Размещение за столом переговоров

 

Если беседующих двое, то принимающий визит не должен усаживать гостя к своему письменному столу. Беседа ведется за специально предназначенным для этих целей столом. В этом случае стулья ставят как правило под углом друг к другу.

Если беседующих несколько, существуют различные способы размещения за столом переговоров:

Вариант 1. При участии только двух делегаций они размещаются лицом друг к другу по обе стороны стола, покрытого традиционной зеленой скатертью. Руководители делегаций сидят в центре, им ставятся стулья с высокими спинками, пресс-папье, чернильница и прочее, что секретари сочтут необходимым. Секретари располагаются в торце стола.

Вариант 2. Главы делегаций сидят во главе стола (переводчики – находятся сбоку), а остальные члены делегаций располагаются далее за столом по рангам.

Вариант 3. Главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга. Слева от каждого – переводчик. Остальные члены делегаций размещаются далее по рангам.

Вариант 4. При проведении многосторонних переговоров делегации рассаживаются вокруг стола в алфавитном порядке по часовой стрелке (Стол может быть круглым или прямоугольным).

 

Проведение деловых переговоров

 

Поведение на стадии приветствия.

Во время приветствия следует учитывать следующие моменты:

1) Каждый участник переговоров должен знать, уважать и применять формы приветствия, принятые в стране, которую представляет партнер. Однако активной стороной в акте приветствия деловых людей является «принимающая сторона», которая определяет церемонию приветствия, степень дружелюбия или сдержанности. Корректным полноценным приветствием считается дружеский кивок, сочетающийся с одной из привычных форм вежливости (рукопожатие, поклоны, объятие – в зависимости от национальной принадлежности партнера).

2) Каждый участник переговоров должен следить за тем, чтобы акт приветствия соответствовал нормам хорошего воспитания:

• рукопожатие должно быть коротким;
• сидящие мужчины при приветствии встают;
• если женщины приветствуют друг друга, то молодая женщина встает, пожилая остается сидеть;
• молодым женщинам рекомендуется вставать, когда они здороваются с пожилыми мужчинами или с мужчинами, занимающими более высокий пост;
• люди, приветствующие друг друга, должны стоять лицом друг к другу, а не боком;
• после непосредственного приветствия, например, после пожатия рук, нужно незаметно отодвинуться, создав вновь определенную дистанцию.

3) Необходимо применять такие формы обращения к деловому партнеру, которые приняты в его стране.

4) Визитные карточки обязательны!

 

Стадия вхождения в контакт

 

Когда партнеры сели за стол переговоров, нужно стремиться создать ситуацию, способствующую контакту. Благоприятное первое впечатление возникает благодаря следующим факторам:

· ухоженная внешность и аккуратная одежда;

· уравновешенность;

· уверенность в себе и тактичное отношение к партнеру;

· выраженная позитивная направленность;

· обстановка в помещении переговоров, способствующая созданию «рабочей» атмосферы (сочетание цветов, свет, мебель и т.п.).

Начать разговор можно со следующих тем (предварительно разработав их содержание и подготовив вопросы):

· развитие мировой экономики и ее влияние на конкретную отрасль;

· экономические связи между странами – участниками переговоров и оценка их дальнейшего развития;

· прежние или потенциальные деловые связи между партнерами;

· история или культура страны партнера;

· хобби партнера (если вы уже знакомы).

Разговор, предваряющий начало переговоров, должен носить характер необременительной (но и не пустой) беседы.

 

Деловая (предметная) стадия

 

Если на начальной стадии переговоров удалось создать открытую атмосферу, пробудить интерес к продолжению разговора, то затем следует целеустремленно направить переговоры на их предмет.

В методическом плане деловая или предметная стадия подразделяется на две фазы: фаза ориентации и фаза убеждения.

Основная задача фазы ориентации состоит в сборе детальной информации относительно заинтересованности партнёра в предмете переговоров, потребности в нем, информации о мотивах покупки (продажи). На этой фазе необходимо столь же целенаправленно предоставлять партнёру информацию о предмете переговоров, как и получать, нужно проявлять свои знания в отношении предмета переговоров.

Необходимо также знать некоторые правила и следовать им:

· вести переговоры так, чтобы побудить партнёра часто высказывать своё мнение;

· акцентировать своё внимание на выявленных интересах, потребностях и мотивах вашего партнёра, влиять на ход мыслей партнёра в нужном для вас направлении;

· необходимо удерживать внимание партнёра, поддерживать эмоциональную атмосферу (это соблюдается путем соблюдения некоторых правил риторики).

Цель фазы убеждения состоит в выравнивании интересов участников переговоров и в позитивном решении партнёра относительно предмета переговоров. Минимальной целью является создание приемлемых объективных и субъективных условий для переговоров.

Необходимо помнить о том, что даже явно выгодное для партнера предложение не воспринимается им автоматически как таковое. Поэтому нужно сначала убедить в этом партнера как покупателя (или продавца) и как человека. В этом сложность фазы убеждения.

На ход переговоров на этой фазе положительно влияет:

· уверенность в себе, в правоте и рациональности своей позиции;

· если в аргументацию, относящуюся к предмету переговоров, включены выявленные на фазе ориентации специфические интересы, мотивы и потребности партнера;

· если при обсуждении в центре внимания будет находиться выгода для партнёра (а не преимущества с вашей точки зрения);

· если вы будете учитывать личностные особенности партнёра;

· изложение предмета переговоров с помощью проспектов, чертежей, расчетов, видеороликов и т.п.