Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы

· платежное требование (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, другой — через банк),

· товарно-транспортные накладные,

· квитанцию к железнодорожной накладной и др.

Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск.

С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов, в котором указывают:

· регистрационный номер,

· дату записи,

· наименование поставщика,

· дату и номер транспортного документа,

· номер, дату и сумму счета,

· род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза.

В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций — экспедитору для получения и доставки материалов. Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах:

· первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя;

· второй — для оприходования материалов получателем;

· третий — для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей;

· четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.

Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других организаций и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.

Учет поступления материалов

Для учета движения материалов в организации используется активный синтетический счет 10 «Материалы», по дебету кото­рого отражают поступление, а по кредиту - расход (выбытие) со­ответствующих материалов.

В зависимости от учетной политики учет поступления материалов может быть:

1. с использованием счета 10 «Материалы»

2. с использованием и применением счетов 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Организа­ции для учета поступающих материалов используют вспомогательные счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». По дебету активного счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» учитывается покупная стоимость материалов и расходы по их приобретению (доставка материалов, оплата сборов за извещение о прибытий материалов, за взвешивание, расходы материально ответственные лиц, сопровождающих груз, и т.д.). После этого в де­бет счета 10 «Материалы» списывается стоимость материалов по ценам приобретения (фактурным ценам), указанным в сопроводительных документах, в корреспон­денции с кредитом счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Разница между фактической стоимостью заготовления и стоимостью материалов по ценам приобретения (фактурным) составляет отклонение в стоимости и списывается с кредита счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в дебет счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», который предназначен для обобщения информации о расходах по приобретению. Указанные отклонения составляют ТЗР.

 

При передаче материалов в производство в себестоимость готовой продукции они включаются по фактической стоимости т.е. по цене приобретения с ТЗР.

Накопленные по дебету активного счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» суммы отклонений подлежат списанию с кредита этого счета пропорционально стоимости материалов, отпущенных со склада на нужды производства, по дебету счетов на которых отражен расход соответствующих материалов.

Расчет сумм отклонений (ТЗР), подлежащих списанию и присоединению к покупной (фактурной) цене каждого материала, опре­деляется с помощью средневзвешенного процента, который от­ражает долю транспортно-заготовительных расходов от покупной цены материалов.

Средневзвешенный процент определяется по формуле:

 

Ср. % = С-до на нач. мес. 16 + обороты по дебету счета 16

С-до на нач. мес 10. + обороты по дебету счета 10

 

Сумма транспортно-заготовительных расходов, подлежащих списанию в себестои­мость с кредита счета 16 «Отклонения в стоимости материаль­ных ценностей», определяется по формуле:

 

ТЗР = стоимость материальных ценностей, переданных в производство* Ср. %

 

стоимость, по которой материальные ценности включаются в себестоимость производства продукций, определяется по формуле:

стоимость приобретения материальных ценностей+ТЗР

Налог на добавленную стоимость (НДС), включенный в закупоч­ную стоимость приобретаемых материальных цен­ностей (работ, услуг) и принятый к оплате, у организации-покупателя учитывается обособленно на активном счете 18 «На­лог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, ра­ботам, услугам».

По мере расчетов с поставщиками и бюджетом сумма оплаченного налога на добавленную стоимость принимается к вычету (Д-т 68 к-т 18/3). В связи с этим в организации ведется книга покупок, где отражается НДС по купленным материалам.