Разработка таблиц баз данных

СОДЕРЖАНИЕ

 

1.РАЗРАБОТКА ТАБЛИЦ БАЗ ДАННЫХ.. 4

1.1.Теоретическое введение. 4

1.1.1. Запуск Access и открытие баз данных. 4

1.1.2. Просмотр и редактирование данных в таблице. 7

1.1.3. Функции и режимы Microsoft Access. 9

1.1.4. Создание новой базы данных. 13

1.2. Практическое задание. 17

1.2.1. Добавление таблицы в существующую базу данных. 17

Задание 1.1. 20

1.2.2. Работа со связями, ключевыми полями и индексами. 22

Задание 1.2. 23

1.2.3. Обеспечение ссылочной целостности. 24

Задание 1.3. 25

Задание 1.4. 26

Задание 1.5. 27

Задание 1.6. 28

1.2.4. Проверка корректности данных. 29

Задание 1.7. 30

Задание 1.8. 31

1.2.5. Добавление записей в таблицу "Персональные мероприятия". 32

1.3. Контрольные вопросы.. 34

2.СОРТИРОВКА, ПОИСК, ФИЛЬТРАЦИЯ, ЗАПРОСЫ... 34

2.1. Практические упражнения и методика выполнения работы.. 34

2.1.1. Сортировка данных в таблице. 34

Задание 2.1. 35

Задание 2.2. 35

2.1.2. Поиск записей по значению поля. 36

Задание 2.3. 36

Задание 2.4. 37

2.1.3. Отбор данных при помощи фильтров. 37

Задание 2.5. 37

Задание 2.6. 38

Задание 2.7. 39

Задание 2.8. 40

Задание 2.9. 41

2.1.4. Создание простейшего запроса. 41

Задание 2.10. 41

Задание 2.11. 42

2.1.5. Создание запросов других типов. 43

Задание 2.12. 44

Задание 2.13. 44

2.1.6. Преобразование запросов по образцу в запросы на языке SQL.. 45

Задание 2.14. 45

Задание 2.15. 47

Задание 2.16. 48

Задание 2.17. 49

2.1.7. Создание внешнего соединения. 50

Задание 2.18. 50

Задание 2.19. 51

Задание 2.20. 51

2.1.8. Вычисления на подмножестве записей. 52

Задание 2.21. 52

Задание 2.22. 53

Задание 2.23. 55

2.2. Контрольные вопросы.. 55

3.СОЗДАНИЕ ФОРМ... 56

3.1. Практические упражнения и методика выполнения работы.. 56

3.1.1. Создание и использование форм. Мастер форм.. 56

3.1.2. Создание формы для управления транзакциями при помощи Мастера форм.. 58

Задание 3.1. 59

3.1.3. Использование окна конструктора форм.. 61

Задание 3.2. 61

Задание 3.3. 64

Задание 3.4. 65

Задание 3.5. 66

3.1.4. Изменение параметров формы и элементов управления. 67

Задание 3.6. 67

3.1.5. Создание сложных многотабличных форм.. 69

3.1.6.Создание запроса для основной формы.. 70

Задание 3.7. 70

Задание 3.8. 72

Задание 3.9. 73

Задание 3.10. 74

3.1.7.Изменение макета формы.. 75

Задание 3.11. 76

Задание 3.12. 77

Задание 3.13. 78

Задание 3.14. 80

Задание 3.15. 81

Задание 3.16. 83

Задание 3.17. 84

3.1.8. Завершение разработки главной формы "Ввод персонального мероприятия". 85

Задание 3.18. 86

Задание 3.19. 87

Задание 3.20. 88

Задание 3.21. 90

3.2. Контрольные вопросы.. 91

4.СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ.. 92

4.1. Практические упражнения и методика выполнения работы.. 92

4.1.1. Описание работы с отчётами. 92

4.1.2. Создание итогового отчета при помощи Мастера отчетов. 93

Задание 4.1. 93

Задание 4.2. 96

Задание 4.3. 99

Задание 4.4. 100

Задание 4.5. 101

4.1.3. Выравнивание и форматирование элементов управления, изменение межстрочного интервала 102

