Облік розрахунків з підзвітними особами

Для обліку розрахунків з підзвітними особами використовують субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами», призначений для відображення операцій, пов’язаних із наданням готівки фізичним особам даного підприємства для виконання завдань під час відрядження, а також із видачею грошей на господарські потреби або закупівлю дрібним оптом матеріальних цінностей (канцелярських, поштових та ін.).

Порядок видачі коштів під звіт і звітування за їх використання регламентується Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордоном, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59, та змінами до неї від 10.06.1999 р. № 146. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення не за місцем його постійної роботи. Направлення працівника у відрядження оформляється наказом керівника підприємства на строк до 30-ти календарних днів у межах України та 60-ти —за кордоном. Особи, що вибувають у відрядження, реєстру- ються в спеціальному журналі, в якому зазначається дата від’їзду і повернення, прізвище, місце роботи і посада, номер і дата посвідчення про відрядження, номер наказу, місце відрядження.

Витрати на відрядження відшкодовуються на основі авансового звіту, який повинна скласти особа, повернувшись із відрядження, у такі строки: протягом 3-х робочих днів при службовому відрядженні; протягом 10-ти робочих днів при видачі грошей на закупівлю сільгосппродукції та вторинної сировини (крім металобрухту); на наступний день при видачі грошей на господар ські потреби.

До авансового звіту прикладається посвідчення про відрядження з відмітками про вибуття з місця роботи, прибуття в місце відрядження і вибуття з нього та про повернення до місця роботи. До авансового звіту прикладаються також виправдні документи на витрачені кошти (про наймання житла, проїзні білети, копії товарних чеків, матеріальні прибуткові ордери на оприбуткування на склад закуплених цінностей, квитанції поштових відділень тощо).

Оплата проїзду до місця відрядження і назад відшкодовується тільки за наявності документів, а при їх відсутності бухгалтерія може відшкодувати проїзд з дозволу керівника за рахунок прибутку підприємства. При цьому ця сума включається до сукупного оподатковуваного доходу, з якого утримується прибутковий податок і збори на соціальне страхування.

Якщо суми, видані під звіт з каси підприємства, не повністю використані, то вони повинні вноситись у касу при подачі авансового звіту. Чергові видачі грошей під звіт не дозволяються до повного погашення попередньої заборгованості. Добові за час перебування особи у відрядженні нараховуються за всі дні (включаючи день від’їзду і день приїзду) перебування у відряджені в межах України, включаючи вихідні, святкові і неробочі дні, час перебування у дорозі (разом із вимушеними зупинками). На відряджену особу поширюється режим робочого часу, тому замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші не надаються, за винятком випадку, коли вихідним був день вибуття у відрядження.

Добові, встановлені в розмірі 25-ти грн, не потребують спеціального документального підтвердження, крім відміток про прибуття в місце відрядження і виїзд з нього. Добові можуть виплачуватися і понад встановлену норму, розмір й умови таких доплат повинні вказуватися у колективному договорі. Якщо в ньому не передбачено порядку таких виплат, то їх можна зафіксувати у вигляді додатка. Розмір виплат добових понад граничні норми включається до складу місячного сукупного оподаткованого доходу, з якого береться прибутковий податок і збори на соціальні заходи.

До авансового звіту прикладаються проїзні білети, рахунки готелів у розмірі фактичних витрат з урахуванням наданих послуг (прання, чистка, прасування), бронювання місць у готелях в розмірі 50 % вартості місця за добу, за користування холодильником і телевізором, білизною у вагонах. Відшкодовуються також витрати на службові телефонні переговори, телеграми. Якщо відрядження оформлено на один день або відряджений може щодня вертатися додому, то йому також оплачується проїзд та добові, як за повну добу.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 372 в розрізі фізичних осіб, яким видано гроші під звіт. Дебетове сальдо показує суму заборгованості, за якою не подано в бухгалтерію авансового звіту або не внесено невикористаної суми в касу підприємства.

Видача з каси коштів під звіт і відшкодування перевитрат підзвітної особи оформляється записом:

— Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

— Кт 30 «Каса».

Придбання через підзвітних осіб матеріальних цінностей:

— Дт 201 «Сировина і матеріали»;

— Дт 203 «Паливо»;

— Дт 207 «Запасні частини»;

— Дт 22 «Малоцінні та швидкозношувані матеріали»;

— Дт 28 «Товари»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Суми, використані на відрядження, списуються на ті рахунки, з якими було пов’язано відрядження:

— Дт 92 «Адміністративні витрати»;

— Дт 93 «Витрати на збут»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Видача під звіт експедитору чекових книжок:

— Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

— Кт 331 «Грошові документи в національній валюті».

74

Перераховано гроші підзвітній особі в іншу місцевість:

— Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

— Кт 31 «Рахунки в банках».

Внесення в касу невикористаного залишку підзвітних грошей:

— Дт 30 «Каса»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Утримання підзвітних сум із заробітної плати працівника:

— Дт 66 «Розрахунки з оплати праці»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Суми, виплачені понад установлені норми граничних добових й оплата проїзду без подання документів з дозволу керівника:

— Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Придбання через підзвітних осіб необоротних і нематеріальних активів, які не вимагають монтажу:

— Дт 10 «Основні засоби»;

— Дт 11 «Інші необоротні матеріальні активи»;

— Дт 12 «Нематеріальні активи»;

— Дт 15 «Капітальні інвестиції» (вимагають монтажу);

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»