Как подготовить сообщение (выступление)?

В своей профессиональной деятельности многим лю­дям часто приходится представительствовать в разных орга­низациях, выступать на совещаниях и т.д. Специалисты утверждают, что для подготовки хорошего выступления на 1 минуту требуется 20 минут.

Что нужно подготовить, чтобы выступить?

1) схему выступления;

2) материалы;

3) крылатые слова, фразы, которые, возможно, будут использованы в выступлении.

Также следует проработать тезисы выступления или все выступление.

Выступление должно содержать стержневую идею. Это основной тезис, который необходимо ясно сформулировать с самого начала. В речи может быть несколько стержневых идей, но не более трех.

Сформулировать основной тезис — это значит ответить на вопросы: «Зачем говорить?» и «О чем говорить?».

Структура выступления

Выступление должно состоять из трех частей:

1) вступление. По времени оно обычно занимает 10—15 % всего выступления;

2) основная часть — 60—65 % времени;

3) заключение — 20—30 % времени.

Вступление — важная часть, так как более всего запо­минается слушателям. Оно включает:

• объяснение цели;

• название доклада и расшифровку подзаголовка;

• четкое определение стержневой идеи.

Помните: привлечь внимание аудитории нужно сразу.

Например, можно начать так: «Объективны ли трудно­сти на нашей фирме в условиях переходного периода рыночной экономики?»; «Несколько лет назад мне пришлось; встретиться с одним человеком, который преподал мне поучительный урок...».

Основная часть — всестороннее обоснование главного тезиса.

Системное построение аргументации может быть в сле­дующих формах:

• проблемное изложение (выявление и анализ проти­воречий, путей их разрешения);

• хронологическое изложение;

• изложение от причин к следствиям;

• индуктивное изложение (от общего к частному). Выступление должно сопровождаться сравнительными материалами, цифрами, юмором.

Заключение — формулирование выводов, следующих j из главной цели и основной идеи выступления.

Заканчивая выступление, можно вернуться к его началу, можно призвать людей к выполнению какой-либо задачи, можно акцентировать внимание на проблеме.

Помните:

• штампы никогда не взволнуют аудиторию;

• взволнуют актерская эмоция выступающего, элементы артистизма.

Чтобы проверить себя при подготовке к выступлению, ответьте на следующие вопросы:

• какие цели я ставлю перед собой?

• какие важнейшие моменты я должен донести до ауди­тории?

• чего бы как минимум я хотел ждать от слушателей после завершения своего выступления?

• смогу ли я быстро наладить контакт с аудиторией?

• сколько у меня времени на выступление?

• какие материалы я планирую раздать аудитории?

• нельзя ли что-то изменить в своем выступлении, что­бы сделать его более интересным?

• какие неожиданности могут возникнуть?

• какие вопросы слушатели могут задать?

• какие возражения могут появиться с их стороны?

• как я опровергну любое возражение и докажу свою правоту?

• сколько у меня времени на подготовку?

Общение по телефону

Телефонные средства связи прочно вошли в нашу жизнь, и прежде всего в деловую сферу. Разговаривать по телефо­ну — искусство. Один телефонный звонок может сделать больше, чем несколько представительных бесед. Очень важ­но правильно общаться по телефону, используя это эффек­тивное средство связи людей.

При отсутствии визуального контакта нельзя оценить одежду, внешний облик и выражение лица. Но есть невер­бальные компоненты, которые много значат в определе­нии характера общения:

• момент, выбранный для паузы;

• продолжительность паузы;

• молчание;

• усиление или ослабление шумового фона;

• интонация голоса.

По тому, как быстро человек снял трубку (после кото­рого гудка), можно судить о том, насколько он занят и до какой степени заинтересован, чтобы ему звонили.

Необходимо помнить, что когда вы звоните, то делаете это в момент, удобный вам, но, возможно, не вашему со-беседнику. Поэтому обижаться не стоит, если вас попросят перезвонить попозже. Если вы звоните человеку, с кото­рым раньше не общались, то начните разговор с вопроса: «У вас сейчас есть время со мной поговорить?».

Телефонный этикет предписывает определенные пра­вила. Перечислим некоторые из них:

1. Если там, куда вы звоните, вас не знают, то секретарю, который поднял трубку, назовите свое имя, а затем крат ко изложите причину звонка.

2. Если по телефону надо обсудить ситуацию либо под­робно о чем-либо расспросить собеседника, то назначь те разговор на то время, когда можно быть уверенным, что у вашего собеседника достаточно времени на беседу с вами.

3. Никогда не говорите по телефону во время еды. Если во время разговора вы чихнули или закашляли, постарайтесь прикрыть трубку рукой, чтобы этого не было слышно. Если вам покажется, что собеседник все слы­шал, то следует сказать «извините».

4. При общении с очень занятыми людьми договоритесь о «телефонном дне» и строго ему следуйте.

