Преимущества управления документами

Область применения

 

1 Область применения

Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.

Положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

Настоящий стандарт:

- распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы (далее - организации);

- содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;

- содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001;

- содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях.

Настоящий стандарт предназначен для:

- руководителей (менеджеров) организаций;

- специалистов в области управления документами, информацией и технологиями;

- сотрудников (персонала) организаций;

- физических лиц, обязанных создавать и сохранять документы.

 

Нормативные ссылки

 

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ИСО 5127-11:87 Информация и документация. Словарь

ИСО 5963-85 Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексированных терминов для составления указателей

ИСО 9001-2000 Системы менеджмента качества. Требования

ИСО 14001-96 Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению

 

3 Термины и определения

 

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 архивный орган; архивное учреждение (archival authority): Учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению.

3.2 система управления документами (records system): Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

3.3 документ (record): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

3.4 доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации.

3.5 индексирование (indexing): Процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.

3.6 классификация (classification): Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе.

3.7 конвертирование (conversion): Процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Ср. миграция (см. 3.11).

3.8 контроль (tracking): Создание, включение в систему управления документами и сохранение информации о движении и использовании документов.

3.9 контроль действий (action tracking): Процесс отслеживания сроков совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом.

3.10 метаданные (metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.

3.11 миграция (migration): Перемещение документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Ср. конвертирование (см. 3.7).

3.12 обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени.

3.13 отбор и передача (disposition): Процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающихся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение.

3.14 перемещение (transfer) (в отношении места хранения): Изменение места хранения документа.

3.15 передача (transfer) (в отношении способа хранения): Изменение способа хранения документов, права собственности и (или) ответственности за документы.

3.16 отчетность (accountability): Принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия.

3.17 регистрация (registration): Присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.

3.18 уничтожение (destruction): Ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления.

3.19 управление документами (records management): Совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

 

Нормативная среда

 

5 Нормативная среда

Всем организациям необходимо идентифицировать нормативную среду, регулирующую их деятельность и требования к документированию их деятельности. Политика и процедуры деятельности организаций должны учитывать требования нормативной среды. Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства ее соответствия нормативной среде.

Нормативная среда включает в себя:

a) законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации;

b) стандарты, относящиеся к практической деятельности;

c) правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт;

d) добровольно применяемые этические кодексы и нормы;

e) идентифицируемые социальные ожидания (потребности), касающиеся адекватного поведения в специфической отрасли или организации.

Тип организации и отрасли, к которой она принадлежит, определяют, какие из этих элементов нормативной среды (по отдельности или вместе) в наибольшей степени применимы при управлении документами в конкретной организации.

 

Общие положения

 

 

6.1 Общие положения

Организация, стремящаяся к соблюдению требований настоящего стандарта, должна принимать, документально фиксировать, поддерживать и распространять принципы политики, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности.

 

Принципы политики

 

6.2 Принципы политики

Организации должны определять и документально фиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержка системы управления аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение установленного (необходимого) периода времени. Организации должны обеспечивать информирование о проводимой политике и ее применение на всех организационных уровнях.

Принципы политики должны быть приняты и одобрены на высшем уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Также следует распределять ответственность за ее соблюдение.

Принципы политики следует разрабатывать на основе анализа деловой деятельности. Она должна определять, в каких областях в наибольшей степени применяют те или иные нормативные акты (законы, нормативные акты, стандарты, практические рекомендации), регламентирующие создание документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать свою организационную среду, а также экономические аспекты. Принципы политики следует регулярно пересматривать с тем, чтобы обеспечивать отражение ею текущих потребностей деловой деятельности.

 

Ответственность

 

6.3 Ответственность

Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации. Назначение ответственных лиц должно быть регламентировано распорядительным документом.

Ответственность в области управления документами должна включать в себя следующие положения:

a) специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности;

b) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации;

c) администраторы системы управления документами отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации;

d) все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

В процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами должны принимать участие архивные органы.

 

Требования к управлению документами

 

7 Требования к управлению документами

 

Характеристики документа

 

7.2 Характеристики документа

 

7.2.1 Общие положения

Документ должен объективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринято действие. Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчетности.

Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности. При этом:

a) структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными;

b) в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники),

c) в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.

Принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих характеристиками, указанными в 7.2.2-7.2.5.

7.2.2 Аутентичность

Документ является аутентичным, если он:

a) соответствует установленным правилам;

b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания).

7.2.3 Достоверность

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.

7.2.4 Целостность

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать.

7.2.5 Пригодность для использования

Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись. Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в широком контексте деловой деятельности и функций. Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены.

 

Общие положения

 

8.1 Общие положения

Стратегия управления документами основывается на разработке и внедрении в практику работы принципов политики, процедур и правил документирования, а также на проектировании и внедрении систем управления документами, соответствующих текущим потребностям организации и нормативной среде.

Принятая организацией стратегия управления документами собственной деловой деятельности должна определять, какие документы, когда, как и где следует включать в систему управления документами.

Стратегия внедрения соответствующей системы управления документами может включать в себя:

a) проектирование системы управления документами;

b) документирование процессов функционирования системы управления документами;

c) подготовку сотрудников, работающих с документами;

d) конвертирование документов в новую систему управления документами и новые форматы;

e) установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;

f) определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия нормативной среде).

Стратегия управления документами должна быть документально зафиксирована в соответствующем плане, например в стратегическом плане по управлению информацией, который должен входить в состав планово-финансовой документации организации.

Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами.

 

Регистрация

 

9.4 Регистрация

В системе управления документами, осуществляющей процессы регистрации:

a) документ регистрируют при включении его в систему управления документами;

b) до завершения регистрации документа не допускается предпринимать какие-либо действия, влияющие на него.

Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами, а дополнительным назначением - упрощение поиска документа. Регистрация включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной системы управления документами. Регистрация формализует включение документа в систему управления документами.

Документы могут быть зарегистрированы в системе управления документами как централизованно, так и децентрализованно. В электронной среде системы управления документами могут быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами.

 

Классификация

 

9.5 Классификация

 

9.5.1 Классификация деловой деятельности

Классификация деловой деятельности является мощным инструментом, помогающим ведению деловой деятельности, и применяется во многих процессах по управлению документами, включая в себя:

a) установление связей между отдельными документами для обеспечения непрерывного документирования деятельности;

b) согласованное присвоение имен документам в течение длительного времени;

c) оказание помощи при поиске всех документов, относящихся к определенной функции или виду деловой деятельности;

d) определение подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничение доступа;

e) разграничение прав пользователей на доступ или на проведение действий с определенными группами документов;

f) распределение ответственности по управлению определенными группами документов;

g) распределение документов по отдельным процедурам в рамках деловой деятельности;

h) определение соответствующих сроков хранения и действий по отбору документов на хранение или уничтожение.

9.5.2 Классификационные системы

Классификационные системы отражают деятельность организации, в которой они созданы, и обычно базируются на анализе деловой деятельности организации. Классификационные системы могут использоваться для поддержки различных процессов управления документами. Организациям необходимо определять степень классификационного контроля, необходимого для целей их деловой деятельности.

9.5.3 Словари используемых терминов

Классификационные системы и указатели могут быть дополнены словарями используемых терминов, разъясняющими специфические для организации термины и их использование.

9.5.4 Индексирование

Индексирование можно проводить "вручную" или автоматически и охватывать элементы, в разной степени объединенные в системе управления документами.

9.5.5 Назначение индексов и кодов

При ссылках на документы обычно используют более краткие формы, чем заголовки (как правило, индексы, номера и коды), которые позволяют идентифицировать документы.

Индексация позволяет устанавливать местоположение документа, поскольку его индекс, номер или код указывают "адрес" определенного документа, по которому документ может быть найден в системе управления документами.

 

Доступ

 

9.7 Доступ

Организации должны разрабатывать и применять инструкции, регламентирующие вопросы доступа к документам.

Нормативная среда, в которой функционирует организация, устанавливает основные нормы обеспечения прав, условий и ограничений доступа, которые должны учитываться при работе с системой управления документами. Такие сферы деятельности, как конфиденциальность, безопасность, свобода информации и архивы, регулируются специальным законодательством. Документы могут содержать персональную, коммерческую или служебную информацию. В таких случаях доступ к документам или информации о них следует ограничивать.

