Заинтересованные стороны и организационная структура проекта?

Заинтересованная сторона проекта (ЗС) – лицо, группа или организация, которая может влиять на проект, либо на которую могут повлиять результаты проекта или отдельные задачи проекта.

Заинтересованные стороны включают в себя всех участников команды проекта, а также всех заинтересованных субъектов, как внутренних, так и внешних по отношению к организации. Команда проекта выявляет внутренние и внешние, положительные и отрицательные, а также исполняющие и консультирующие заинтересованные стороны, чтобы определить требования, предъявляемые к проекту, и ожидания всех вовлеченных сторон.

 

Ниже представлены некоторые примеры заинтересованных сторон проекта:

•• Спонсор.

•• Заказчики и пользователи

 • • Продавцы

• • Деловые партнеры.

•• Организационные группы.

•• Функциональные руководители.

•• Другие заинтересованные стороны.

 

Под организационной структурой обычно понимается совокупность элементов организации (должностей и структурных подразделений) и связей между ними. Связи между должностями и структурными подразделениями могут быть либо вертикальные (административно-функциональные), по которым протекают административные процессы принятия решений, либо горизонтальные (технологические), по которым протекают процессы выполнения работ.

Общие принципы построения организационных структур управления проектами:

» соответствие организационной структуры системе взаимоотношений участников проекта.

» соответствие организационной структуры содержанию проекта.

» соответствие организационной структуры требованиям внешнего окружения.

Команда проекта

Команда проекта включает руководителя проекта и группу лиц, которые действуют вместе при исполнении работ проекта для достижения целей проекта.

 

Структура и характеристики команды проекта могут широко различаться, но одно остается неизменным — это роль руководителя проекта как лидера команды независимо от

того, какие полномочия может иметь руководитель проекта по отношению к членам команды.

 

Члены команды проекта выполняют следующие роли:

• • Персонал, отвечающий за управление проектом. Члены команды, выполняющие операции управления проектом, такие как составление расписания, разработка бюджета, ведение отчетности и контроль, коммуникации, управление рисками и административная поддержка.

• • Персонал проекта. Члены команды, которые выполняют работу по созданию поставляемых результатов проекта.

• • Поддерживающие эксперты. Поддерживающие эксперты выполняют действия, необходимые для разработки или исполнения плана управления проектом. Это может включать в себя заключение договоров, управление финансами, логистику, юридическую поддержку, безопасность, разработку, тестирование или контроль качества.

•• Представители пользователей или заказчиков. Члены организации, которые будут принимать поставляемые результаты или продукты проекта, могут действовать в качестве представителей или посредников с целью обеспечения надлежащей координации, консультирования относительно требований или подтверждения приемлемости результатов проекта.

•• Продавцы. Продавцы, также называемые агентами, поставщиками или подрядчиками, — это сторонние компании, заключившие договор на предоставление компонентов или услуг, необходимых для проекта. Команда проекта часто несет ответственность за надзор за исполнением и принятием поставляемых результатов или услуг продавцов. Если продавцы несут значительную долю риска при предоставлении результатов проекта, они могут играть важную роль в команде проекта.

• • Члены организаций деловых партнеров. Члены организаций деловых партнеров могут назначаться в команду проекта с целью обеспечения надлежащей координации.

• • Деловые партнеры. Деловые партнеры также являются сторонними компаниями, но они имеют с предприятием особые взаимоотношения, иногда приобретенные посредством процедуры сертификации. Деловые партнеры предоставляют специализированную экспертную помощь или играют отведенную им роль, например, осуществляют установку, настройку в соответствии с требованиями пользователя, обучение или поддержку.

 

Руководство проекта

Для управления проектами характерно формирование команд проектов главе с руководителями (менеджерами) проектов.

Руководитель проекта – лицо, назначенное исполняющей организацией руководить командой (менеджер проекта, администратор проекта, планово-финансовый отдел, отдел сбыта), координировать, управлять ходом разработки проекта и отвечающее за реализацию и достижение целей проекта. Руководители проектов отвечают за удовлетворение потребностей: потребностей задач, потребностей команды, индивидуальных потребностей. При этом в функциональных и матричных структурах руководитель проекта часто обладает весьма ограниченными полномочиями и во многом зависит от функциональных руководителей. Команда проекта обычно включает сотрудников, непосредственно работающих под руководством менеджера проекта и в постоянном контакте с ним. Ее создание и развитие — одна из основных обязанностей руководителя проекта.

       Командапроекта может быть автономной (включать в себя всех специалистов, необходимых для управления проектом). В некоторых случаях команда проекта может состоять только из менеджера проекта и минимального штата, а под их управлением к реализации проекта могут привлекаться необходимые специалисты отделов и служб ком-пании (это характерно для матричной организации, при которой специалисты функциональных отделов подчиняются начальникам своих отделов, но выполняют работу, которую планируют им с участием руководителя проекта). Разнообразные варианты таких схем часто применяются в крупных компаниях.

       Руководство проектом – это функция надзора, соответствующая модели организационного руководства и охватывающая жизненный цикл проекта.

 

Офис управления проектами

       Офис управления проектами – (ОУП) организационная структура, стандартизирующая процессы руководства проектами и способствующая обмену ресурсами, инструментами и методами, и обеспечивающая эффективную реализацию проекта в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий. Сфера ответственности ОУП может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления одним или более проектами.

       Существует несколько типов структур ОУП:

-Поддерживающий. Они выполняют консультативную роль, предоставляя шаблоны, лучшие практики, обучение, доступ к информации и уроки, извлеченные из других проектов. Степень контроля низкая.

-Контролирующий. Предоставляют поддержку и требуют соответствия требованиям с помощью различных средств. Соответствие может предполагать адаптацию структур или методологий управления проектами, использование специфических шаблонов, форм и инструментов или соответствие требованиям руководства. Степень контроля средняя.

-Руководящий. Контролируют проекты путем непосредственного управления данными проектами. Степень контроля высокая.

Основная функция ОУП заключается в поддержке руководителей проектов различными способами:

-управление общими ресурсами всех проектов, администрируемых ОУП

-определение и разработка методологии

-коучинг, наставничество, обучение и надзор

-мониторинг соответствия стандартам, политикам, процедурам посредством аудитов проектов

       -разработка и управления политиками, процедурами, шаблонами проекта

       -координация коммуникаций между проектами

 

32.Планирование содержания, управление содержанием

       Под содержанием проекта подразумевается деятельность, необходимая для получения результата проекта (продукта) со специфическими характеристиками и функциями.

Управление содержанием проекта включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект всех тех процессов, которые необходимы для успешного выполнения проекта. Управление содержанием проекта тесно связано с процессами управления сроками, стоимостью и качеством проекта.

Основными процессами управления содержанием проекта являются:

» инициирование проекта;

» планирование содержания;

» контроль над изменением содержания.

Планирование содержания проекта включает в себя декомпозицию целей проекта на более мелкие и управляемые компоненты для того, чтобы:

» определить оценки по стоимости, времени и ресурсам проекта;

» создать базис (основу) для измерения и контроля хода выполнения проекта;

» распределить права и обязанности по проекту, определить степень ответственности.

Результатом планирования содержания служит структура разбиения работ проекта, на основе которой, как расширение, составляется список работ проекта. Он должен содержать описание каждой работы для того, чтобы их исполнители понимали, что от них требуется и каким образом им выполнять свои функции.