикали – должности сотрудников. На пересечении строк и столбцов указывается, какую функцию предусматривает данная должность относительно данной функции.

Используются следующие обозначения:

· П – подготовка решения, сбор информации;

· С – согласование решения;

· Р – принятие решения;

· И – исполнение;

· Уи – участие в исполнении;

· К – контроль.

Например, бизнес-процесс “Размещение рекламы в СМИ” состоит из 8 шагов (см. таблицу).

Рассмотрим, к примеру, пятый шаг – “Оформление документов на размещение рекламы”. Он осуществляется следующим образом.

Менеджер по маркетингу готовит необходимую информацию, собирает документы от предполагаемых провайдеров рекламных услуг – П.
Директор принимает решение - утверждает выбор провайдера - Р.
Документы согласуются у юриста и главного бухгалтера – С.
После согласований директор подписывает документы – Р.
Бухгалтер проводит платеж – И.
Главный бухгалтер контролирует правильность и своевременность оформления документов – К.

 

 

Таблица - Матрица распределения функций

 

Размещение рекламы в СМИ	Дирeк-тор	Мен. по мар-ке- тингу	Мен. по про- дажам.	Мен. по обсл. кли-ен- тов	Офис -мен.	Сек- ре- тарь	Юрист	Глав- бух	Бух.	it -мен.
1. Разработка стратегии маркетинга, в том числе определение целевых клиентов и способов донесения до них нужной информации	РК	ПИ	С	С
2. Составление плана маркетинга и бюджета маркетинга	РК	ПИ	С	С				С
3. Выбор носителей рекламы (газеты, журналы, Интернет, радио, в местах продажи)	К	ПИР	С	С		Уи
4. Составление рекламных сообщений	К	ПИР	С	С
5. Оформление документов (договор, счет и т.д.)	Р	П					С	СК	И
6. Размещение рекламы в СМИ		ПРК			И	Уи
7. Размещение рекламы в Интернете		ПРК								СИ
8. Оценка эффективности рекламы (учет обращений по данной рекламе)		ПРК	И	Уи		И

Этап. Определение качественной потребности в персонале.

На основании матриц бизнес-процессов определяются все те функции, которые позволят достичь намеченных на первом этапе целей.

Все функции группируются по признакам сродства (сходные функции, которые могут эффективно выполняться специалистом определенного профиля определенной квалификации). Таким образом мы получаем качественный состав персонала.

Этап. Определение нормативов работы.

После выявления всех необходимых функций важно понять, сколько человек в состоянии справиться с поставленными задачами. С этой целью разрабатываются нормативы работы. Для многих отраслей, особенно промышленности, существуют нормы выработки. Однако для тех деловых сфер, которые в последние годы приобрели новое качество, общие нормативы не разработаны. К таким относится и туризм. В такой ситуации единственный способ разработать нормативы – сделать это самостоятельно эмпирическим путем. В качестве точки отсчета можно использовать фотографию рабочего времени сотрудников на тех участках, которые планируется оптимизировать. Можно проводить как самофотографию, когда сотрудник сам фиксирует все выполняемые им дела и затраченное на это время, так и наблюдение со стороны.

Для учета затрат рабочего времени используется следующая форма.

№	Выполненная операция	Время начала операции	Время окончания операции	Длительность операции	Код операции	Примечание

Пункты 1 – 4 заполняются в процессе наблюдения, пункты 5 – 6 заполняются в ходе анализа. Использование кода позволяет группировать операции. Объединение в группы производится в зависимости от специфики должности.

Этап. Определение количественной потребности в персонале.

Зная нормативы выполнения различных видов работ и соответствующие плановые показатели, мы можем определить, сколько человек необходимо для достижения целей организации.