Задание 4.6. 102

Задание 4.7. 103

4.2. Контрольные вопросы.. 104

5. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ УЧЁТА УСПЕВАЕМОСТИ.. 105

5.1. Разработка таблиц. 105

5.2. Установка связей и заполнение таблиц. 106

6. РАБОТА С БАЗОЙ ДАННЫХ УЧЁТА УСПЕВАЕМОСТИ.. 108

6.2. Редактирование таблиц, сортировка, фильтрация. 108

6.3. Организация запросов. 109

6.4. Формирование итоговых запросов. 110

7.РАЗРАБОТКА ФОРМ ДЛЯ БАЗЫ ДАННЫХ УЧЁТА УСПЕВАЕМОСТИ.. 112

7.1. Создание форм.. 112

7.2. Порядок выполнения лабораторной работы.. 114

8. РАЗРАБОТКА ОТЧЁТОВ БАЗЫ ДАННЫХ УЧЁТА УСПЕВАЕМОСТИ.. 115

8.1. Формирование итогового отчета для базы Учёта успеваемости. 115

 

9. ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ БАЗЫ ДАННЫХ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА EXCEL ………………………………………………….. 118

 

РАЗРАБОТКА ТАБЛИЦ БАЗ ДАННЫХ

Цель работы:

Разработка базы данных, создание таблиц и получение навыков работы с ними. В процессе выполнения лабораторной работы осваиваются основные приёмы по работе с таблицами базы данных на примере учебной базы данных Борей.

 

 

Теоретическое введение

1.1.1. Запуск Access и открытие баз данных

 

Базу данных можно открыть как при запуске Access, так и после запуска. Access позволяет держать открытой только одну базу данных. Чтобы запустить Access и открыть в нем базу данных Борей (это учебная база данных):

1. Выберите переключатель "Открыть базу данных";

2. В списке баз данных выделите элемент "Другие файлы". Нажмите кнопку ОК. Появится стандартное диалоговое окно "Открытие файла базы данных";

3. Файлы базы данных Борей находятся в папке SAMPLES, вложенной в папку, в которой был установлен Access (по умолчанию папка \OFFICE11\ACCESS);

4. Чтобы открыть учебную базу данных Борей, дважды щелкните левой кнопкой мыши по значку базы данных Борей.

Окно базы данных и панели инструментов

 

Окно базы данных является как бы отправной точкой, от которой начинается выполнение почти всех операций над объектами базы данных. Чтобы выполнить какое-либо действие с объектом, нужно сначала выделить его в окне базы данных. После открытия базы данных многие кнопки на панели инструментов "База данных" (Database) становятся доступными. Доступность той или иной кнопки на панели инструментов зависит от выбранного режима просмотра и от типа выделенного объекта базы данных. Кнопки на панелях инструментов позволяют быстро выполнять различные команды меню. Любую операцию, которую можно выполнить при помощи кнопки панели инструментов, можно выполнить так же и при помощи команд меню.

В состав Access входят 19 встроенных панелей инструментов. Access автоматически выводит на экран панели инструментов, соответствующие типу активного объекта базы данных.

Элементы базы данных Access Все объекты, относящиеся к конкретной базе данных, Access хранит в одном большом файле. Именно с ним мы и работаем при использовании программы Access. Среди объектов, связанных с одной базой данных, могут быть таблицы, в которых содержится информация; формы и отчеты, используемые для пред­ставления данных; запросы, с помощью которых пользователи запрашивают разные сведения; модули и макросы для автоматизации работы с базой. Все объекты в базе упорядочиваются по своему типу и отображаются на различных вкладках окна базы данных, как показано на рис. 1.1.

Основные режимы Access

Access имеет три основных режима работы:

· Режим запуска. Этот режим позволяет осуществлять сжатие, преобразование, шифрование/дешифрование и некоторые другие операции без открытия базы данных. Для запуска этих операций нужно выбрать соответствующую команду в меню "Сервис" (Tools). Эти команды доступны только в том случае, если в Access не открыта какая-либо база данных.

· Режим конструктора. В этом режиме можно создавать и модифицировать структуру таблиц и запросов, разрабатывать формы для добавления и изменения данных, а также производить форматирование отчетов перед печатью.