Ограничения доступа могут распространяться как на сотрудников организации, так и на посторонних пользователей. Доступ к документам следует ограничивать, если этого требует деловая деятельность или нормативная среда. Ограничения доступа должны действовать в течение обоснованно установленного периода времени, по истечении которого подлежат отмене.

Обеспечение соответствующего контроля доступа осуществляется путем присвоения определенного статуса доступа как документам, так и отдельным лицам.

Управление процессом доступа предусматривает, что:

a) документы распределены по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время;

b) документы доступны только лицам, обладающим правом доступа к ним;

c) засекреченные документы либо документы с ограниченным доступом могут быть прочтены только при наличии соответствующего разрешения;

d) процессы и операции с документами осуществляют только те, кому разрешено их выполнять;

e) подразделения организации, ответственные за определенные функции деловой деятельности, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.

Мониторинг и отображение прав и обязанностей пользователя при доступе к документам является непрерывным процессом, происходящим во всех системах управления документами независимо от их форматов. Электронные системы управления документами, в частности, территориально распределенные, могут получать протоколы идентификации пользователей из других приложений и систем.

 

Контроль документооборота

 

9.8 Контроль документооборота

 

9.8.1 Общие положения

Контроль движения и использования документов в системе управления документами требуется для:

a) идентификации невыполнения требуемых действий;

b) обеспечения поиска документа;

c) предотвращения утраты документов;

d) мониторинга использования системы управления документами в целях сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях (в том числе о включении в систему, регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче);

e) сохранения способности идентифицировать, в результате каких операций (объединении или миграции систем) возникли отдельные документы.

9.8.2 Контроль действий

Контроль действий в системе управления документами допускается применять для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий:

a) определяет этапы выполнения решений или операций, зафиксированных в документе;

b) распределяет между исполнителями ответственность за действия;

c) фиксирует даты предполагаемого и реального выполнения действий.

Контроль действий можно эффективно применять, только если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем направлен исполнителям.

9.8.3 Контроль местонахождения

Движение документов должно быть документально зафиксировано для обеспечения доступа к ним всегда, когда это требуется. Механизмы контроля могут предусматривать фиксацию идентификатора документа, его заголовка, сведений о сотруднике или подразделении, обладающем документом, и времени (даты) перемещения документа.

Система управления документами должна контролировать выдачу, передачу между сотрудниками и возврат документов на место их расположения или хранения, а также их изъятие из системы управления документами для уничтожения либо для передачи другой уполномоченной сторонней организации, в том числе архивным органам, для дальнейшего хранения.

 

Мониторинг и аудит

 

10 Мониторинг и аудит

Для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов следует регулярно проводить их мониторинг. Такой мониторинг должен проверять качество работы системы управления документами в организации, исполнение пользователями своих обязательств в отношении системы управления документами, а также удовлетворенность пользователей данной системой.

Нормативная среда может требовать проведения мониторинга и аудита сторонними организациями.

В случае обнаружения непригодности или неэффективности используемой системы управления документами и процессов управления документами они должны быть модифицированы.

Соответствие систем управления документами установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы хранить.

 

Обучение

 

11 Обучение

Организация, стремящаяся соблюдать требования настоящего стандарта, должна принимать долгосрочную программу обучения в области управления документами. Программы обучения управлению документами должны охватывать роли и ответственность всех сотрудников и быть адресованы всем руководящим, штатным, временным работникам, лицам, работающим на общественных началах, и любым другим лицам, ответственным за создание документов во время их работы и за включение этих документов в систему управления документами. Учебные программы могут быть подготовлены и реализованы во взаимодействии со сторонними организациями.

