Включение документов в систему управления документами

 

9.3 Включение документов в систему управления документами

Включением документов в систему управления документами достигаются следующие цели:

- установление взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа;

- размещение (фиксация) документа, метаданных о нем и его взаимосвязей в системе управления документами;

- установление связей с другими документами.

При включении документа в электронную систему управления документами ему могут быть присвоены метаданные, включенные, присоединенные или связанные с ним независимо от его формата. Это должно быть предусмотрено в процедурах системы управления документами. Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое время, а также для показа его связей с другими документами.

Методы, обеспечивающие включение документа в систему управления документами, могут включать в себя:

a) классификацию и индексирование, которые позволяют соответствующим образом создавать ссылки, проводить группировку, присваивать имена, защищать конфиденциальность, обеспечивать доступ для пользователей, а также проводить поиск, отбор и идентификацию необходимых (востребованных) документов;

b) расположение документов в логической последовательности (как бумажных дел, так и электронных директорий), упрощающей последующее использование документов и справочную работу;

c) регистрацию, которая обеспечивает доказательство существования документов в системе управления документами;

d) системы, формализующие модели действий, осуществляемых в процессе деловой деятельности:

1) создают метаданные, описывающие контекст;

2) обеспечивают доказательство местоположения документа;

3) идентифицируют, какие действия подлежали исполнению, но не выполнены;

4) идентифицируют, кто имел доступ к документу;

5) идентифицируют, когда такой доступ имел место;

6) обеспечивают свидетельства об операциях, произведенных с документом.

 

Регистрация

 

9.4 Регистрация

В системе управления документами, осуществляющей процессы регистрации:

a) документ регистрируют при включении его в систему управления документами;

b) до завершения регистрации документа не допускается предпринимать какие-либо действия, влияющие на него.

Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами, а дополнительным назначением - упрощение поиска документа. Регистрация включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной системы управления документами. Регистрация формализует включение документа в систему управления документами.

Документы могут быть зарегистрированы в системе управления документами как централизованно, так и децентрализованно. В электронной среде системы управления документами могут быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами.

 

Классификация

 

9.5 Классификация

 

9.5.1 Классификация деловой деятельности

Классификация деловой деятельности является мощным инструментом, помогающим ведению деловой деятельности, и применяется во многих процессах по управлению документами, включая в себя:

a) установление связей между отдельными документами для обеспечения непрерывного документирования деятельности;

b) согласованное присвоение имен документам в течение длительного времени;

c) оказание помощи при поиске всех документов, относящихся к определенной функции или виду деловой деятельности;

d) определение подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничение доступа;

e) разграничение прав пользователей на доступ или на проведение действий с определенными группами документов;

f) распределение ответственности по управлению определенными группами документов;

g) распределение документов по отдельным процедурам в рамках деловой деятельности;

h) определение соответствующих сроков хранения и действий по отбору документов на хранение или уничтожение.

9.5.2 Классификационные системы

Классификационные системы отражают деятельность организации, в которой они созданы, и обычно базируются на анализе деловой деятельности организации. Классификационные системы могут использоваться для поддержки различных процессов управления документами. Организациям необходимо определять степень классификационного контроля, необходимого для целей их деловой деятельности.

9.5.3 Словари используемых терминов

Классификационные системы и указатели могут быть дополнены словарями используемых терминов, разъясняющими специфические для организации термины и их использование.

9.5.4 Индексирование

Индексирование можно проводить "вручную" или автоматически и охватывать элементы, в разной степени объединенные в системе управления документами.

9.5.5 Назначение индексов и кодов

При ссылках на документы обычно используют более краткие формы, чем заголовки (как правило, индексы, номера и коды), которые позволяют идентифицировать документы.

Индексация позволяет устанавливать местоположение документа, поскольку его индекс, номер или код указывают "адрес" определенного документа, по которому документ может быть найден в системе управления документами.