5. Обязательно перезвоните, когда вашего звонка ждут. Перезвоните при первой же возможности и не позднее, чем в течение суток.

6. Если вы звоните человеку, который просил вас позвонить, а его не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили. Потом можно позвонить еще раз. Или скажите, когда и где вас ] можно будет найти.

Очень важно закончить телефонный разговор вежливо, а если собеседник не в меру разговорчив, то также необходима деликатность в том, чтобы прервать разговор. Обычно говорят тоном, выражающим искреннюю заинтересованность беседой, следующие слова:

• «Спасибо, что позвонили, но у меня сейчас срочное дело»;

• «Очень рад был вас слышать, но сейчас мне надо

• «Очень приятно с вами разговаривать, но мне сейчас надо сделать еще один звонок. Можно, я перезвоню вам позже?»;

• «Я сейчас занят, могу я вам перезвонить?». Заканчивать телефонный разговор надо предложения­ми, касающимися будущих шагов, например:

• «Давайте обсудим это еще раз через несколько дней»;

• «Я вам на следующей неделе перезвоню»;

• «Давайте еще раз поговорим и прикинем, что у нас в итоге получилось».

Если вы понимаете, что следующий телефонный разго­вор между вами и вашим собеседником состоится не ско­ро, то лучше сказать при завершении разговора: «Надеюсь, еще поговорим» или «Ну, я думаю, как-нибудь еще будет случай побеседовать».

Основное правило общения по телефону — будьте веж­ливы и внимательны.

Ключевые термины и понятия

• Канал — средство, с помощью которого сообщение пере­дается от источника к получателю.

• Коммуникативная компетентность — знание закономер­ностей процесса общения и умение общаться с людьми, всту­пать в контакт, быстро адаптироваться к новым условиям.

• Коммуникационная сеть — соединение определенным об­разом участников процесса с помощью информационных по­токов.

• Коммуникация — процесс обмена информацией в органи­зации.

• Этика — система норм нравственного поведения. Этика руководителя заключается в необходимое и совмещать основ­ные профессиональные принципы с общегуманистическими, нравственными требованиями я предполагает знание основных норм взаимоотношений между людьми.

• Этнические нормы — система общих ценностей иправил этики, соблюдение которых организация требует ох своих сотрудников.

Контрольные вопросы и задания

1. В чем состоит сущность, коммуникаций в менеджменте?

2.Перечислише основные виды коммуникаций.

3. Почему неформальные коммуникации столь важны для руко­водителей организаций?

4. Какова структура процесса коммуникаций?

5. Опишите процесс «имена информацией в организации,

6. Что такое слухи?

7. Как вы понимаете роль общения в жизни менеджера?

8. В чем состоят отличительные особенности делового общения?.

9. Каковы закономерности межличностного общения?

10. Дайте характеристику основных средств общения.

11. Что такое обратная связь в общении и каково ее значение?

12. В чем сущность транзакционного анализа процесса взаимодействия по Э. Берну?

13. Сформулируйте некоторые этические нормы и принципы делового общения?

14. Какими способами организация может повысить этичность, поведения своих работников?

15. Какова связь этики и этикета деловых отношений?

16. Как вы считаете, для чего необходимо анализировать прошед­шие переговоры?

17. Расскажите, как надо и как не надо слушать.

18. Ознакомьтесь с ситуацией и ответьте на вопрос. Ситуация. Госпожа Иванова два года назад закончила обуче­ние в колледже и работает экономистом. Недавно она узнала all вакансии должности заместителя начальника отдела. Администрация ищет достойного кандидата среди своих сотрудников.

Какие действия должна предпринять госпожа Иванова, чтобы продвинуться по службе?

19. Представьте, что на переговорах партнеры решили вывести вас из себя. С этой целью они используют различные при­емы, в том числе намекают на некоторые известные им под­робности вашей частной жизни. Каковы должны быть ваши действия?

20. Госпожа Петрова открывает свое дело и ей необходимо полу­чить кредит в: банке. На решающую встречу она пришла во­время е необходимыми документами, одетая^; в джинсы, сви­тер и кроссовки. Объясните одну из возможных причин отка­за банка в кредите.

21. Составьте план публичного выступления по теме, выбранной вами.

Примерная тематика выступлений может быть такой:

• «Моя профессия — бухгалтер» (возможно, менеджер, эко­номист и т.д.);

• «Образование сегодня и егопроблемы»;

• «Успех фирмы и его составляющие».

22. Исправьте текст, сделав его «разговорным», а не «книжным»:

•В деле получения высоких надоев молока первостепенное значение имеет состав, поголовья; скота.

• Обязательным элементом зимнего содержания дороги яв­ляется ее очистка от снега.

• В данный момент я читаю интересную книгу.

• Мой друг получил жилплощадь.

• Заводная игрушка вышла из строя.

Глава 8

ЭФФЕКТИВНОСТЬ МЕНЕДЖМЕНТА