Создание подчиненной формы при помощи Мастера подчиненных форм

Для формы "Ввод персонального мероприятия" необходима подчиненная форма для просмотра истории персональных мероприятий сотрудника, данные о котором отображаются в главной части формы. Новый мастер Access 95 - Мастер подчиненных форм - позволяет создать новую подчиненную форму, одновременно добавив в главную форму поле подчиненной формы.

Задание 3.19.

1. Если необходимо, нажмите кнопку "Представление формы" на панели инструментов "Конструктор форм" для перехода в режим конструктора.

2. Если необходимо, на панели элементов нажмите кнопку "Мастера элементов" (она должна быть утопленной) для возможности использования Мастера элементов.

3. На панели элементов нажмите кнопку "Подчиненная форма/отчет", а затем щелкните левой кнопкой мыши под текстовым полем "Примечание" в области данных формы. Появится первое диалоговое окно Мастера подчиненных форм.

4. Мастер подчиненных форм можно использовать как для создания новой подчиненной формы, основанной на таблице или запросе, так и для вставки в форму существующей подчиненной формы. В данном случае выберите переключатель "Таблица/Запрос" и нажмите кнопку "Далее". Появится второе диалоговое окно Мастера подчиненных форм.

5. Во втором диалоговом окне Мастера подчиненных форм можно выбрать таблицу или запрос, который будет источником данных для новой подчиненной формы, а также какие поля необходимо включить в подчиненную форму. В раскрывающемся списке "Таблицы и запросы" этого диалогового окна Мастера подчиненных форм выберите элемент "Запрос: Персональные мероприятия (для подчиненной формы)". Для ускорения процесса выбора полей нажмите кнопку """, что позволит скопировать все поля выбранного запроса из списка "Доступные поля" в список "Выбранные поля". В списке "Выбранные поля" выделите поле "Примечание" и нажмите кнопку "<" для перемещения этого поля обратно в список "Доступные поля". Нажмите кнопку "Далее". Появится третье диалоговое окно Мастера подчиненных форм

6. В третьем диалоговом окне Мастера подчиненных форм можно определить связь между главной и подчиненной формами. Имеется две возможности: либо воспользоваться списком возможных отношений, определенных Access, либо самостоятельно определить поля связи между главной и подчиненной формами. Выберите переключатель "Самостоятельное определение". Диалоговое окно Мастера подчиненных форм изменится, в нем появятся четыре раскрывающихся списка.

7. В верхнем списке "Поля формы/отчета" выберите элемент " КодСотрудника " (оно будет полем связи); в верхнем списке "Поля подчиненной формы/отчета" также в качестве поля связи выберите поле "КодСотрудника". Нажмите кнопку "Далее". Появится четвертое и последнее диалоговое окно Мастера подчиненных форм.

8. В поле ввода четвертого диалогового окна Мастера подчиненных форм введите имя новой подчиненной формы: Тестовая подчиненная форма, этим завершится определение подчиненной формы. Access создаст и сохранит новую форму, а затем вставит завершенную подчиненную форму в поле подчиненной формы, находящееся в главной форме, и изменит размеры этого поля для размещения в нем новой подчиненной формы. Текст, введенный в последнем диалоговом окне Мастера подчиненных форм, будет отображен в подписи подчиненной формы; сама подчиненная форма будет сохранена под именем, составленным из имени таблицы или запроса, используемого в качестве источника данных, и слов "подчиненная форма". В данном случае названием новой подчиненной формы будет "Ввод персонального мероприятия (подчиненная)".

9. Для просмотра новой подчиненной формы нажмите кнопку "Представление формы" на панели инструментов для перехода в режим формы.

Мастер подчиненных форм всегда создает новую подчиненную форму в режиме таблицы. Во многих случаях это приемлемо, а иногда даже желательно. Однако для формы "Ввод персонального мероприятия" более удобным форматом вывода данных является "непрерывный" формат. Далее объяснены преимущества такого вида формы и рассмотрен пошаговый процесс создания таких форм и вставки их в качестве подчиненной формы в главную форму.

