Тема: Інформація та комунікації у менеджменті

Методичні рекомендації:

При вивченні даної теми слід засвоїти вимоги до інформації, носії та джерела інформації. Студентам необхідно вивчити функції та значення діловодство в управлінні підприємством. Визначити місце комунікацій у процесі менеджменту, ознайомитися з основними видами комунікацій. Необхідно звернути увагу на засвоєння правил ефективного слухання та спілкування по телефону.

План:

1. Сутність поняття «інформація».
2. Класифікація інформації
3. Поняття «комунікації», їх місце у процесі менеджменту.
4. Види комунікацій.
5. Поняття «комунікаційний процес», його елементи.

 

Питання 1. Сутність поняття «інформація».

Інформація — основа процесу управління. Без неї не можна сформулю­вати цілі управління, оцінити ситуацію, визначити проблему, підготувати і прийняти рішення, проконтролювати його виконання.

Інформація (лат. - роз'яснення) - відомості про навко­лишній світ, процеси, які в ньому відбуваються, події, ситуації, яви­ща, які отримують і якими обмінюються люди безпосередньо чи за допомогою певних пристроїв.

Управлінська інформація — це сукупність відомостей про стан і про­цеси, що протікають всередині організації та її оточенні, які слугу­ють основою прийняття управлінських рішень.

Щодо змісту і ролі інформації в управлінні її визначають як предмет праці управлінських працівників, що є сукупністю даних про стан керованої та керуючої системи і зовнішнього середовища. З погляду теорії інформацію характеризують як повідомленя, яке дає можливість усунути невизначеність знань у користувача про стан об­'єкта, плинність подій, розвиток системи.

Сучасна теорія інформації на основі поняття „статистична ймовірність" трактує інформацію як зменшення невизначеності щодо очікуваних подій.

Американський вчений, основоположник кібернетики Норберт Вінер (1894 — 1964 рр.) стверджував, що інформація — це визначення змісту, одер­жаного із зовнішнього світу в процесі пристосування до людських відчуттів.

Згідно із Законом України «Про інформацію», інформацією є доку­ментовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі. Отже, інформація відображає стан та зміни певної системи. Різноманітність станів системи породжує різноманітність інформації.

Поняття..інформація" взаємопов'язане з певною системою тому, що для її одержання та циркуляції необхідний об'єкт, який є джерелом інформації, та зацікавлений суб'єкт. Склад інформації залежить від конкретних завдань управління. При організації інформаційного за­безпечення процесу управління враховують властивості інформації. Властивості інформації в управлінні — це її здатність бути засобом відоб­раження процесів, явищ, а також багаторазовість використання. У зв'язку з цим виникає необхідність створення систем збирання, обробки, зберігання і передачі інформації, її централізованого вико­ристання працівниками різних ланок управління.

Запитання для самоперевірки

1. Що таке інформація?

2. Яке визначення щодо інформації подано в законі України «Про інформацію»?

3. Від чого залежить склад інформації?

4. Що таке властивості інформації в управлінні

 

Література

Мошек Г.Є., Поканєвич Ю.В., Соломко А.С., Семенчук А. В. Менеджмент. Навчальний посібник /Загальна редакція кандидата економічних наук, професора Мошека Г.Є. – К.: Кондор, 2009. С 230, 231.

Питання 2. Класифікація інформації

За призначенням

Ø Одноцільова, пов'язана з вирішенням однієї конкретної проблеми.

Ø Багатоцільова - використовується при вирішенні кількох найрізноманітніших проблем

За можливостями зберігання

Ø Письмова - така, що фіксується і може зберігатися практично безстроково, не перекручуючись.

Ø Усна - така, що не фіксується і використовується у момент отримання. Вона також може зберігатися якийсь час, але при цьому поступово викривляється і зникає.

За ступенем готовності до використання

Ø Первинна інформація, яка являє собою сукупність отриманих безпосередньо з джерел несистематизованих даних, які складаються з безлічі зайвого і непотрібного.

