Первинний облік виробничих запасів

Відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (зі змінами та доповненнями), підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи складаються у СТОВ «Агрофірма «Прилуччина» під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і реєстрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Первинні облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

- назву документа (форми);

- дату і місце складання;

- назву підприємства, від імені якого складено документ;

- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується в реєстрах синтетичного та аналітичного бухгалтерського обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку.

Підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку.

Наказом Мінстату України від 21.06.96 р. №193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» затверджені такі типові форми первинного обліку запасів:

- М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»;

- М-2а «Акт списання бланків довіреностей»;

- М-3 «Журнал реєстрації довіреностей»;

- М-4 «Прибутковий ордер»;

- М-7 «Акт про приймання матеріалів»;

- М-8 «Лімітно-забірна картка»;

- М-9 «Лімітно-забірна картка»;

- М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів»;

- М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів»;

- М-12 «Картка № складського обліку матеріалів»;

- М-13 «Реєстр № приймання-здавання документів»;

- М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»;

- М-15 «Акт про приймання устаткування»;

- М-15а «Акт приймання-передачі устаткування до монтажу»;

- М-16 «Матеріальний ярлик»;

- М-17 «Акт № про виявлені дефекти устаткування»;

- М-18 «Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу»;

- М-19 «Матеріальний звіт»;

- М-21 «Інвентаризаційний опис №»;

- М-23 «Акт № про витрату давальницьких матеріалів»;

- М-26 «Картка обліку устаткування для встановлення»;

- М-28 «Лімітно-забірна картка №»;

- М-28а «Лімітно-забірна картка №».

При отриманні запасів безпосередньо від постачальників, доставлених їхнім транспортом або транспортом сторонньої організації безпосередньо на склад підприємства, «Прибутковий ордер» не оформляється, оскільки документом, що оформляє надходження запасів на склад підприємства, у цьому разі є «Товаротранспортна накладна» форми №1-ТН.

Форма М-7 «Акт про приймання матеріалів» використовується для оформлення приймання матеріальних цінностей з кількісними або якісними відхилення від даних, вказаних у договорі або в супровідних документах постачальника, а також у разі надходження запасів без супровідних документів.

«Акт про приймання матеріалів» М-7 складається в 2-х примірниках приймальною комісією, яка призначається наказом керівника підприємства. До складу комісії обов’язково включаються представники постачальника або транспортної організації, що доставила вантаж, і матеріально відповідальна особа – працівник СТОВ «Агрофірма «Прилуччина», який приймає вантаж. Можливим є залучення представника незацікавленої організації (юридичної, аудиторської, оцінної тощо), наприклад, у разі виникнення спірних моментів або коли необхідно оцінити запаси, що надійшли без супровідних документів.

Акт завіряється керівником підприємства або особою, уповноваженою відповідним наказом.

Після складання «Акт про приймання матеріалів» М-7 з іншими первинними супровідними документами передається:

-один примірник, доданий до форми М-13, - у бухгалтерію підприємства для обліку переміщення, руху отриманих запасів;

- другий примірник – в юридичний відділ для підготовки і відправлення листа-претензії постачальнику.

При оформленні надходження запасів за актом М-7 прибутковий ордер М-4 не оформляється.

Всі запаси, що надходять спочатку оприбутковуються на склад підприємства під повну матеріальну відповідальність комірника і тільки після цього можуть передаватися іншим матеріально відповідальним особам для використання у виробничо-господарській діяльності.

Для оформлення відпуску основних видів запасів зі складу у виробничі цехи, дільниці та інші підрозділи підприємства використовуються типові форми М-8, М-9, М-28 і М-28а «Лімітно-забірна картка» (ЛЗК).

Виписуванню ЛЗК передує робота, пов’язана з визначенням розрахункового обсягу (кількості) запасів, необхідних тому або іншому підрозділу для його безперебійної роботи протягом певного періоду часу, як правило, місяця.

Порядок відпуску запасів зі складу у виробництво матеріально відповідальній особі (бригадиру, начальнику дільниці) за ЛЗК

- Виконавець робіт (матеріально відповідальна особа, бригадир, начальник дільниці тощо) при виникненні потреби в отриманні зі складу підприємства запасів подає комірнику свій примірник ЛЗК з вимогою відпуску запасів, необхідних для виконання робіт.

- Якщо цей вид запасів зазначено в ЛЗК і вони в достатній кількості є на складі, комірник зобов’язаний передати запаси в необхідній кількості матеріально відповідальній особі (бригадиру, начальнику дільниці). При цьому кількість запасів, що відпускаються, не повинна перевищувати зазначений у ЛЗК ліміт з урахуванням раніше відпущених протягом місяця запасів. Комірник в обох примірниках зазначає дату і кількість відпущених запасів, після чого визначає залишок ліміту за кожним найменуванням матеріальних цінностей (номенклатурним номером).

- У ЛЗК комірника (форма М-28а) ставить підпис матеріально відповідальна особа (бригадир, начальник дільниці), а в ЛЗК матеріально відповідальної особи (бригадира, начальника дільниці) (форма М-28) – комірник.

За ЛЗК також оформляється повернення з цехів, дільниць запасів, не використаних у виробництві. При цьому жодні інші первинні документи додатково не оформляються.

Наприкінці місяця виконавець робіт – матеріально відповідальна особа (бригадир, начальник дільниці) на підставі інвентаризації зі зняття залишків запасів заповнює у формі М-28 графу 14 «Залишок на об’єкті на кінець місяця». Фактичні витрати запасів за місяць визначаються шляхом підрахунку підсумку за кожним рядком з урахуванням повернення і залишків на початок і на кінець місяця. Оформлені ЛЗК (форма М-28) наприкінці місяця разом з іншими первинними документами додаються до «Матеріального звіту» (форма М-19) і здаються виконавцем робіт – матеріально відповідальною особою (бригадиром, начальником дільниці) у бухгалтерію. Бухгалтерія, відповідно до даних «Матеріального звіту», перевіряє правильність списання запасів на виробництво за кожним об’єктом, що будується, і загалом по дільниці, цеху, бригаді. Одночасно визначаються дані про витрати запасів за ЛЗК М-28 з початку будівництва об’єкта. Після цього ЛЗК за незавершеними об’єктами, де триває будівництво і за якими не повністю використано ліміт, повертаються виконавцю робіт – матеріально відповідальній особі (бригадиру, начальнику дільниці).

Після використання ліміту ЛЗК після закінчення місяця або закінчення будівництва форма М-28а додається до форми М-13 «Реєстр №… приймання-здачі документів», а форма М-28 додається до форми М-19 «Матеріальний звіт» і передається у бухгалтерію.

ЛЗК використовують не тільки для оформлення відпуску запасів зі складу у виробництво, а й для поточного контролю дотримання лімітів відпуску запасів.

Понадлімітний відпуск запасів або заміна одних матеріалів іншими допускається тільки з дозволу керівника; при цьому виписується «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів» М-10.

Форму М-10 виписують на один вид матеріалів на його багаторазовий відпуск у межах ліміту в двох примірниках, один з яких передається одержувачу – матеріально відповідальній особі (бригадиру, начальнику дільниці), а другий – комірнику.

Перш ніж здати первинні документи з прибутку або видатку разом з реєстром М-13 у бухгалтерію, матеріально відповідальна особа СТОВ «Агрофірма «Прилуччина» на підставі цих документів записує прибуток або видаток у картки складського обліку або інші реєстри обліку.