Настройка основного документа

1. Запустите приложение Word.

По умолчанию будет открыт пустой документ. Пусть он остается открытым, поскольку, если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить в дальнейшем, станут недоступны.

2. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния выберите команду Начать слияние.

3. Выберите команду Письма.

Слияние также можно использовать для создания приведенных ниже документов.

· Каталог или папка. Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.

· Комплект конвертов. Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя на каждом уникальный. Дополнительные сведения см. в статье Создание и печать конвертов для групповой рассылки.

· Набор почтовых наклеек. На каждой наклейке приводятся имя и адрес получателя, которые являются уникальными. Дополнительные сведения см. в статье Создание и печать наклеек для групповой рассылки.

· Набор сообщений электронной почты. Основное содержимое всех сообщений является одинаковым, но каждое из них предназначено отдельному получателю и содержит сведения, предназначенные для этого получателя, например его имя или другую информацию. Дополнительные сведения см. в статье Использование функции слияния для отправки личных электронных сообщений по списку адресов электронной почты.

Возобновление слияния

Если необходимо прервать работу по слиянию, основной документ можно сохранить, а слияние возобновить позже. Приложение Microsoft Office Word сохраняет источник данных и данные поля. Если использовалась область задачСлияние, Word вернется к тому ее месту, где нужно возобновить слияние.

1. Когда все будет готово для возобновления слияния, откройте документ.

Word запросит подтверждение на открытие документа, который запустит команду SQL.

2. Поскольку этот документ подключен к источнику данных, нажмите кнопку Да. Если открывался документ, о подключении которого к источнику данных было неизвестно, то, чтобы предотвратить потенциально опасный доступ к данным, нажмите кнопку Нет.

Будет отображен текст документа вместе со всеми вставленными полями.

3. Перейдите на вкладку Рассылки и возобновите свою работу.

Подключение документа к источнику данных

Чтобы выполнить слияние данных в основном документе, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных. Если файла данных еще не существует, его можно создать в процессе слияния.

ВАЖНО: При использовании существующего списка убедитесь в том, что он содержит все необходимые сведения, включая все столбцы и строки. В ходе слияния можно внести определенные изменения, однако открыть источник отдельно во время этой процедуры невозможно. Выполнить слияние проще, если источник данных подготовлен до подключения.

Выбор файла данных

1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Выбрать получателей.

2. Выполните одно из следующих действий:

o Используйте контакты Outlook. Если нужно использовать список "Контакты" приложения Outlook, выберите вариант Выбрать из контактов Outlook.

Дополнительные сведения об использовании списка контактов см. в разделе Советы по работе со списком контактов Microsoft Office Outlook.

o Используйте имеющийся файл источника данных. При работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или файлом другого типа выберите вариант Использовать существующий список и найдите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных.

В приложении Excel можно выбрать в качестве источника данных любой лист или именованный диапазон книги, в Access — любую таблицу или запрос, определенный в базе данных.

Советы по форматированию данных на листах Excel для слияния см. в разделе Советы по форматированию данных в Office Excel.

Чтобы использовать файл данных другого типа, выберите его в диалоговом окне Выбор источника данных. Если нужного файла нет в списке, выберите соответствующий тип либо пункт Все файлы в списке Тип файлов. При слиянии можно использовать файлы данных указанных ниже типов.

§ Файлы простых программ управления базами данных, для которых установлено соответствующее средство доступа OLE DB или драйвер ODBC. Несколько таких драйверов входят в состав Microsoft Office.

§ Файл HTML, содержащий одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать названия столбцов, а остальные — данные.

§ Электронные адресные книги:

§ Адресная книга Microsoft Outlook.

§ Список контактов Microsoft Schedule+ 7.0.

§ Все аналогичные списки адресов, созданные с помощью систем электронной почты, поддерживающих интерфейс MAPI, таких как Microsoft Outlook.

§ Документ Microsoft Word. Документ должен содержать одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи для слияния. В качестве источника данных можно также использовать источник заголовков.

§ Любой текстовый файл, содержащий поля данных, разделенные знаками табуляции или запятыми, и записи данных, разделенные знаками абзаца.

o Создайте новый файл данных в Word. Если файл данных отсутствует, выберите команду Ввести новый список и создайте список в появившейся форме. Список сохраняется в виде фала базы данных (MDB), который можно использовать многократно. Дополнительные сведения см. в разделе Создание списка.

Если вместо приложения Microsoft Word установлен выпуск Выпуск 2007 набора Microsoft Office, можно также использовать приложение Microsoft Query для конструирования запрос и извлечения необходимых данных из внешний источник данных.