Процедура управления материальными запасами

Создание и хранение запасов сопряжено с большими затратами. Поэтому важно, чтобы при минимальных затратах был обеспечен уровень запасов производства, необходимый для выполнения целей предприятия, компании.

Управление запасами - это функциональная деятельность, цель которой - довести общую сумму ежегодных затрат на содержание, запасов до минимума при условии удовлетворенного обслуживания клиентов. Управление материальными запасами подразделяется на две области - плановое управление и непосредственное управление производством.

Плановое управление состоит из: определение целей и задач моделей управления запасами; поиск путей поддержания оптимального запаса; сбор данных о нормированных и фактических запасах; выбор вариантов действий; принятие решений. Процедуры контроля и регулирования содержат: сравнение фактических запасов с оптимальным уровнем; процедуры заявок, поставок и отпуска материалов; сравнение фактических запасов с уровнем заказа. Плановое управление включает процедуры поддержания достаточного запаса каждого вида сырья и материалов, покупных деталей и вспомогательных материалов, необходимых для производства данного продукта. Чрезмерное образование запасов приводит к увеличению денежных ресурсов в обороте и замедлению их оборачиваемости, к снижению дохода на вложения в оборотные средства, повышению суммы налога на имущество.

Управление запасами можно разделить на технику управления запасами и практику управления ими. Техника управления запасами включает определение следующих показателей: продолжительности страховых циклов; продолжительности циклов поставки; размера заказываемых партий, суммарного цикла заказа (продолжительность страхового цикла и цикла поставки). Установление оптимального запаса является базой контроля.

Практика управления запасами заключается в изменении условий или в разработке мероприятий в целях уменьшения общей ежегодной суммы затрат на обеспечение запасов. Объем капиталовложений в запасы, необходимые для удовлетворения предполагаемого спроса, и ежегодная общая сумма затрат на обеспечение запасов зависят от целого комплекса мероприятий, условий и решений.

Для того чтобы найти возможности для таких изменений, необходимо рассмотреть влияние следующих видов деятельности на ежегодную общую сумму затрат на обеспечение запасов: проектирование изделий; составление спецификаций; выбор оборудования; проектирование инструментов; планировка предприятия в пространстве; выбор места для предприятия; размещение складов; выбор поставщиков; выбор методов транспортировки; заключение договоров с поставщиками; планирование организации работ; выбор методов управления производством; определение объема поставок; пересмотр объема поставок; пересмотр сроков поставки; выбор методов прогнозирования; подготовка данных для прогноза.

Все эти условия, дополненные следующими показателями, определяют наиболее выгодный уровень капиталовложений в запасы:

- объем оборотов;

- затраты на партию в расчете на один заказ;

- затраты на один заказ, связанные с риском отсутствия необходимых товаров;

- скорость транспортировки материалов;

- усилия, прилагаемые с целью сократить до минимума длительность цикла доставки материалов, время обработки и нахождения их между операциями;

- выбор времени использования партии товара;

- точность прогнозов;

- жесткость запланированных сроков поставки;

- методы организации сбыта;

- конкурирующие стандарты обслуживания.

 

Расчет оптимального размера запаса и определение момента его размещения

Оптимальный размер запаса будет определяться теми затратами, на которые оказывают влияние количество хранящихся запасов или количество сделанных заказов. Если большее количество единиц заказывается одновременно, меньше заказов потребуется сделать за год, т.е. уменьшится стоимость выполнения заказа.

Оптимальный размер заказа - это такое заказанное количество, при котором стоимость всего объема заказов и хранения запасов будет минимальной.

Оптимальный размер заказа можно рассчитать с помощью таблицы совокупной стоимости заказов различной величины, графически или по формулам.

Табличный метод.

Показатель	Размер заказа, ед.
	n
1. Средний запас, ед.	m (m~n)
2. Количество заказов на поставку	= (годовая потребность в продукте)/n
3. Годовая стоимость выполнения запасов, руб.	= m*стоимость хранения одной единицы запасов
4. Годовая стоимость выполнения заказа, руб.
5. Совокупные релевантные издержки, руб.	= п.3 + п.4

Экономически выгоден заказ на то количество единиц при котором совокупные ежегодные релевантные затраты минимальны.

Графический метод. Данные, приведенные в таблице, представляются в графической форме для каждого заказа. На вертикальной оси отмечаются годовые релевантные затраты на инвестиции в запасы, а на горизонтальной оси - размеры заказов или средних уровней запасов(на горизонтальной оси фактически две шкалы, чтобы можно было показать и размеры заказов и уровни запасов). Из графика видно, что при росте среднего уровня запаса или размера заказа стоимость хранения увеличивается, а стоимость выполнения заказа уменьшается.