Ø Проміжна інформація - складається із відомостей, що пройшли через процес попередньої обробки і систематизації, що дозволяє вирішити питання про конкретні напрямки і засоби їх подальшого застосування.

Ø Кінцева інформація - дає можливість приймати обгрунтовані управлінські рішення

За повнотою

Ø Часткова або комплексна (остання дає всебічно вичерпні відомості про об'єкт і можливість безпосередньо приймати будь-які рішення)

За ступенем надійності

Ø Інформацію можна поділити на достовірну та ймовірну.

За обсягами

Ø Неповна.

Ø Достатня.

Ø Надлишкова.

За віком

Ø Застаріла

Ø Своєчасна

Ø Попереджувальна

За способом передачі і розповсюдження

Ø На паперовому носії, на магнітних стрічках, фото- кіноплівках, дискетах, через канали зв'язку, пресу, телебачення, інтернет.

За джерелами надходження

Довідкова - умовно-постійна. До неї належать:

Ø Директивна, законодавча, правова.

Ø Науково-технічна, що має дані про нові наукові розробки прогресивної технології.

Ø Економічна інформація, що включає нормативні дані, дані техніко-економічного планування, фінансові плани, всі види облікової та звітної інформації, статистичні дані, дані економічного аналізу.

Знання і досвід, що накопичені людиною, є оперативно виробничою інформацією.

Запитання для самоперевірки

1. Яку інформацію виділяють за призначенням?

1. Яка є інформація за джерелами надходження?
2. Якою інформація може бути за обсягом?
3. Яка буває інформація за ступенем готовності до використання?

 

Література

1. Мошек Г.Є., Поканєвич Ю.В., Соломко А.С., Семенчук А. В. Менеджмент. Навчальний посібник /Загальна редакція кандидата економічних наук, професора Мошека Г.Є. – К.: Кондор, 2009. С 133.

 

Питання 3. Поняття «комунікації», їх місце у процесі менеджменту.

Комунікація є формою зв'язку між передавачем (від­правником) і приймачем (одержувачем), яка містить по­слання. Майже всі сфери людських відносин ґрунтуються на комунікації за допомогою мови, символіки (писемнос­ті), рухів (жестів), спонтанних виявів (міміки, голосу), за­собом якої є послання або сигнали. Форма та зміст комуні­кативних процесів впливають на почуття, сприйняття й рішення, реалізуючись як визнання, критика, пересторога тощо. Очевидно, що управління без комунікацій неможливе.

Отож, сутність комунікацій становлять взаємозв'язки між працівниками, підрозділами, організаціями тощо. Вони і супроводжують усі процеси, що відбуваються в організації.

Комунікації — обмін інформацією, її змістом між двома і більше особами (працівниками).

Комунікація (лат. соттипіко — спілкуюсь) в менеджменті — об­мін інформацією, внаслідок якого керівник одержує необхідну для прийняття ефективних рішень інформацію і доводить їх до підлег­лих теж у формі інформації.

Незадовільно налагоджені комунікації породжують по­милкові рішення, нерозуміння підлеглими вимог керівницт­ва, погіршення відносин між людьми. Ефективність комуні­кацій зумовлює якість рішень і ефективність їх реалізації.

За формою реалізації комунікації бувають дігітальні й аналогові.

Дигітальні (грец. сі і — двічі ) комунікації. Особливіс­тю їх є закодованість усіх відомостей за допомогою сим­волів (шрифту, цифр). Використовуючи символи, можна порівняно точно закодувати послання. Йдеться, насампе­ред, про точність математичних і хімічних формул, на­віть у найдрібніших деталях. Дигітальна комунікація «сте­рильна», тобто вільна від емоцій.

Цей вид комунікації має недолік, що призводить до помилок і непорозумінь, оскільки нерідко трапляються не­правильне кодування інформації при відправленні і непра­вильна інтерпретація її одержувачем. Часто вони виника­ють через неправильний переклад з однієї мови на іншу.

