Комунікації в державному управлінні

Комунікація (коммуникация, communications) (від лат. communicare – роблю загальним, зв’язую, спілкуюсь) – це змістовний аспект соціальної взаємодії; акт або процес взаємодії між двома або більше соціальними об’єктами шляхом безпосереднього спілкування і обміну інформацією з використанням відповідних засобів. Для забезпечення управлінської діяльності в органах державного управління і місцевого самоврядування необхідні ефективні комунікації. Комунікації в державному управлінні – це обмін інформацією, її змістом між двома чи декількома людьми. Вони виникають між організацією і зовнішнім середовищем, між рівнями, підрозділами та працівниками організації (вертикальні “зверху-вниз”, “знизу-вверх”, горизонтальні), між керівником і робочою групою (апаратом), між державними службовцями всередині державного органу (підрозділу). Комунікації можуть бути формальними та неформальними. Їх можна класифікувати за різними ознаками. За типом відносин між учасниками розрізняють; міжособистісні та організаційні (публічні, масові). За засобами – речові (письмові, усні), паралінгвістичні (міміка, жести, мелодія); речово - знакові (продукти виробництва, образотворчого мистецтва тощо).

Комунікації – це процес обміну інформацією, в якому обидві сторони відіграють активну роль. Його базовими елементами є: відправник (інформатор) – особа, що генерує ідеї або збирає їх; відомості, тобто інформація, що закодована за допомогою символів; канал, засіб переказу інформації; отримувач – той, кому інформація призначена. При обміні інформацією відправник та отримувач проходять кілька взаємопов’язаних етапів, що створюють процес обміну інформацією, або комунікаційний процес (коммуникационный процесс, communication process). У комунікаційному процесі можна виділити такі основні етапи: 1) розробка ідеї; 2) кодування і вибір каналу; 3) передача інформації та її розшифрування.

При обміні інформацією людина або група (інформатор) має ідею або повідомлення, які передаються іншій людині або групі (приймачу). Для того, щоб передати ідею, інформатор за допомогою символів словесних або несловесних кодує інформацію і посилає повідомлення через середовище вибраним каналом (засобом комунікації). Повідомлення одержується органами сприйняття приймача і перетворюється у зрозумілу для нього форму (через декодування, розшифровування). Кивком голови, виразом обличчя або іншими діями приймач підтверджує, що розуміння досягнуто (зворотній зв’язок). Однак, в результаті порушень в якомусь з елементів, повідомлення може бути порушеним (через перешкоди). Таким чином, модель комунікаційного процесу включає такі основні елементи: інформатор, кодування, повідомлення, середовище, декодування, приймач, зворотній зв’язок, перешкоди.

Інформатором у державних організаціях можуть бути менеджери, не менеджери, функціональні підрозділи і сама організація в цілому. Функція кодування полягає у виборі форми (набору символів). Каналами передачі інформації можуть бути письмові матеріали, телефонні і електронні засоби зв’язку, комп’ютери тощо. Результатом кодування є повідомлення, яке значною мірою визначається середовищем, що використовується для передачі. Організації повідомляють інформацію різними способами (через особисте спілкування, групові зустрічі, телефонний зв’язок, систему заохочень, прогнози і плани).

Декодування – переклад символів відправника в думках приймача – відбувається гарантовано при однозначності їх розуміння обома сторонами. Зворотній зв’язок виникає тоді, коли приймач відповідає на повідомлення.

Він необхідний для того, щоб зрозуміти, в якій мірі повідомлення буде сприйняте і зрозуміле.

Перешкоди присутні на кожному етапі комунікаційного процесу і певною мірою викривляють повідомлення. Їх джерелами можуть бути мова, відмінність у сприйнятті, різниця в організаційному статусі між керівником і підлеглим тощо.

Комунікаційний процес в організаціях проходить за окремими напрямками, які визначені схемою організаційної структури.

Організаційні комунікації в державному управлінні здійснюються за такими типами структурних зв’язків: субординаційні (передача в рамках виключної компетенції управлінської ланки вищого рівня до структурного підрозділу нижчого рівня робочих інструкцій, наказів, повідомлень); реординаційні (передача в рамках повноважень ланок нижчого рівня управлінським ланкам вищого рівня інформації у вигляді звітів, пропозицій, групових зустрічей); координаційні (обмін інформацїєю між функціональними підрозділами організації, горизонтальний обмін). У кожному конкретному випадку вони залежать від особливостей функціональної діяльності.

У зарубіжній літературі комунікаційний процес у державному управлінні характеризується за технічно-організаційним та правовим аспектом. Технічно-організаційний аспект (теоретично-организационный аспект, theoretical-organizational aspect) відображає якість і швидкість передачі інформації, ефективність здійснення документообігу, ступінь оснащеності державного структурного підрозділу сучасною технікою та використання новітніх комунікаційних технологій. Правовий аспект комунікацій (правовой аспект коммуникаций, law aspect of communications) характеризує якість функціонування інформаційних потоків, що породжуються взаємодіями суб’єкта та об’єкта державного управління у правовому полі.