Программа пребывания делегации

 

Приему делегации для деловых переговоров (может быть и один человек) предшествует составление 3-х программ:

• деловая, где указывается намечаемые вопросы переговоров и посещения объектов, фирм, полигонов, предприятий и т.д. с указанием продолжительности и ответственных работников;
• культурная (аналогично первой). В ходе культурной программы вы можете предложить гостям осмотр достопримечательностей города, посещение театров, выставок, музеев, знакомство с местной национальной кухней.
• закрытая (составляется для собственной фирмы или для конкретных работников своей фирмы. В ней указаны цели и задачи, которые они должны негласно выполнить (в ходе переговоров и сопровождения партнера по переговорам).

Например: составить деловую характеристику на каждого члена делегации; какие марки алкогольных напитков, сигарет и т.п. предпочитают; выявить невысказываемые профессиональные интересы и т.д.

Первая и вторая программы объединяются и называются «Программа пребывания». Программа пребывания вручается партнерам по переговорам без указания ответственных лиц.

В ходе предварительной работы следует также заранее продумать вопросы:

• встречи и размещения прибывающих (когда, где, во сколько, кто, на какой машине и т.д.);
• подготовки помещения переговоров (кабинет, расположение столов, пепельниц, напитки и т.д.);
• распределение времени переговоров (через какие промежутки времени делать перерыв и какова должна быть их длительность, время начала и окончания переговоров и т.д.);
• рабочий язык переговоров (на каком языке должны быть написаны приглашения, как осуществлять перевод, на каких языках будут составляться документы и т.д.);
• кто будет работать с делегацией в качестве сопровождающего (встречают ранг в ранг или на ранг ниже, а постоянно сопровождает какой-либо сотрудник принимающий фирмы).

 

7. Специфика подготовки к групповым переговорам.

 

Когда в переговорах участвуют делегации, то к подготовке их проведения предъявляются специфические требования.

Необходимо провести как можно более основательный анализ состава партнеров. Для этого требуется проанализировать следующие факторы:

• различные позиции членов делегации, влияние, которое они могут оказать на ход переговоров и на принятие решений;
• компетентность делегации;
• специальные задания каждого члена делегации и предполагаемое влияние этих факторов на переговоры;
• возможные групповые интересы или противоположность интересов среди членов делегации.

Подготовка к деловым переговорам включает и целый ряд мер, касающийся собственной делегации. Это, в частности, определение состава участников с учетом уровня компетентности и численности делегации партнеров, а также с учетом уже существующих индивидуальных контактов (если они были) с ее членами.

Остальные фазы подготовки к групповым переговорам как правило не отличаются от подготовки к переговорам двух лиц. При этом делегация сплачивается в группу. Это означает:

• коллективное обсуждение (завершающееся принятием решений) отдельных этапов переговоров;
• назначение выступающих (кто по какой проблеме выступает);
• решение того, кто и с помощью каких аргументов будет отвечать на ожидаемые возражения;
• распределение ролей (кто и когда задает вопросы, какие вопросы и т.д.).

По этим и другим, относящимся к цели переговоров вопросам должно быть достигнуто полное согласие до начала переговоров.

К групповым переговорам предъявляются и другие специфические требования. Так, большую роль играет строгая дисциплина членов делегации. Групповые переговоры – это, в основном, переговоры между руководителями делегаций. Остальные ее члены – консультанты руководителей (т.е. если партнеры обращаются с вопросом или просьбой к одному из членов делегации, то он берет слово лишь в том случае, если его просит об этом руководитель). Руководитель делегации несет основную ответственность за ход переговоров. Так, он решает, отвечать ли на вопросы противоположной стороны, отложить ответ или изменить тему.

В зависимости от предмета, значения и цели переговоров желательно провести репетицию переговоров, потренироваться на их проведении.