Формы, предназначенные для управления транзакциями

Формы, предназначенные для управления транзакциями, работают непосредственно с таблицами, при условии, что активна только одна таблица. Если для добавления и редактирования информации в более чем одной таблице используется единственная форма, то можно создать обновляемый запрос, включающий все нужные поля, а затем создать форму на основе этого запроса. Главная (родительская) форма также может использовать единственную таблицу в качестве источника данных, но включать подчиненные (дочерние) формы, в качестве источника данных которых используются другие таблицы.

Эта работа посвящена формам, предназначенным для управления транзакциями, но приемы, описанные здесь, можно использовать и для форм, используемых в других целях.

Формы, предназначенные только для доступа к данным

Такие формы предназначены только для просмотра информации; они, например, обеспечивают доступ к временным данным, которые менеджеры и администраторы фирм используют для определения дальнейших действий. Приложение Access позволяет использовать несколько уровней вложенности форм. Уровень вложенности форм может достигать трех: главная форма, подчиненная форма и подчиненная форма, включенная в предыдущую подчиненную форму.

Формы, предназначенные только для доступа к данным, в качестве источника данных часто используют запросы, которые суммируют данные по временным промежуткам, как, например, общий доход от продаж за месяц, квартал или год.

Создание формы для управления транзакциями при помощи Мастера форм

 

Форма "Персональные мероприятия", создание которой рассматривается здесь, будет обеспечивать добавление новых записей в таблицу "Персональные мероприятия", а также возможность редактирования существующих записей. Перед тем как приступить к созданию формы "Персональные мероприятия", убедитесь в том, что в учебной базе данных Борей есть таблица "Персональные мероприятия", создание которой описано в первой лабораторной работе.

Выбор макета формы

Форма "Персональные мероприятия" предназначена для добавления новых данных в таблицу "Персональные мероприятия" и будет иметь подчиненную форму, которая нужна для отображения всех предыдущих персональных мероприятий для заданного сотрудника. В обычных приложениях для работы с базами данных большинство форм используют данные из таблиц, связанных отношением "один-ко-многим". Поэтому для представления данных из подчиненной таблицы отношения "один-ко-многим" необходима подчиненная форма.

Форма "Персональные мероприятия" будет состоять из форм двух типов: формы для управления транзакциями и формы для доступа к данным. Для разработки такой формы можно использовать два метода:

· Использовать таблицу "Сотрудники" в качестве источника данных для главной формы и использовать подчиненную форму для отображения, добавления и редактирования записей в таблице "Персональные мероприятия". Этот метод позволяет добавить новую запись как в таблицу "Сотрудники", так и в таблицу "Персональные мероприятия".

· Использовать таблицу "Персональные мероприятия" как источник данных и для главной, и для подчиненной формы. Форму такого типа нельзя создать с помощью Мастера форм. Этот метод описан ниже в разделе "Создание сложных многотабличных форм".

Мастер форм позволяет создавать формы (включающие или не включающие подчиненные формы), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Мастер форм создает базовый внешний вид формы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц. Независимо от того. являетесь ли вы профессиональным разработчиком приложений или начинающим пользователем, использование Мастера форм заметно упрощает и ускоряет процесс создания простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.

 

Задание 3.1.

Создайте форму "Персональные мероприятия" при помощи Мастера форм.

1. Раскройте вкладку "Формы" окна базы данных, нажмите кнопку "Создать". Появится диалоговое окно "Новая форма".

2. В списке диалогового окна "Новая форма" выделите элемент "Мастер форм". Элемент "Конструктор" в списке диалогового окна "Новая форма" позволяет открыть новую, пустую форму в режиме конструктора. После выбора в списке этого диалогового окна одного из возможных видов элемента "Автоформа" Access 95 автоматически создаст формы определенных форматов: в столбец, ленточную или табличную. Элемент списка "Диаграмма" вызываетМастер диаграмм для добавления диаграммы в создаваемую форму. С помощью выбора элемента списка "Сводная таблица" можно создать форму, основанную на данных из сводных таблиц Microsoft Excel.

3. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна "Новая форма", содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для формы. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите элемент "Сотрудники". Нажмите кнопку ОК, и Access отобразит первое диалоговое окно Мастера форм.

4. В списке "Доступные поля" этого диалогового окна выделите элемент "КодСотрудника", затем нажмите кнопку ">" для перемещения элемента "КодСотрудника" из списка "Доступные поля" в список "Выбранные поля". Проделайте эту же операцию с элементами "Фамилия", "Имя", "Должность" списка "Доступные поля", которые являются полями таблицы "Сотрудники". Размещение этих полей в форме позволит редактировать данные таблицы "Сотрудники".

5. Раскройте список "Таблицы/Запросы" и выделите в нем таблицу "Персональные мероприятия". Список "Доступные поля" изменится, в нем будут перечислены все поля таблицы "Персональные мероприятия".

6. Нажмите кнопку """ для копирования всех полей таблицы "Персональные мероприятия" из списка "Доступные поля" в список "Выбранные поля", так как в таблице "Персональные мероприятия" нужно будет редактировать каждое поле. Поскольку поле "КодСотрудника таблицы Сотрудники было включено в список "Выбранные поля", то нет необходимости включать поле "КодСотрудника" таблицы "Персональные мероприятия" в форму.

7. В списке "Выбранные поля" выделите элемент "КодСотрудника", а затем нажмите кнопку "<" для перемещения этого поля из списка "Выбранные поля" обратно в список "Доступные поля".

8. Наконец, нажмите кнопку "Далее>" для отображения второго диалогового окна Мастера форм.

Так как поля, выбранные для отображения в форме, взяты из двух различных таблиц, то Мастер форм предоставляет возможность выбрать тип представления данных.

9. Поскольку форма предназначена для просмотра данных о сотруднике и должна включать подчиненную форму, содержащую данные о персональных мероприятиях, относящихся к сотруднику, выделите тип представления данных "по Сотрудники" и выберите переключатель "Подчиненные формы".

В правой верхней части второго диалогового окна Мастера форм отображается пример оформления создаваемой формы в зависимости от выбранного представления данных.

10.Нажмите кнопку "Далее>" для перехода к третьему диалоговому окну Мастера форм. В этом диалоговом окне можно определить параметры оформления подчиненной формы.

11.Выберите переключатель "Ленточный"; в этом случае будет создана подчиненная форма, отображающая данные из таблицы "Персональные мероприятия" в ленточном формате, аналогичном табличному, но предоставляющем возможность изменения параметров форматирования элементов управления.

12. Нажмите кнопку "Далее>" для отображения следующего диалогового окна Мастера форм. В этом диалоговом окне можно выбрать стиль оформления новой формы. Мастер форм предоставляет несколько встроенных стилей. Поскольку создаваемая форма предназначена для ввода данных и не нуждается в специальных эффектах оформления, выделите стиль "Обычный", а затем нажмите кнопку "Далее>" для перехода к последнему шагу Мастера форм.

13. Укажите названия для основной и подчиненной форм. Введите Персональные мероприятия в поле ввода "Форма" и Персональные мероприятия подчиненная форма в поле ввода "Подчиненная форма". Выберите переключатель "Открытие формы для просмотра или ввода данных", а затем нажмите кнопку "Готово" для завершения создания формы.

Мастер форм создаст форму "Персональные мероприятия" и форму "Персональные мероприятия подчиненная форма", а затем сохранит их. После того как Мастер форм закончит создание форм, основная форма будет открыта в режиме формы.