Хранение и обращение с документами

 

9.6 Хранение и обращение с документами

Документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. 8.2). Меры, обеспечивающие хранение, обращение и использование документов, следует принимать на протяжении всего периода их жизненного цикла.

Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства. Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания с тем, чтобы сохранять их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.

Организации должны разрабатывать и применять инструкции по конвертированию и миграции документов из одной системы управления документами в другую.

Электронные системы управления документами должны быть спроектированы так, чтобы документы оставались доступными, аутентичными, достоверными и пригодными для использования независимо от любых изменений в системе на протяжении всего периода их хранения и использования. Изменения в электронной системе управления документами могут включать миграцию, конвертирование, воспроизведение в других форматах или любые другие будущие способы воспроизведения документов. Если такие процессы происходят, следует сохранять свидетельство произведенных изменений, а также подробное описание любых изменений форм и форматов документов.

 

Доступ

 

9.7 Доступ

Организации должны разрабатывать и применять инструкции, регламентирующие вопросы доступа к документам.

Нормативная среда, в которой функционирует организация, устанавливает основные нормы обеспечения прав, условий и ограничений доступа, которые должны учитываться при работе с системой управления документами. Такие сферы деятельности, как конфиденциальность, безопасность, свобода информации и архивы, регулируются специальным законодательством. Документы могут содержать персональную, коммерческую или служебную информацию. В таких случаях доступ к документам или информации о них следует ограничивать.

Ограничения доступа могут распространяться как на сотрудников организации, так и на посторонних пользователей. Доступ к документам следует ограничивать, если этого требует деловая деятельность или нормативная среда. Ограничения доступа должны действовать в течение обоснованно установленного периода времени, по истечении которого подлежат отмене.

Обеспечение соответствующего контроля доступа осуществляется путем присвоения определенного статуса доступа как документам, так и отдельным лицам.

Управление процессом доступа предусматривает, что:

a) документы распределены по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время;

b) документы доступны только лицам, обладающим правом доступа к ним;

c) засекреченные документы либо документы с ограниченным доступом могут быть прочтены только при наличии соответствующего разрешения;

d) процессы и операции с документами осуществляют только те, кому разрешено их выполнять;

e) подразделения организации, ответственные за определенные функции деловой деятельности, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.

Мониторинг и отображение прав и обязанностей пользователя при доступе к документам является непрерывным процессом, происходящим во всех системах управления документами независимо от их форматов. Электронные системы управления документами, в частности, территориально распределенные, могут получать протоколы идентификации пользователей из других приложений и систем.

 

Контроль документооборота

 

9.8 Контроль документооборота

 

9.8.1 Общие положения

Контроль движения и использования документов в системе управления документами требуется для:

a) идентификации невыполнения требуемых действий;

b) обеспечения поиска документа;

c) предотвращения утраты документов;

d) мониторинга использования системы управления документами в целях сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях (в том числе о включении в систему, регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче);

e) сохранения способности идентифицировать, в результате каких операций (объединении или миграции систем) возникли отдельные документы.

9.8.2 Контроль действий

Контроль действий в системе управления документами допускается применять для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий:

a) определяет этапы выполнения решений или операций, зафиксированных в документе;

b) распределяет между исполнителями ответственность за действия;

c) фиксирует даты предполагаемого и реального выполнения действий.

Контроль действий можно эффективно применять, только если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем направлен исполнителям.

9.8.3 Контроль местонахождения

Движение документов должно быть документально зафиксировано для обеспечения доступа к ним всегда, когда это требуется. Механизмы контроля могут предусматривать фиксацию идентификатора документа, его заголовка, сведений о сотруднике или подразделении, обладающем документом, и времени (даты) перемещения документа.

Система управления документами должна контролировать выдачу, передачу между сотрудниками и возврат документов на место их расположения или хранения, а также их изъятие из системы управления документами для уничтожения либо для передачи другой уполномоченной сторонней организации, в том числе архивным органам, для дальнейшего хранения.