· Режим выполнения. В режиме выполнения в главном окне Access выводятся окна объектов базы данных. Чаще всего конечные пользователи приложений Access работают именно в этом режиме. Макрокоманды можно вызывать только в режиме выполнения. Однако это не относится к модулям на языке Visual Basic, поскольку процедуру или функцию можно запустить, только связав их с каким-либо событием (например, нажатием кнопки в форме) или при помощи макроса. Режим выполнения для таблиц и запросов имеет специальное название — "Режим таблицы". Для форм этот режим называется "Режим формы", а для отчетов — "Предварительный просмотр".

Выбрать режим Access можно с помощью кнопок в окне базы данных при открытии объекта базы данных, кнопок панелей инструментов или команд меню "Вид" (View).

Чтобы изменить параметры, используемые Access по умолчанию при выводе на экран или принтер таблиц, запросов, отчетов или форм, выберите команду "Сервис, Параметры" (Tools, Options) и установите нужные параметры.

 

Создание новой базы данных

Чтобы создать базу данных:

1. Нажмите кнопку "Создать базу данных" (New) на панели инструментов или выберите команду "Файл, Создать" (File, New Database). Появится диалоговое окно "Создание". Чтобы кнопка "Создать базу данных" и команда "Файл, Создать" были доступны, необходимо, чтобы окно базы данных было активно или чтобы главное окно Access было пусто.

2. Чтобы создать пустую базу данных, раскройте вкладку "Общие" (General) диалогового окна "Создание", выделите элемент "Новая база данных" и нажмите кнопку ОК. Вкладка "Базы данных" позволяет использовать при создании новой базы один из 22 шаблонов, на основе которых могут быть созданы наиболее популярные базы данных. Чтобы создать базу на основе шаблона, выделите шаблон и нажмите кнопку ОК.

3. В нашем примере мы создаем пустую базу данных. Поэтому выделите "Новая база данных" и нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окно "Файл новой базы данных".

4. В поле ввода "Имя файла" (File Name) укажите имя новой базы данных.
5. Нажмите кнопку "Создать" (Create).

После завершения создания базы данных в главном окне Access появится окно новой базы данных.

Свойства таблиц и полей

Перед добавлением таблиц в пустую базу данных или в одну из демонстрационных баз, поставляемых вместе с Access, нужно познакомиться с терминологией и соглашениями, используемыми для описания структуры таблицы и ее полей.

Свойства таблицы Access определяют параметры таблицы в целом. Заполнение свойств таблицы не является обязательным. Чтобы открыть окно свойств таблицы, откройте таблицу в режиме конструктора и нажмите кнопку "Свойства" (Properties) на панели инструментов. Каждая таблица имеет 5 свойств:

· Описание (Description). Определяет текст, содержащий описание таблицы в окне базы данных.

· Условие на значение (Validation Rule). Определяет требования к данным, вводящимся в поля записи. Используется для обеспечения целостности и непротиворечивости данных. Это свойство, в отличие от аналогичного свойства поля, применяется к нескольким (всем) полям таблицы.

· Сообщение об ошибке (Validation Text). Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве "Условие на значение".

· Фильтр (Filter). Определяет подмножество записей, выводящихся после применения фильтра к таблице.

· Порядок сортировки (Order By). Определяет порядок сортировки записей в таблице.

Каждое поле таблицы также имеет набор свойств. Первые три свойства полей выводятся в бланке структуры таблицы, который расположен в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора. Значения оставшихся свойств полей вводятся в нижней части окна конструктора таблицы. В бланке таблицы можно установить следующие свойства полей таблицы:

· Имя поля (Field Name). Каждое поле таблицы должно иметь уникальное имя, но в различных таблицах можно использовать одинаковые имена полей. Хорошим тоном считается отказ от включения в имя поля пробелов и замена пробелов на знаки подчеркивания "_". Имя поля не должно быть очень длинным, особенно, если будут создаваться макросы и модули, использующие это поле.

· Тип данных (Data Type). В таблицах Access можно использовать следующие типы данных: "Текстовый", "Поле MEMO", "Числовой", "Дата/Время", "Денежный", "Счетчик", "Логический", "Поле объекта OLE" и Мастер подстановок.