Аналогові (грец. апаїовоз — подібний) комунікації. Охоп­люють усю безсловесну комунікацію, наприклад жести, поГрози чи дотики, предмети, зображення, якісне передаван­ня інформації. Географічна карта, кісточки рахівниці, циферблат годинника — приклади аналогової комунікації. І (я форма повідомлення не така точна, як дигітальна, од­нак вона зрозуміліша І не спричиняє стільки помилок.

Аналогову комунікацію застосовують у стосунках між людьми, оскільки вона передає навіть настрій. Наприклад, можна провести на папері горизонтальну лінію як нульову вісь, що означатиме нейтральний настрій. Чим радіс­нішою її щасливішою почуває себе людина, тим вище бу­де позначка над цією віссю, а чим гірший настрій — тим нижче позначка під нульовою віссю. Очевидно, що аналогові канали більш придатні для реалізації стосунків.

Нерідко аналогова і дигітальна комунікації поєднуються (розмовна мова, креслення, мережеві графіки).

Головна мета комунікації – обмін інформацією різного виду між усіма учасниками управлінського процесу.

Запитання для самоперевірки

1. Що таке «комунікації»?

2. Які бувають комунікації за формою реалізації?

3. Що таке аналогові комунікації?

4. Що таке дигітальні комунікації?

 

Література

1. Мошек Г.Є., Поканєвич Ю.В., Соломко А.С., Семенчук А. В. Менеджмент. Навчальний посібник /Загальна редакція кандидата економічних наук, професора Мошека Г.Є. – К.: Кондор, 2009. С239

Питання 4.Види комунікацій.

Виділяють такі види комунікацій:

1. За обсягом і місцем одержання:

- організаційні;

- міжособистісні.

2. За місцем інформації та здійсненням процесу комунікації:

- міжорганізаційні;

- внутрішньоорганізаційні:

Ø За напрямом: вертикальні, горизонтальні.

Ø За відправником: формальні, неформальні.

Ø За засобами передачі інформації: вербальні, невербальні.

Міжособистісні комунікації — спілкування працівників організації між собою з приводу визначення цілей, розподілу завдань, обговорення способів виконання роботи, розв'язання проблем, коригування дій, призначення винагород тощо.

Міжособистісні комунікації поділяють на комунікації між двома індивідами; комунікації між індивідом і групою; комунікації всередині групи (багатоканальні комунікації).

В управлінні виробничо-господарською організацією використовують такі види комунікацій: між організацією і середовищем; міжрівневі комунікації; між різними від­ділами (підрозділами); між керівником і підлеглими; між керівником і робочою групою.

Запитання для самоперевірки

1. Які бувають комунікації за обсягом і місцем одержання?

2. Які є комунікації за місцем інформації та здійсненням процесу комунікації?

3. Які є комунікації за напрямками?

4. Які виділяють комунікації за засобами передачі інформації?

5. Що таке міжособистісні комунікації?

 

Література

Стадник В.В. Менеджмент: підручник /В.В. Стадник М.А. Йохна. – 2-ге вид., вип., доп. – К.: Академвидав, 2010. –С123- 126

 

Питання 5. Поняття «комунікаційний процес», його елементи.

Комунікативним процес — обмін інформацією між індивідами або їх групами, метою якого є усвідомленім повідомлень, що містять певну інформацію.

Однак він не гарантує ефективності спілкування.

Щоб краще зрозуміти процес обміну інформацією й умови забезпечення його ефективності, потрібно мати уяв­лення про елементи та етапи процесу, в якому беруть участь двоє або більше людей. У процесі обміну інформацією задіяні чотири базові елементи:

1) відправник — особа, яка генерує ідеї або збирає і передає інформацію;

2) повідомлення — інформація, закодована за допо­могою символів;

3) канал або засіб передавання інформації;

4) одержувач — особа, якій призначена інформація і яка її інтерпретує.

