Организация как открытая и закрытая система

Открытые и закрытые системы

Различают два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая имеет жетко зафиксированные границы, и ее деятельность относительно независима от окружающей ее среды. Пример такой системы — часы. Если они заведены, их взаимозависимые компоненты работают четко, слаженно и практически независимо от окружающей среды.

Открытая система характеризуется тесным взаимодействием с внешней средой.

Через прозрачные границы она обменивается с ней энергией, информацией, материалами, от которых система, не будучи самообеспечивающейся, зависит. Кроме того,

открытая система способна приспосабливаться к изменениям внешней среды, и, по

сути, чтобы продолжать функционировать, обязана это делать.

Менеджеры занимаются открытыми системами, потому что таковыми являются все организации. Само выживание организации зависит от внешнего мира. Даже монастырю, чтобы продолжать существовать, необходимо, чтобы приходили люди, поступали продукты, поддерживался контакт с основавшей его церковью. Ранние школы управления не учитывали всех ситуаций, поскольку предполагали, по крайне мере косвенно, что организация является закрытой системой. Они не считали среду важной переменной менеджмента.

Организации как открытой системы. Сначала организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Все это называют вводимыми ресурсами. На ста преобразования она их обрабатывает и преобразует в товары или услуги — выход, который организация экспортирует в окружающую среду. Если менеджмент эффективен, создается добавочная стоимость входов, и в результате возникают различные дополнительные выходы: прибыль, увеличение доли рынка и объема продаж (в биз несе), достижения в сфере социальной ответственности, повышение уровня удовлетворения работников, рост организации и т.п.

Внешняя среда организации: ее компоненты и факторы влияния

Определение внешней среды

Первая задача, которую необходимо решить менеджеру, исповедующему принцип организации как открытой системы, заключается в определении ее внешней среды. Наш мир огромен и не следует даже пытаться учесть все его факторы. Следовательно, менеджерам надо ограничиться теми аспектами, от которых успех их организаций зависит больше всего. Дж. Белл по этому поводу сказал: "Внешняя среда организации состоит из таких внешних элементов, как потребители, конкуренты, правительственные органы, поставщики, финансовые институты и резерв трудовых ресурсов, имеющих отношение к ее операционной деятельности".

Прямые и косвенные факторы внешней среды

Один из способов определить внешнюю среду и облегчить понимание ее влияния на организацию заключается в разделении внешних факторов на две основные категории: прямые и косвенные.

По Эльбингу к прямым факторам внешней среды относятся те, которые непосредственно влияют на операционную деятельность организации и испытывают на себе ее влияние. Это поставщики, трудовые ресурсы, законодательные органы, органы го

дарственного регулирования, потребители и конкуренты. Косвенные факторы внешней

среды — факторы, не всегда оказывающие прямое и немедленное воздействие на операционную деятельность организации, но все же влияющие на них. К ним относятся

экономические условия, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, группы по интересам и события в зарубежных странах.

На General Motors, например, непосредственно влияют поставщики материалов

для отрасли автомобилестроения, законы в сфере ценообразования и найма, предпочтения потребителей и действия основных конкурентов: Ford, Toyota и Chrysler. Их ей учитывать просто необходимо. А вот такие факторы, как новые технологии, инфляция, экономический спад и статьи Дж. Андерсона, разоблачающие неэтичные бизнес-методы фирмы, на ежедневной операционной деятельности фирмы немедленно

не сказываются, но, чтобы обеспечить ее долгое и успешное существование, их тоже

надо учитывать.

ХАРАКТЕРИСТИКИ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ

На организацию может влиять множество факторов внешней среды. Подчеркивая их разнообразие, исследователи Дж. Штейнер и Дж. Майнер пишут: "В прошлом менеджеры концентрировали внимание на экономических и технических условиях. Н в последние годы изменение отношения, социальных ценностей, политических ей и меры юридической ответственности вынудили их расширить диапазон факторов, которые им надо учитывать".

Механизмы связи внутренней и внешней среды

Среда прямого воздействия: конкуренты, трудовые ресурсы, поставщики, законы и учреждения государственного регулирования, потребители. Среда косвенного воздействия: международные события, политические, социокультурные факторы, состояние экономики, НТП. Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого, немедленного воздействия на операции, но, тем не менее, сказываются на них. К характеристике внешней среды относятся:

· взаимосвязанность факторов;

· сложность;

· подвижность;

· неопределенность.

Взаимосвязанность факторов внешней среды – уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариантности каждого из них. Подвижность среды – скорость, с которой происходит изменение в окружении организации. Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности этой информации. Внешняя среда организации прямого воздействия:

· поставщики (сырье, материалы, финансы) ресурсов, оборудования, энергии, капитала и рабочей силы;

· государственные органы (организация обязана соблюдать требования органов государственного регулирования, то есть принудительного выполнения законов в сферах компетенции этих органов);

· потребители (согласно точки зрения Питера Друкера цель организации - создать потребителя, поскольку ее существование и выживание зависит от способности находить потребителя, результатов своей деятельности и удовлетворять его запросу);

· конкуренты - лица, группы лиц, фирм, предприятий, соперничающих в достижении идентичных целей, стремление обладать теми же ресурсами, благами, занимать положение на рынке;

· трудовые ресурсы - часть населения страны, располагающая совокупностью физических и духовных способностей, необходимых для участия в процессе труда.

Внешняя среда косвенного воздействия:

· технология - совокупность средств, процессов, операций, с помощью которых входящие в производство элементы преобразуются в выходящие;

· состояние экономики - влияет на стоимость всех ввозимых ресурсов и способность всех потребителей покупать определенные товары и услуги;

· социокультурные факторы - установки, жизненные ценности и традиции, влияющие на организацию.

Внутренняя среда организации - ситуационные факторы внутри организации. К основным переменным внутри организации относятся цели, структура, задачи, технология и люди. Цели - конкретные, конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Структура организации представляет собой логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать цели организации. Задачи - определенная работа, серия работ, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее определенные сроки.