· Описание (Description). Определяет текст, содержащий описание поля таблицы. Этот текст выводится в строке состояния при добавлении или изменении данных в поле.

· Ключевое поле (Primary Key). Чтобы сделать поле ключевым, выделите его и нажмите кнопку "Ключевое поле" на панели инструментов. Таблица "Заказано" учебной базы данных Борей содержит составной ключ, построенный на основе полей "КодЗаказа" и "КодТовара".

Вкладка "Общие" (General) содержит основные свойства поля. Во вкладке "Подстановка" (Lookup) можно задать поведение поля в форме. В следующем списке приведены свойства полей таблицы, устанавливаемые во вкладке "Общие":

· Размер поля (Field Size). Определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных "Текстовый" (целое число в диапазоне от 0 до 255, по умолчанию задается размер 50) или "Числовой" (нужно выбрать размер поля в раскрывающемся списке). Свойство "Размер поля" не задается для полей с типами данных "Дата/Время", "Логический", "Денежный", "MEMO" и полей объектов OLE.

· Формат поля (Format). Позволяет указать форматы вывода текста, чисел и дат на экран и на печать. Можно оставить формат, выбранный автоматически, выбрать формат в раскрывающемся списке или ввести пользовательский формат. В любом случае формат поля не оказывает влияние на его значение, но влияет на отображение значения поля. Свойство "Формат поля" не задается для полей объектов OLE.

· Число десятичных знаков (Decimal Places). Определяет число десятичных знаков, используемое при отображении чисел. Это свойство задается только для полей с типом данных "Числовой" и "Денежный" и ему может быть присвоено значение "Авто" или заданное число десятичных знаков. Как и свойство "Формат поля", свойство "Число десятичных знаков" влияет на формат вывода значения поля, но не оказывает влияния на значение поля.

· Маска ввода (Input Mask). Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля "Телефон", позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: "(___) ___-____". Значение данного свойства определяется автоматически при использовании Мастера по созданию масок ввода. Чтобы запустить Мастера по созданию масок ввода, выделите поле с типом данных "Текстовый" или "Дата/Время" и нажмите кнопку построителя (на ней изображено многоточие) в правой части вкладки "Общие" или кнопку "Построить" на панели инструментов.

· Подпись (Caption). Указывает текст, который выводится в подписях, присоединенных к элементам управления, создаваемых путем переноса с помощью мыши из списка полей, и который выводится для таблицы или запроса в заголовке столбца в режиме таблицы. Длина текста подписи может достигать 2048 символов, причем в тексте подписи, в отличие от имени поля. можно использовать любые знаки пунктуации.

· Значение по умолчанию (Default Value). Позволяет указать значение, автоматически появляющееся в поле при создании новой записи. Например, в поле с типом данных "Дата/Время" можно вводить по умолчанию текущую дату. Свойство "Значение по умолчанию" не задается для полей с типом данных "Счетчик" и полей объектов OLE.

· Условие на значение (Validation Rule). Определяет требования к вводимым данным. Значение этого свойства представляет собой выражение. Свойство "Условие на значение" не задается для полей с типом данных "Счетчик", "MEMO" и полей объектов OLE.

· Сообщение об ошибке (Validation Text). Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве "Условие на значение".

· Обязательное поле (Required). Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значение "Да", то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой присоединенный к нему элемент управления. Пустые (Null) значения в этом поле не допускаются. Свойство "Обязательное поле" ключевого поля должно иметь значение "Да" потому, что Access не допускает пустых значений в ключевых полях.

· Пустые строки (Allow Zero Length). Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк. Если свойства "Обязательное поле" и "Пустые строки" имеют значение "Да", то при добавлении новой записи необходимо ввести в это поле хотя бы один символ. Пустая строка ("") и значение Null (пустое) — это не одно и то же. Свойство "Пустые строки" можно определить только для полей с типом данных "Текстовый" и "MEMO".

· Индексированное поле (Indexed). Определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и поиска данных. Свойство "Индексированное поле" может иметь значения: "Нет" (индекс не создается), "Да (допускаются совпадения)" (в индексе допускаются повторяющиеся значения) и "Да (Совпадения не допускаются)" (повторяющиеся значения в индексе не допускаются). Свойство "Индексированное поле" не задается для полей с типом данных "MEMO" и полей объектов OLE.

