Морфологические признаки официально-делового стиля речи.

К морфологическим признакам данного стиля относится многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов). В их числе следующие:

1) существительные – названия людей по признаку, обусловленному действием (налогоплательщик, арендатор, свидетель);

2) существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода (сержант Петрова, инспектор Иванова);

3) отглагольные существительные с частицей не- (нелишение, несоблюдение, непризнание);

4) производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании);

5) инфинитивные конструкции: (провести осмотр, оказать помощь);

6) глаголы настоящего времени в значении обычно производимого действия (за неуплату взимается штраф …).

7) сложные слова, образованные от двух и более основ (квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуа­тационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п.).

Использование указанных форм объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования.

Синтаксические признаки официально-делового стиля речи.

К синтаксическим признакам официально-делового стиля относятся:

1) употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8–10), например: … штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве;

2) наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время);

3) нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: (результаты деятельности органов налоговой полиции …);

4) преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.

Деловые бумаги делятся на следующие виды: личные документы, информационно-справочные документы, административно- организационне документы, распорядительные документы, деловые письма.

Для ОДС огромное значение имеет слово «документ», которое в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». В обычном употреблении слово имеет три основных значения: 1) деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь (расходный Д., проездной Д.); 2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.д.); 3) письменное свидетельство о чем-нибудь (древние грамоты и т.п.) (Ожегов С.И. Словарь русского о языка. - М.: Русский язык, 1982, с.153).

Деловой документ является источником и носителем информации, способом фиксации защищаемых законом действий. Как инструмент управления документы используются в планировании, финансировании, кредитовании, бухгалтерском учете и отчетности, оперативном управлении, кадровом обеспечении деятельности организации и т.п. В документах закрепляется государственное устройство, они служат для общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами, между юридическими и физическими лицами. Зафиксированная на реальном носителе информация (документ), имеющая юридическую силу. Служит основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при разрешении трудовых споров в народном суде.

Классификация документов – это деление их по признакам сходства и различия.

По способу фиксации документы делятся на письменные, графические, акустические, фото-, кино-, видео документы.

По содержанию документы делятся на opганизационно-распорядительные. финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.

По наименованию различают большое количество жанров: положения, приказы, протоколы, правила, уставы, заявления, письма и т.д.

По видам бывают документы типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

По месту составления различают документы внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция).

По срокам исполнения выделяются документы срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

По степени гласности бывают документы обычные, для служебного пользования (конфиденциальные) и секретные (строго конфиденциальные).

По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

По стадиям создания документы подразделяются на оригиналы (подлинники, первые экземпляры) и копии.

По срокам хранения выделяют документ: постоянною срока хранения, свыше 10 лет и временного - до 10 лет.

Под основными жанрами документации понимаются формы официально-делового письма, сюда относятся следующие виды документов:

 

Организационно- распорядительные закон постановление приказ положение устав

Информационно-справочные план отчет акт протокол справка отчет деловое письмо докладная записка

Частные деловые бумаги автобиография резюме заявление доверенность расписка характеристика

 

Итак, к информационно-справочным документам относятся письма, телеграммы, телефонограммы, акты, справки, докладные и обьяснительные записки, заявления и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.

Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата они бывают внутренние (направленные непосредственному руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Докладные записки внутреннего характера исполняются рукописно и подписываются составителем. Проставляется дата. Кроме того, в состав реквизитов входит название учреждения, наименование структурного подразделения, название документа, место составления, заголовок к тексту, адресат.

Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения, то она оформляется машинописным способом на общем бланке, подписывается руководителем предприятия.

Объяснительная записка – это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения или нарушения правил. Объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения и подписываются руководителем. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Часто это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4. Она имеет следующие реквизиты: наименование предприятия, структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Объяснительная записка может иметь приложения (справки, транспортные билеты и т.п.)

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т. д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных или отработавших свой срок материальных ценностей и т. п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др. Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом, в угловом варианте исполнения. Текст акта состоит из трех частей — вводной, констатирующей и выводов.

Вводная часть в большинстве случаев формализована и включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, составляющих акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна — акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Справка - документ, содержащий описание, оценку или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

Справки, составляемые для внутренней информации, подписывает составитель, а для вышестоящего органа - руководитель. Справки содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Слу жебное письмо — это обобщенное наименование различных по содержанию документов, являющихся средством общения между учреждениями, официальными лицами. Выделяются инициативные письма: письма-запросы, письма-просьбы, письма-напоминания и извещения, циркулярные письма, сопроводительные письма. Ответные письма: информационные, разъяснительные, разрешения, запреты и т.д.

 

Служебное письмо

инициативное ответное

– письмо-запрос – ответ на запрос

– письмо-предложение – письмо-извещение

– письмо-приглашение – письмо-подтверждение

– письмо-рекламация – письмо-отказ

– письмо-напоминание

– письмо-рекомендация

– гарантийное письмо

– благодарственное письмо

– сопроводительное письмо

− письмо-просьба

Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений, подпись, отметку об исполнителе, отметку о переносе данных на машинный носитель, отметку о поступлении.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываютси причины, обосновывающие необходимость составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Использую такие грамматические формы при изложении в тексте, как: прошу, просим, предприятие просит, руководство и трудовой коллектив просят, вносим предложение, предлагаем, сообщаем, разъясняем, ставим в известность и т.д.

Исходящие письма визируются заинтересованными должностными лицами. Например, письмо по финансовым вопросам визирует главный бухгалтер. Визы проставляются на лицевой стороне копии письма, остающейся на предприятии.

В некоторых случаях письма заверяются печатью.

На входящих (получаемых) письмах проставляется отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия об исполнении поручений.

В деловых письмах разных видов употребляются закрепленные речевые клише – стереотипные формулы.

Контрольные вопросы и задания:

1. Какие сферы обслуживает официально-деловой стиль?

2. Назовите основные признаки официально-делового стиля. В чем его сходство с научным стилем?

3. Назовите подстили официально-делового стиля. Расскажите о жан­рах.

4. Прочитайте языковые признаки официально-делового стиля. Перепешите, постарайтесь запомнить.

5. С какими видами информационно-справочной документации вы ознакомились? Дайте их определения.

6. Работа с текстами различной документации. Составление аналогичных текстов.

7. Выполнение тренировочных упражнений.

 

Задание 1. Укажите слова и словосочетания, которым свойственна официально-деловая окрашенность.

Воздать должное, нетрудоспособность, жилищный фонд, извлекать квадратный корень, принять к исполнению, страховой полис, быстро, надлежащий, предписывать, чудесный случай, проводить исследование, ходатайствовать, обвинительный приговор, поставить на вид, социология, установленный порядок, единовременное пособие, посоветовать, прямые обязанности, прогулка, соглашение, несоблюдение, дипломная работа, просрочка, ответчик.

Задание 2. В приведенных предложениях найдите отглагольные существительные, характерные для официально-делового стиля речи.

1) В выделении дополнительных фондов тресту отказано. 2) Резкое торможение автомобиля на скользких участках дороги может привести к заносу и опрокидыванию. 3) Оплата заказа гарантируется. 4) В результате расследования установлено, что пожар возник вследствие неисправностей в системе электропроводки. 5) Ржавлению подвержено большинство материалов, непокрытых каким-либо защитным слоем.

Задание 3. Составьте предложения, характерные для официально-делового стиля, используя следующие отыменные предлоги:

В целях, в отношении, в силу, в связи, в соответствии с, в течение, во избежание, на основании.

Задание 4. Укажите наиболее вероятные варианты сочетаемости данных глаголов с существительными. Образец: разрешить спор, вопрос, проблему.

Вынести, высказать, достичь, заслушать, затребовать, избежать, наладить, обеспечить, объявить, предоставить, признать, реализовать, составить, уделить, проявить.

Задание 5. Укажите глаголы, с которыми сочетаются данные существительные.

Образец: акт - составить, предъявить; апелляция - написать, подать.

Анкета, благодарность, виза, выговор, дело, договор, доклад, документ, заявка, иск, письмо, повестка, расписка, рекомендация, решение, характеристика.

Задание 6. Сгруппируйте слова и словосочетания по принадлежности к каждой разновидности подстилей официально-делового стиля.

Посол, королева, право владения, атташе, акт проверки, коммюнике, ко­роль, право пользования, характеристика дана для, Его высочество, оплату гарантируем, мною получены, направляется на рассмотрение, вынуждены сообщить, доверяю получить, государственная политика в области образова­ния, прошу рассмотреть.

Задание 7. Образуйте от данных слов отглагольные существительные и составьте с ними словосочетания.

Оказать, рассмотреть, оплатить, предложить, выдать

Задание 8. Ознакомьтесь с образцами документов, при необходимости отредактируйте их.

Доверенность - это документ, дающий полномочие его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Реквизитами доверенности являются:

1) вид документа (доверенность);

2) текст с указанием лица, доверяющего (доверитель) и лица, которому выдается доверенность (доверенный);

3) причитающаяся сумма или предмет получения;

4) дата подписания;

5) подпись доверяющего;

6) наименование должности удостоверяющего подпись;

7) дата удостоверения;

8) срок действия.

 

Образец доверенности:

Доверенность

Я, Семенов Сергей Владимирович, доверяю Газизову Серику Ильясовичу получить в кассе главного корпуса КазНПУ им. Абая причитающуюся мне стипендию в размере 15000 (пятнадцать тысяч) тенге за октябрь месяц 2007 года.

 

(Дата) (Подпись)

 

Подпись студента Семенова С.В. удостоверяю:

Декан химического факультета КазНПУ им. Абая

 

(Дата) (Печать) (Подпись)

 

Расписка - официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.).

Расписка состоит из следующих элементов:

1) наименование документа;

2) фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку;

3) наименование учреждения, предприятия или имени лица, от которого получено что-либо;

4) наименование полученного с указанием количества и суммы, которое пишется сначала цифрами, потом в скобках прописью;

5) подпись получателя;

6) дата составления.

Образец расписки:

Расписка

Я, студентка 3 курса биологического факультета Казахского государственного национального университета им. аль-Фараби, Кузнецова Ирина Владимировна, получила от лаборанта кафедры микробиологии микроскоп для использования его в учебной практике.

(Дата) (Подпись)

 

Автобиография – это последовательноеизложение самим говорящим или пишущим основных этапов его жизни.

В тексте автобиографии указываются:

1) фамилия, имя, отчество;

2) время (число, месяц, год) рождения;

3) место рождения (село, район, область, страна);

4) сведения об образовании (где и когда учился);

5) сведения о прохождении службы в армии (для военнообязанных);

6) сведения о трудовой деятельности (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время);

7) об общественной работе (какую общественную работу выполнял и выполняет в настоящее время);

8) сведения о составе семьи;

9) дата и подпись.

 

Образец автобиографии:

 

Автобиография

Я, Асанов Серик Болатович, родился 21 августа 1990 года, в селе Белоусовка Глубоковского района Восточно-Казахстанской области.

Мой отец, Асанов Болат Асанович, работает инженером на металлургическом комбинате в с.Белоусовка.

Моя мать, Асанова Айгуль Идрисовна, преподаватель английского языка в школе № 12.

С 1997 по 2007 г. учился в средней школе № 12 с.Белоусовка. В школе был редактором стенгазеты, увлекался лыжным спортом, неоднократно участвовал в соревнованиях, имею 2-ой разряд.

После окончания школы в 2007 году поступил в Казахский государственный национальный университет им. аль-Фараби. В настоящее время являюсь студентом 1-го курса факультета востоковедения.

 

Дата Подпись

Задание 9. Прочитайте документы. Какие из необходимых реквизитов пропущены авторами? Проанализируйте тексты с точки зрения их соответствия нормам литературного языка, при необходимости отредактируйте.

Бухгалтерия Уральского

Государственного

университета

Доверенность

Я, Смирнов Игорь Александрович (паспорт V-АИ № 546078. выдан Кировским ОВД г. Свердловска 10 ноября 1977 г.), доверяю получить мою зарплату за декабрь месяц моей жене Смирновой Нине Сергеевне (паспорт Х-АИ № 809764. выдан 3 о.м. г. Москвы 30 июля 1980 г.).

20 декабря 1995 г.

Докладная записка

24 ноября 1995 г. в 14 час. 45 мин. бухгалтер А.И. Миронова во время обеденного перерыва, выходя из столовой, поскользнулась и сломала ногу. Ее увезли на лечение в больницу, где она пробудет два месяца, а то и больше. 24.11.95 г.

Главный бухгалтер

Свиридова Л. Г.

Расписка

 

Мною получено для проведения практических занятий у зав. лабораторией 5 (пять) микроскопов. Обязуюсь вернуть через неделю.

Лаборант Ф.Семенов

 

Задания для СРО:

1.Составить образцы писем: сопроводительное, письмо-отказ, гарантийное письмо. Деловая игра «В офисе».

 

Тема 2.