Принципиальное отличие процессного подхода от функционального

В функциональном подходе перед каждой структурной единицей, будь то отдельный сотрудник, либо же целый отдел, закреплен ряд функций, область ответственностей и поставленных критериев для достижения успешной деятельности. При таком подходе горизонтальные отношения между структурными единицами развиты слабо, в то время как связь «начальник-подчинённый» наиболее крепка. Подчинённый отвечает только за порученные ему функции, обеспечивающие деятельность подразделения. Таким образом, сотрудник несет ответственность за результат бизнес-процессов, частью которых он является, но не заинтересован в показателях параллельных структурный единиц, занятых в том же процессе.

Функциональный подход чаще всего используется, когда весь бизнес-процесс сосредоточен в рамках одной структурной единицы. Такое случается, например, в промышленном предприятии, когда один сотрудник выполняет полный промышленный цикл производства от закупки сырья до реализации готовой продукции.

Функциональный подход применим предприятиями со стабильными бизнес-процессами при низком уровне конкуренции.

Главным недостатком этого подхода является закрепление за сотрудником нечетких или же избыточных функции. В процессе деятельности предприятия функции могут наращиваться и наслаиваться, а попытки их упорядочивания, как правило, наталкиваются на сопротивление бюрократической системы.

Следующим подходом является процессный.

Первым, кто выдвинул идею процессного подхода, был основатель административной школы управления - Анри Файоль. Развивая теории А.Файоля, процессный подход стал рассматриваться как сумма всех процессов предприятия - планирование, организация, мотивация и контроль.

Под функцией планирования понимается процесс выбора целей и необходимых решений.

Организация - это создание оптимальной организационной структуры.

Третий процесс управления – мотивация. Мотивация - это, прежде всего, побуждение работника для достижения запланированного результата.

Для обеспечения поставленного результата включают контроль. Контроль занимается установкой стандартов, изменением результатов и последующею корректировку.

По своей сути, управление - это непрерывный процесс взаимосвязанных и взаимообусловленных действий по достижению цели, выполняемых каждой структурной единицей.

Основной упор при таком подходе делается на взаимодействие структурных единиц, вовлеченных в один процесс. Вся команда ориентирована на достижение общей цели – удовлетворенности потребителя.

Для достижения эффективной работы организации необходимо соблюдать последовательность выполнения представленных функций. При этом необходимо проверять качество выполнения предшествующего этапа и вносить дополнительный вклад для достижения наибольшей ценности конечного продукта.

Характерное отличие этих двух подходов состоит в том, что при функциональном подходе каждый сотрудник видит только часть работы, которую он сам и выполняет. При этом работник не видит общей работы команды и конечного результата труда, не осознавая свое место в общей цепочке. Другим недостатком функциональной системы можно считать тот факт, что конечным потребителем результатов производства является вышестоящий начальник. Работник старается удовлетворить потребности непосредственно начальника, а не клиента. Это приводит к последним местам в конкурентной борьбе.

В функциональных структурах осложнен обмен информацией, вследствие чего подавляющая часть, а это около 80%, тратится на передачу результатов следующему исполнителю, а не на ее прямое выполнение. Из этого вытекает следующая проблема – при передаче информации через несколько отделов смысл сообщения искажается. Это связывают непосредственно с информационной избыточностью.

Процессный же подход предполагает, что каждый сотрудник видит свою роль в работе организации. При правильном внедрении процессного подхода организация будет взаимодействовать как со структурными единицами, так и с внешней средой. Процессный подход ориентирован на конечный продукт, а так же заинтересованность всей комнаты в повышении эффективности деятельности.