· Новые значения (New Values). Определяет способ изменения значений поля счетчика при добавлении новых записей. Свойство "Новые значения" может иметь следующие значения: "Последовательные" (значение поля счетчика увеличивается на 1 в каждой новой записи) и "Случайные" (поле счетчика в новой записи получает случайное значение типа "Длинное целое"). Обычно значение "Случайные" используется в реплицируемых базах данных для присвоения записям таблиц, содержащихся в различных репликах, уникальных идентификаторов. Свойство "Новые значения" задается только для полей с типом данных "Счетчик".

 

1.2. Практическое задание

 

Индексирование таблицы

Хотя Access автоматически индексирует таблицу по значению ключа, может потребоваться создать дополнительные индексы по значениям других полей. Индексы позволяют ускорить поиск данных в тех полях таблицы, по которым она проиндексирована. Например, чтобы поиск записей соответствующих персональным мероприятиям за определенный период происходил быстрее, нужно проиндексировать таблицу по значению поля "ДатаПлан". Каждая таблица Access может иметь до 32 индексов, 5 из которых могут быть составными (в составной индекс может входить не более 10 полей). Тем не менее, не стоит увлекаться созданием индексов для каждого поля таблицы и всех их комбинаций, поскольку это может существенно замедлить процесс заполнения таблицы (при изменении или добавлении записи автоматически обновляются все индексы!!!).

 

Задание 1.4.

Проиндексировать таблицу "Персональные мероприятия" по значению поля "Датафакт" и создать составной индекс по значениям полей "ТипМероприятия" и "ДатаПлан":

1. Выделите поле "ДатаФакт", нажав на кнопку выделения поля в левой части бланка структуры таблицы. Сделайте активным свойство "Индексированное поле" в нижней части окна конструктора. Поле "ДатаФакт" может содержать повторяющиеся данные, поэтому в списке нужно выбрать значение "Да (Допускаются совпадения)". Таким образом можно проиндексировать таблицу только по значению одного поля.

2. В окне "Индексы" выводятся все индексы таблицы. Чтобы создать составной индекс, введите Тип/Дата в столбце "Индекс" и выберите поля "ТипМероприятия" и "ДатаПлан" в раскрывающихся списках столбца "Имя поля".

3. Перейдите в режим таблицы, нажав кнопку "Режим таблицы". Появится диалоговое окно, сообщающее о том, что структура таблицы была изменена. Подтвердите сохранение структуры таблицы, нажав кнопку "Да".
Теперь таблица "Персональные мероприятия" имеет три индекса: индекс, который был создан по значению ключа, простой индекс по значению поля "ДатаФакт" и составной по значениям полей "ТипМероприятия" и "ДатаПлан".

Изменение свойств полей и связей между таблицами

При разработке новой базы данных часто возникает необходимость изменить свойства полей (например, неправильно выбран тип или размер данных) и связей между таблицами (например, выбран не тот тип соединения). Такая ситуация может возникнуть на этапе тестирования базы данных или в процессе ее эксплуатации.

Access позволяет изменить длину текстовых полей, формат, условие на значение и сообщение об ошибке в таблицах, содержащих данные. Чтобы изменить значение этих свойств полей, откройте таблицу в режиме конструктора, выделите поле и измените значение свойства. Изменение типа данных поля может привести к потере данных. Изменение связей между таблицами, содержащими данные, является очень решительным шагом, поэтому старайтесь правильно определить типы связей до того, как в таблицу будут добавлены данные.

Старайтесь избегать изменения имен полей таблицы после того, как созданы формы и отчеты, использующие эту таблицу. Access не изменяет имена полей, присвоенные полям ввода или другим элементам управления в формах или отчетах. Поэтому лучше затратить несколько часов и выбрать имена полей на этапе создания таблицы, чем в течение многих дней искать и изменять во множестве сложных форм и отчетов элементы управления, использовавшие измененное поле.

