Методология использования информационных технологий

1. Централизованная обработка информации.

Достоинства методологии централизованной технологии:

- возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

- сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию ИТ благодаря централизованному их принятию.

Недостатки такой методологии:

- ограниченная ответственность низшего персонала, который не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

- ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации.

2. Децентрализованная обработка информации.

Достоинствами такой методологии являются:

- гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя;

- усиление ответственности низшего звена сотрудников;

- уменьшение потребности в пользовании центральным компьютером и соответственно контроле со стороны вычислительного центра;

- более полная реализация творческого потенциала пользователя благодаря использованию средств компьютерной связи.

Недостатки децентрализованнойметодологии:

- сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок;

- психологическое неприятие пользователями рекомендуемых вычислительным центром стандартов и готовых программных продуктов;

- неравномерность развития уровня ИТ на локальных местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретного работника.

Описанные достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной информационной технологии привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того, и другого подхода. Такой подход назовем рациональной методологией и покажем, как в этом случае будут распределяться обязанности:

- вычислительный центр должен отвечать за выработку общей стратегии использования ИТ, помогать пользователям как в работе, так и в обучении, устанавливать стандарты и определять политику применения программных и технических средств;

- персонал, использующий ИТ, должен придерживаться указаний вычислительного центра, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом организации.

Рациональная методология использования ИТ позволяет:

- достичь большей гибкости;

- поддерживать общие стандарты;

- осуществить совместимость информационных локальных продуктов;

- снизить дублирование деятельности и др.

Выбор вариантов внедрения информационной технологии в фирме

При внедрении ИТ в фирму необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы. ИТ приспосабливается к организационной структуре:

1. Происходит лишь модернизация методов работы.
2. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места.
3. Происходит распределение функций между техническими работниками и специалистами.
4. Степень риска от внедрения новой ИТ минимальна, так как затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение «вязнет» на различных этапах ИТ. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться. Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным ее недостаткам следует отнести:

- существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;

- наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами данной стратегии являются:

- рационализация организационной структуры фирмы;

- максимальная занятость всех работников;

- высокий профессиональный уровень;

- интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования:

1. Структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме.
2. Информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.