 

Предметный указатель

 

Предметный указатель

 

архивное учреждение	3.1
архивный орган, см. архивное учреждение	3.1
аудит управления документами	раздел 10
аутентичность документов	7.2.2
включение документов в систему управления документами	9.1, 9.3
внедрение системы управления документами	8.4, перечисление g)
деловой деятельности анализ	8.4, перечисление b)
деловой деятельности классификационная система	9.5.1
документ	3.3, 3.5, 7.2, 9.1
документирование операций с документами	8.3.2
документирование политики управления документами	8.2.6
документирование процессов управления документами	9.10
документированная информация	9.1
достоверность документа	7.2.3
доступ	3.4, 8.3.6, 9.7
изменение документа	7.2.4
индексирование	3.5, 9.3, 9.5.3, 9.5.4
использование документов	7.2.5
использование систем управления документами	8.3.6
классификационные системы	9.5.2
классификация	3.6, 9.5, 9.3
коды, см. номера и коды	9.5.5
комплексность системы управления документами	8.2.5
конвертирование	3.7, 8.3.5
контроль	3.8, 9.8
контроль действий	3.9, 9.8.2
контроль местоположения документов	9.8.3
метаданные о документе	3.10, 8.3.2, 9.1, 9.3
методология внедрения	8.4
методология проектирования	8.4
миграция документов	3.11, 8.3.5, 9.6
мониторинг	раздел 10
надежность системы управления документами	8.2.2
номера и коды	9.5.5
нормативная среда	раздел 5
носитель, см. хранение документов	8.3.3, 8.3.7, 9.2, 9.6, 9.9
обеспечение сохранности документов	3.12, 9.6
обследование после внедрения	8.4, перечисление h)
обследование предварительное	8.4, перечисление а)
обучение	раздел 11
отбор и передача	3.1, 3.13, 3.15, 8.3.7, 9.9
ответственность	3.16, 6.3
отчетность	3.16, 6.3
оценка существующих систем	8.4, перечисление d)
поиск, см. доступ, индексирование	3.4, 8.3.6, 9.3
политика управления документами	6.2, 8.2.6
прекращение применения системы управления документами	8.5
программа управления документами	7.1
проектирование системы управления документами	8.4, перечисление f)
протоколы контроля системных процессов	8.3.2
процессы управления документами	раздел 9
распределенное управление	8.3.4
регистрация документов	3.17, 9.3, 9.4
система управления документами	3.2, 8.2
системность	8.2.6
словари	9.5.3
соответствие требованиям	8.2.4, раздел 10
сроки хранения	9.2
стратегия управления документами	8.1
термины и определения	раздел 3
требования к документам	8.4, перечисления с), е)
уничтожение документов	3.18, 9.9
управление документами	3.19, раздел 4
хранение документов	8.3.3, 8.3.7, 9.2, 9.6, 9.9
целостность документа	7.2.4
целостность системы управления документами	8.2.3
чрезвычайные ситуации	8.3.3
электронные документы	7.2.1, 9.6, 9.7
электронная система управления документами	9.3, 9.6

Приложение А (справочное). Сведения о соответствии национальных стандартов Российской Федерации ссылочным международным стандартам

 

Приложение А
(справочное)

Сведения о соответствии национальных стандартов Российской Федерации
ссылочным международным стандартам

 

Обозначение ссылочного международного стандарта	Обозначение и наименование соответствующего национального стандарта Российской Федерации
ИСО 5127-11-87	ГОСТ 7.69-95 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения
ИСО 5963-85	ГОСТ 7.66-92 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию
ИСО 9001-2000	ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования
ИСО 14001-96	ГОСТ Р ИСО 14001-98 Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению

Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2007

 

Область применения

 

1 Область применения

Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.

Положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

Настоящий стандарт:

- распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы (далее - организации);

- содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;

- содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001;

- содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях.

Настоящий стандарт предназначен для:

- руководителей (менеджеров) организаций;

- специалистов в области управления документами, информацией и технологиями;

- сотрудников (персонала) организаций;

- физических лиц, обязанных создавать и сохранять документы.

 

Нормативные ссылки

 

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ИСО 5127-11:87 Информация и документация. Словарь

ИСО 5963-85 Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексированных терминов для составления указателей

ИСО 9001-2000 Системы менеджмента качества. Требования

ИСО 14001-96 Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению

 

3 Термины и определения

 

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 архивный орган; архивное учреждение (archival authority): Учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению.

3.2 система управления документами (records system): Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

3.3 документ (record): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

3.4 доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации.

3.5 индексирование (indexing): Процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.

3.6 классификация (classification): Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе.

3.7 конвертирование (conversion): Процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Ср. миграция (см. 3.11).

3.8 контроль (tracking): Создание, включение в систему управле<