Изменение порядка следования полей

При заполнении таблицы данными из существующих бумажных документов в режиме таблицы может оказаться, что поля таблицы идут не в том порядке, в котором данные отпечатаны на бумаге. Это может замедлить работу и привести к ошибкам. Access позволяет изменить порядок следования полей путем перетаскивания поля при помощи мыши на новое место. Изменение порядка следования полей может быть как постоянным, так и временным. При закрытии таблицы, в которой изменен порядок следования полей, можно сохранить это изменение или отказаться от его сохранения.

 

Задание 1.5.

Измените порядок следования полей в таблице "Персональные мероприятия":

1. Откройте таблицу "Персональные мероприятия" в режиме таблицы. Порядок следования полей является единственным параметром структуры таблицы, который можно изменить в режиме таблицы.

2. Чтобы выделить столбец (поле) таблицы, нажмите кнопку, на которой написано имя поля.

3. Нажмите кнопку выделения поля. Указатель мыши превратится в инструмент перетаскивания. Толстая вертикальная черта, появляющаяся при перетаскивании поля указывает на то место, где будет находиться после перемещения левая граница поля.

4. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите поле на новое место и отпустите кнопку мыши.

5. В момент закрытия таблицы появится диалоговое окно, предлагающее сохранить изменения структуры таблицы. Подтвердите сохранение изменений, нажав кнопку "Да", или откажитесь от них.

Изменение порядка следования полей не влияет на свойства полей, индексы и другие параметры структуры таблицы.

Изменение связей между таблицами.

Определение связей между таблицами достаточно простая операция. Из- менение связи может быть вызвано изменением типа данных полей, по которым строится связь (поля, по которым строится связь, должны иметь один тип). В этом случае нужно удалить связь, изменить типы данных и переустановить связь.

 

Задание 1.6.

Переустановите связи базы данных.

1. Закройте все окна таблиц.

2. Щелкните левой кнопкой мыши по связи, которую нужно изменить. Линия выделенной связи становится толще.

3. Чтобы удалить выделенную связь, нажмите клавишу Del. Подтвердите удаление связи, нажав кнопку "Да" в появившемся диалоговом окне.

4. Если предполагается изменить тип поля, входящего в ключ таблицы, то удалите остальные связи с этой таблицей.

5. Измените типы данных полей таблиц.

6. Переустановите связи.

 

Добавление, изменение и проверка корректности данных в таблицах

Простота добавления и изменения информации является одним из основных критериев эффективности систем управления базами данных. В большинстве приложений Access для добавления и редактирования данных используются формы. Тем не менее, существуют случаи, когда добавление данных в режиме таблицы является более эффективным, особенно на этапе разработки приложения. Например, при разработке новой базы данных перед созданием форм и отчетов необходима проверка структуры базы. Изменение структуры таблиц и отношений между таблицами после создания форм и отчетов может вызвать дополнительные трудности в разработке приложения.

Для проверки структуры базы требуется ввести в нее тестовые данные. В этом случае для добавления данных лучше использовать режим таблицы. При импорте данных из текстового файла, электронной таблицы или базы другого формата часто нужно изменять импортируемые данные, чтобы сделать их формат совместимым с разрабатываемым приложением. И в этом случае использование режима таблицы для редактирования данных является более предпочтительным.

Другой важной функцией, которую должна обеспечивать система управления базами данных, является поддержка целостности данных. Правила, обеспечивающие целостность данных, дополняют правила, обеспечивающие ссылочную целостность, которые описаны выше. Access позволяет определить правила, обеспечивающие целостность данных как на уровне полей, так и на уровне таблиц. Правила, обеспечивающие целостность данных, задаются в виде выражений, вводимых в свойство "Условие на значение" (Validation Rule) полей или таблиц. Далее обсуждено использование простых выражений для определения условий на значение. Более полное представление об использовании операторов и выражений Access можно получить, используя встроенный механизм контекстной помощи.

1.2.4. Проверка корректности данных

 

Выражения являются атомарными элементами языков программирования. Выражения используются для вычисления различных величин и содержат, по крайней мере, один оператор (например, арифметические операторы, операторы сравнения и т. д.). Чаще всего используются арифметические операторы +, -, * (оператор умножения), / (оператор деления). Величины, к которым применяется оператор, называются операндами. Различают левый и правый операнд оператора.

