Использование файлов баз данных и таблиц

 

Файл базы данных Access (файл с расширением.mdb) имеет структуру, похожую на ту, которая используется в базах данных клиент-сервер. Но файл базы данных Access может содержать формы, отчеты, макросы и даже модули процедур на языке Visual Basic. При этом от пользователя не требуется знания сложной структуры файла базы данных. Все операции с файлом базы данных (например, добавлением таблицы или отчета) Access производит без вмешательства пользователя.

Файл рабочей группы. При запуске Access считывает файл SYSTEM. MDW, содержащий сведения о пользователях, входящих в рабочую группу. Файл рабочей группы содержит следующую информацию:

· Имена учетных записей пользователей и рабочих групп

· Пароли пользователей и идентификатор (код) пользователя, работающего с Access

· Настройки пользователя, указанные в диалоговом окне "Параметры"

· Информацию о пользовательских панелях инструментов

Создание новой базы данных

Чтобы создать базу данных:

1. Нажмите кнопку "Создать базу данных" (New) на панели инструментов или выберите команду "Файл, Создать" (File, New Database). Появится диалоговое окно "Создание". Чтобы кнопка "Создать базу данных" и команда "Файл, Создать" были доступны, необходимо, чтобы окно базы данных было активно или чтобы главное окно Access было пусто.

2. Чтобы создать пустую базу данных, раскройте вкладку "Общие" (General) диалогового окна "Создание", выделите элемент "Новая база данных" и нажмите кнопку ОК. Вкладка "Базы данных" позволяет использовать при создании новой базы один из 22 шаблонов, на основе которых могут быть созданы наиболее популярные базы данных. Чтобы создать базу на основе шаблона, выделите шаблон и нажмите кнопку ОК.

3. В нашем примере мы создаем пустую базу данных. Поэтому выделите "Новая база данных" и нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окно "Файл новой базы данных".

4. В поле ввода "Имя файла" (File Name) укажите имя новой базы данных.
5. Нажмите кнопку "Создать" (Create).

После завершения создания базы данных в главном окне Access появится окно новой базы данных.

Свойства таблиц и полей

Перед добавлением таблиц в пустую базу данных или в одну из демонстрационных баз, поставляемых вместе с Access, нужно познакомиться с терминологией и соглашениями, используемыми для описания структуры таблицы и ее полей.

Свойства таблицы Access определяют параметры таблицы в целом. Заполнение свойств таблицы не является обязательным. Чтобы открыть окно свойств таблицы, откройте таблицу в режиме конструктора и нажмите кнопку "Свойства" (Properties) на панели инструментов. Каждая таблица имеет 5 свойств:

· Описание (Description). Определяет текст, содержащий описание таблицы в окне базы данных.

· Условие на значение (Validation Rule). Определяет требования к данным, вводящимся в поля записи. Используется для обеспечения целостности и непротиворечивости данных. Это свойство, в отличие от аналогичного свойства поля, применяется к нескольким (всем) полям таблицы.

· Сообщение об ошибке (Validation Text). Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве "Условие на значение".

· Фильтр (Filter). Определяет подмножество записей, выводящихся после применения фильтра к таблице.

· Порядок сортировки (Order By). Определяет порядок сортировки записей в таблице.

Каждое поле таблицы также имеет набор свойств. Первые три свойства полей выводятся в бланке структуры таблицы, который расположен в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора. Значения оставшихся свойств полей вводятся в нижней части окна конструктора таблицы. В бланке таблицы можно установить следующие свойства полей таблицы:

· Имя поля (Field Name). Каждое поле таблицы должно иметь уникальное имя, но в различных таблицах можно использовать одинаковые имена полей. Хорошим тоном считается отказ от включения в имя поля пробелов и замена пробелов на знаки подчеркивания "_". Имя поля не должно быть очень длинным, особенно, если будут создаваться макросы и модули, использующие это поле.

· Тип данных (Data Type). В таблицах Access можно использовать следующие типы данных: "Текстовый", "Поле MEMO", "Числовой", "Дата/Время", "Денежный", "Счетчик", "Логический", "Поле объекта OLE" и Мастер подстановок.

· Описание (Description). Определяет текст, содержащий описание поля таблицы. Этот текст выводится в строке состояния при добавлении или изменении данных в поле.

· Ключевое поле (Primary Key). Чтобы сделать поле ключевым, выделите его и нажмите кнопку "Ключевое поле" на панели инструментов. Таблица "Заказано" учебной базы данных Борей содержит составной ключ, построенный на основе полей "КодЗаказа" и "КодТовара".

