Понятие о бухгалтерских документах, их юридическое значение, правила заполнения.

Любое предприятие, независимо от вида деятельности и форм собственности, ведет бухгалтерский учет. Порядок ведения бухгалтерского учета регламентируется:

-Положениями по бухгалтерскому учету №1-20

-Положение по ведению бух учета и бух отчетности в РФ (приказ МФ РФ №34н от 29.07.98)

- ФЗ «О бухгалтерском учете» (402-ФЗ от 06.12.2011)

Согласно Закону о бухгалтерском учете все записи в бухгалтерском учете производятся только на основании письменных свидетельств совершения этих операций (документов). При этом записи совершившихся хозяйственных операций в бухгалтерском учете ведутся непрерывно и сплошным порядком.

ДОКУМЕНТЫ представляют собой письменное подтверждение действительно осуществленной хозяйственной операции и право на ее совершение. Способ оформления хозяйственных операций документами носит название ДОКУМЕНТАЦИИ. Документация используется для управления предприятиями, учреждениями, организациями и т.д. Указание о совершении хозяйственных действий (например, о приеме и выдачи материальных ценностей и денежных средств) выдается в форме соответствующих документов-приказов, распоряжений и т.п. Для работников, исполняющих эти распоряжения, такие документы являются обоснованием совершенных ими действий. Очень важную роль играют документы в деле обеспечения сохранности материальных ценностей и денежных средств. Строгое соблюдение правил приема и отпуска товарно-материальных ценностей и оформление этих операций документами предотвращают возможность злоупотреблений со стороны материально-ответственных и должностных лиц. Отражение в учете хозяйственных операций исключительно на основании документальных данных позволяет на любой момент времени иметь достоверные данные о наличии тех или иных средств у каждого предприятия и конкретно материально-ответственного лица. Таким образом, достигается возможность систематической проверки наличия средств. Документы имеют важное правовое значение. Являясь письменным подтверждением (свидетельством) совершения хозяйственных операций и обоснованием записей в бухгалтерском учете, документы в процессуальной деятельности, приобретают доказательственную силу и используются в качестве письменных доказательств при рассмотрении дел в суде, арбитраже, на предварительном следствии. Полнота и своевременность раскрытия разного рода преступлений и злоупотреблений во многом зависит от умения следователя и оперативных работников ориентироваться в различных учетных документах, а также умение применять необходимые приемы их исследования. Немаловажное юридическое значение имеют требования по оформлению документов. Порядок оформления документов оговорен «Положением  по ведению  бухгалтерского учета и  бухгалтерской отчетности в РФ», утвержденном  Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.1998г. За.№ 34н.

Заполнение документов происходит в соответствии с установленными правилами:

Правило 1. Бухгалтерские документы составляются на типовых стандартных типографских бланках.

Правило 2. Записи в документах необходимо производить чернилами. Разрешается печатать на пишущей машинке, компьютере, ксероксе. Допускается заполнение химическим карандашом. Если документы необходимо заполнить в несколько экземплярах, то их заполнение разрешается через копировальную бумагу.

Правило 3. Документы должны быть правильно и в полном объеме заполнены, в соответствии с требованиями, без помарок и исправлений.

Все документы имеют обязательные и необязательные реквизиты (реквизиты в данном случае - признаки).

К числу обязательных реквизитов относятся: 1.Наименование документа и его номер. 2. Наименование предприятия, составившего документ. 3. Содержание хозяйственной операции, которую удостоверяет данный документ и ее измерители в натуральном или денежном выражении. 4 Указание сторон - участников операции (например, поставщик - получатель, плательщик и получатель и т.д.). 5. Подписи лиц, несущих ответственность за хозяйственную операцию. 6. Дата совершения хозяйственной операции.

Необязательными реквизитами являются любые другие сведения, которые считает внести нужным то предприятие, которое заполняет данный документ. Это может быть печать, штамп, код, шифр. Печать обязательно ставится в документах, направленных за пределы предприятия. При заполнении документов не допускаются подчистки, помарки, травление. Категорически запрещаются исправления в кассовых и любых денежных документах. В других документах исправления возможны специально оговоренными способами. Существует три способа исправления ошибок. Одним из них является КОРРЕКТУРНЫЙ. Например: в документе неправильно записанная сумма зачеркивается одной чертой, а сверху указывается правильная сумма. Далее на свободном поле листа делается оговорка «исправлено», в кавычках ставится правильная сумма. Ниже ставится дата и подпись лица, исправившего документ.

2 570            исправлено

  2-370          «2 570»    02.09.99г. /подпись/

Существующие еще два способа исправления ошибок (метод красного сторно и дополнительной проводки) мы подробно рассмотрим при изучении следующей темы.