Например, в выражении 10+12 число 10 является левым операндом оператора сложения, а число 12 правым операндом.
Существуют операторы, позволяющие сравнивать значения своих операндов. Эти операторы называются операторами сравнения (например, > (знак больше), = (знак равенства) и т. д).

Логические операторы (And, Or, is, Not, Between и Like) возвращают в качестве результата одно из значений "Истина" (True), "Ложь" (False) или пустое значение (Null), если результат вычислить невозможно.
Оператор & используется для слияния (конкатенации) двух строк в одну. Этот оператор является аналогом оператора + (оператор конкатенации) в системах Paradox и xBase. В Access для слияния строк также можно использовать оператор +, но оператор & предоставляет дополнительные возможности, и поэтому предпочтительней использовать именно его. Access позволяет создавать сложные выражения из простых, комбинируя их в соответствии с синтаксисом операторов.

В условиях на значение используются выражения, возвращающие одно из значений "Истина" (данные корректны) или "Ложь" (ошибка в данных). Если данные записи не удовлетворяют условию на значение, то при переходе к другой записи или попытке сохранить изменения, появляется диалоговое окно, сообщающее об этом.

Определение условий на значение полей

Условия на значения, проверяющие корректность данных только в одном поле, независимо от значений других полей, называются условиями на значение поля. В таблице 1.4. приведен список условий на значение для таблицы "Персональные мероприятия", создание которой было обсуждено выше.

Таблица 1.4.

Поле	Условие на значение	Текст сообщения об ошибке
КодСотрудника	>о	Введите правильный код сотрудника
ТипМероприятия	"П" Or "У" Or "К" Or "Г" Or "М" Or "Н" Or "0"	Недопустимый код. Допустимы только коды "П", "У", "М", "К", "Г", "Н" и "0"
КодОтветственного	>0	Введите правильный код сотрудника, ответственного за мероприятие
ДатаПлан	Between Date() -36500 And Date() + 365	Мероприятие не может быть запланировано более чем на один год вперед
КодНачальника	>0 Or Is Null	Введите правильный код начальника или оставьте поле пустым
Рейтинг	Between 0 And 9 Or Is Null	Введите правильный рейтинг сотрудника (число от 0 до 9) или оставьте поле пустым
Сумма	He определено	Нет
Примечание	He определено	Нет

 

Условия на значения полей "КодСотрудника", "КодОтветственного" и "КодНачальника" не могут определить, правильно ли был введен код. Например, в одно из этих полей может быть введен код, которого нет в таблице "Сотрудники". Тем не менее, поскольку при создании связи с таблицей "Сотрудники" был установлен режим обеспечения ссылочной целостности, Access не позволит сохранить запись в подчиненной таблице, которой не соответствует ни одна запись в главной таблице. Поэтому проверка корректности кода сотрудника, с которым связано мероприятие, не нужна. Для обеспечения корректности данных в полях "КодОтветственного" и "КодНачальника" необходимо проверять значения этих полей на совпадение с кодом одного из сотрудников в таблице "Сотрудники".

 

Задание 1.7.

Добавьте условия на значение полей таблицы "Персональные мероприятия":
1. Откройте таблицу "Персональные мероприятия" в режиме конструктора.
2. Выделите поле "КодСотрудника". Поместите точку вставки в поле ввода "Условие на значение", введите >0.

3. В поле ввода "Сообщение об ошибке" введите строку: "Введите правильный код сотрудника".

4. Поместите точку вставки в поле ввода "Обязательное поле" (Required) и выберите "Да" в раскрывающемся списке.

5. Перейдите в бланк структуры таблицы, выделите следующее поле. Введите условия на значение и текст сообщения об ошибке для оставшихся полей таблицы. Установите для свойства "Обязательное поле" полей "ТипМероприятия", "КодОтветственного" и "ДатаПлан" значение "Да".

Определение условий на значение записей

Значение поля "ДатаФакт" таблицы "Персональные мероприятия" должно превышать значение поля "ДатаПлан". Поэтому для проверки корректности значения поля "ДатаФакт" это значение нужно сравнить со значением поля "ДатаПлан".Для этого можно задать условие на значение записи таблицы.

