Внутрішня організація органу управління

Орган управління є системно організованим. Йому притаманні: загальні функції і цілі; єдність принципів утворення, побудови і діяльності; структурна єдність; співпорядкованість та інші ієрархічні зв’язки та відносини; прийняття суворо обумовлених управлінських рішень, узгодження їх між собою.

Організація органу управління в першу чергу відбувається внаслідок його структурного упорядкування, тобто найважливішим елементом органу є його внутрішня структура як сукупність структурних елементів і взаємовідносин між цими структурними елементами. Крім організаційної структури організацію органу управління (организация органа управления, administrative board organization) характеризують: цілеспрямоване управління як менеджмент; виконавча робота (як комбінація основних елементів), яка відноситься до конкретної ситуації (завдання, організація структури, організація процесів – структури + людини + техніки).

Організація органу управління починається з визначення його цілей (предметних і формальних) і завдань (опосередкованих і безпосередніх). Найбільш складним процесом є організація структури (structure organization) (побудова органу). Поширеними в цій роботі є класичний, біхевіоральний (поведінковий), ситуаційний, системний, системно-цільовий, аналоговий підходи. В рамках класичного підходу (классический подход, classic approach) в основу кладеться визначення цілей і побудова під це органу з визначенням завдань структурним підрозділам. При біхевіоральному підході (бихевиористский подход, behavior approach) в організації органу основна увага приділяється соціальній ролі працівників колективу установи. Ситуаційна концепція (ситуационная концепция, case conception) орієнтує організацію структури на конкретну ситуацію, в якій буде діяти ця організація. Системний і системно-цільовий підходи (системный и системно-целевой подходы, system and system-purpose approaches) розглядають побудову організаційної структури державного органу як складову більш складної структури з відповідними типами відносин і зв’язків. Метод аналогій (метод аналогий, analogy method) полягає у застосуванні організаційних структур, які виправдали себе в організаціях з подібними характеристиками. На основі цього методу формуються типові схеми організаційних структур, типові положення про підрозділи, посадові інструкції. При побудові організаційної структури органу управління також можуть бути використані експертний, нормативний, параметричний методи, метод структуризації цілей та метод економіко - математичного моделювання.

Необхідність формування нових організаційних структур виникає при: створенні нової організації; реструктуризації старої організації; зміні в підходах та методах управління; зміні напрямку діяльності організації тощо. При побудові державного органу необхідно: визначити тип структури; уточнити склад і кількість підрозділів, чисельність управлінського персоналу; визначити характер супідлеглості між ланками організації; розрахувати затрати на утримання апарату управління.

Тип структури і система керівництва визначають форму організації (форма организации, organization form). Під формами організації розуміють суму всіх одиниць в їх взаємозв’язку через відносини підпорядкованості, тобто співвідношення вищого і нижчого рівнів (за винятком проектної організації як особливої форми тимчасової організації). Форми організації визначають і систему відносин підпорядкування, охоплюючи суму всіх одиниць; відносини підпорядкованості між цими одиницями; встановлення вищого і нижчого рівня одиниць. За компетентністю розрізняють такі одиниці як інстанція (= наділені директивними повноваженнями), штаби (= дорадчі одиниці) і виконавчі одиниці (= виконавці).

За завданнями виділяють спеціалізовані (одиниці, що виконують безпосередні завдання, для яких створений даний державний орган) і одиниці забезпечення (виконують функції постачання, фінансового, кадрового забезпечення).

Система керівництва (система руководства, management system) як складова форми організації включає три елементи: 1) функції керівництва (постановка цілей, планування, прийняття рішень, організація, реалізація, контроль); 2) стиль керівництва (директивний, коопераційний); 3) засоби керівництва (делегування, інструкції, прийоми менеджменту, система стимулів тощо).

Типова форма організації державної установи складається з системи підпорядкування за вертикаллю, доповненої функціями постачання, і охоплює, як правило, рівні: 1) керівництво установою – управління – відділи – виконавці; 2) керівництво установою – відділи – виконавці.

Організація як процес (организация как процесс, organization as a process) передбачає систематичну координацію завдань, формальних взаємовідносин людей, що їх виконують. Виділяють два аспекти організаційного процесу: поділ організації на підрозділи; визначення відносин повноважень, які забезпечують можливість поділу і координації завдань. Повноваження представляють собою обмежене право використати ресурси організації і направляти зусилля деяких її співробітників на виконання визначених завдань. Система організаційних повноважень в органах державної виконавчої влади і органах місцевого самоврядування в основному залежить від правового статусу відповідного органу. В організації державного органу необхідно забезпечити певні межі централізації і децентралізації. Засобом децентралізації є делегування, тобто передача вищою за посадою особою частини своїх обов’язків підлеглому. При цьому на підлеглого співробітника переходить лише відповідальність за дії, в той час як відповідальність за керівництво зберігається за керівником. При делегуванні повинен діяти принцип конгруентності, у відповідності з яким передані підлеглому обов’язки повинні співпадати з переданими йому повноваженнями і мірою відповідальності. Від делегування (= передачі повноважень) слід відрізняти коопераційний стиль керівництва (= участь співробітників в процесі прийняття керівником того чи іншого рішення).

Важливе місце в організації органу управління займає розподіл завдань, прав і обов’язків між виконавчими одиницями, апаратом органу управління. В органах державної виконавчої влади і органах місцевого самоврядування розрізняють адміністративний апарат (реалізує лінійні повноваження, які передаються від начальника до підлеглого і далі до іншого підлеглого, визначені нормативними і директивними актами); функціональний (готує рішення з конкретних функцій управління), консультативний (забезпечує консультування лінійного апарату в певній області знань); особистий (обслуговує керівника – секретар, помічник).

Організація органу управління передбачає роботу з людьми (їх навчання, створення системи мотивації, розвиток кадрів), організацію інформаційно - комунікаційних зв’язків, забезпечення інформаційною і комунікаційною технікою. Провідною ділянкою роботи в сучасній організації органу управління стає формування (організація) інформаційних систем.