Работа со связями, ключевыми полями и индексами

Перед началом заполнения таблицы "Персональные мероприятия" нужно определить связи этой таблицы с другими таблицами базы данных Борей, определить ключевое поле и создать индексы.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях — обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ — связанной.

Существует четыре вида отношений:

· Один к одному.

· Многие к одному.

· Один ко многим.

· Многие ко многим.

Связи с отношениями "один ко многим" и "многие к одному" отличаются только тем, какая таблица является главной. Одному сотруднику в таблице "Персональные мероприятия" может соответствовать несколько записей. Поэтому между таблицей "Сотрудники" и таблицей "Персональные мероприятия" нужно установить связь с отношением "один ко многим". Создание связи между таблицами "Сотрудники" и "Персональные мероприятия" позволит использовать запросы, формы и отчеты, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу.

Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, однако, они должны иметь одинаковые типы данных. Кроме того, связываемые поля типа "Числовой" должны иметь одинаковые значения свойства "Размер поля". Например, нельзя создать связь между полями типа "Счетчик" и "Байт" или "Целое" и "Денежный". Исключением из этого правила является поле счетчика с последовательной нумерацией, которое может связываться с числовыми полями размера "Длинное целое". В нашем примере связь между таблицами осуществляется по полям с типами данных "Счетчик" и "Длинное целое". Связи между таблицами базы данных можно определить и просмотреть в окне "Схема данных" (Relationships).

 

Задание 1.2.

Определить связь между таблицами "Персональные мероприятия" и "Сотрудники":

1. Закройте все окна таблиц базы данных. Access не позволяет создать или изменить связь, если открыта хотя бы одна таблица.

2. Сделайте активным окно базы данных. Для этого выберите команду "Окно, 1 Борей база данных" (Window, I Database) или нажмите кнопку "Окно базы данных". В меню "Окно" выводится список девяти открытых окон объектов базы данных. Окно базы данных всегда имеет номер 1.

3. Выберите команду "Сервис, Схема данных" (Tools, Relationships) или нажмите кнопку "Схема данных" (Relationships) на панели инструментов. Появится окно "Схема данных", которое используется для просмотра и изменения существующих связей и для определения новых связей между таблицами и/или запросами.

4. Выберите команду "Связи, Добавить таблицу" (Relationships, Show Table) или нажмите кнопку "Добавить таблицу" (Show Table) на панели инструментов. Появится диалоговое окно "Добавление таблицы".
5. Раскройте вкладку "Таблицы", в списке таблиц выделите "Персональные мероприятия" и нажмите кнопку "Добавить" (Add). Нажмите кнопку "Закрыть" (Close). Таблица "Персональные мероприятия" появится в окне "Схема данных".

6. Связь между таблицами "Персональные мероприятия" и "Сотрудники" строится по значению полей "КодСотрудника". Поместите указатель мыши над полем "КодСотрудника" таблицы "Персональные мероприятия", нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите появившийся значок поля на поле "КодСотрудника" таблицы "Сотрудники". Отпустите левую кнопку мыши. Появится диалоговое окно "Связи".

7. Нажмите кнопку "Объединение" (Join Type). Появится диалоговое окно "Параметры объединения" (Join Properties). В нашем примере создается связь с отношением "один ко многим", поэтому выберите переключатель "3". Нажмите кнопку ОК.

8. В диалоговом окне "Связи", можно установить для связи режим обеспечения ссылочной целостности. В режиме обеспечения ссылочной целостности Access автоматически будет следить за тем, чтобы в таблице "Персональные мероприятия" не появились коды сотрудников, которых нет в таблице "Сотрудники". Для обеспечения ссылочной целостности установите флажок "Обеспечение целостности данных" (Enforce Referential Integrity).

9. Нажмите кнопку "Создать" (Create), чтобы подтвердить создание связи и перейти в окно "Схема данных".

10. Закройте окно схема данных, нажав кнопку "Закрыть" в правом верхнем углу окна. Появится диалоговое окно, запрашивающее подтверждение изменения схемы данных. Подтвердите изменение, нажав кнопку "Да".

1.2.3. Обеспечение ссылочной целостности

 

Обеспечение ссылочной целостности данных является важным средством Access. Немногие системы управления базами данных для персональных компьютеров позволяют обеспечивать ссылочную целостность. Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостности, то Access не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, и изменять записи в главной таблице таким образом, что после этого в связанной таблице появятся записи, не имеющие главных записей; а также удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в связанной таблице. Например, в таблицу "Персональные мероприятия" не может быть добавлена запись, в поле "КодСотрудника" которой содержится значение 10 (в таблице "Сотрудники" хранятся сведения только о 9 сотрудниках). Такую запись можно добавить только после приема очередного сотрудника на работу (и внесения информации о нем в таблицу "Сотрудники").