В условии на значение записи могут сравниваться одновременно значения нескольких полей. Условие на значение записи и текст сообщения об ошибке, появляющийся при нарушении этого условия, можно задать в диалоговом окне "Свойства таблицы" (Table Properties).

 

Задание 1.8.

Определите условие на значение записи для поля "ДатаФакт":

1. Откройте таблицу "Персональные мероприятия" в режиме конструктора и нажмите кнопку "Свойства" (Properties) на панели инструментов. Появится диалоговое окно "Свойства таблицы".

2. В поле ввода "Описание" введите "Персональные мероприятия по отделу".
3. Поместите точку вставки в поле ввода "Условие на значение" и нажмите кнопку "..." справа от поля ввода. Появится диалоговое окно Построителя выражений. В левом списке этого диалогового окна выделена таблица "Персональные мероприятия", а в центральном списке выводится список полей таблицы.

4. Дважды щелкните левой кнопкой мыши по элементу "ДатаФакт" в списке полей таблицы. В окне выражения появится строка (ДатаФакт].
5. Введите >= в окне выражения и дважды щелкните левой кнопкой мыши по элементу "ДатаПлан" в списке полей таблицы, чтобы добавить его в выражение.
6. При создании таблицы "Персональные мероприятия" в поле "ДатаФакт" планировалось хранить пустые значения для мероприятий, которые еще не произошли. Поэтому добавьте к выражению, задающему условие на значение, строку Ог [ДатаФакт] Is Null.

7. Чтобы закрыть окно построителя выражений и добавить условие на значение записей таблицы, нажмите кнопку ОК.

8. Поместите точку вставки в поле ввода "Сообщение об ошибке" и введите текст сообщения об ошибке: Дата проведения мероприятия не может предшествовать запланированной дате мероприятия.

9. Закройте окно "Свойства таблицы", нажав кнопку "Закрыть" в правом верхнем углу окна или нажав кнопку "Свойства" на панели инструментов.

 

 

1.2.5. Добавление записей в таблицу "Персональные мероприятия"

 

Теперь вам предоставляется возможность проверить результаты вашей работы. В таблице 5 приведены данные о приеме на работу каждого из 9 сотрудников компании Борей, которые нужно ввести в таблицу «Персональные мероприятия». Значения полей "ДатаПлан" и "ДатаФакт" определены на основе поля "ДатаНайма" таблицы "Сотрудники". После заполнения таблицы "Персональные мероприятия" данными о приеме сотрудников на работу, поле "ДатаНайма" может быть удалено из таблицы "Сотрудники", поскольку в таблице "Персональные мероприятия" уже хранятся сведения о дате найма сотрудников.

Таблица 1.5

Код	Тип	Ответственный	Дата-План	Начальник	Сумма
	П		01-май-02		2 000000
	П		14-авг-02		3 500000
	П		Ol-anp-02		2 250000
	П		ОЗ-май-03		2 250000
	П		17-OKT-03		2 500000
	П		17-OKT-03		4 000000
	П		02-янв-04		3 000000
	П		05-мар-04		2 500000
	П		15-НОЯ-04		3 000000

 

В процессе заполнения таблицы можно проверить правильность определения значений свойств "Значение по умолчанию" и "Формат поля". Можно попробовать ввести в таблицу некорректные данные, чтобы проверить условия на значение полей и записей. Чтобы заполнить первые 9 записей таблицы "Персональные мероприятия", используйте данные из таблицы 5, откройте таблицу "Персональные мероприятия" в режиме таблицы. Установите точку вставки в первое поле хвостовой записи.

 

 

Проверка корректности данных в таблице "Персональные мероприятия"

Теперь с таблицей "Персональные мероприятия" можно экспериментировать, добавляя в нее различные данные с целью проверки работы условий на значение и средств обеспечения ссылочной целостности данных. Тестирование приложений баз данных часто занимает гораздо больше времени, чем их разработка.

Следующие тестовые примеры помогут проверить правильность работы условий на значение и режима ссылочной целостности:

· Ссылочная целостность. Введите в поле "КодСотрудника" хвостовой записи таблицы "Персональные мероприятия" значение 25, а в поле "КодОтветственного"