В зависимости от версии ms Access внешний вид окна может быть несколько другим.

Рис.1.1.

 

В состав любой базы данных Access входят следующие элементы:

Таблицы. Информация хранится в базах данных Access в виде двумерных таблиц (Рис.1.2).

Рис.1.2. Пример таблицы базы данных

В отличие от столбца Excel, каждое поле таблицы может содержать значения данных только одного типа текст, числа, даты и т. д. База данных Access может содержать до 32768 таблиц, причем 254 таблицы могут быть открыты одновременно. Access позволяет импортировать таблицы из других систем управления базами данных (dBASE, FoxPro и др.), баз данных типа клиент-сервер (таких как Microsoft SQL Server) и систем управления электронными таблицами (Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 и др.). Более того, можно связать базу данных Access с таблицами баз данных других приложений (dBASE, FoxPro, Paradox и др.), файлами электронных таблиц, форматированными текстовыми файлами и таблицами, хранящимися в другой базе данных Access. Использование связывания таблиц позволяет хранить и обрабатывать данные в исходном формате без преобразования в формат Access.

Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных, соответствующих некоторому критерию. Выборка данных может производиться одновременно из 16 таблиц. При создании запроса можно указать таблицы, в которых будет производиться выборка данных, указать те поля таблиц, которые должны быть включены в результат запроса, и указать условие отбора данных. В запрос можно включить до 255 полей. Условие отбора определяет то, какие данные будут выбраны из таблицы в результате запроса.

Формы. Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах в более удобном для восприятия виде. При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, а также изменять и удалять

существующие данные. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты. Например, если на вашем компьютере установлена звуковая карта, то в форму можно включить файл звукового сопровождения. Формы Access могут также содержать процедуры, написанные на языке Visual Basic, для обеспечения обработки различных событий. Формы, в первую, очередь предназначены для работы с данными на экране. На рис. 1.3. изображена типичная форма, отображаемая в режиме форм.

Рис.1.3. Пример формы отображения информации на экране

Обычно в этом режиме выводятся данные из одной записи, а текстовые поля, управля­ющие кнопки, картинки и прочие служебные объекты облегчают просмотр и обработку данных. Если вы хотите просмотреть сразу несколько записей, можно перейти в режим таблицы.

Отчеты. Отчеты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Access позволяет использовать различные форматы оформления отчетов и включать в отчеты иллюстрации, что делает вид отчета еще более привлекательным.

Макросы. Использование макросов в приложениях Access позволяет автоматизировать повторяющиеся операции, состоящие из нескольких команд меню. Макросы Access играют роль программных модулей, требуемых другими системами управления баз данных, и обеспечивают обработку событий (например, нажатия кнопки в форме) и некоторые другие действия. В большинстве случаев можно создать функционально законченное приложение Access, не написав ни строчки кода VBA.

Модули. Модули содержат процедуры обработки событий, написанные на языке Visual Basic. Модули используются в тех случаях, когда желаемый результат нельзя получить при помощи макросов.

Таким образом Access «база данных» — это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление, изменение, выборку и отображение данных

 

 

 

Это определение подчеркивает важное отличие между Access и другими системами управления базами данных. Даже системы типа клиент-сервер (например, Microsoft SQL Server), позволяющие хранить все таблицы в одном файле базы данных, не могут включать в файл базы данных формы и отчеты.

1.1.2. Просмотр и редактирование данных в таблице

 

Чтобы просмотреть содержимое таблицы, например, таблицы "Типы" учебной базы данных Борей, необходимо раскрыть вкладку "Таблицы". При этом на экране появится содержимое таблицы. Информация, содержащаяся в таблицах реляционных баз данных, обычно отображается в виде строк и столбцов. В качестве строк выступают записи таблицы, а в качестве столбцов ее поля. По умолчанию все таблицы открываются в режиме просмотра. Если режим просмотра был изменен, то чтобы снова перейти в режим таблицы, раскройте список рядом с кнопкой "Представление таблицы" и выделите "Режим таблицы".