Вкладка "Общие" (General) содержит основные свойства поля. Во вкладке "Подстановка" (Lookup) можно задать поведение поля в форме. В следующем списке приведены свойства полей таблицы, устанавливаемые во вкладке "Общие":

· Размер поля (Field Size). Определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных "Текстовый" (целое число в диапазоне от 0 до 255, по умолчанию задается размер 50) или "Числовой" (нужно выбрать размер поля в раскрывающемся списке). Свойство "Размер поля" не задается для полей с типами данных "Дата/Время", "Логический", "Денежный", "MEMO" и полей объектов OLE.

· Формат поля (Format). Позволяет указать форматы вывода текста, чисел и дат на экран и на печать. Можно оставить формат, выбранный автоматически, выбрать формат в раскрывающемся списке или ввести пользовательский формат. В любом случае формат поля не оказывает влияние на его значение, но влияет на отображение значения поля. Свойство "Формат поля" не задается для полей объектов OLE.

· Число десятичных знаков (Decimal Places). Определяет число десятичных знаков, используемое при отображении чисел. Это свойство задается только для полей с типом данных "Числовой" и "Денежный" и ему может быть присвоено значение "Авто" или заданное число десятичных знаков. Как и свойство "Формат поля", свойство "Число десятичных знаков" влияет на формат вывода значения поля, но не оказывает влияния на значение поля.

· Маска ввода (Input Mask). Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля "Телефон", позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: "(___) ___-____". Значение данного свойства определяется автоматически при использовании Мастера по созданию масок ввода. Чтобы запустить Мастера по созданию масок ввода, выделите поле с типом данных "Текстовый" или "Дата/Время" и нажмите кнопку построителя (на ней изображено многоточие) в правой части вкладки "Общие" или кнопку "Построить" на панели инструментов.

· Подпись (Caption). Указывает текст, который выводится в подписях, присоединенных к элементам управления, создаваемых путем переноса с помощью мыши из списка полей, и который выводится для таблицы или запроса в заголовке столбца в режиме таблицы. Длина текста подписи может достигать 2048 символов, причем в тексте подписи, в отличие от имени поля. можно использовать любые знаки пунктуации.

· Значение по умолчанию (Default Value). Позволяет указать значение, автоматически появляющееся в поле при создании новой записи. Например, в поле с типом данных "Дата/Время" можно вводить по умолчанию текущую дату. Свойство "Значение по умолчанию" не задается для полей с типом данных "Счетчик" и полей объектов OLE.

· Условие на значение (Validation Rule). Определяет требования к вводимым данным. Значение этого свойства представляет собой выражение. Свойство "Условие на значение" не задается для полей с типом данных "Счетчик", "MEMO" и полей объектов OLE.

· Сообщение об ошибке (Validation Text). Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве "Условие на значение".

· Обязательное поле (Required). Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значение "Да", то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой присоединенный к нему элемент управления. Пустые (Null) значения в этом поле не допускаются. Свойство "Обязательное поле" ключевого поля должно иметь значение "Да" потому, что Access не допускает пустых значений в ключевых полях.

· Пустые строки (Allow Zero Length). Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк. Если свойства "Обязательное поле" и "Пустые строки" имеют значение "Да", то при добавлении новой записи необходимо ввести в это поле хотя бы один символ. Пустая строка ("") и значение Null (пустое) — это не одно и то же. Свойство "Пустые строки" можно определить только для полей с типом данных "Текстовый" и "MEMO".

· Индексированное поле (Indexed). Определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и поиска данных. Свойство "Индексированное поле" может иметь значения: "Нет" (индекс не создается), "Да (допускаются совпадения)" (в индексе допускаются повторяющиеся значения) и "Да (Совпадения не допускаются)" (повторяющиеся значения в индексе не допускаются). Свойство "Индексированное поле" не задается для полей с типом данных "MEMO" и полей объектов OLE.

· Новые значения (New Values). Определяет способ изменения значений поля счетчика при добавлении новых записей. Свойство "Новые значения" может иметь следующие значения: "Последовательные" (значение поля счетчика увеличивается на 1 в каждой новой записи) и "Случайные" (поле счетчика в новой записи получает случайное значение типа "Длинное целое"). Обычно значение "Случайные" используется в реплицируемых базах данных для присвоения записям таблиц, содержащихся в различных репликах, уникальных идентификаторов. Свойство "Новые значения" задается только для полей с типом данных "Счетчик".

 

1.2. Практическое задание