Тимохова Наталья Анатольевна

Любинский Андрей Леонидович

Тимохова Наталья Анатольевна

 

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

Пермь 2011

 

УДК 681.3.06

Л 93

 

Составители: кандидат технических наук, доцент кафедры общих гуманитарных, социально-экономических и естественнонаучных дисциплин А.Л. Любинский,

 

Старший преподаватель кафедры общих гуманитарных, социально-экономических и естественнонаучных дисциплин Н.А. Тимохова

 

Рецензенты: кандидат технических наук, доцент, доцент кафедры менеджмента Пермского института (филиала) ГОУ ВПО РГТУ М.Ю. Вышенский

 

Зав. кафедрой общих гуманитарных, социально-экономических и естественнонаучных дисциплин АНО ВПО «Пермский институт экономики и финансов» Е.В. Малкова

 

Информационные технологии в управлении. Конспект лекций: для студентов очной и заочной (дистанционной) форм обучения/ Сост.: А.Л. Любинский, Н.А. Тимохова. – Пермь: АНО ВПО «Пермский институт экономики и финансов», 2011. – 96 с.

 

Конспект лекций по дисциплине «Информационные технологии управления» для студентов очной и заочной (дистанционной) форм обучения по экономическим специальностям.

 

 

Конспект лекций подготовлен в соответствии с Государственным образовательным стандартом и составлен в соответствии с рабочей программой курса. В настоящем конспекте лекций логически взаимосвязано, последовательно и компактно представлены основные современные информационные системы и технологии, отражены прикладные вопросы их применения в управленческой деятельности. Материал, представленный в конспекте лекций, позволяет изучить как основные понятия и принципы построения и функционирования современных информационных систем и технологий, так и конкретные программные продукты. Материалы конспекта лекций апробированы в рамках дисциплины «Информационные технологии управления» для студентов специальности 080507.65 «Менеджмент организации».

 

 

Утверждено на заседании кафедры общих гуманитарных, социально-экономических и естественнонаучных дисциплин, протокол № 1 от 08 сентября 2011 г.

 

Рекомендовано к изданию решением Учебно-методического совета от «___» сентября 2011 г. (Протокол № ___).

 

© А.Л. Любинский

© Н.А. Тимохова

 

© АНО ВПО «Пермский институт экономики и финансов»

СОДЕРЖАНИЕ

1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ (ИС) 6

1.1. Основные понятия и определения ИС. 6

1.2. Структура управления организацией и ИС, примеры ИС. 12

1.3 Структура и классификация ИС. 16

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ (ИТ) 25

2.1. ИТ - основные понятия и определения 25

2.2. Составляющие информационной технологии. 27

2.3. Этапы развития информационных технологий 29

2.4. Проблемы использования информационных технологий 30

3. КОММУНИКАЦИОННАЯ СОСТАВЛЯЮЩАЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ. 42

3.1. Основы построения локальных сетей 42

3.2. Распределенные сети, INTERNET. 46

4. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ (СУБД) 50

4.1. Основные понятия баз данных и систем управления базами данных 50

4.2. Режимы работы с базами данных, работа в СУБД Мicrosoft Ассеss 53

5. СПРАВОЧНЫЕ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫ. 65

5.1. Основные понятия справочных правовых систем. 66

5.2. Инструменты работы СПС КонсультантПлюс - практические примеры. 70

6. ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ, ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ. 80

6.1. Вопросы для подготовки и практические задания по информационным системам и информационным технологиям. 80

6.2. Вопросы для подготовки и практические задания по системам управления базами данных 87

7. Вопросы для самоконтроля. 94

8. Список источников. 96

 

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ (ИС)

Понятия: информация, данные, знания; количество и качество информации; экономическая информация; документы, показатели, реквизиты. Организация как сложная вероятностная система. Информационное обеспечение управления.

Информационная система. Компоненты информационной системы (ИС). Управленческая и информационная пирамиды. Структура и классификация информационных систем. Типы и роль различных информационных систем в организации. Стандарты рекомендаций по управлению производством (SCADA, MRP II, ERP и другие подходы). Выбор информационной системы, требования к информационной системе, оценка эффективности внедрения информационной системы. Эволюция концепций информационных систем.

1.1. Основные понятия и определения ИС

Понятия: информация, данные, знания; количество и качество информации; экономическая информация; документы, показатели, реквизиты.