При обміні інформацією відправник і одержувач про­ходять кілька взаємопов'язаних етапів комунікативного процесу. їх завдання — створити повідомлення і викори­стати канал для його передавання у такий спосіб, щоб обидві сторони зрозуміли одну вихідну ідею. Це складно, оскільки кожний етап є одночасно точкою, у якій зміст може бути спотвореним або і втраченим. До взаємопов'я­заних етапів належать зародження ідеї, кодування й ви­бір каналу, передавання, декодування.

Зародження ідеї. Обмін інформацією починається з фор­мулювання ідеї або відбору інформації. Відправник вирішує, яку ідею або повідомлення потрібно зробити предме­том обміну. На цьому етапі багато спроб обміну інформацією зривається, оскільки відправник недостатньо обдумує ідею, забуваючи, що вона ще не набула необхідної для об­міну інформацією форми. Для ефективного обміну необ­хідно врахувати багато факторів. Наприклад, керівник, який має намір оцінити підсумки роботи, повинен усвідомлювати що Ідея полягає в повідомленні підлеглим конкрет­ної інформації про їх сильні й слабкі риси та про способи підвищення ефективності їх праці. Нечіткі загальні похвали або така сама критика підлеглих не можуть бути ідеєю.

Кодування й вибір каналу. Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати м, використавши для цього слова, інтонації та жести.

кодування перетворює ідею в повідомлення. Водночас йому необхідно обрати канал, що поєднується з типом символів, які використовують для комунікації. До загальновідомих каналів належать передавання мови та письмових матеріалів, електронні засоби зв'язку комп’ютерні мережі, електронна пошта, відеострічки тощо). Якщо канал непридатний для фізичного втілення символів, передавання неможливе. Наприклад, картина ху­дожника непридатна для передавання телефонним зв'яз­ком, неможливе також одночасне спілкування зі всіма співробітниками разом. Якщо канал частково відпові­дає ідеї, обмін інформацією буде менш ефективним.

Вибір засобу повідомлення не можна обмежувати єди­ним каналом. Часто доцільно поєднувати два або більше засобів комунікації. Але при цьому відправникові дово­диться встановлювати послідовність їх використання і визначати часові інтервали передавання інформації. Од­ночасне використання засобів обміну усною й письмо­вою інформацією ефективніше, ніж обмін тільки пись­мовою. Орієнтація на обидва канали спонукає прискіп­ливіше готуватися і письмово реєструвати повідомлення.

Передавання. На цьому етапі відправник використо­вує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї або сукупності ідей) одержувачу. Йдеться про фізичне пе­редавання повідомлення, яке іноді ототожнюють із про­цесом комунікації.

Декодування. Одержавши повідомлення, необхідно зрозуміти його. Декодування — розшифрування симво­лів відправника мовою одержувача. Якщо символи, об­рані відправником, мають аналогічне значення для одер­жувача, він знатиме, що саме мав на увазі відправник, коли формулював свою ідею. Якщо реакція на ідею не є обов'язковою, процес обміну інформацією на цьому за­вершується.

Ефективність комунікативного процесу значною мі­рою залежить від форми передавання інформації.

Запитання для самоперевірки

1. Що таке комунікативний процес?

2. Які елементи задіяні у процесі обміну інформації?

3. В чому полягає суть «зародження ідеї»?

4. Що означає кодування і вибір каналу?

5. В чому полягає декодування?

 

 

Література

1. Мошек Г.Є., Поканєвич Ю.В., Соломко А.С., Семенчук А. В. Менеджмент. Навчальний посібник /Загальна редакція кандидата економічних наук, професора Мошека Г.Є. – К.: Кондор, 2009. С241

1. Стадник В.В. Менеджмент: підручник /В.В. Стадник М.А. Йохна. – 2-ге вид., вип., доп. – К.: Академвидав, 2010. –С128

Самостійна робота