Например, норма обслуживания одного клиента составляет 30 минут. Кроме того, менеджер по обслуживанию клиентов должен составлять отчетность, что занимает 1 час в день. Еще 1 час он должен тратить на изучение документов, новой информации. 30 минут – на анализ своей работы. Около 30 минут он должен тратить на прием и передачу информации от других отделов. Кроме того, каждый день он обязан присутствовать на оперативных совещаниях – 20 минут. Выходит, что в день менеджер должен обслужить 8 клиентов. При 8-часовом рабочем дне еще 40 минут остается на отдых и непредвиденные расходы времени.

Таким образом, получается, что в месяц один менеджер сможет обслужить около 170 клиентов. Если для обеспечения запланированного объема продаж (с учетом среднего размера заказа) компания должна обслужить 400 клиентов, то ей требуется два менеджера на полную ставку и еще один сотрудник, который будет совмещать эту работу с какой-либо другой. Например, это может быть начальник отдела обслуживания, который будет обслуживать VIP-клиентов, а также осуществлять управление отделом, проводить анализ клиентской базы, участвовать в разработке маркетинговой стратегии и т. д.

Данная технология достаточно трудоемка, особенно на этапе описания бизнес-процессов и разработке нормативов. Поэтому на первом этапе можно составить матрицы бизнес-процессов и нормативы только на отдельные виды работ, для тех участков, которые вызывают сомнения в оптимальной загрузке персонала.

Кроме того, полученные данные можно использовать для составления должностных инструкций, формулирования требований к персоналу при наборе и в системе мотивации.

Елена СКРИПТУНОВА,
генеральный директор компании
“Аксима: Консультирование, Исследования, Тренинги

План семінарського заняття

1. Сутність кадрового планування

2. Нормування і облік чисельності персоналу

3. Якісна і кількісна потреба в персоналі і методи їх визначення

4. Планування витрат на персонал

Практичні завдання до теми

Для закріплення знань з даної теми необхідно виконати практичне завдання та підсумковий тест (тестування проводиться під час семінарського заняття).

Практичне завдання.

І. Розглянте конкретні СИТУАЦІЇ та письмово виконайте запропоновані завдання, використовуючи довідковий матеріал.

СИТУАЦІЇ 1-3.

1) Керівник відділу продаж компанії “ЛІТЕР”, яка займається реалізацією комп’ютерних програм отримав прогноз обсягу продаж на наступний рік, згідно з яким реалізація повинна збільшитись на 5 млдр. грн.. (в постійно діючих цінах) і скласти 25 млрд. Грн.. У відділі продаж працює 7 комерційних агентів, 3 асистенти і один секретар. Кожний агент здійснює продаж по закріпленій за ним території, асистент надає технічну допомогу і підтримку двом агентам, секретар відповідає на телефонні дзвінки, веде загальну кореспонденцію.

За поточний рік обсяг реалізації “ЛІТЕРА” зріс на 6 млрд. грн., а чисельність працівників відділу продаж збільшилась на 2 агентів і 1 асистента.

Визначте потребу відділу продаж в людських ресурсах на наступний рік.

 

2) Виробниче підприємство “Іскандер” випускає поліуретанові підошви для взуття. Кількість обслуговуємих прес-автоматів – 12, кількість робочих – 24, кількість невиробничих працівників – 4. Загальна кількість продуктивних відпрацьованих годин – 4032. на наступний рік планується за рахунок автоматизації деяких етапів виробництва збільшити продуктивність праці на 10%. Обсяг замовлень не збільшиться. Кількість прес-автоматів залишиться такою ж самою. Планується ввести додатково посаду програміста на комп’ютер.

Розрахуйте потребу в працівниках на наступний рік.

 

3) Явочна чисельність працівників підприємства “Остін” нараховує 130 чоловік. Кількість працівників, які знаходяться у відряджені, на лікарняному знаходиться в межах 10%. На момент планування чисельності працівників підприємства фактична кількість складала 115 чоловік. На наступний рік планується вихід на пенсію 4 чоловік, в декрет – 3 чоловіки, на навчання до інституту – 2 чоловіки, виїзд на роботу за кордон – 5 чоловік. Крім того, планується повернення з лав збройних сил – 3 чоловіки, після закінчення вищого навчального закладу – 2 чоловіки.