Режимы работы с базами данных, Работа в субд Мicrosoft Ассеss

Обычно с БД работают две категории исполнителей. Первая катего­рия - проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласовании ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разраба­тывают и другие объекты базы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны - для ограничения функциональ­ных возможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопас­ности). Проектировщики не наполняют базу конкретными данными (заказчик может считать их конфиденциальными и не предоставлять посторонним лицам). Исклю­чение составляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладки объектов базы.

Вторая категория исполнителей, работающих с БД, - пользователи. Они получают исходную БД от проектировщиков и занимаются ее наполне­нием и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы - только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.

Соответственно, система управления базами данных имеет два режима работы:

1. Проектировочный.

2. Пользовательский.

Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создания ее объектов.

Во втором режиме проис­ходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

Для реляционных БД развернуто можно определить типичные режимы работы:

- режим создания;

- режим редактирования;

- режим манипулирования;

- режим поиска.

Для работы в каждом из режимов существует своя система команд, и значит работа пользователя строится в виде алгоритма, составленного из этих команд. Такие алгоритмы могут выполняться в режиме прямого исполнения (по-командно), а во многих СУБД и в программном режиме (автоматически).

Режим создания БД включает следующие этапы:

1. Описания структуры.
2. Ввод данных.
3. Модификация структуры.

Описания структуры хранящихся в ней записей. Для каждой записи указывается, сколько и каких полей она содержит. Каждому полю присваивается свое имя (идентификатор), который позволит обращаться к полю для того, чтобы прочитать из него данные, записать их или произвести над ними какие-либо действия.

Следующим после описания структуры этапом создания БД является ввод данных.

В процессе ввода данных может выясниться, что структура описана не совсем точно и нужно ее изменить (модифицировать). Например, данные не умещаются в поле, или забыто какое-либо поле. В процессе модификации структуры можно переопределить длину полей, изменить их тип, имена, добавить в описание структуры до­полнительные поля или удалить ненужные и т.д.

Программы СУБД обеспечивают пользователям удобные средства для просмотра документов базы данных, внесения в них исправлений и изменений. Процесс внесения изменений и исправления ошибок в документах базы данных называется редактированием.

Ведение БД (манипулирование) характеризует операции, выполняемые над БД для поддержания ее в актуальном состоянии. Процесс может включать:

- дополнение базы новыми документами;

- удаление существующих документов;

- изменение данных в отдельных записях в связи с изменением учетных данных и т.д.

Использование БД предполагает выполнение действий по поиску и получению в заданном виде, хранимой в ней информации. При этом могут выполняться операции выборки записей, удовлетворяющих определенным условиям. По желанию пользователя записи могут быть отсортированы, например, в алфавитном порядке значений одного или нескольких символьных полей, по возрастанию или убыванию числовых полей и т.д.

Объекты базы данных

Кроме таблиц БД может содержать и другие типы объектов. Привести полную классификацию возможных объектов БД затруднительно, поскольку каждая СУБД может реали­зовать свои типы объектов. Однако основные типы объектов мы можем рассмотреть на примере СУБД Мicrosoft Ассеss. В версии Мicrosoft Ассеss 2000 эта СУБД позво­ляет создавать и использовать объекты семи различных типов.

Таблицы. Как мы уже говорили, это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов можно выполнять такие опера­ции как:

- отбор данных, их сортировка и фильтрация;

- преобразование данных по заданному алгоритму;

- создание новых таблиц;

- автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников; простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу. Когда мы работаем с основными таблицами базы, мы физически имеем дело с жест­ким диском, то есть с очень медленным устройством. Когда же на основании запроса мы получаем результирующую таблицу, то имеем дело с электронной таблицей, не имеющей аналога на жестком диске, - это только образ отобранных полей и записей. Разумеется, работа с «образом» происходит гораздо быстрее и эффективнее. Еще одним основанием для того, чтобы широко использовать запросы являются соображения безопасности. Из соображений безопасности, чем меньше доступа к базовым таблицам имеют конечные пользователи, тем лучше. Во-первых, снижается риск того, что неуме­лыми действиями они повредят данные в таблицах. Во-вторых, предоставив раз­ным пользователям разные запросы, можно эффективно разграничить их доступ к данным в строгом соответствии с кругом персональных обязанностей.

Формы. Если запросы - это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы - это средства для ввода данных. Смысл их тот же - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму снабжают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать. Запросы тоже отображают данные, но делают это в виде результирующей таблицы, не имеющей почти никаких средств оформления. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных докумен­тов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п.).

Страницы. Это специальные объекты БД, реализованные в последних вер­сиях СУБД Мicrosoft Асcеss, более корректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде НТМL, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данных, но содержит компоненты, через кото­рые осуществляется связь переданной Wеb-страницы с БД, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Wеb-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и БД, размещенной на сервере. Эта БД не обязательно должна быть базой данных Мicrosoft Ассеss. Страницы доступа, созданные средствами Мicrosoft Ассеss, позволяют работать также с базами данных Мicrosoft SQL Servег.

Макросы и модули. Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Мicrosoft Ассеss макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внеш­него языка программирования, в данном случае языка Visual Ваsic fог Аррlicatications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфические требо­вания заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.