Информация:

1. Значение, приписываемое данным на основе известных соглашений, относящихся к их представлению.
2. Сведения, данные, значения экономических показателей, являющиеся объектами хранения, обработки и передачи.
3. Одна из трех фундаментальных субстанций (вещество, энергия, информация), составляющих сущность мироздания и охватывающих любой продукт мыслительной деятельности, прежде всего знания и образы.

Данные:

1. Факты и характеризующие их числовые, количественные показатели: имена, даты событий, сведения об экономических процессах, местах действия.
2. Сведения, обработанные специальным образом для принятия решений, информация.

Знание:

1. Результат процесса познания действительности, получивший подтверждение в практике.
2. Адекватное отражение объективной реальности в сознании человека (представления, понятия, суждения, теории).

3нание фиксируется в знаках естественных и искусственных языков. Различают обыденное и научное знание.

Обыденное (житейское) знание опирается на здравый смысл и формы повседневной практической деятельности. Обыденное знание служит основой ориентации человека в окружающем мире, основой его поведения и предвидения.

Научное знание отличается от обыденного своей систематичностью, обоснованностью и глубиной проникновения в сущность вещей и явлений. Наука объединяет разрозненные знания, полученные в повседневной практике, в стройные системы, опирающиеся на совокупность исходных принципов, в которых отображаются существенные связи и отношения вещей - научные теории.

Байт (Октада Byte; Octet)

Байт (в запоминающих устройствах) - наименьшая адресуемая единица данных в памяти ЭВМ, обрабатываемая как единое целое. По умолчанию байт считается равным 8 битам. Обычно в системах кодирования данных байт представляет собой код одного печатного или управляющего символа.

Байт (в измерении информации) - единица измерения количества информации, объема памяти и емкости запоминающего устройства и основа производных единиц:

- 1 килобайт = 1024 байт;

- 1 мегабайт = 1024 Кбайт;

- 1 гигабайт = 1024 Мбайт;

- 1 терабайт = 1024 Гбайт;

- 1 петабайт = 1024 Тбайт.

Бит (Bit) от англ. Binary - двоичная + Digit - цифра

Бит - минимальная единица измерения количества передаваемой или хранимой информации, соответствующая одному двоичному разряду, способному принимать значений 0 или 1.

Типы информационных систем.

Тип ИС зависит от того чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления. На рисунке 1.6 представлен один из возможных вариантов классификации ИС по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала.

 

Рисунок 1.6. Типы ИС в зависимости от функционального признака с учетом уровней управления и квалификации персонала

 

Из данного рисунка видно, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью ИС. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности ИС и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.

Основание пирамиды составляют ИС, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена - оперативным управлением. Наверху пирамиды на уровне стратегического управления ИС изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.

Инструментарий ИТ.

Реализация технологического процесса материального производства осуществляется с помощью различных технических средств, к которым относятся: оборудование, станки, инструменты, конвейерные линии и т.п. По аналогии и для ИТ должно быть нечто подобное. Такими техническими средствами производства информации будет являться аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса. С их помощью производится переработка первичной информации в информацию нового качества. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно его конкретизировать, назвав программным инструментарием ИТ.

Инструментарий ИТ - один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для ПК:

- текстовый процессор (редактор);

- настольные издательские системы;

- электронные таблицы;

- системы управления базами данных;

- электронные записные книжки;

- электронные календари;

- информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.);

- экспертные системы и т.д.

Автоматизация офиса.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Основные компоненты информационной технологии автоматизированного офиса, представлены на рисунке 2.5.

 

 

Рисунок 2.5. Основные компоненты ИТ автоматизированного офиса

 

База данных (БД) является обязательным компонентом любой технологии. В автоматизированном офисе БД концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в БД может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Текстовый процессор - вид прикладного ПО, предназначенный для создания и обработки текстовых документов.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь.

Аудиопочта - почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети и может успешно использоваться для группового решения проблем.

Табличный процессор, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.

Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты. Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций. Термин телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому существует способ хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем в цифровой форме. Сохраненное в цифровом формате изображении может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски большой емкостями.

Аудиоконференции. Используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Видеоконференции. Предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, дают возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Факсимильная связь. Основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Протоколы передачи данных

Протоколом передачи данных называется соглашение, устанавливающее, каким образом должна осуществляться передача данных из компьютера в компьютер и как можно распознавать и устранять ошибки, которые могут при этом возникать. Для того, чтобы осуществилась идея неограниченной коммуникации между компьютерами Интернет, используется один и тот же протокол TCP/IP. Он состоит из набора протоколов, каждый из которых выполняет различные задачи. Протоколы передачи данных, используемые для коммуникации между ПК, представлены в таблице 3.3.

 

Таблица 3.3. Протоколы передачи данных

Аббревиатура протокола	Выполняемые функции
TCP, UDP	транспортные протоколы - управляющие передачей данных между машинами
IP, ICMP, RIP	протоколы маршрутизации - обрабатывают адресацию данных, обеспечивают фактическую передачу данных
DNS, ARP	протоколы поддержки сетевого адреса - обеспечивают идентификацию машины с уникальным номером и именем
FTP, TELNET	протоколы прикладных сервисов - программы, которые пользователь использует для получения доступа к различным услугам

 

Для того, чтобы связаться с некоторым компьютером в сети Интернет, необходимо знать его уникальный Интернет - адрес. Существуют два равноценных формата адресов, которые различаются лишь по своей форме:

- IP - адрес;

- DNS - адрес.

IP - адрес состоит из четырех блоков цифр, разделенных точками. Он может иметь такой вид: 148.32.253.1

Каждый блок может содержать число от 0 до 255. Благодаря такой организации можно получить свыше четырех миллиардов возможных адресов. Некоторые адреса зарезервированы для специальных целей, а блоки конфигурируются в зависимости от типа сети, поэтому фактическое количество возможных адресов немного меньше. И тем ни менее, его более чем достаточно для будущего расширения Интернет.

Протокол IP (Internet Protocol) обеспечивает проводку сообщения по множеству совместно работающих сетей, т.е. определяет адреса и маршруты следования сообщения.

DNS – адрес.

IP - адрес имеет числовой вид, так как его используют в своей работе компьютеры, но он весьма сложен для запоминания, поэтому была разработана доменная система имен: DNS. DNS - адрес включает более удобные для пользователя буквенные сокращения, которые также разделяются точками на отдельные информационные блоки (домены).

Например: www.tsua.net

При вводе DNS - адрес, он сначала направляется в так называемый сервер имен, который преобразует его в 32 - битный IP - адрес для машинного считывания.

Доменные имена (DNS – адрес) обычно имеет три составляющие (хотя их может быть сколько угодно):

- Первая - имя компьютера, подключенного к сети Интернет (или как его еще называют, узловое имя). Имя дает организация, владеющая данным компьютером. В приведенном выше примере компьютер имеет имя www, так как он работает как Web - сервер. Можно использовать или уже существующие в Интернет узловые имена, или придумать свои.

- Вторая часть - домен компании. Продолжая рассматривать приведенный пример, можно сказать, что компания «Технологические системы» имеет в Интернет доменное имя «tsua».

- Последняя составляющая доменного имени говорит либо о типе организации, владеющей компьютером, либо о стране, где размещен компьютер. В нашем примере домен «net» означает, что это сетевая организация.

Схема формирования доменного имени ( DNS – адреса) представлена на рисунке 3.7.

 

 

Рисунок 3.7. Схема формирования доменного имени

 

Каждый документ (Web-страница) в информационном пространстве World Wide Web (WWW) обладает своим уникальным адресом. Адрес любого файла во всемирном масштабе определяется унифицированным указателем ресурса - URL (Uniform Resource Locator, унифицированный определитель ресурсов) - это адрес некоторой информации в Интернет. Он имеет следующий формат:

Средства просмотра Web.

Документы Интернета предназначены для отображения в электронной форме, причем автор документа не знает, каковы возможности компью­тера, на котором документ будет отображаться. Поскольку язык HTML (Hypet Text Markup Language - язык разметки гипертекста) обеспечивает в основном описание его логической структуры Web-документа, форматирование и отображение документа на конкретном ПК произво­дится специальной программой - браузером (browser).

Основные функции браузеров следующие:

- установление связи с Web-сервером, на котором хранится документ, и загрузка всех компонентов комбинированного документа;

- интерпретация тегов языка HTML, форматирование и отображение Web-страницы в соответствии с возможностями компьютера, на котором браузер работает;

- предоставление средств для отображения мультимедийных и других объектов, входящих в состав Web-страниц, а также механизма расширения, позволяю­щего настраивать программу на работу с новыми типами объектов;

- обеспечение автоматизации поиска Web-страниц и упрощение доступа к Web-страницам, посещавшимся ранее;

- предоставление доступа к встроенным или автономным средствам для работы с другими службами Интернета.

Сегодня существует большое количество самых разнообразных браузеров. Наиболее популярными являются Internet Explorer и Opera.

 

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ (СУБД)

Понятия база данных (БД) и система управления базами данных (СУБД). Модели данных. Структура базы данных, поля и записи. Свойства полей БД. Типы данных. Режимы работы для реляционных БД. Объекты БД и их назначение. Работа с СУБД Мicrosoft Ассеss.

Основные понятия баз данных и систем управления базами данных

База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения инфор­мации. Поскольку данные и информация - понятия взаимосвязанные, но не тождественные, следует отметить некоторое несоответствие в этом определении. Его причины чисто исторические. В те годы, когда формировалось понятие баз данных, в них действи­тельно хранились только данные. Однако сегодня большинство систем управле­ния базами данных позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплек­сами. Таким образом, мы можем говорить, что в современных базах данных хра­нятся отнюдь не только данные, но и информация.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается:

- отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием;

- их упорядочение;

- оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

В мире существует множество СУБД. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользова­телю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Мicrosoft Ассеss, входящую в пакет Мicrosoft Оffice. В тех случаях, когда конкретные приемы операций зависят от используемой версии программы, мы будем опираться на наиболее распространенную версию Мicrosoft Ассеss 2000, хотя в основном речь будет идти о таких обобщенных понятиях и методах, для которых различия между конкретными версиями программ второстепенны.

Модели данных. По способу установления связей между данными различают следующие модели данных:

1. Реляционная.

2. Иерархическая.

3. Сетевая.

Реляционная модель является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы.

В теории множеств таблице соответствует термин отношение (relation), который и дал название модели. Для нее имеется развитый математический аппарат - реляционное исчисление и реляционная алгебра, где для баз данных (отношений) определены такие хорошо известные теоретико-множественные операции, как объединение, вычитание, пересечение, соединение и др.

Достоинством реляционной модели является сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки, недостатком - жесткость структуры данных (например - невозможность задания строк таблицы произвольной длины) и зависимость скорости ее работы от размера БД. Для многих операций, определенных в такой модели, может оказаться необходимым просмотр всей базы.

Иерархическая и сетевая модели предполагают наличие связей между данными, имеющими какой-либо общий признак.

В иерархической модели такие связи могут быть отражены в виде дерева-графа, где возможны только односторонние связи от старших вершин к младшим. Это облегчает доступ к необходимой информации, но только если все возможные запросы отражены в структуре дерева. Никакие иные запросы удовлетворены быть не могут.

Указанный недостаток снят в сетевой модели, где теоретически, возможны связи «всех со всеми». Поскольку на практике это, естественно, невозможно, приходится прибегать к некоторым ограничениям.

Использование иерархической и сетевой моделей ускоряет доступ к информации в БД, но поскольку каждый элемент данных должен содержать ссылки на некоторые другие элементы, требуются значительные ресурсы как дисковой, так и основной памяти ЭВМ. Недостаток основной памяти, конечно, снижает скорость обработки данных. Кроме того, для таких моделей характерна сложность реализации СУБД.

Свойства полей базы данных

Поля БД не просто определяют структуру базы - они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц БД на примере СУБД Мicrosoft Ассеss:

1. Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в
   качестве заголовков столбцов таблиц).
2. Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
3. Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
4. Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принад­лежащих полю.
5. Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).
6. Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
7. Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля авто­матически (средство автоматизации ввода данных).
8. Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как пра­вило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
9. Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выпол­няется автоматически, если задано свойство Условие на значение).
10. Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения дан­ного поля при наполнении базы;
11. Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).
12. Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по тому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Следует обратить внимание на то, что поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут разли­чаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, исполь­зуемых для хранения рисунков, звукозаписей, видеоклипов и других объектов ОLЕ, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

Типы данных

С основными типами данных мы уже знакомы. Так, например, при изучении электрон­ных таблиц Мicrosoft Ехсеl мы видели, что они работают с тремя типами данных: текстами, числами и формулами. Таблицы БД, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. БД Мicrosoft Ассеss работают с типами данных, которые представлены в таблице 4.1.

 

Таблица 4.1. Типы данных СУБД Мicrosoft Ассеss

Название типа	Назначение
Text (Текстовый)	Тип данных, используемый для хранения обычного неформатиро­ванного текста ограниченного размера (до 255 символов).
Memo (Поле Мемо)	Специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него.
Number (Числовой)	Тип данных для хранения действительных чисел.
Data/Time (Дата/время)	Тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
Currency (Денежный)	Тип данных для хранения денежных сумм.
AutoNumber (Счетчик)	Специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использо­вание - для порядковой нумерации записей.
Yes/No (Логический)	Величины, способные принимать только два значения, да/нет или 1/0.
OLE Object (Поле объекта OLE)	Поля, позволяющие вставлять рисунки, звуки и данные других полей.
Hyperlink (Гиперссылка)	Ссылки, дающие возможность открывать объект Мicrosoft Access (таблицу, запрос…), файл другого приложения или Web-страницу.

 

Объекты базы данных

Кроме таблиц БД может содержать и другие типы объектов. Привести полную классификацию возможных объектов БД затруднительно, поскольку каждая СУБД может реали­зовать свои типы объектов. Однако основные типы объектов мы можем рассмотреть на примере СУБД Мicrosoft Ассеss. В версии Мicrosoft Ассеss 2000 эта СУБД позво­ляет создавать и использовать объекты семи различных типов.

Таблицы. Как мы уже говорили, это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов можно выполнять такие опера­ции как:

- отбор данных, их сортировка и фильтрация;

- преобразование данных по заданному алгоритму;

- создание новых таблиц;

- автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников; простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу. Когда мы работаем с основными таблицами базы, мы физически имеем дело с жест­ким диском, то есть с очень медленным устройством. Когда же на основании запроса мы получаем результирующую таблицу, то имеем дело с электронной таблицей, не имеющей аналога на жестком диске, - это только образ отобранных полей и записей. Разумеется, работа с «образом» происходит гораздо быстрее и эффективнее. Еще одним основанием для того, чтобы широко использовать запросы являются соображения безопасности. Из соображений безопасности, чем меньше доступа к базовым таблицам имеют конечные пользователи, тем лучше. Во-первых, снижается риск того, что неуме­лыми действиями они повредят данные в таблицах. Во-вторых, предоставив раз­ным пользователям разные запросы, можно эффективно разграничить их доступ к данным в строгом соответствии с кругом персональных обязанностей.

Формы. Если запросы - это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы - это средства для ввода данных. Смысл их тот же - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму снабжают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать. Запросы тоже отображают данные, но делают это в виде результирующей таблицы, не имеющей почти никаких средств оформления. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных докумен­тов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п.).

Страницы. Это специальные объекты БД, реализованные в последних вер­сиях СУБД Мicrosoft Асcеss, более корректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде НТМL, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данных, но содержит компоненты, через кото­рые осуществляется связь переданной Wеb-страницы с БД, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Wеb-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и БД, размещенной на сервере. Эта БД не обязательно должна быть базой данных Мicrosoft Ассеss. Страницы доступа, созданные средствами Мicrosoft Ассеss, позволяют работать также с базами данных Мicrosoft SQL Servег.

Макросы и модули. Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Мicrosoft Ассеss макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внеш­него языка программирования, в данном случае языка Visual Ваsic fог Аррlicatications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфические требо­вания заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.

Работа с запросами.

Если структура базы данных организации хорошо продумана, то исполнители, работающие с базой, должны навсегда забыть о том, что в базе есть таблицы, а еще лучше, если они об этом вообще ничего не знают. Таблицы - слишком ценные объекты базы, чтобы с ними имел дело кто-либо, кроме разработчика или администратора базы.

Если исполнителю надо получить данные из базы, он должен использовать специ­альные объекты - запросы. Все необходимые запросы разработчик базы должен подготовить заранее. Если запрос подготовлен, надо открыть панель Запросы в окне БД, выбрать его и открыть двойным щелчком на значке - откроется результирующая таблица, в которой исполнитель найдет то, что его интересует.