Связанные формы полезны при отображении данных, состоящих из множества записей таблицы или запроса в формате, отличном от табличного. В нашем случае изменять данные в подчиненной форме нельзя, поэтому нет необходимости в таких элементах, как названия полей, кнопки выбора записи и полосы прокрутки, связанные с табличным форматом. Эти графические элементы фокусируют больше внимания на подчиненной форме, чем нужно. В данном случае необходимо достаточно простое отображение истории сотрудника. а для этого необходим непрерывный формат вывода данных.

 

Задание 3.20.

Для создания формы в непрерывном табличном формате с помощью Мастера форм:

1. В окне базы данных раскройте вкладку "Формы", затем нажмите кнопку "Создать" для создания новой формы.

2. В раскрывающемся списке этого диалогового окна выберите в качестве источника данных запрос "Персональные мероприятия (для подчиненной формы)".

3. В списке, расположенном в правом верхнем углу диалогового окна "Новая форма", выберите элемент "Автоформа: табличная", затем нажмите кнопку ОК. Access сразу же создаст форму, основанную на полях запроса "Персональные мероприятия (для подчиненной формы)", а затем отобразит созданную форму в режиме формы.

4. Перейдите в режим конструктора форм.

5. Удалите поля "КодСотрудника" и "Примечание" из области данных формы; из области заголовка формы удалите метки "КодСотрудника" и "Примечание".

6. Щелкните левой кнопкой мыши по области выделения раздела заголовка формы и. используя кнопку "Цвет фона" панели инструментов "Панель форматирования", измените цвет фона заголовка формы (свойство "Цвет фона") на белый; тем же способом измените на белый цвет фона области данных.

7. Измените подписи в разделе заголовка формы следующим образом: Тип Мероприятия на Тип, КодОтветственного на Ответственный, ДатаПлан на Дата-План, КодНачальника на Начальник, ДатаФакт на Дата-Факт, Рейтинг на Рейтинг, Сумма на Сумма.

8. Все метки заголовка формы заключите с помощью мыши в прямоугольник выделения; на панели инструментов "Панель форматирования" нажмите кнопку "Полужирный", а затем - кнопку "По центру".

9. Выберите команду "Формат, Размер, по размеру данных" (Format, Size, to Fit), затем команду "Формат, Размер, по узлам сетки" (Format, Size, to Grid). Эта последовательность команд в результате приведет к увеличению текстовых полей подписей для того, чтобы все их содержимое можно было отобразить на экране, затем эти поля будут привязаны к сетке, чтобы упростить их совмещение с полями, находящимися в области данных формы.

10. С помощью мыши перетащите метку "Тип" в левый верхний угол раздела заголовка формы; оставшиеся метки разместите вдоль верхней границы этого раздела формы, отделив их друг от друга. Перетащите верхнюю границу раздела области данных вниз.

11. С помощью мыши перетащите поле "ТипМероприятия" в левый верхний угол раздела области данных и измените его размеры, соотнеся их с соответствующей меткой в разделе заголовка формы. Поместите все оставшиеся в разделе области данных поля под соответствующими метками, находящимися в разделе заголовка формы, изменив размеры каждого поля в соответствии с размерами меток. Перетащите нижнюю границу раздела области данных вниз.

12. Все поля области данных заключите с помощью мыши в прямоугольник выделения; на панели форматирования нажмите кнопку "По центру" для выравнивания данных каждого поля по центру. Там же нажмите кнопку "Цвет границы", а затем кнопку "Прозрачный", в результате все границы полей будут прозрачными.

13. Выберите диалоговое окно свойств формы, раскройте вкладку "Данные" и присвойте свойству "Разрешить изменение" значение "Нет", свойству "Разрешить удаление" - значение "Нет" и свойству "Разрешить добавление" - значение "Нет". Эти изменения значений свойств защитят отображаемые этой формой записи.

14. В окне свойств раскройте вкладку "Макет" и установите в качестве значения свойства "Полосы прокрутки" значение "Отсутствуют", а в качестве значений свойств "Область выделения" и "Поле номера записи" значение "Нет".

15. Закройте окно свойств и перетащите правую границу формы влево так, чтобы ширина формы стала равной примерно 14 см.

Сохраните форму под именем " Персональные мероприятия (тест подчиненной формы) ".

Теперь нужно добавить созданную форму в табличном формате в форму "Ввод персонального мероприятия" в качестве подчиненной формы. Для вставки этой формы в главную форму будем использовать Мастер подчиненных форм.

Задание 3.21.

1. Откройте форму "Ввод персонального мероприятия" и нажмите кнопку "Представление формы" на панели инструментов "Конструктор форм" для перехода в режим конструктора.

2. Если необходимо, на панели элементов нажмите кнопку "Мастера элементов" (она должна быть утопленной) для возможности использования Мастера элементов.

3. На панели элементов нажмите кнопку "Подчиненная форма/отчет", а затем щелкните левой кнопкой мыши под текстовым полем "Примечание" в области данных формы. Появится первое диалоговое окно Мастера подчиненных форм.

4. Для вставки существующей формы в первом диалоговом окне Мастера подчиненных форм выберите переключатель "Формы", затем в раскрывающемся списке этого диалогового окна выберите элемент " Персональные мероприятия (тест подчиненной формы) ". Появится второе диалоговое окно Мастера подчиненных форм.

5. Во втором диалоговом окне Мастера подчиненных форм можно определить связь между главной и подчиненной формами. Имеется две возможности: либо воспользоваться списком возможных отношений, определенных Access, либо самостоятельно определить поля связи. между и подчиненной формами. Выберите переключатель "Самостоятельное определение". Диалоговое окно Мастера подчиненных форм изменится, в нем появятся четыре раскрывающихся списка. В верхнем списке "Поля формы/отчета" выберите элемент "КодСотрудника " (оно будет полем связи); в верхнем списке "Поля подчиненной формы/отчета" также в качестве поля связи выберите поле "КодСотрудника". Нажмите кнопку "Далее". Появится третье диалоговое окно Мастера подчиненных форм.

6. Примите установленную по умолчанию подпись для нового поля подчиненной формы и нажмите кнопку "Готово" для завершения создания нового поля подчиненной формы. Теперь Access вставит созданную форму в главную форму в качестве подчиненной формы и изменит размеры поля подчиненной формы для размещения в нем новой подчиненной формы.

7. Удалите подпись поля подчиненной формы и измените размеры этого поля так, чтобы оно заполнило по ширине область главной формы. Увеличьте высоту поля подчиненной формы.

8. Для тестирования подчиненной формы нажмите кнопку "Представление формы" на панели инструментов "Конструктор форм" для перехода в режим формы. Форма будет выглядеть так, как показано на рисунке.

По существу создание полей формы "Ввод персонального мероприятия" и их форматирование завершено. При разработке реального приложения для работы с базой данных еще необходимо определить последовательность перехода по нажатию клавиши <Tab> и протестировать форму на ввод и редактирование записей. Кроме того, для создания полноценных форм для манипулирования данными необходимо освоить такой элемент управления, как "Кнопка". Но для этого, надо получить сведения об использовании макросов и присоединенных процедур VBA, что не является предметом данной лабораторной работы. В любом случае, использование новых элементов управления, таких как кнопка, присоединенная и свободная рамки объектов мало чем отличается от уже освоенных элементов.

 

3.2. Контрольные вопросы

 

1. Назначение форм.

2. Состав форм.

3. Формы, предназначенные для управления транзакциями.

4. Формы, предназначенные только для доступа к данным.

5. Создание форм при помощи мастера форм.

6. Использование автоформата и панели оформления для изменения представления элементов формы.

7. Изменение размеров и расположения различных элементов формы.

8. Окно свойств формы.

9. Изменение источника данных для форм.

10. Типы элементов управления для формы.

11. Создание элемента управления "Надпись".

12. Создание текстовых полей.

13. Изменение макета формы.

14. Создание группы элементов управления.

15. Использование списков и полей со списками.

 

СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ

 

 

Цель Работы:

Получение навыков создания отчетов