Процесс организации конгрессного обслуживания. Значение проведения конгрессов для гостиницы.

 

Конгрессный бизнес важен для гостиниц по нескольким причинам:

-Пик конгрессного и группового туризма приходится на межсезонье, когда большинство гостиниц продает свои услуги по сниженным ценам.

Прогнозируется предварительное бронирование, уточняются потребности в персонале на ближайшее будущее.

-Открываются прекрасные возможности для повторных приездов. Если гости были приняты хорошо и получили удовлетворение, они рано или поздно вновь посетят гостиницу, приведя с собой друзей и знакомых.

-Участники конгрессов не только оплачивают проживание, но и активно пользуются услугами прачечной, гаража, ресторана, баров, казино, спортивных комплексов, внося свою лепту в доходы гостиницы.

-Делегаты конгрессов чаще всего размещаются в гостиницах со своими супругами, которые не участвуют в заседаниях, но зато активно знакомятся с городом и его достопримечательностями. Это увеличивает доходы магазинов, салонов красоты, спортивных клубов и площадок, что положительно сказывается на репутации гостиницы в целом.

Число участников большинства съездов редко превышает несколько сот человек, поэтому конгрессный туризм представляет потенциальные возможности практически для любого гостиничного предприятия, независимо от размеров его номерного фонда.

Как правило, организаторы симпозиумов стараются проводить свои сессии в различных местах, таким образом, любое гостиничное предприятие имеет потенциальные возможности для проведения подобных мероприятий. Организаторы часто выбирают для размещения курортные отели, загородные

и припортовые гостиницы, крупные мотели, круизные суда и специальные конгрессные центры.

Самым эффективным способом в продаже гостиницы для проведения собраний в различных областях деятельности является личное знакомство организаторов. Это дает возможность представить гостиницу самым подробным образом, сразу ответить на все возникающие вопросы и увидеть ответную реакцию. Для повышения результативности маркетинговой работы прямой контакт просто необходим.

Реклама и рассылка писем с обращениями также являются эффективными маркетинговыми средствами для налаживания и укрепления контактов, которые могут найти свое продолжение в телефонном разговоре с последующей личной встречей. Прямое обращение в письме является наиболее популярным среди методов, применяемых коммерческими директорами гостиниц. Этот способ используется для рассылки проспектов и рекламных материалов.

Менеджеры гостиниц, ориентирующихся на рынок конгрессного туризма, хорошо знают, что наиболее продуктивными являются контакты с теми людьми, от которых зависит принятие решений. Почти каждая организация, регулярно проводящая съезды или симпозиумы, имеет постоянного ответственного работника, чью должность можно условно назвать Исполнительный директор Заказчика. Примерный перечень вопросов, обсуждаемых Заказчиком при выборе места проведения конгрессов или симпозиумов, выглядит следующим образом:

1. Наличие помещений для совещаний.

2. Качество общественного питания.

3. Опыт работы с персоналом гостиницы.

4. Наличие помещений для отдыха.

5. Четкость оформления на въезде/выезде.

6. Наличие ответственного за проведение мероприятия со стороны гостиницы.

7. Точность при расчете за услуги:

1. Наличие специального оборудования для проведения симпозиумов.

2. Близость к различным видам транспорта.

1. Наличие внутреннего спортивного комплекса.

2. Наличие апартаментов.

3. Близость к городским магазинам, ресторанам, культурным центрам.

4. Новизна местонахождения.

При проявлении первых признаков того, что гостиница оказывается в списке претендентов на проведение того или иного конгрессного мероприятия, работник гостиницы, ответственный за обслуживание конференций (Исполнительный директор), включается в работу.

Опыт показывает, что в большинстве случаев на должность Исполни­тельного директора назначаются руководители, имеющие глубокие знания и большой практический опыт, необходимый для того, чтобы уметь находить быстрые и правильные решения, внезапно возникающих вопросов. Должность эта весьма престижна, поскольку человек, занимающий ее, наделен достаточно большими полномочиями. Он имеет определенные полномочия в отношении службы портье, отдела обслуживания номерного фонда, а также ресторанного и барного хозяйства в той части, в которой они принимают участие в обслуживании запланированного мероприятия. Ему должно быть подчинено достаточное количество рабочих и служащих, чтобы можно было справиться с непредвиденными случаями.

 

Организационно-функциональная структура управления гостиницей.

 

Организационная структура гостиницы определяется ее назначением, месторасположением, спецификой гостей, вместимостью. Структура является отражением полномочий и обязанностей каждого работника.

Генеральному директору гостиницы подчиняются:

1.Директор гостиницы;

2.Административная служба;

3.Главный инженер.

Директору гостиницы и административной службе подчиняются:

1.Служба номерного фонда:

Служба занимается решением вопросов связанных с бронированием и размещением по номерам туристов, а так же отправка их домой. Обеспечивает обслуживание туристов в номерах, поддерживает необходимое санитарно-гигиеническое состояние номеров и уровень комфорта жилых помещений, занимается оказанием бытовых услуг.

Состав службы: заведующий хозяйственной частью, швея, уборщица, прачка, швейцар.

Служба приема.

От службы приема и размещения зависит первое впечатление гостя, старший администратор в процесс общения с гостями, должен обсуждать такие вопросы: -цены за номер;

-сроки размещения;

-порядок оплаты.

Задача руководителя данной службы контролировать весь процесс приема и размещения гостя.

Состав службы: старший администратор, дежурная по этажу, горничная.

Финансовая служба.

Решает вопросы финансового обеспечения гостей, получает отчеты от кассиров с каждой торговой точки, включая службу питания, сувенирные киоски и спортивно-оздоровительный центр, и состав дополнительной службы.

Финансовая служба ведет единый финансовый учет предприятия (доходы от торговых точек, учет расходов и доходов, ведение операций по учету оплачиваемого рабочего времени и др.).

Состав службы: старший бухгалтер, менеджер по услугам. Дополнительная службы: парикмахер, маникюрный мастер, магазины, киоски.

Служба безопасности.

Выполняет функцию поддержания порядка и безопасности в гостинице. При этом в гостинице выполняют эти обязанности сторонняя организация.

Служба питания.

Служба питания включает в себя ресторан, бар, подразделения по обслуживанию банкетов, а так же пищеблок (кухню). Обеспечивает гостей услугами питания.

Руководитель службы питания составляет меню. Обеспечивает доставку необходимых продуктов по участкам обслуживающий персонал. Каждый отдел в службе имеет своего руководителя. Обслуживание гостей осуществляется согласно меню, барное обслуживание заключается в основном в обеспечении клиентов спиртными напитками. Кухня является производственным центром. Заказы на производство конкретной продукции поступают от официантов ресторана (на основе составленного и предлагаемого клиентам меню из банкетного зала). Повар готовит блюдо, а руководитель контролирует качество и цену конкретного продукта.

Состав службы: шеф-повар, повар, официанты.

Административная служба.

Отвечает за организацию правления всеми службами гостиничного комплекса, решает финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда для персонала гостиницы, контролирует соблюдение установленных норм, правил по охране труда, по технике безопасности, по противопожарной и экологической безопасности

Главному инженеру подчиняется: