Документирование процессов управления документами

 

9.10 Документирование процессов управления документами

Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть четко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение.

Соответствующее законодательство, стандарты и политика организации должны быть документально зафиксированы, чтобы определять требования к практике, обследованию, проверке и тестированию процессов управления документами. Особое внимание следует уделять другим информационным системам и правилам (стратегиям, политикам), применяемым внутри организации, чтобы сохранять корпоративную целостность среды управления информацией.

Все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует четко документировать и хранить. Эти решения могут быть оформлены в виде инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. Официальная документация, определяющая порядок анализа и оценки документов, на основе которой принимают решения о включении документов в систему управления документами и их хранении там, должна быть подготовлена и представлена на утверждение высшему руководству. Такая документация должна содержать подробное описание деловой деятельности и документов, отражающих каждый вид деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. События, инициирующие или разрешающие действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение, должны быть четко определены. Также должны быть разработаны и использованы инструкции по передаче документов на альтернативное хранение (например, внесетевое хранение). Такая документация должна быть представлена на согласование сторонним уполномоченным органам, таким как архивные органы, аудиторы и т.п. Следует хранить документы, отражающие выполнение действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение.

 

Мониторинг и аудит

 

10 Мониторинг и аудит

Для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов следует регулярно проводить их мониторинг. Такой мониторинг должен проверять качество работы системы управления документами в организации, исполнение пользователями своих обязательств в отношении системы управления документами, а также удовлетворенность пользователей данной системой.

Нормативная среда может требовать проведения мониторинга и аудита сторонними организациями.

В случае обнаружения непригодности или неэффективности используемой системы управления документами и процессов управления документами они должны быть модифицированы.

Соответствие систем управления документами установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы хранить.

 

Обучение

 

11 Обучение

Организация, стремящаяся соблюдать требования настоящего стандарта, должна принимать долгосрочную программу обучения в области управления документами. Программы обучения управлению документами должны охватывать роли и ответственность всех сотрудников и быть адресованы всем руководящим, штатным, временным работникам, лицам, работающим на общественных началах, и любым другим лицам, ответственным за создание документов во время их работы и за включение этих документов в систему управления документами. Учебные программы могут быть подготовлены и реализованы во взаимодействии со сторонними организациями.

 

Предметный указатель

 

Предметный указатель

 

архивное учреждение	3.1
архивный орган, см. архивное учреждение	3.1
аудит управления документами	раздел 10
аутентичность документов	7.2.2
включение документов в систему управления документами	9.1, 9.3
внедрение системы управления документами	8.4, перечисление g)
деловой деятельности анализ	8.4, перечисление b)
деловой деятельности классификационная система	9.5.1
документ	3.3, 3.5, 7.2, 9.1
документирование операций с документами	8.3.2
документирование политики управления документами	8.2.6
документирование процессов управления документами	9.10
документированная информация	9.1
достоверность документа	7.2.3
доступ	3.4, 8.3.6, 9.7
изменение документа	7.2.4
индексирование	3.5, 9.3, 9.5.3, 9.5.4
использование документов	7.2.5
использование систем управления документами	8.3.6
классификационные системы	9.5.2
классификация	3.6, 9.5, 9.3
коды, см. номера и коды	9.5.5
комплексность системы управления документами	8.2.5
конвертирование	3.7, 8.3.5
контроль	3.8, 9.8
контроль действий	3.9, 9.8.2
контроль местоположения документов	9.8.3
метаданные о документе	3.10, 8.3.2, 9.1, 9.3
методология внедрения	8.4
методология проектирования	8.4
миграция документов	3.11, 8.3.5, 9.6
мониторинг	раздел 10
надежность системы управления документами	8.2.2
номера и коды	9.5.5
нормативная среда	раздел 5
носитель, см. хранение документов	8.3.3, 8.3.7, 9.2, 9.6, 9.9
обеспечение сохранности документов	3.12, 9.6
обследование после внедрения	8.4, перечисление h)
обследование предварительное	8.4, перечисление а)
обучение	раздел 11
отбор и передача	3.1, 3.13, 3.15, 8.3.7, 9.9
ответственность	3.16, 6.3
отчетность	3.16, 6.3
оценка существующих систем	8.4, перечисление d)
поиск, см. доступ, индексирование	3.4, 8.3.6, 9.3
политика управления документами	6.2, 8.2.6
прекращение применения системы управления документами	8.5
программа управления документами	7.1
проектирование системы управления документами	8.4, перечисление f)
протоколы контроля системных процессов	8.3.2
процессы управления документами	раздел 9
распределенное управление	8.3.4
регистрация документов	3.17, 9.3, 9.4
система управления документами	3.2, 8.2
системность	8.2.6
словари	9.5.3
соответствие требованиям	8.2.4, раздел 10
сроки хранения	9.2
стратегия управления документами	8.1
термины и определения	раздел 3
требования к документам	8.4, перечисления с), е)
уничтожение документов	3.18, 9.9
управление документами	3.19, раздел 4
хранение документов	8.3.3, 8.3.7, 9.2, 9.6, 9.9
целостность документа	7.2.4
целостность системы управления документами	8.2.3
чрезвычайные ситуации	8.3.3
электронные документы	7.2.1, 9.6, 9.7
электронная система управления документами	9.3, 9.6

Приложение А (справочное). Сведения о соответствии национальных стандартов Российской Федерации ссылочным международным стандартам

 

Приложение А
(справочное)

Сведения о соответствии национальных стандартов Российской Федерации
ссылочным международным стандартам

 

Обозначение ссылочного международного стандарта	Обозначение и наименование соответствующего национального стандарта Российской Федерации
ИСО 5127-11-87	ГОСТ 7.69-95 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения
ИСО 5963-85	ГОСТ 7.66-92 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию
ИСО 9001-2000	ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования
ИСО 14001-96	ГОСТ Р ИСО 14001-98 Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению

Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2007