Классификация документов по качественным признакам.

Важное значение для юристов имеет классификация документов по качественным признакам. Документы по качественным признакам делятся на:

а) полноценные;

б) неполноценные.

Группы недоброкачественных первичных бухгалтерских документов:

-Неправильно оформленные

-Документы, отражающие незаконные по своему содержанию опера­ции

-Документы, не соответствующие по своему содержанию фактичес­ки выполненным хозяйственным операциям.

1)Неправильно оформленные.  

К ним относятся документы, в про­цессе составления которых:

а) использовались бланки не установленной формы (например, в нарушение правил для учета определенных операций не применялись бланки строгой отчетности) или нарушался способ их заполнения (вместо машинного использовался ручной и т.п.);

б) не были заполнены все необходимые реквизиты (например, платежная ведомость без подписи руководителя учреждения, инвента­ризационная опись без даты); их часто называет недооформленными;

в) использованы лишние, не установленные типовыми формами, реквизиты (табель, подписанный не только табельщиком, но и руководителем предприятия, накладная на выдачу товара, заверенная гербовой печатью и т.п.);

г) использованы ненадлежащие реквизиты (расходный кассовый ордер, в котором в качестве распорядителя кредитов расписалось лицо, не имеющее на это полномочий).

Перечисленные документы бухгалтерия не вправе принимать к учету. При ревизии они должны быть проверены по существу отражен­ных в них операций. Подлинность их должна быть подтверждена дру­гими доказательствами. Неправильно оформленный документ будет признан подлинным, если выяснится, что отраженная в нем операция имела место. Например, все лица, включенные в неправильно оформ­ленный табель, действительно работали, материалы, перечисленные в закупочном акте, поступили на склад и т.п. И, наоборот, если выяс­нится, что правильно оформленный документ отражает фактически не совершенную операцию, то он может быть признан подложным.

В первом случае факт недооформления документов будет одним из доказательств нарушений в учете, способствовавших возникнове­нию преступлений. Во втором, кроме того, наличие явных нарушений может указывать на участие в преступлении работников контроль­но-ревизионного аппарата.

Документы должны быть без помарок, подчисток, следов травления и не оговоренных исправлений.

2) Документы, отражающие незаконные по своему содержанию опера­ции.

К этой группе относятся документы, составленные с нарушением действующих законов и правил (например, расходный кассовый ордер на выдачу нового аванса лицу, которое не отчиталось в расходова­нии ранее полученных в подотчет денег), а также документы, сос­тавленные с нарушением действующих норм и расценок (акт на списа­ние израсходованных при проведении капитального ремонта материа­лов по завышенным нормам расхода, наряд, в котором завышены сдельные расценки и т.п.)

Документы данной группы не могут быть признаны полноценными даже в случаях, когда они правильно оформлены и отражают действи­тельно совершенные операции.

Недоброкачественные документы, входящие в состав двух первых рассмотренных групп, при установлении подлинности отраженных в них операций в соответствующих случаях широко используются при расследовании как доказательства недостатков в учете и контроле, способствовавших возникновению преступлений.

3)Документы, не соответствующие по своему содержанию фактичес­ки выполненным хозяйственным операциям.  

К ним относятся докумен­ты, в которых случайно или умышленно:

а) не получили отражения фактически выполненные хозяйствен­ные операции. Это нарушение относится, главным образом, к порядку составления сводных или накопительных документов (товарный отчет, в который при его составлении вообще не включен какой-либо при­ходный документ, заборный лист на отпуск кухонной продукции, где не получила отражения какая-либо операция по отпуску этой продук­ции в один из буфетов и т.п.);

б) получили отражение вымышленные (фиктивные) хозяйственные операции. Такие документы называют также бестоварными или безде­нежным и. Так, бестоварной называют накладную, которая содержит все необходимые реквизиты (наименование отпущенных товаров, дату отгрузки, подписи поставщика и покупателя), но по которой факти­чески никакие товары отпущены не были. Подобные документы оформ­ляются преступниками как для временного сокрытия недостачи, так и для завуалирования хищений. Безденежным документом будет, например, расходный кассовый ордер с распиской в получении, по которому в действительности деньги получены не были;

в) получили ложное отражение сведения об отдельных сторонах действительно совершенных хозяйственных операций. Ложные сведения могут относиться к содержанию самой операции - выдача иного това­ра, чем указано в накладной, занижение в приемном акте количества или качества поступивших товаров и т.п. Ложными могут быть также сведения о дате совершения операции (например, для сокрытия не­достачи деньги, поступившие 1-го числа, приходуются по кассе 10-го числа). И, наконец, ложной может быть сумма операции. Таким документом является ведомость на выдачу заработной платы действи­тельно работавшим лицам, в которой при подсчете завышен общий итог в графе "Сумма к выдаче на руки".

Вопрос о случайном или умышленном происхождении недостоверных документов не может быть решен только документальным исследовани­ем.

Законодатель предусматривает также ряд требований к порядку составления первичных учетных документов. Главное требование ­ своевременность. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подпи­сали документы, с указанием даты внесения исправлений.