Формулы определения размера заказа.

N_p=(LQ/V_c)´(24/R)´P_m

N_m=(LQ/V_c)´(24/R)´(1/P_m)

где N_p - количество изделий или единиц в наиболее экономичной партии;

LQ - разовые затраты на заказываемую партию;

V_c - разовые затраты на единицу запасов;

R - расчетный коэффициент для содержания запасов, представленный в виде дроби;

P_m - предполагаемый месячный спрос на изделия;

N_m - величина месячном поступления, обеспечиваемого наиболее экономичными размерами партий.

Можно использовать более упрощенную формулу:

Q = 2DO/H

где Q - количество единиц заказа;

D - общая потребность единиц материала на период;

0 - стоимость выполнения одного заказа;

Н - стоимость хранения единицы запаса.

Для того чтобы определить момент, когда нужно сделать заказ на получение дополнительных запасов (т. е. время повторного заказа), необходимо выяснить, сколько времени пройдет от оформления заказа до фактической поставки запасов. Этот период называется циклом запаса. В определенно известных условиях время повторного заказа находят умножением количества дней (недель) цикла заказа на ежедневный (ежегодный) расход запасов за данный период.

Страховой запас, расчет оптимального размера. Оптимальный размер заказа и момент его размещения у поставщика или на производстве зависят от величины страхового запаса. Рассмотренные выше формулы расчетов действенны при определенных условиях: точности прогнозов, своевременном пересмотре сроков поставок, недопущении дублирования заказов, хранении страховых запасов у поставщика. Если прогноз точен, то необходимо лишь иметь достаточный страховой запас, чтобы покрыть разницу между фактическим и предполагаемым объемом спроса в период циклов поставки.

Регулирование сроков поставок. Сроки поставки материалов планируются на основе предполагаемого уровня спроса. Объем страховых запасов сокращают в том случае, когда можно ускорить или отдалить сроки поставки, если уровень спроса выше или ниже, чем ожидалось.

Дублирование запасов. Часто запасы готовой продукции дублируются полными запасами деталей и материалов. Такое дублирование запасов не является необходимым.

Хранение страховых запасов у поставщика. Во многих случаях выгоднее, чтобы страховые запасы находились у поставщика, а не на складе предприятия.

В основе расчета оптимального объема страховых запасов лежит формула стоимости, по которой определяются затраты, связанные с риском отсутствия на складе необходимых материалов в расчете на один заказ, и метод установления приемлемой величины затрат, вызванных их отсутствием. Используя эту оценку, формулу преобразуют и определяют оптимальное увеличение страхового цикла.

Контроль запасов при помощи их классификации. Товарно-материальные ценности подразделяют на категории по важности, чтобы использовать системы контроля запасов только для наиболее важных статей. Общеизвестен метод классификации по категориям АВС, называемый также АВС-анализ. Согласно этому методу оценивают совокупную стоимость приобретения по каждой статье запасов на данный период. Затем статьи последовательно группируются по уменьшению годовой стоимости приобретения. Первые 10% статей запасов, выраженные в годовой стоимости приобретения, относят к категории А, следующие 20% - к В и оставшиеся 70% - к С.

Учет специальных условий. Изменения условий снабжения нередко приводят к необходимости сбора дополнительной информации о тех или иных факторах, влияющих на расчеты.

Затянувшаяся поставка. Когда поставка материалов производится за какой-то период времени и часть его используется до того, как доставлена последняя партия, средний объем оборотного запаса меньше, чем оптимальное количество. Это корректируется умножением затрат на единицу продукции на дробь, числителем которой является остаток партии материалов, который, как полагают, будет находиться на складе, когда поставка материала будет завершена, а знаменателем - размер поставляемой партии материала.

Ускорение использования. Затраты на содержание запасов можно свести к минимуму, если планировать использование каждой партии материала вскоре после том, как она получена.

Рост цен в будущем. Если поставщик объявляет о предстоящем росте цен с какого-то числа, то может быть целесообразным сделать в ближайшее время, до роста цен, закупки в большом количестве.

Устаревание. Некоторые виды запасов устаревают. Если вероятность устаревания велика или товар теряет свои свойства, частые закупки небольшою количества и содержание малых запасов могут быть эффективны, даже если по формуле оптимального размера заказа предполагается покупка большего количества и содержание больших запасов материалов.

Неопределенность. На практике спрос на запасы (или их использование) нестабилен. Для защиты от неопределенности предприятие будет иметь резервные запасы сырья, незавершенного производства и иловой продукции.