Складання довідок. Підготовка доповідних і службових записок

Дата________________Оцінка________________Підпис________________ І н с т р у к ц і й н а к а р т а

лабораторна робота № 3

Тема заняття 

Складання довідок. Підготовка доповідних і службових записок

Мета заняття

Уміти складати довідки, готувати доповідні і службові записки  на ПК

                                                                                    

Матеріально-технічне обладнання та посібники для роботи

Комп’ютер IBM PC, OC Windows,

Л5 стор 45-47

                                

Правила безпеки

Дивись техніка безпеки в комп’ютерному класі (додаток 1)                                          

Зміст та послідовність виконання роботи

1 Методичні вказівки до виконання роботи

Довідка- це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. Довідки можуть бути службового і особистого характеру. Довідка службового характеру складається у відповідь на запит або на вказівку вище стоячої організації чи службової особи. Довідка, яка направляється за межі установи, оформлюється на бланку і містить такі реквізити: назву виду документа, адресат, дату, місце укладання, заголовок до тексту, текст, підпис. Внутрішня довідка оформлюється на внутрішньому бланку або на чистих аркушах. Службова довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть бути таблиці, до неї можуть бути приєднані додатки. Оформляється службова довідка на загальному бланку установи або на аркуші паперу з реквізитами.

Довідки особистого характеру оформлюються на бланках або на чистих аркушах і мають такі реквізити: назву виду документа, індекс, дату, текст, підпис, печатку. У тексті зазначається назва установи, до якої надається довідка. Доцільно починати текст довідки з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. He рекомендовано вживати архаїчні звороти типу "Цим повідомляємо", "Дійсно проживає", "Дійсно працює".

Доповідні, пояснювальні і службові записки- цими документами інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про ситуацію, що склалася.

Службова записка, що не виходить за межі установи, оформлюється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів: адреси та назви виду документа, кодів, прізвища виконавця і номера його телефону, заголовка до тексту, дати, підпису.

Якщо записка скеровується за межі установи, ії оформлюють на бланку і реєструють.